Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung bezeichnet die systematische Planung, Zuteilung und Steuerung aller personellen, technischen, räumlichen und zeitlichen Ressourcen eines Unternehmens.

Zu den planbaren Ressourcen gehören unter anderem Mitarbeiter, Teams, Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Werkzeuge, Anlagen, Budgets und verfügbare Arbeitskapazitäten.

Ziel einer strukturierten Ressourcenplanung ist es, benötigte Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und in ausreichender Menge bereitzustellen. Gleichzeitig sollen Doppelbelegungen, Leerlaufzeiten, Überlastungen und Kapazitätsengpässe vermieden werden.

Mit einer digitalen Ressourcenplanung lassen sich Verfügbarkeiten, Auslastungen, Aufgaben, Projekte und Termine in einer gemeinsamen visuellen Planung koordinieren.

Welche Ziele verfolgt die Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung schafft eine verlässliche Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.

Zu den wichtigsten Zielen gehören:

• verfügbare Ressourcen transparent darstellen
• Kapazitätsengpässe frühzeitig erkennen
• Doppelbelegungen vermeiden
• Mitarbeiter und Betriebsmittel bedarfsgerecht einsetzen
• Leerlauf- und Stillstandszeiten reduzieren
• Projekt- und Liefertermine zuverlässiger einhalten
• Arbeitsbelastung gleichmässiger verteilen
• geeignete Ressourcen schneller finden
• kurzfristige Änderungen kontrolliert umsetzen
• Ressourcenkosten nachvollziehbar planen
• Investitions- und Personalbedarf erkennen
• standortübergreifende Zusammenarbeit verbessern

Eine gute Ressourcenplanung betrachtet deshalb nicht nur die aktuelle Belegung. Sie berücksichtigt auch zukünftigen Bedarf, verfügbare Kapazitäten, Qualifikationen, Abwesenheiten und technische Einschränkungen.

Welche Ressourcen können geplant werden?

Der Begriff Ressource umfasst alle Mittel, die zur Durchführung von Aufgaben, Projekten, Aufträgen oder betrieblichen Abläufen benötigt werden.

Mitarbeiter und Teams

Personelle Ressourcen sind Mitarbeiter, Teams, Fachkräfte, externe Partner oder temporäre Beschäftigte.

Bei der Planung können unter anderem berücksichtigt werden:

• Arbeitszeit
• Beschäftigungsgrad
• Qualifikationen
• Erfahrungen
• Urlaub und Abwesenheiten
• Standort
• Schichtzugehörigkeit
• Kosten
• bestehende Auslastung

Die konkrete Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgaben, Projekten oder Einsatzorten ist Bestandteil der Personaleinsatzplanung.

Maschinen und Anlagen

Technische Ressourcen umfassen Maschinen, Produktionsanlagen, Baumaschinen, Prüfstände und andere Betriebsmittel.

Bei ihrer Planung sind beispielsweise relevant:

• technische Eignung
• Maschinenkapazität
• Bearbeitungszeiten
• Rüstzeiten
• Wartungen
• Störungen
• Werkzeuge und Vorrichtungen
• benötigtes Bedienpersonal

Weitere Grundlagen zur technischen Ressourcenplanung finden Sie im Glossar zur Maschinenplanung.

Fahrzeuge

Fahrzeuge werden häufig gemeinsam mit Fahrern, Aufträgen, Einsatzorten und Wartungsterminen geplant.

Dazu gehören beispielsweise:

• Personenwagen
• Poolfahrzeuge
• Transporter
• Servicefahrzeuge
• Lastwagen
• Anhänger
• Baustellenfahrzeuge
• Spezialfahrzeuge

Bei der Fahrzeugplanung können Standort, Ausstattung, Fahrzeugklasse, Reichweite, Wartungsstatus und benötigte Fahrerberechtigungen berücksichtigt werden.

Räume und Arbeitsplätze

Auch Räume und Arbeitsplätze sind begrenzte Ressourcen.

Beispiele sind:

• Besprechungsräume
• Schulungsräume
• Arbeitsplätze
• Prüfräume
• Labore
• Werkstätten
• Veranstaltungsräume
• Lagerflächen

Bei der Raumplanung spielen Kapazität, Ausstattung, Standort, Öffnungszeiten und Zugangsberechtigungen eine wichtige Rolle.

Werkzeuge und Geräte

Begrenzt verfügbare Werkzeuge und Geräte müssen häufig gemeinsam mit Mitarbeitern oder Maschinen eingeplant werden.

Dazu gehören:

• Messgeräte
• Prüfgeräte
• Spezialwerkzeuge
• mobile Computer
• Scanner
• Hebevorrichtungen
• Sicherheitsausrüstung
• Präsentationstechnik

Materialien und Bestände

Materialien werden nicht immer als klassische Planungsressource betrachtet, können aber die Durchführung eines Auftrags entscheidend beeinflussen.

Fehlende Rohstoffe, Bauteile oder Verbrauchsmaterialien können dazu führen, dass Mitarbeiter und Maschinen trotz vorhandener Kapazität nicht produktiv eingesetzt werden können.

Budgets und finanzielle Mittel

Auch Budgets können als begrenzte Ressource geplant werden.

Zu den finanziellen Ressourcen gehören beispielsweise:

• Projektbudgets
• Investitionsmittel
• Personalkosten
• Fremdleistungskosten
• Reisebudgets
• Materialbudgets

Welche Arten der Ressourcenplanung gibt es?

Ressourcenplanung kann nach Planungszeitraum, Zielsetzung und Ressourcenart unterschieden werden.

Strategische Ressourcenplanung

Die strategische Ressourcenplanung betrachtet den langfristigen Ressourcenbedarf eines Unternehmens.

Typische Fragen sind:

• Welche Mitarbeiter und Qualifikationen werden künftig benötigt?
• Reichen die vorhandenen Maschinenkapazitäten aus?
• Welche Fahrzeuge oder Anlagen müssen ersetzt werden?
• Welche Standorte sollen erweitert werden?
• Wo entstehen langfristige Kapazitätsengpässe?
• Welche Investitionen sind erforderlich?

Der Planungshorizont kann mehrere Jahre umfassen.

Taktische Ressourcenplanung

Die taktische Ressourcenplanung übersetzt langfristige Ziele in mittelfristige Massnahmen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Aufbau zusätzlicher Teams
• Weiterbildung von Mitarbeitern
• Beschaffung neuer Maschinen
• Planung externer Kapazitäten
• Vorbereitung saisonaler Auslastungen
• Verteilung von Ressourcen auf Standorte

Operative Ressourcenplanung

Die operative Ressourcenplanung steuert den konkreten Einsatz im Tages-, Wochen- oder Monatsgeschäft.

Sie beantwortet beispielsweise:

• Welcher Mitarbeiter übernimmt welche Aufgabe?
• Welche Maschine ist für einen Auftrag verfügbar?
• Welches Fahrzeug wird für einen Einsatz benötigt?
• Welcher Raum kann reserviert werden?
• Wo bestehen kurzfristige Engpässe?
• Welche Ressource kann als Ersatz eingesetzt werden?

Wie läuft eine Ressourcenplanung ab?

Eine strukturierte Ressourcenplanung erfolgt in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten.

1. Planungsbedarf erfassen

Zunächst wird bestimmt, welche Aufgaben, Projekte, Aufträge oder Leistungen durchgeführt werden müssen.

Dazu werden unter anderem erfasst:

• Art der Aufgabe
• Start- und Endtermin
• geplanter Aufwand
• benötigte Qualifikationen
• benötigte Maschinen und Geräte
• Einsatzort
• Priorität
• Abhängigkeiten

2. Benötigte Ressourcen bestimmen

Für jede Aufgabe wird festgelegt, welche personellen, technischen oder räumlichen Ressourcen benötigt werden.

Eine Aufgabe kann beispielsweise einen Projektleiter, zwei Fachkräfte, ein Fahrzeug und ein bestimmtes Prüfgerät erfordern.

3. Ressourcenbestand erfassen

Im nächsten Schritt wird geprüft, welche Ressourcen grundsätzlich vorhanden sind.

Zu den relevanten Stammdaten können gehören:

• Ressourcenart
• Standort
• Qualifikation
• Ausstattung
• Kapazität
• Arbeitszeit
• Kosten
• Verantwortlicher
• technische Eigenschaften

4. Verfügbarkeit prüfen

Eine vorhandene Ressource ist nicht automatisch verfügbar.

Die Planung muss unter anderem berücksichtigen:

• bereits geplante Einsätze
• Urlaub und Abwesenheiten
• Wartungen
• Schichtzeiten
• Sperrzeiten
• Standort
• Transportzeiten
• Teilzeitmodelle

5. Eignung kontrollieren

Eine Ressource muss nicht nur verfügbar, sondern auch für die jeweilige Aufgabe geeignet sein.

Bei Mitarbeitern können Qualifikationen, Zertifikate oder Erfahrungen entscheidend sein. Bei Maschinen spielen technische Fähigkeiten, Grösse, Leistung oder Werkzeugausstattung eine Rolle.

6. Ressourcen zuordnen

Geeignete und verfügbare Ressourcen werden Aufgaben, Projekten, Aufträgen oder Terminen zugewiesen.

Bei der Auswahl können berücksichtigt werden:

• Qualifikation
• Auslastung
• Standort
• Kosten
• Priorität
• technische Eignung
• bisherige Erfahrung

7. Kapazitätsauslastung prüfen

Nach der Zuordnung wird kontrolliert, ob einzelne Ressourcen oder Ressourcengruppen überlastet sind.

Eine Ressource kann vollständig belegt, teilweise verfügbar oder überbucht sein.

8. Konflikte und Engpässe lösen

Bei Überlastungen oder Doppelbelegungen müssen alternative Lösungen geprüft werden.

Mögliche Massnahmen sind:

• Aufgabe verschieben
• alternative Ressource einsetzen
• Arbeit auf mehrere Ressourcen verteilen
• Prioritäten verändern
• externe Kapazität einsetzen
• zusätzliche Schicht einplanen
• Projektumfang anpassen

9. Planung freigeben und kommunizieren

Nach der Abstimmung wird die Planung für die beteiligten Mitarbeiter, Teams und Verantwortlichen bereitgestellt.

Jeder Beteiligte sollte erkennen können, welche Aufgaben, Termine und Ressourcen für ihn relevant sind.

10. Planung laufend aktualisieren

Ressourcenplanung ist ein fortlaufender Prozess. Personalausfälle, neue Aufträge, Terminverschiebungen oder technische Störungen machen regelmässige Anpassungen erforderlich.

Praxisbeispiel einer Ressourcenplanung

Ein technisches Unternehmen führt gleichzeitig mehrere Kundenprojekte durch. Für die kommenden zwei Wochen werden Projektleiter, Servicetechniker, zwei Spezialfahrzeuge und drei Messgeräte benötigt.

Ein dringender Kundenauftrag kommt kurzfristig hinzu. Der passende Servicetechniker wäre grundsätzlich verfügbar, ist jedoch bereits für ein anderes Projekt eingeplant. Zusätzlich wird ein Messgerät benötigt, das sich an einem anderen Standort befindet.

Mit einer zentralen Ressourcenplanung erkennt der Disponent:

• welche Mitarbeiter die notwendige Qualifikation besitzen
• welche Mitarbeiter im benötigten Zeitraum verfügbar sind
• welche Projekte durch eine Umplanung betroffen wären
• welches Messgerät verfügbar ist
• wie lange der Transport zwischen den Standorten dauert
• ob ein geeignetes Fahrzeug bereitsteht
• ob externe Kapazität benötigt wird

Der Auftrag kann realistisch eingeplant werden, ohne eine Ressource doppelt zu belegen oder notwendige Transportzeiten zu übersehen.

Was ist digitale Ressourcenplanung?

Bei der digitalen Ressourcenplanung werden Ressourcen, Verfügbarkeiten, Aufgaben, Projekte und Termine zentral in einer Software erfasst und koordiniert.

Eine digitale Plantafel kann beispielsweise folgende Informationen darstellen:

• verfügbare und belegte Ressourcen
• Aufgaben und Projekte
• Start- und Endtermine
• Kapazitäten und Auslastung
• Qualifikationen
• Abwesenheiten
• Wartungs- und Sperrzeiten
• Standorte
• Planungskonflikte
• Status und Fortschritt
• Dokumente und ergänzende Informationen

Dadurch arbeiten Disposition, Projektleitung, Personalverantwortliche, Produktion und Management mit einem gemeinsamen Planungsstand.

Ressourcenplanung mit Excel oder digitaler Plantafel?

Viele Unternehmen planen Ressourcen mit Excel, Kalendern, Whiteboards oder einzelnen Listen.

Bei wenigen Ressourcen und einfachen Abläufen kann dies zunächst ausreichen. Mit zunehmender Komplexität entstehen jedoch typische Probleme:

• mehrere Versionen derselben Planung
• fehlende Echtzeitinformationen
• Doppelbelegungen
• übersehene Abwesenheiten
• fehlende Qualifikationsprüfung
• nicht berücksichtigte Wartungen
• schwer erkennbare Kapazitätsengpässe
• hoher Aufwand bei kurzfristigen Änderungen
• fehlende Verbindung zwischen Aufgabe und Ressource
• eingeschränkte standortübergreifende Planung

Eine digitale Plantafel verbindet Ressourcen, Verfügbarkeiten, Aufgaben und Termine. Änderungen werden zentral durchgeführt und können für berechtigte Beteiligte unmittelbar sichtbar gemacht werden.

Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement

Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement werden häufig gemeinsam verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Umfänge.

Die Ressourcenplanung konzentriert sich auf:

• Ermittlung des Ressourcenbedarfs
• Prüfung der Verfügbarkeit
• Zuordnung von Ressourcen
• Planung von Kapazitäten
• Erkennung von Konflikten
• Terminierung von Einsätzen

Das Ressourcenmanagement umfasst zusätzlich die gesamte Verwaltung, Entwicklung und wirtschaftliche Steuerung der Ressourcen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Beschaffung
• Instandhaltung
• Qualifikationsentwicklung
• Kostenkontrolle
• Investitionsplanung
• Auswertung der Nutzung
• langfristige Bestandssteuerung

Die Ressourcenplanung ist somit ein zentraler Teil des Ressourcenmanagements.

Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung

Ressourcenplanung legt fest, welche konkrete Ressource für eine Aufgabe oder einen Auftrag eingesetzt wird.

Kapazitätsplanung betrachtet dagegen, ob die insgesamt verfügbare Leistungsmenge ausreicht.

Beispiel: Die Kapazitätsplanung zeigt, dass ein Team in der kommenden Woche 160 Arbeitsstunden zur Verfügung hat. Die Ressourcenplanung legt fest, welche Mitarbeiter diese Stunden für welche Aufgaben einsetzen.

Beide Bereiche sind eng miteinander verbunden. Eine konkrete Zuordnung ist nur sinnvoll, wenn die verfügbare Gesamtkapazität ausreicht.

Brutto- und Nettokapazität

Für eine realistische Ressourcenplanung muss zwischen theoretischer und tatsächlich nutzbarer Kapazität unterschieden werden.

Bruttokapazität

Die Bruttokapazität beschreibt die theoretisch verfügbare Zeit einer Ressource.

Ein Vollzeitmitarbeiter mit 40 Wochenstunden besitzt beispielsweise eine Bruttokapazität von 40 Stunden.

Nettokapazität

Die Nettokapazität berücksichtigt Zeiten, die nicht für die geplanten Aufgaben zur Verfügung stehen.

Dazu gehören:

• Urlaub
• Feiertage
• Krankheit
• Besprechungen
• Weiterbildungen
• administrative Tätigkeiten
• Pausen
• Wartungszeiten

Die Nettokapazität ist deshalb die bessere Grundlage für eine realistische Planung.

Wie wird die Ressourcenauslastung berechnet?

Die Ressourcenauslastung zeigt, welcher Anteil der verfügbaren Kapazität bereits mit Aufgaben oder Einsätzen belegt ist.

Eine vereinfachte Formel lautet:

Ressourcenauslastung in Prozent = eingeplante Zeit ÷ verfügbare Nettokapazität × 100

Beispiel:

Ein Mitarbeiter verfügt in einer Woche über 32 produktiv verfügbare Stunden. Davon sind 28 Stunden eingeplant.

28 ÷ 32 × 100 = 87,5 Prozent Auslastung

Eine Auslastung von mehr als 100 Prozent zeigt eine Überplanung. Eine sehr niedrige Auslastung kann auf freie Kapazität oder unvollständig erfasste Aufgaben hinweisen.

Ressourcenplanung und Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung ist ein Teilbereich der Ressourcenplanung und konzentriert sich auf Mitarbeiter und Teams.

Sie berücksichtigt unter anderem:

• Arbeitszeiten
• Qualifikationen
• Abwesenheiten
• Schichten
• Einsatzorte
• Arbeitsbelastung
• gesetzliche Vorgaben

Die übergeordnete Ressourcenplanung verbindet diese personellen Ressourcen zusätzlich mit Maschinen, Fahrzeugen, Räumen und anderen Betriebsmitteln.

Beispiel: Ein Servicetechniker ist verfügbar und qualifiziert. Der Auftrag kann trotzdem nicht durchgeführt werden, wenn das benötigte Fahrzeug oder Messgerät nicht bereitsteht.

Ressourcenplanung und Projektplanung

Projekte benötigen Mitarbeiter, Maschinen, Räume, Fahrzeuge und weitere Betriebsmittel.

Die Projektplanung legt Aufgaben, Termine und Meilensteine fest. Die Ressourcenplanung prüft, ob die benötigten Mittel tatsächlich verfügbar sind.

Bei mehreren parallelen Projekten entstehen häufig Konflikte, weil dieselben Fachkräfte oder Maschinen gleichzeitig benötigt werden.

Eine projektübergreifende Ressourcenplanung zeigt:

• welche Ressourcen in mehreren Projekten eingeplant sind
• wo Überlastungen entstehen
• welche Projekte freie Kapazitäten besitzen
• welche Termine durch Engpässe gefährdet sind
• wo externe Unterstützung erforderlich wird

Ressourcenplanung und Maschinenplanung

Die Maschinenplanung konzentriert sich auf die zeitliche und technische Belegung von Maschinen und Anlagen.

Dabei müssen unter anderem berücksichtigt werden:

• Maschinenfähigkeit
• Bearbeitungszeit
• Rüstzeit
• Wartung
• Störung
• Werkzeuge
• Material
• Bedienpersonal

Die Ressourcenplanung verbindet die Maschine mit den zusätzlich benötigten personellen und technischen Ressourcen.

Ressourcenplanung und Produktionsplanung

Die Produktionsplanung koordiniert Fertigungsaufträge, Materialien, Maschinen, Personal und Liefertermine.

Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass die für einen Produktionsauftrag benötigten Kapazitäten verfügbar sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• Maschinenstunden
• Bedienpersonal
• Werkzeuge
• Prüfmittel
• Materialien
• Lagerflächen

Ein Produktionsauftrag kann nur realistisch eingeplant werden, wenn alle benötigten Ressourcen im vorgesehenen Zeitfenster verfügbar sind.

Ressourcenplanung und Poolressourcen

Poolressourcen sind gemeinsam nutzbare Ressourcen, die nicht dauerhaft einer einzelnen Person, Abteilung oder einem Projekt zugeordnet sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• Poolfahrzeuge
• Servicetechniker
• Projektleiter
• Messgeräte
• Besprechungsräume
• Spezialmaschinen

Die Poolressourcenplanung koordiniert Reservierung, Verfügbarkeit und flexible Zuteilung dieser gemeinsam genutzten Ressourcen.

Ressourcenplanung und Fuhrparkplanung

Fahrzeuge sind wichtige betriebliche Ressourcen und müssen häufig gemeinsam mit Fahrern, Aufträgen und Wartungen geplant werden.

Bei der Fuhrparkplanung können berücksichtigt werden:

• Fahrzeugklasse
• Standort
• Ausstattung
• Reichweite
• Wartungsstatus
• Reservierungen
• Fahrerqualifikationen

Eine freie Fahrzeugkapazität ist nur nutzbar, wenn das Fahrzeug technisch geeignet und am benötigten Standort verfügbar ist.

Ressourcenplanung und Schichtplanung

Die Schichtplanung ordnet Mitarbeiter festen oder wechselnden Arbeitszeiten zu.

Bei der Ressourcenplanung muss berücksichtigt werden, welche personellen Kapazitäten innerhalb der jeweiligen Schicht tatsächlich verfügbar sind.

Wichtige Faktoren sind:

• Mindestbesetzung
• Qualifikationen pro Schicht
• Arbeits- und Ruhezeiten
• Urlaub und Abwesenheiten
• Wochenend- und Feiertagsarbeit
• Teilzeitmodelle

Ressourcenplanung und Terminplanung

Terminplanung legt fest, wann Aufgaben, Aufträge oder Projekte durchgeführt werden sollen.

Ein Termin ist jedoch nur realistisch, wenn die benötigten Ressourcen im vorgesehenen Zeitraum verfügbar sind.

Ressourcenplanung und Terminplanung müssen deshalb gemeinsam betrachtet werden.

Beispiel: Ein Kundenauftrag soll am Montag beginnen. Der Termin kann nur eingehalten werden, wenn Mitarbeiter, Fahrzeug und benötigtes Werkzeug gleichzeitig verfügbar sind.

Ressourcenplanung und Budgetplanung

Ressourcen verursachen Kosten. Deshalb ist Ressourcenplanung häufig eng mit Budget- und Kostenplanung verbunden.

Berücksichtigt werden können:

• interne Stundensätze
• Maschinenstundensätze
• Fahrzeugkosten
• externe Dienstleistungen
• Überstunden
• Reisekosten
• Materialkosten

Durch die Zuordnung von Kosten zu Ressourcen und Aufgaben kann der geplante Aufwand eines Projekts oder Auftrags transparenter bewertet werden.

Standortübergreifende Ressourcenplanung

Unternehmen mit mehreren Standorten müssen Ressourcen häufig über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg koordinieren.

Dabei sind zusätzlich zu berücksichtigen:

• aktueller Standort
• Transport- oder Reisezeit
• regionale Zuständigkeit
• Zeitzonen
• lokale Arbeitszeiten
• Kostenstellen
• Freigabeprozesse

Eine Ressource kann formal verfügbar sein, aber wegen der Entfernung oder Reisezeit nicht rechtzeitig am vorgesehenen Einsatzort eintreffen.

Engpassplanung in der Ressourcenplanung

Ein Ressourcenengpass entsteht, wenn der Bedarf die verfügbare Kapazität übersteigt.

Typische Engpassressourcen sind:

• Spezialisten
• Projektleiter
• bestimmte Maschinen
• Prüfstände
• Spezialfahrzeuge
• Werkzeuge
• Räume
• externe Partner

Zur Lösung eines Engpasses können unterschiedliche Massnahmen geprüft werden:

• Prioritäten verändern
• Aufgaben verschieben
• alternative Ressourcen einsetzen
• zusätzliche Schichten planen
• externe Unterstützung beschaffen
• Qualifikationen erweitern
• Projektumfang reduzieren

Szenarioplanung und Ressourcenplanung

Mit Szenarioplanung lassen sich unterschiedliche Planungsvarianten vergleichen.

Typische Fragen sind:

• Was passiert bei einem Personalausfall?
• Welche Folgen hat ein zusätzlicher Auftrag?
• Wie wirkt sich eine Terminverschiebung aus?
• Reicht die Kapazität bei höherem Auftragsvolumen?
• Welche Ressourcen werden bei einem neuen Standort benötigt?
• Welche Auswirkungen hat eine Maschinenwartung?

Szenarien helfen, Entscheidungen vorzubereiten, bevor die bestehende Planung verbindlich geändert wird.

Ressourcenplanung und Qualifikationsmanagement

Bei personellen Ressourcen reicht die reine Verfügbarkeit nicht aus. Mitarbeiter müssen auch die benötigten Kenntnisse und Berechtigungen besitzen.

Zu den planbaren Qualifikationen können gehören:

• Berufsabschlüsse
• Produktschulungen
• Maschineneinweisungen
• Sicherheitsunterweisungen
• Führerscheinklassen
• Sprachkenntnisse
• Herstellerzertifikate
• Projektrollen

Eine qualifikationsbasierte Ressourcenplanung verhindert, dass zwar verfügbare, aber ungeeignete Mitarbeiter eingeplant werden.

Ressourcenplanung und Dokumentenverwaltung

Zu Ressourcen und Einsätzen gehören häufig Dokumente und Nachweise.

Beispiele sind:

• Qualifikationsnachweise
• Prüfberichte
• Wartungsunterlagen
• Fahrzeugdokumente
• Arbeitsanweisungen
• Projektunterlagen
• Fotos
• Sicherheitsdokumente

Mit einer integrierten Dokumentenverwaltung können Dateien direkt mit Ressourcen, Mitarbeitern, Projekten, Aufgaben oder Terminen verknüpft werden.

Mobile Ressourcenplanung

Mitarbeiter benötigen häufig auch ausserhalb des Büros Zugriff auf aktuelle Planungsinformationen.

Mobil können beispielsweise folgende Informationen bereitgestellt werden:

• persönliche Aufgaben
• Einsatzorte
• Termine
• reservierte Fahrzeuge oder Geräte
• Dokumente
• Statusinformationen
• Änderungen der Planung

Mit der mobilen Anwendung VPGo können berechtigte Nutzer aktuelle Planungsdaten über Smartphone oder Tablet abrufen und abhängig von ihren Benutzerrechten Aufgaben bearbeiten, Rückmeldungen erfassen oder Ressourcen neu zuordnen.

Über VPPortal kann ausgewählten Mitarbeitern, Partnern oder Kunden ein webbasierter Zugriff auf relevante Ressourcen- und Planungsinformationen bereitgestellt werden.

Typische Fehler bei der Ressourcenplanung

Es wird nur die Verfügbarkeit betrachtet

Eine Ressource ist zeitlich frei, besitzt aber nicht die benötigte Qualifikation oder technische Eignung.

Brutto- und Nettokapazität werden verwechselt

Urlaub, Besprechungen, Wartungen und andere nicht produktive Zeiten fehlen in der Planung.

Ressourcen werden mehrfach eingeplant

Ein Mitarbeiter, eine Maschine oder ein Fahrzeug wird gleichzeitig mehreren Aufgaben zugeordnet.

Teilzeitmodelle werden nicht berücksichtigt

Mitarbeiter werden mit einer theoretischen Vollzeitkapazität eingeplant, obwohl sie nur teilweise verfügbar sind.

Standorte und Wegezeiten fehlen

Eine Ressource ist verfügbar, kann aber nicht rechtzeitig am Einsatzort eintreffen.

Wartungs- und Sperrzeiten werden übersehen

Maschinen oder Fahrzeuge werden eingeplant, obwohl sie nicht einsatzbereit sind.

Planung erfolgt nur innerhalb einzelner Abteilungen

Freie Kapazitäten und Engpässe in anderen Bereichen bleiben unsichtbar.

Qualifikationen sind nicht aktuell

Abgelaufene Zertifikate oder fehlende Schulungen werden bei der Zuordnung nicht berücksichtigt.

Prioritäten sind unklar

Mehrere Projekte beanspruchen dieselbe Ressource, ohne dass eine verbindliche Vergaberegel besteht.

Änderungen werden nicht zentral kommuniziert

Mitarbeiter, Projektleitung und Disposition arbeiten mit unterschiedlichen Planungsständen.

Die Planung wird nicht aktualisiert

Abgeschlossene, verschobene oder abgesagte Aufgaben blockieren weiterhin Ressourcen.

Überlastung wird dauerhaft akzeptiert

Ressourcen werden regelmässig mit mehr als 100 Prozent eingeplant, ohne strukturelle Massnahmen einzuleiten.

Welche Vorteile bietet digitale Ressourcenplanung?

Eine digitale Ressourcenplanung bietet Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:

• zentrale Übersicht über alle Ressourcen
• transparentere Verfügbarkeiten
• frühzeitige Erkennung von Engpässen
• weniger Doppelbelegungen
• bessere Ressourcenauslastung
• schnellere Reaktion auf Änderungen
• realistischere Terminplanung
• bessere Koordination zwischen Abteilungen
• standortübergreifende Planung
• nachvollziehbare Planänderungen
• fundiertere Personal- und Investitionsentscheidungen
• reduzierte Leer- und Stillstandszeiten

Der Nutzen steigt besonders bei mehreren Projekten, Teams, Standorten oder gemeinsam genutzten Betriebsmitteln.

Wichtige Kennzahlen der Ressourcenplanung

Ressourcenauslastung

Die Ressourcenauslastung zeigt, welcher Anteil der verfügbaren Kapazität bereits eingeplant ist.

Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit beschreibt, in welchem Umfang eine Ressource einsatzbereit und nicht anderweitig belegt ist.

Überlastungsquote

Die Überlastungsquote zeigt, wie häufig oder in welchem Umfang Ressourcen über ihre verfügbare Kapazität hinaus eingeplant werden.

Leerlaufquote

Die Leerlaufquote beschreibt den Anteil verfügbarer Kapazität, der nicht produktiv genutzt wird.

Kapazitätsabweichung

Die Kapazitätsabweichung zeigt den Unterschied zwischen benötigter und verfügbarer Kapazität.

Termintreue

Die Termintreue zeigt, ob Aufgaben und Projekte mit den verfügbaren Ressourcen innerhalb der geplanten Fristen abgeschlossen werden.

Planungsgenauigkeit

Die Planungsgenauigkeit vergleicht geplante und tatsächlich benötigte Aufwände oder Einsatzzeiten.

Doppelbelegungen

Diese Kennzahl erfasst Konflikte, bei denen dieselbe Ressource gleichzeitig mehrfach eingeplant wurde.

Umplanungsquote

Die Umplanungsquote zeigt, wie häufig bestehende Ressourcenzuordnungen verändert werden müssen.

Produktive Kapazität

Die produktive Kapazität beschreibt die tatsächlich für wertschöpfende Aufgaben verfügbare Zeit.

Kosten pro Ressourceneinsatz

Diese Kennzahl setzt die Kosten einer Ressource in Beziehung zu ihrer tatsächlichen Nutzung.

Qualifikationsabdeckung

Die Qualifikationsabdeckung zeigt, ob ausreichend geeignete Mitarbeiter für die geplanten Aufgaben vorhanden sind.

Für welche Unternehmen eignet sich digitale Ressourcenplanung?

Eine digitale Ressourcenplanung eignet sich besonders für:

• Produktionsunternehmen
• Bauunternehmen
• Dienstleistungsunternehmen
• Logistikunternehmen
• Maschinen- und Anlagenbauer
• Service- und Kundendienstorganisationen
• Projektorganisationen
• Handwerksbetriebe
• Ingenieur- und Planungsbüros
• öffentliche Verwaltungen
• Gesundheitsorganisationen
• Unternehmen mit mehreren Standorten
• Unternehmen mit gemeinsam genutzten Maschinen oder Fahrzeugen
• Unternehmen mit komplexen Qualifikationsanforderungen

Entscheidend ist weniger die Unternehmensgrösse als die Komplexität der Planung. Bereits kleinere Unternehmen profitieren, wenn mehrere Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge oder Projekte gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Ressourcenplanung mit Visual Planning

Mit Visual Planning für die Ressourcenplanung lassen sich Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Projekte, Aufgaben und weitere Betriebsmittel in einer zentralen visuellen Plantafel darstellen.

Unternehmen können unterschiedliche Ansichten für Disposition, Projektleitung, Personalplanung, Produktion, Service oder Management einrichten.

Je nach Konfiguration können unter anderem folgende Informationen berücksichtigt werden:

• Ressourcenart
• Verfügbarkeit
• Kapazität und Auslastung
• Qualifikationen
• Standort
• Aufgaben und Projekte
• Start- und Endtermine
• Abwesenheiten
• Wartungs- und Sperrzeiten
• Prioritäten
• Kosten
• Dokumente und ergänzende Informationen

Planänderungen können per Drag-and-drop durchgeführt werden. Dadurch lassen sich neue Aufträge, Personalausfälle, Maschinenausfälle oder Terminverschiebungen schneller berücksichtigen.

Durch unterschiedliche Ansichten können Ressourcen beispielsweise nach Mitarbeitern, Projekten, Standorten, Ressourcentypen oder Zeiträumen dargestellt werden.

Häufig gestellte Fragen zur Ressourcenplanung

Was versteht man unter Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung bezeichnet die systematische Planung und Zuordnung von Mitarbeitern, Maschinen, Fahrzeugen, Räumen, Geräten und Kapazitäten zu Aufgaben, Projekten oder Aufträgen.

Welche Ressourcen können geplant werden?

Geplant werden können unter anderem Mitarbeiter, Teams, Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge, Räume, Materialien, Budgets und verfügbare Arbeitskapazitäten.

Was ist digitale Ressourcenplanung?

Digitale Ressourcenplanung koordiniert Ressourcen, Aufgaben, Termine, Verfügbarkeiten und Auslastungen zentral in einer Software.

Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement?

Ressourcenplanung konzentriert sich auf Bedarf, Verfügbarkeit und konkrete Zuordnung. Ressourcenmanagement umfasst zusätzlich Beschaffung, Entwicklung, Instandhaltung, Kosten und langfristige Steuerung.

Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung prüft, ob die insgesamt verfügbare Leistungsmenge ausreicht. Ressourcenplanung ordnet konkrete Mitarbeiter oder Betriebsmittel den einzelnen Aufgaben zu.

Was ist eine Ressourcenüberlastung?

Eine Ressourcenüberlastung entsteht, wenn mehr Aufgaben oder Arbeitszeit eingeplant werden, als die Ressource innerhalb ihrer Nettokapazität leisten kann.

Wie wird Ressourcenauslastung berechnet?

Die eingeplante Zeit wird durch die verfügbare Nettokapazität geteilt und mit 100 multipliziert.

Warum ist die Nettokapazität wichtiger als die Bruttokapazität?

Die Nettokapazität berücksichtigt Urlaub, Abwesenheiten, Besprechungen, Wartungen und andere Zeiten, die nicht produktiv verfügbar sind.

Wie verhindert digitale Ressourcenplanung Doppelbelegungen?

Alle Einsätze und Reservierungen werden in einer gemeinsamen Planung dargestellt. Überschneidungen werden dadurch bei einer weiteren Zuordnung schneller sichtbar.

Kann Ressourcenplanung mehrere Standorte abbilden?

Ja. Ressourcen können nach Standorten, Abteilungen oder Regionen gegliedert und gleichzeitig in übergreifenden Ansichten dargestellt werden.

Wie hilft Ressourcenplanung bei kurzfristigen Änderungen?

Alternative Ressourcen und freie Kapazitäten können schneller gefunden werden. Die Auswirkungen auf andere Aufgaben und Projekte werden unmittelbar sichtbar.

Warum ist Ressourcenplanung besser als Excel?

Eine digitale Plantafel bietet eine zentrale Echtzeitübersicht, bessere Konflikterkennung und eine direkte Verbindung zwischen Ressourcen, Aufgaben und Terminen.

Ist digitale Ressourcenplanung nur für grosse Unternehmen geeignet?

Nein. Auch kleinere Unternehmen profitieren, wenn mehrere Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge oder Projekte gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Fazit

Eine strukturierte Ressourcenplanung verbindet Bedarf, Verfügbarkeit, Qualifikation, Kapazität und konkrete Aufgaben zu einem realistischen Einsatzplan.

Sie unterstützt Unternehmen dabei, geeignete Mitarbeiter und Betriebsmittel rechtzeitig bereitzustellen, Überlastungen frühzeitig zu erkennen und vorhandene Kapazitäten besser zu nutzen.

Mit zunehmender Anzahl von Projekten, Ressourcen und Standorten stossen getrennte Excel-Listen und manuelle Plantafeln schnell an ihre Grenzen. Eine digitale Ressourcenplanung verbessert die Transparenz, erleichtert kurzfristige Änderungen und schafft eine verlässlichere Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.