Was ist Personalplanung?
Die Personalplanung beschreibt die strategische und operative Planung von Mitarbeitern, Teams, Qualifikationen, Kapazitäten und Einsatzzeiten innerhalb eines Unternehmens.
Mit einer digitalen Personalplanung können Unternehmen Mitarbeiterressourcen effizient koordinieren und flexibel an aktuelle Anforderungen anpassen.
Warum ist Personalplanung wichtig?
Eine strukturierte Personalplanung verbessert die Auslastung von Mitarbeitern, reduziert Engpässe und unterstützt Unternehmen dabei, Projekte, Schichten und Arbeitsprozesse effizient zu steuern.
Besonders bei mehreren Teams, Standorten oder wechselnden Kapazitätsanforderungen hilft eine digitale Planung dabei, Transparenz und Planungssicherheit zu schaffen.
Welche Bereiche gehören zur Personalplanung?
Zur Personalplanung gehören unter anderem:
- Personaleinsatzplanung
- Schichtplanung
- Kapazitätsplanung
- Urlaubsplanung
- Qualifikationsmanagement
- Projektplanung
- Teamkoordination
- Ressourcenplanung
- Workforce Management
Digitale Personalplanung statt Excel
Viele Unternehmen verwalten Mitarbeiterplanung noch mit Excel oder manuellen Listen. Diese Methoden werden bei komplexen Personalstrukturen schnell unübersichtlich.
Eine digitale Plantafel bietet dagegen:
- Echtzeitübersicht über Mitarbeiter und Teams
- zentrale Personaleinsatzplanung
- automatische Konflikterkennung
- mobile Nutzung
- schnelle Umplanung per Drag & Drop
- bessere Abstimmung zwischen Teams und Abteilungen
Personalplanung und Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalplanung. Mitarbeiter, Teams und Kapazitäten müssen effizient eingeplant und koordiniert werden.
Eine transparente Ressourcenplanung verbessert die Auslastung und reduziert Leerlaufzeiten.
Personaleinsatzplanung und Schichtkoordination
Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung können Unternehmen Mitarbeiter, Schichten und Teams effizient nach Verfügbarkeiten und Qualifikationen einplanen.
Schichtmodelle, Einsatzzeiten und Abwesenheiten lassen sich zentral verwalten.
Projektplanung und Personalkoordination
Durch die Verbindung mit der Projektplanung lassen sich Mitarbeiter gezielt Projekten, Aufgaben und Teams zuordnen.
Dadurch verbessert sich die Transparenz über laufende Projekte und verfügbare Ressourcen.
Shopfloor-Management und Personalplanung
In Produktionsunternehmen unterstützt das Shopfloor-Management die Koordination von Schichten, Produktionsmitarbeitern und Fertigungsprozessen in Echtzeit.
Dadurch lassen sich Produktionsabläufe und Personalkapazitäten effizient aufeinander abstimmen.
Welche Vorteile bietet digitale Personalplanung?
- bessere Übersicht über Mitarbeiter und Teams
- höhere Planungssicherheit
- optimale Personalauslastung
- schnellere Reaktion auf Änderungen
- weniger Kommunikationsfehler
- effizientere Einsatzkoordination
- verbesserte Teamplanung
Für welche Unternehmen eignet sich Personalplanung?
Digitale Personalplanung eignet sich für:
- Produktionsunternehmen
- Dienstleistungsunternehmen
- Logistikunternehmen
- Handwerksbetriebe
- Gesundheitswesen
- Serviceunternehmen
- Unternehmen mit komplexen Personalstrukturen
FAQ zur Personalplanung
Was ist digitale Personalplanung?
Digitale Personalplanung beschreibt die zentrale Planung und Steuerung von Mitarbeitern, Teams und Kapazitäten mit einer Software.
Warum ist Personalplanung besser als Excel?
Eine digitale Plantafel bietet Echtzeitübersicht, automatische Konflikterkennung und bessere Teamkoordination als Excel-Listen.
Welche Ressourcen können verwaltet werden?
Mitarbeiter, Teams, Schichten, Projekte und Kapazitäten können zentral geplant und überwacht werden.
Was sind die Vorteile einer digitalen Personalplanung?
Digitale Personalplanung verbessert Transparenz, Personalauslastung, Planungssicherheit und Reaktionsgeschwindigkeit.
Eine strukturierte Personalplanung: ein Beispiel
Ein wichtiges Feld die Personalplanung betreffend ist die strategische Personalplanung. Hierunter werden Maßnahmen verstanden, die innerhalb des Unternehmens das Personalmanagement beeinflussen und im Idealfall erleichtern. Besonders anfangs erfordern sie zwar einen höheren Aufwand – dafür zahlen sie sich aber langfristig aus. Wichtig hierfür sind sowohl qualitative als auch quantitative Personalplanungen – also über welche Fähigkeiten die Arbeitskräfte verfügen müssen und wie viele es von ihnen überhaupt braucht, um die Aufgabe erfolgreich auszuführen.
Um den Personalbedarf berechnen zu können, müssen die folgenden fünf Rechenformeln bekannt sein:
- Einsatzbedarf = gesamter Arbeitsaufwand (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit des Mitarbeiters
- Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage
- Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
- Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
- Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen: Ein Autohersteller möchte in einer neuerstellten Abteilung 3000 neue Autos produzieren. Die Produktion eines Autos nimmt jeweils zwei Tage in Anspruch. Die reguläre Nettoarbeitszeit beträgt 40 Stunden an fünf Arbeitstagen. Das Unternehmen beschäftigt 20 Angestellte. Die Rechnung gestaltet sich demnach wie folgt:
- Einsatzbedarf: Mit dem Einsatzbedarf wird berechnet, wie viel Personal mindestens nötig ist, um die Vorgabe von 3000 Autos zu erreichen. Personalbestands- und Personalbedarfsplanung spielen hier eine Rolle.
Also: (3000 Autos x 2 Tage x 8 Stunden) / (40 Stunden x 52 Wochen) = ca. 23,1 Angestellte - Verteilzeitfaktor: Der Verteilzeitfaktor beschreibt sämtliche Hindernisse, die eine durchgängige Produktion verhindern.Hierzu zählen Krankheitstage, Urlaubstage, Feiertage, Betriebsversammlungen und weitere Fehlzeiten, die das Arbeiten einer Einzelperson unmöglich machen. Für das vorliegende Beispiel werden 52 Tage Fehlzeit angesetzt. Durch reguläre Fehlzeiten wie Wochenenden in einem 52-wöchigen Jahr mit fünf Arbeitstage kommen nochmal 104 Tage dazu. 52+104=156 Tage, bedeutet: 365 Tage im Jahr – 156 Tage Fehlzeit = 209 reale Arbeitstage.
Also: 52 / 209 = ca. 0,25 - Reservebedarf: Der Reservebedarf ergibt sich nun aus der Multiplikation der beiden errechneten Werte.
Also: 23,1 Angestellte x 0,25 = ca. 5,8 Angestellte - Bruttopersonalbedarf: Das Zusammenrechnen von Einsatzbedarf und Reservebedarf ergibt im vorletzten Schritt den Bruttopersonalbedarf.
Also: 23,1 Angestellte + 5,8 Angestellte = 28,9 Angestellte - Nettopersonalbedarf: Um auf eine logische Anzahl an Angestellten zu kommen, muss auf 29 Angestellte aufgerundet werden. Wird davon ausgegangen, dass zwei Angestellte im Zuge der Personaleinsatzplanung in die neue Abteilung wechseln, muss dies in den Nettopersonalbedarf aufgenommen werden.
Also: 29 Angestellte – 2 Angestellte = 27 Angestellte
Fazit: Nach dieser Rechnung muss das Unternehmen also 27 neue Mitarbeiter anstellen und in die neugegründete Abteilung integrieren, um die Autos produzieren zu können. Dies fällt nun unter die Personalbeschaffung.
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