Glossar: Personalplanung

Personalplanung

Definition, Ziele, Beispiele

Die richtige Personalplanung ist für das Erreichen der Unternehmensziele unabdingbar. Erfahren Sie mehr zur Funktion und den Zielen der Personalplanung!

Damit ein Unternehmen erfolgreich ist und Bestleistungen erbringen kann, sind Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Personalentwicklungsplanung von höchster Wichtigkeit. Dieser Ansatz richtet sich an sämtliche Unternehmen in sämtlichen Branchen. Ganz gleich, ob neue Mitarbeiter angeworben, Dienstpläne erstellt oder das aktuelle Personal weitergebildet werden sollen: Die Personalplanung spielt eine zentrale Rolle, um die Arbeitskraft der Belegschaft ausgewogen und effizient einzusetzen. Verantwortlich hierfür ist meist der sogenannte Personalplaner bzw. das Personalwesen eines Unternehmens. Mit Visual Planning erfahren Sie, auf welche Maßnahmen es bei der Personalplanung besonders ankommt – von der Personalbeschaffung bis hin zur Personalentwicklung!

Was ist Personalplanung? Definition und im Überblick

Eine Personalplanung bzw. die Personalmanagement-Definition beschreibt eine Reihe an unterschiedlichen Teilaufgaben, die dazu beitragen, dass – entsprechend den Herausforderungen innerhalb des Unternehmens – die passende Menge an Personal bereitsteht. Von der Personalbeschaffung bis hin zur Personalbedarfsplanung und zur Personalfreisetzung gehören unterschiedliche Aufgabenbereiche in das Profil der Personalabteilung der Firma.

Sinnvoll ist die richtige Personalplanung deshalb, weil die Mitarbeiterschaft im Idealfall ausgelastet ist und effektiv arbeiten kann. Somit werden also auch die Personalkosten ideal bewirtschaftet: ein essenzieller Faktor in der Unternehmensführung, weder zu viel noch zu wenig Personal zu beschäftigen. Gleichzeitig wird in der Personalplanung die Abwesenheit gemanagt: Urlaub, Ferien, Krankheit, Elternzeit, Militär. Kompetente Planer müssen Ihre Kapazitäten, Absenzen, Fehlzeiten und Auslastung genau im Blick behalten. Außerdem sollte das Personal regelmäßig an Fort- und Weiterbildungen teilnehmen können, damit das Unternehmen vom Wissen und den Fähigkeiten der Mitarbeitenden profitieren kann.

Personaleinsatzplanung: Wo liegt der Unterschied

Im Rahmen der Personalplanung taucht nicht selten eine Frage auf: Worin besteht der Unterschied zwischen Personalplanung und Personaleinsatzplanung? Die grobe Antwort lautet: Personaleinsatzplanung ist ein Teil der Personalplanung.
Die genauere Antwort bezieht sich auf die Qualifikationen der einzelnen Arbeitskräfte. Bei der Personaleinsatzplanung beurteilt die Personalabteilung, welche Eigenschaften die Mitarbeiter mitbringen und wie diese gewinnbringend eingesetzt werden können.

Es kommt also darauf an, die Qualifikationen der Belegschaft ideal auf die anfallenden Aufgaben des Unternehmens abzustimmen – sowohl was Kapazitätenplanung und Ressourcenmanagement als auch örtliche Aspekte angeht. Darüber hinaus ist die Personaleinsatzplanung auch dort wichtig, wo Mitarbeitende womöglich innerhalb des Unternehmens versetzt werden, da sie andere Teilaufgaben noch besser bearbeiten können. Zudem werden in diesem Zuge auch Beförderungen besprochen und bestenfalls verteilt.

Funktion der Personalplanung – Ziele für das Unternehmen

Das Ziel der Personalplanung ist klar formuliert: Es soll jederzeit sichergestellt sein, dass die vom Unternehmen ausgegebenen Personalanforderungen erfüllt werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um den Personalbedarf bestmöglich abzudecken.

Für das Unternehmen ist es dementsprechend wichtig, die Personalplanung so gewissenhaft und effektiv wie möglich umzusetzen. So kann im besten Fall nicht nur eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit gewährleistet werden, sondern auch die Voraussetzung zur Erreichung der Unternehmensziele. Für die Mitarbeitenden wiederum ist eine ausgewogene Personalplanung für das eigene Wohlgefühl am Arbeitsplatz wichtig. Haben sie nicht zu wenig und nicht zu viel zu tun und werden sie im Unternehmen ihren Fähigkeiten entsprechend eingesetzt, erhöhen sich sowohl Zufriedenheit als auch Arbeitseffizienz.

Personalplanung-Aufgaben der einzelnen Bereiche

  • Die Personalbestandsplanung: Für die Personalbestandsplanung wird ermittelt, wie viel Personal derzeit beschäftigt ist. In dieser Rechnung sind auch schon feststehende Zu- und Abgänge in der Belegschaft überzeichnet.
  • Die Personalbedarfsplanung: Für die Personalbedarfsplanung wird ermittelt, wie viel Personal für die anfallenden Aufgaben benötigt wird. Hierfür wird überlegt, wie hoch die Anforderungen an die einzelnen Aufgaben sind und wie viele Arbeitskräfte dafür eingeplant werden sollten.
  • Die Personalbeschaffung: Durch verschiedene Recruiting-Maßnahmen wird neues Personal gesucht – zu diesem Prozess gehören neben klassischen Stellenanzeigen auch unterschiedliche Strategien wie Active Sourcing oder E-Recruiting. Wichtig ist es, den Bewerbern die Vorteile des Unternehmens sowie des Arbeitens im Unternehmen aufzuzeigen.
  • Die Personalfreisetzungsplanung: Wenn es nicht genügend Aufgaben für das vorhandene Personal gibt, werden einzelne Mitarbeiter anderweitig eingesetzt oder freigestellt. Die Gründe für zu viel Personal können vielfältig sein: Aufträge entfallen, es gibt jahrestypische Schwankungen (z.B. saisonal bedingt) oder das Unternehmen wird anderweitig übernommen.
  • Die Personalentwicklungsplanung: Bei der Personalentwicklung werden dem bestehenden Personal Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung angeboten. Dadurch können Sie Kompetenzen der Mitarbeitenden gezielt erweitern. Außerdem greift die Personalentwicklungsplanung mit der Personalbeschaffung ineinander – viele potenzielle Arbeitnehmer möchten nämlich in ihrem Beruf auch gefördert werden und schätzen diese Möglichkeiten an möglichen neuen Arbeitgebern.
  • Die Personaleinsatzplanung: Die einzelnen Mitarbeitenden werden ihrem Know-how und ihren Qualifikationen entsprechend an den richtigen Orten im Unternehmen eingesetzt. In diesem Schritt spielen auch Kapazitätenplanung und Ressourcenmanagement sowie Beförderungen und personelle Umstrukturierungen eine Rolle.

Instrumente der Personalplanung

Mithilfe verschiedener Maßnahmen – den sogenannten Instrumenten – kann die Personalplanung richtig organisiert werden. Die einzelnen Instrumente sind von großer Bedeutung, um den Personalbedarf so gut wie möglich abdecken zu können und in Konsequenz die Ziele der Unternehmen zu erreichen.

Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibung

In der Arbeits- bzw. Stellenbeschreibung wird erläutert, welche Aufgaben die jeweilige Stelle beinhaltet und welche Voraussetzungen dafür mitgebracht werden sollen. Hierzu zählen:

  1. Die genaue Stellenbezeichnung
  2. Die Einbindung der Stelle in den Unternehmenskontext
  3. Über- und Unterstellung
  4. Das Ziel der Stelle
  5. Die Hauptaufgaben, die bei Besetzung der Stelle erfüllt werden sollen
  6. Die Verantwortungen und Pflichten, die mit der Stelle einhergehen
  7. Die Stellvertreter-Lösungsmöglichkeiten
  8. Die Beziehung zu anderen Stellen im Unternehmen
  9. Sonstige Anforderungen, die die Stelle mit sich bringt

Stellenplan / Stellenbesetzungsplan

Ein Stellenplan kennzeichnet, welche Stellen im Unternehmen bereits besetzt und welche noch offen sind. Außerdem zeigt er auf, für welche Stellen Mitarbeiter benötigt werden, um anstehende Aufgaben abarbeiten zu können.

Der Stellenbesetzungsplan wiederum zeigt ausschließlich diejenigen Stellen im Unternehmen an, die derzeit besetzt sind. Hinzu können Informationen zum aktuellen Stelleninhaber kommen.

Anforderungs- und Qualifikationsprofil

Das Anforderungsprofil skizziert die Anforderungen, die die zu besetzende Stelle im Unternehmen nach sich zieht. Zu unterscheiden ist das Qualifikationsprofil, das für die Personalplanung ebenfalls relevant ist. Dieses beschreibt die Qualifikationen, die ein Arbeitnehmer mitbringen sollte, um sich auf die Stelle zu bewerben.

Laufbahn- und Nachfolgeplan

Im Laufbahnplan ist die abzusehende Laufbahn für einen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens festgehalten. Dieser zeigt an, welche Positionen die Person im Laufe ihrer Arbeitszeit einnehmen kann, um in der Hierarchie aufzusteigen. Der Nachfolgeplan umfasst Informationen über eine Stelle, deren Anforderungen erfüllt werden müssen, um sie in der Zukunft zu übernehmen.

Personalstatistiken

In den Personalstatistiken werden sämtliche Informationen über die aktuelle Personalplanung des Unternehmens zusammengetragen. Dazu gehören neben der Altersstruktur unter anderem auch Qualifikationsstruktur und die Entwicklung der Personalkosten.

Personalplanungs-Software

Sie gehört nicht zu den standardisierten Personalplanungs-Instrumenten, kann vor diesem Hintergrund aber eine große Erleichterung sein: eine Software, um die Personalplanung effizienter zu gestalten. Die Personalplanungs-Software Visual Planning vereinfacht Schicht- und Dienstplanung ungemein – und ist an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar. Das Beste: Visual Planning ist auch als Personalplanungs-App verfügbar!

Eine strukturierte Personalplanung: ein Beispiel

Ein wichtiges Feld die Personalplanung betreffend ist die strategische Personalplanung. Hierunter werden Maßnahmen verstanden, die innerhalb des Unternehmens das Personalmanagement beeinflussen und im Idealfall erleichtern. Besonders anfangs erfordern sie zwar einen höheren Aufwand – dafür zahlen sie sich aber langfristig aus. Wichtig hierfür sind sowohl qualitative als auch quantitative Personalplanungen – also über welche Fähigkeiten die Arbeitskräfte verfügen müssen und wie viele es von ihnen überhaupt braucht, um die Aufgabe erfolgreich auszuführen.

Um den Personalbedarf berechnen zu können, müssen die folgenden fünf Rechenformeln bekannt sein:

  1. Einsatzbedarf = gesamter Arbeitsaufwand (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit des Mitarbeiters
  2. Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage
  3. Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
  4. Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
  5. Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand

Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen: Ein Autohersteller möchte in einer neuerstellten Abteilung 3000 neue Autos produzieren. Die Produktion eines Autos nimmt jeweils zwei Tage in Anspruch. Die reguläre Nettoarbeitszeit beträgt 40 Stunden an fünf Arbeitstagen. Das Unternehmen beschäftigt 20 Angestellte. Die Rechnung gestaltet sich demnach wie folgt:

  1. Einsatzbedarf: Mit dem Einsatzbedarf wird berechnet, wie viel Personal mindestens nötig ist, um die Vorgabe von 3000 Autos zu erreichen. Personalbestands- und Personalbedarfsplanung spielen hier eine Rolle.
    Also: (3000 Autos x 2 Tage x 8 Stunden) / (40 Stunden x 52 Wochen) = ca. 23,1 Angestellte
  2. Verteilzeitfaktor: Der Verteilzeitfaktor beschreibt sämtliche Hindernisse, die eine durchgängige Produktion verhindern.Hierzu zählen Krankheitstage, Urlaubstage, Feiertage, Betriebsversammlungen und weitere Fehlzeiten, die das Arbeiten einer Einzelperson unmöglich machen. Für das vorliegende Beispiel werden 52 Tage Fehlzeit angesetzt. Durch reguläre Fehlzeiten wie Wochenenden in einem 52-wöchigen Jahr mit fünf Arbeitstage kommen nochmal 104 Tage dazu. 52+104=156 Tage, bedeutet: 365 Tage im Jahr – 156 Tage Fehlzeit = 209 reale Arbeitstage.
    Also: 52 / 209 = ca. 0,25
  3. Reservebedarf: Der Reservebedarf ergibt sich nun aus der Multiplikation der beiden errechneten Werte.
    Also: 23,1 Angestellte x 0,25 = ca. 5,8 Angestellte
  4. Bruttopersonalbedarf: Das Zusammenrechnen von Einsatzbedarf und Reservebedarf ergibt im vorletzten Schritt den Bruttopersonalbedarf.
    Also: 23,1 Angestellte + 5,8 Angestellte = 28,9 Angestellte
  5. Nettopersonalbedarf: Um auf eine logische Anzahl an Angestellten zu kommen, muss auf 29 Angestellte aufgerundet werden. Wird davon ausgegangen, dass zwei Angestellte im Zuge der Personaleinsatzplanung in die neue Abteilung wechseln, muss dies in den Nettopersonalbedarf aufgenommen werden.
    Also: 29 Angestellte – 2 Angestellte = 27 Angestellte

Fazit: Nach dieser Rechnung muss das Unternehmen also 27 neue Mitarbeiter anstellen und in die neugegründete Abteilung integrieren, um die Autos produzieren zu können. Dies fällt nun unter die Personalbeschaffung.

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