Was ist Personalplanung?

Personalplanung bezeichnet die systematische Planung des gegenwärtigen und zukünftigen Personalbedarfs eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass zum benötigten Zeitpunkt ausreichend Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen am richtigen Einsatzort zur Verfügung stehen.

Dabei berücksichtigt die Personalplanung nicht nur die Anzahl der Beschäftigten. Sie bezieht auch Fähigkeiten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kosten, Organisationsstrukturen und die zukünftige Entwicklung des Unternehmens ein.

Ziel einer strukturierten Personalplanung ist es, personelle Über- und Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen, geeignete Massnahmen einzuleiten und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens langfristig zu sichern.

Mit einer digitalen Personal- und Personaleinsatzplanung lassen sich Mitarbeiter, Teams, Qualifikationen, Abwesenheiten, Projekte und Einsatzzeiten in einer gemeinsamen visuellen Planung koordinieren.

Welche Ziele verfolgt die Personalplanung?

Personalplanung verfolgt sowohl wirtschaftliche als auch organisatorische und mitarbeiterbezogene Ziele.

Zu den wichtigsten Zielen gehören:

• ausreichende personelle Kapazitäten sicherstellen
• geeignete Qualifikationen verfügbar machen
• Personalengpässe frühzeitig erkennen
• Überbesetzung und Leerlauf reduzieren
• Mitarbeiter bedarfsgerecht einsetzen
• Arbeitsbelastung ausgewogen verteilen
• Urlaub und Abwesenheiten berücksichtigen
• Personalbedarf langfristig prognostizieren
• Weiterbildungsbedarf erkennen
• Nachfolge und Wissenssicherung planen
• Personalkosten kontrollieren
• Unternehmenswachstum personell absichern

Eine gute Personalplanung schafft damit eine Verbindung zwischen Unternehmensstrategie, Personalmanagement und dem täglichen Personaleinsatz.

Welche Arten der Personalplanung gibt es?

Personalplanung umfasst mehrere miteinander verbundene Teilbereiche. Diese unterscheiden sich nach Zeithorizont, Zielsetzung und betrachtetem Personalthema.

Strategische Personalplanung

Die strategische Personalplanung betrachtet die langfristige Entwicklung des Personalbestands. Sie orientiert sich an den zukünftigen Zielen und Veränderungen des Unternehmens.

Typische Fragestellungen sind:

• Welche Kompetenzen werden in den nächsten Jahren benötigt?
• Welche Tätigkeiten verändern sich durch Digitalisierung oder Automatisierung?
• Welche Mitarbeiter gehen voraussichtlich in Pension?
• Welche Bereiche sollen wachsen oder verkleinert werden?
• Wo entstehen künftig Fachkräfteengpässe?
• Welche Führungskräfte oder Spezialisten benötigen eine Nachfolge?

Der Planungshorizont beträgt häufig mehrere Jahre.

Taktische Personalplanung

Die taktische Personalplanung konkretisiert die strategischen Ziele für einen mittelfristigen Zeitraum. Sie betrachtet häufig die nächsten Monate oder Geschäftsjahre.

Dazu gehören beispielsweise:

• Aufbau neuer Teams
• Personalbedarf für geplante Projekte
• Ausbildungs- und Weiterbildungsprogramme
• Vorbereitung saisonaler Kapazitäten
• Versetzungen zwischen Standorten
• Budgetierung von Personalstellen

Operative Personalplanung

Die operative Personalplanung steuert den konkreten Personaleinsatz im Tages-, Wochen- oder Monatsgeschäft.

Sie beantwortet unter anderem folgende Fragen:

• Welche Mitarbeiter arbeiten heute oder in der kommenden Woche?
• Wer übernimmt eine bestimmte Aufgabe?
• Welche Schicht ist ausreichend besetzt?
• Wer vertritt einen abwesenden Mitarbeiter?
• Welche Qualifikation wird für einen Auftrag benötigt?
• Wo bestehen freie Kapazitäten?

Die operative Personalplanung ist eng mit Personaleinsatzplanung, Schichtplanung und Projektplanung verbunden.

Welche Bereiche gehören zur Personalplanung?

Die Personalplanung besteht aus mehreren Teilgebieten, die gemeinsam den personellen Istzustand und den zukünftigen Bedarf abbilden.

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung erfasst, welche Mitarbeiter dem Unternehmen gegenwärtig und zukünftig zur Verfügung stehen.

Dabei werden unter anderem betrachtet:

• Anzahl der Mitarbeiter
• Arbeitszeitmodelle
• Abteilungen und Standorte
• Qualifikationen
• Altersstruktur
• Ein- und Austritte
• befristete Verträge
• geplante Pensionierungen
• langfristige Abwesenheiten

Die Personalbestandsplanung bildet die Grundlage für den Vergleich zwischen vorhandenem und benötigtem Personal.

Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen künftig benötigt werden.

Der Personalbedarf kann beeinflusst werden durch:

• Auftragslage
• Produktionsmenge
• Projektvolumen
• Öffnungszeiten
• Saisonverlauf
• Unternehmenswachstum
• Automatisierung
• gesetzliche Anforderungen
• neue Standorte

Personalbeschaffungsplanung

Die Personalbeschaffungsplanung legt fest, wie festgestellte Personallücken geschlossen werden.

Mögliche Massnahmen sind:

• Neueinstellungen
• interne Versetzungen
• Erhöhung bestehender Arbeitspensen
• Einsatz temporärer Mitarbeiter
• Ausbildung von Nachwuchskräften
• Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Outsourcing einzelner Aufgaben

Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung ordnet verfügbare Mitarbeiter konkreten Aufgaben, Projekten, Schichten, Kunden oder Arbeitsplätzen zu.

Sie berücksichtigt unter anderem:

• Verfügbarkeit
• Qualifikationen
• Arbeitszeiten
• Abwesenheiten
• Einsatzorte
• Arbeitsbelastung
• gesetzliche Vorgaben
• Auftragsprioritäten

Weitere Informationen finden Sie auf der Lösungsseite zur Personaleinsatzplanung mit Visual Planning.

Personalentwicklungsplanung

Die Personalentwicklungsplanung stellt sicher, dass Mitarbeiter die heute und künftig benötigten Kenntnisse erwerben.

Dazu gehören:

• Weiterbildungen
• Produktschulungen
• Führungskräfteentwicklung
• Zertifizierungen
• Nachwuchsförderung
• Mentoring
• Einarbeitungspläne
• Nachfolgeplanung

Personalfreisetzungsplanung

Die Personalfreisetzungsplanung behandelt Situationen, in denen der vorhandene Personalbestand den zukünftigen Bedarf übersteigt.

Mögliche Massnahmen können sein:

• natürliche Fluktuation nutzen
• Stellen nicht neu besetzen
• Arbeitszeitmodelle anpassen
• Mitarbeiter intern versetzen
• Weiterqualifizierung für andere Aufgaben
• temporäre Reduktion von Kapazitäten

Solche Massnahmen müssen arbeitsrechtlich, sozial und wirtschaftlich sorgfältig geprüft werden.

Personalkostenplanung

Die Personalkostenplanung prognostiziert die finanziellen Auswirkungen des Personalbestands und geplanter Veränderungen.

Berücksichtigt werden beispielsweise:

• Löhne und Gehälter
• Sozialleistungen
• Überstunden
• Zulagen
• Weiterbildungskosten
• Rekrutierungskosten
• temporäres Personal
• geplante Lohnentwicklungen

Wie läuft eine Personalplanung ab?

Eine strukturierte Personalplanung erfolgt üblicherweise in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten.

1. Unternehmensziele und Planungszeitraum festlegen

Zunächst wird geklärt, für welchen Zeitraum und für welche organisatorischen Bereiche geplant wird.

Mögliche Planungsebenen sind:

• gesamtes Unternehmen
• Standort
• Abteilung
• Team
• Projekt
• Produktionsbereich
• Schicht

2. Personalbestand analysieren

Im nächsten Schritt wird ermittelt, welche Mitarbeiter, Kapazitäten und Qualifikationen aktuell vorhanden sind.

Zu berücksichtigen sind beispielsweise:

• Anzahl der Beschäftigten
• Vollzeit- und Teilzeitpensen
• Qualifikationen
• Standorte
• Abwesenheiten
• Vertragslaufzeiten
• Fluktuation
• geplante Austritte

3. Zukünftigen Personalbedarf ermitteln

Der zukünftige Bedarf wird aus geplanten Aufträgen, Projekten, Produktionsmengen, Serviceleistungen oder Öffnungszeiten abgeleitet.

Dabei muss sowohl der quantitative als auch der qualitative Personalbedarf betrachtet werden.

4. Soll- und Istbestand vergleichen

Der erwartete Personalbedarf wird mit dem verfügbaren Personalbestand verglichen.

Daraus können entstehen:

• Personalunterdeckung
• Personalüberdeckung
• Qualifikationslücken
• regionale Engpässe
• temporäre Kapazitätsprobleme

5. Massnahmen festlegen

Auf Basis des Vergleichs werden geeignete Massnahmen geplant.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rekrutierung
• Versetzung
• Weiterbildung
• Anpassung von Arbeitspensen
• Einsatz externer Mitarbeiter
• Umverteilung von Aufgaben
• Änderung von Schichtmodellen

6. Mitarbeiter konkret einplanen

In der operativen Personalplanung werden Mitarbeiter konkreten Aufgaben, Projekten, Schichten oder Einsatzorten zugeordnet.

Dabei müssen Verfügbarkeit, Qualifikation, Arbeitszeit und bestehende Auslastung berücksichtigt werden.

7. Planung überwachen und aktualisieren

Personalplanung ist kein einmaliger Vorgang. Veränderungen bei Aufträgen, Projekten, Mitarbeitern oder Unternehmenszielen machen regelmässige Anpassungen erforderlich.

Die Planung sollte deshalb laufend mit dem tatsächlichen Personalbestand und der realen Auslastung verglichen werden.

Quantitative und qualitative Personalplanung

Personalplanung betrachtet sowohl die Anzahl der benötigten Mitarbeiter als auch deren Fähigkeiten.

Quantitative Personalplanung

Die quantitative Personalplanung beantwortet die Frage, wie viele Mitarbeiter benötigt werden.

Berücksichtigt werden unter anderem:

• Arbeitsvolumen
• Bearbeitungszeiten
• Arbeitszeit pro Mitarbeiter
• Urlaub
• Krankheit
• Feiertage
• Weiterbildungen
• Produktivitätsfaktoren

Qualitative Personalplanung

Die qualitative Personalplanung beantwortet die Frage, welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Berechtigungen benötigt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Berufsqualifikationen
• Produktschulungen
• Führungserfahrung
• Sprachkenntnisse
• IT-Kenntnisse
• Zertifikate
• Sicherheitsunterweisungen
• Führerscheinklassen

Ein rein quantitativer Personalüberhang kann gleichzeitig mit einem qualitativen Personalengpass bestehen. Es sind möglicherweise genügend Mitarbeiter vorhanden, aber nicht ausreichend Personen mit der benötigten Qualifikation.

Wie wird der Personalbedarf berechnet?

Der Personalbedarf kann je nach Unternehmen und Tätigkeit mit unterschiedlichen Methoden berechnet werden.

Eine verbreitete vereinfachte Grundformel lautet:

Personalbedarf = gesamter Arbeitsaufwand ÷ verfügbare produktive Arbeitszeit pro Mitarbeiter

Für eine realistische Berechnung müssen zusätzliche Faktoren berücksichtigt werden:

• Urlaubstage
• Krankheitstage
• Feiertage
• Weiterbildungen
• Pausen
• Besprechungen
• administrative Tätigkeiten
• unproduktive Nebenzeiten

Einsatzbedarf

Der Einsatzbedarf beschreibt, wie viele Mitarbeiter für die eigentliche Arbeitsleistung benötigt werden.

Einsatzbedarf = gesamter Arbeitsaufwand ÷ produktive Arbeitszeit eines Mitarbeiters

Reservebedarf

Der Reservebedarf berücksichtigt planbare und ungeplante Fehlzeiten.

Dazu zählen beispielsweise Urlaub, Krankheit, Weiterbildung oder andere Abwesenheiten.

Bruttopersonalbedarf

Der Bruttopersonalbedarf ergibt sich aus dem Einsatzbedarf zuzüglich des Reservebedarfs.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

Nettopersonalbedarf

Der Nettopersonalbedarf zeigt, wie viele Mitarbeiter zusätzlich benötigt werden oder wie gross eine mögliche Personalüberdeckung ist.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf − verfügbarer Personalbestand

Ein positives Ergebnis zeigt zusätzlichen Personalbedarf. Ein negatives Ergebnis kann auf eine Personalüberdeckung hindeuten.

Praxisbeispiel einer Personalplanung

Ein technisches Dienstleistungsunternehmen plant für das kommende Jahr eine Ausweitung seines Servicegeschäfts. Die Zahl der monatlichen Kundenaufträge soll von 800 auf 1.050 steigen.

Der aktuelle Personalbestand umfasst 20 Servicetechniker. Zwei Mitarbeiter werden im Laufe des Jahres pensioniert. Gleichzeitig benötigen die neuen Aufträge zusätzliche Kenntnisse in einem bestimmten Produktbereich.

Die Personalplanung zeigt:

• wie viele produktive Arbeitsstunden künftig benötigt werden
• welche Kapazität nach den geplanten Austritten verbleibt
• wie viele zusätzliche Techniker erforderlich sind
• welche Mitarbeiter weitergebildet werden können
• ob regionale Engpässe entstehen
• ob temporäres Personal als Übergangslösung benötigt wird

Das Unternehmen entscheidet, drei neue Servicetechniker einzustellen und vier bestehende Mitarbeiter gezielt für den neuen Produktbereich weiterzubilden.

Dadurch wird nicht nur die benötigte Mitarbeiterzahl, sondern auch die erforderliche Qualifikationsstruktur berücksichtigt.

Was ist digitale Personalplanung?

Bei der digitalen Personalplanung werden Mitarbeiter, Teams, Qualifikationen, Kapazitäten, Abwesenheiten und Einsatzzeiten in einer zentralen Software geplant und verwaltet.

Eine digitale Plantafel kann beispielsweise folgende Informationen darstellen:

• Mitarbeiter und Teams
• Arbeitszeitmodelle
• Schichten und Dienste
• Urlaub und Abwesenheiten
• Qualifikationen und Zertifikate
• Projekte und Aufgaben
• Standorte und Einsatzorte
• freie und belegte Kapazitäten
• Überstunden
• Weiterbildungen
• Planungskonflikte

Dadurch arbeiten Personalabteilung, Teamleitung, Disposition, Projektleitung und Management mit einem gemeinsamen Planungsstand.

Personalplanung mit Excel oder digitaler Plantafel?

Viele Unternehmen verwenden Excel, Kalender oder manuelle Listen für ihre Personalplanung. Bei wenigen Mitarbeitern und einfachen Strukturen kann dies zunächst ausreichend sein.

Mit zunehmender Anzahl von Mitarbeitern, Teams und Einsatzarten entstehen jedoch typische Probleme:

• mehrere Versionen derselben Planung
• fehlende Echtzeitinformationen
• übersehene Abwesenheiten
• Doppelbelegungen
• unklare Qualifikationen
• schwer erkennbare Kapazitätsengpässe
• hoher Aufwand bei kurzfristigen Änderungen
• fehlende Verbindung zwischen Mitarbeiter, Aufgabe und Projekt
• eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten

Eine digitale Plantafel verbindet Personalbestand, Verfügbarkeit, Qualifikationen und konkrete Einsätze. Änderungen werden zentral durchgeführt und können für alle berechtigten Beteiligten sichtbar gemacht werden.

Unterschied zwischen Personalplanung und Personaleinsatzplanung

Personalplanung und Personaleinsatzplanung sind eng miteinander verbunden, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Die Personalplanung betrachtet das gesamte Personal eines Unternehmens und beschäftigt sich unter anderem mit:

• zukünftigem Personalbedarf
• Personalbestand
• Rekrutierung
• Personalentwicklung
• Nachfolgeplanung
• Personalkosten

Die Personaleinsatzplanung konzentriert sich auf den konkreten operativen Einsatz vorhandener Mitarbeiter.

Sie beantwortet die Frage, welcher Mitarbeiter wann, wo und für welche Aufgabe eingesetzt wird.

Die Personaleinsatzplanung ist somit ein Teilbereich der übergeordneten Personalplanung.

Unterschied zwischen Personalplanung und Personalmanagement

Personalmanagement umfasst alle Aufgaben und Entscheidungen rund um die Beschäftigten eines Unternehmens.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rekrutierung
• Personalverwaltung
• Vergütung
• Führung
• Personalentwicklung
• Arbeitsrecht
• Mitarbeiterbindung
• Personalcontrolling

Die Personalplanung ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements. Sie liefert die quantitative, qualitative und zeitliche Grundlage für viele personalwirtschaftliche Entscheidungen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Lösungsseite zum Personal-Management mit Visual Planning.

Personalplanung und Ressourcenplanung

Mitarbeiter sind eine der wichtigsten betrieblichen Ressourcen. Die Ressourcenplanung betrachtet neben Personal auch Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Geräte und andere Betriebsmittel.

Die Personalplanung konzentriert sich dagegen speziell auf:

• Mitarbeiterbestand
• Arbeitskapazität
• Qualifikationen
• Personalentwicklung
• Abwesenheiten
• Personalkosten

Beispiel: Die Ressourcenplanung zeigt, dass für ein Projekt ein Mitarbeiter, ein Fahrzeug und ein Messgerät benötigt werden. Die Personalplanung stellt sicher, dass langfristig genügend geeignete Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation vorhanden sind.

Personalplanung und Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung vergleicht den erwarteten Arbeitsbedarf mit den verfügbaren personellen Kapazitäten.

Dabei können folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Anzahl der Mitarbeiter
• vertragliche Arbeitszeit
• Teilzeitpensen
• Schichtmodelle
• Urlaub und Abwesenheiten
• Produktivität
• benötigte Qualifikationen

Die Personalplanung nutzt diese Informationen, um Über- und Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen.

Beispiel: Eine Abteilung benötigt im kommenden Quartal 4.000 Arbeitsstunden. Nach Abzug von Urlaub und Weiterbildungen stehen jedoch nur 3.500 Stunden zur Verfügung. Die Kapazitätsplanung zeigt eine Unterdeckung von 500 Stunden.

Personalplanung und Schichtplanung

Die Schichtplanung ordnet Mitarbeiter festen oder wechselnden Arbeitszeiten zu.

Dabei müssen berücksichtigt werden:

• Früh-, Spät- und Nachtschichten
• Mindestbesetzungen
• Pausen
• Ruhezeiten
• Wochenend- und Feiertagsarbeit
• Qualifikationen pro Schicht
• Abwesenheiten
• gesetzliche und tarifliche Vorgaben

Die Schichtplanung ist besonders wichtig in Produktion, Logistik, Gesundheitswesen, Sicherheitsdiensten und anderen Betrieben mit durchgehenden oder erweiterten Betriebszeiten.

Personalplanung und Urlaubsplanung

Urlaubsplanung muss sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Ferien beziehen können, ohne dass kritische Aufgaben oder Mindestbesetzungen gefährdet werden.

Eine abgestimmte Urlaubsplanung berücksichtigt:

• Urlaubsansprüche
• bereits genehmigte Abwesenheiten
• Vertretungsmöglichkeiten
• saisonale Auslastung
• Schulferien
• Mindestbesetzungen
• Qualifikationen im verbleibenden Team

Abwesenheiten sollten direkt mit der Einsatz-, Projekt- und Kapazitätsplanung verbunden werden.

Personalplanung und Qualifikationsmanagement

Qualifikationsmanagement dokumentiert, welche Kenntnisse, Erfahrungen, Zertifikate und Berechtigungen Mitarbeiter besitzen.

Zu den planbaren Qualifikationen können gehören:

• Berufsabschlüsse
• Produktschulungen
• Maschineneinweisungen
• Führerscheinklassen
• Sprachkenntnisse
• Sicherheitsunterweisungen
• Projektmanagementkenntnisse
• Herstellerzertifikate
• gesetzlich vorgeschriebene Nachweise

Die Personalplanung nutzt diese Daten, um Qualifikationslücken zu erkennen und Weiterbildungen rechtzeitig zu planen.

Personalplanung und Projektplanung

In projektorientierten Unternehmen müssen Mitarbeiter langfristig und kurzfristig verschiedenen Projekten zugeordnet werden.

Die Projektplanung zeigt Aufgaben, Termine und Meilensteine. Die Personalplanung stellt sicher, dass geeignete Mitarbeiter und Teams für diese Aufgaben verfügbar sind.

Bei der Verbindung beider Bereiche können berücksichtigt werden:

• Projektrollen
• Qualifikationen
• geplanter Arbeitsaufwand
• Projektlaufzeit
• Auslastung in anderen Projekten
• Urlaub und Abwesenheiten
• interne und externe Mitarbeiter

Dadurch wird sichtbar, ob Projekte ausreichend besetzt sind oder einzelne Fachkräfte gleichzeitig in zu vielen Projekten eingeplant wurden.

Personalplanung und Workforce Management

Workforce Management bezeichnet die umfassende Steuerung und Optimierung des Personaleinsatzes.

Es verbindet häufig mehrere Bereiche:

• Personalbedarfsprognose
• Personaleinsatzplanung
• Schichtplanung
• Arbeitszeiterfassung
• Abwesenheitsmanagement
• Kapazitätsplanung
• Leistungs- und Kennzahlenanalyse

Personalplanung bildet die Grundlage des Workforce Managements. Sie stellt die benötigten Bestands-, Bedarfs- und Qualifikationsinformationen bereit.

Personalplanung und Dokumentenverwaltung

Im Zusammenhang mit Mitarbeitern entstehen zahlreiche Dokumente und Nachweise.

Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsverträge
• Qualifikationsnachweise
• Zertifikate
• Schulungsunterlagen
• Beurteilungen
• Einsatzanweisungen
• Prüfungen
• Bewilligungen
• Personalformulare

Mit einer integrierten Dokumentenverwaltung können Dateien direkt mit Mitarbeitern, Teams, Terminen oder Aufgaben verknüpft werden.

Personenbezogene Dokumente müssen dabei durch geeignete Benutzerrechte und Datenschutzmassnahmen geschützt werden.

Mobile Personalplanung

Mitarbeiter und Führungskräfte benötigen häufig auch ausserhalb des Büros Zugriff auf aktuelle Planungsinformationen.

Mobil können beispielsweise folgende Informationen bereitgestellt werden:

• persönliche Einsätze
• Schichten
• Aufgaben
• Projekttermine
• Urlaubsübersichten
• Abwesenheitsanträge
• Dokumente
• Änderungen der Einsatzplanung

Mit der mobilen Anwendung VPGo können berechtigte Mitarbeiter Planungsdaten über Smartphone oder Tablet abrufen und abhängig von ihren Benutzerrechten Rückmeldungen, Arbeitszeiten oder Abwesenheitsanträge erfassen.

Über VPPortal kann ausgewählten Mitarbeitern und Führungskräften ein webbasierter Zugriff auf relevante Planungen und Informationen bereitgestellt werden.

Typische Fehler bei der Personalplanung

Die Planung betrachtet nur die Mitarbeiterzahl

Qualifikationen, Erfahrungen und Berechtigungen werden nicht berücksichtigt.

Der Personalbedarf wird aus dem Vorjahr übernommen

Veränderte Auftragsmengen, Prozesse, Technologien oder Unternehmensziele bleiben unberücksichtigt.

Teilzeit und Abwesenheiten werden falsch bewertet

Die Anzahl der Mitarbeiter wird betrachtet, nicht aber die tatsächlich verfügbare Arbeitszeit.

Personalplanung und Einsatzplanung sind getrennt

Langfristige Personalentscheidungen werden nicht mit der tatsächlichen operativen Auslastung abgeglichen.

Qualifikationslücken werden zu spät erkannt

Benötigte Schulungen oder Zertifizierungen werden erst geplant, wenn der konkrete Auftrag bereits bevorsteht.

Ein- und Austritte werden nicht berücksichtigt

Pensionierungen, Kündigungen, Elternzeiten oder befristete Verträge fehlen in der langfristigen Planung.

Überstunden werden als dauerhafte Kapazität behandelt

Eine regelmässige Unterdeckung wird durch Überstunden ausgeglichen, statt den tatsächlichen Personalbedarf anzupassen.

Abteilungen planen isoliert

Freie Kapazitäten in anderen Teams oder Standorten werden nicht berücksichtigt.

Planungsdaten sind nicht aktuell

Personalabteilung, Teamleitung und Disposition arbeiten mit unterschiedlichen Beständen und Abwesenheitsinformationen.

Datenschutz und Zugriffsrechte fehlen

Sensible Personalinformationen sind für Personen sichtbar, die diese Daten für ihre Aufgabe nicht benötigen.

Welche Vorteile bietet eine digitale Personalplanung?

Eine digitale Personalplanung bietet Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:

• zentrale Übersicht über Mitarbeiter und Teams
• transparentere Personalkapazitäten
• frühzeitige Erkennung von Personalengpässen
• bessere Berücksichtigung von Qualifikationen
• weniger Doppelbelegungen
• schnellere Reaktion auf Abwesenheiten
• bessere Abstimmung zwischen Abteilungen
• realistischere Personalbedarfsplanung
• nachvollziehbare Planänderungen
• verbesserte Auslastung
• fundiertere Personalentscheidungen
• bessere Planung von Weiterbildungen

Der Nutzen steigt insbesondere bei mehreren Teams, Standorten, Arbeitszeitmodellen, Qualifikationen oder häufig wechselnden Einsatzanforderungen.

Wichtige Kennzahlen der Personalplanung

Personalbestand

Der Personalbestand zeigt, wie viele Mitarbeiter dem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt angehören.

Vollzeitäquivalente

Vollzeitäquivalente, häufig als FTE bezeichnet, rechnen unterschiedliche Arbeitspensen in vergleichbare Vollzeitstellen um.

Zwei Mitarbeiter mit jeweils 50 Prozent Pensum entsprechen beispielsweise gemeinsam einem Vollzeitäquivalent.

Personalbedarf

Der Personalbedarf zeigt, wie viele Mitarbeiter oder Vollzeitäquivalente zur Bewältigung des erwarteten Arbeitsvolumens benötigt werden.

Personalauslastung

Die Personalauslastung setzt die eingeplante Arbeitszeit in Beziehung zur verfügbaren Kapazität.

Überstundenquote

Die Überstundenquote zeigt, wie stark der reguläre Personalbestand über die vertragliche Arbeitszeit hinaus belastet wird.

Abwesenheitsquote

Die Abwesenheitsquote setzt Urlaubs-, Krankheits- und andere Abwesenheitszeiten in Beziehung zur gesamten verfügbaren Arbeitszeit.

Fluktuationsrate

Die Fluktuationsrate zeigt, welcher Anteil der Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt.

Vakanzzeit

Die Vakanzzeit beschreibt den Zeitraum zwischen der Freigabe einer Stelle und ihrer erfolgreichen Besetzung.

Qualifikationsabdeckung

Die Qualifikationsabdeckung zeigt, ob ausreichend Mitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten und Berechtigungen vorhanden sind.

Weiterbildungsquote

Die Weiterbildungsquote kann darstellen, welcher Anteil der Mitarbeiter an geplanten Entwicklungs- oder Schulungsmassnahmen teilnimmt.

Personalkostenquote

Die Personalkostenquote setzt die Personalkosten in Beziehung zum Umsatz, Gesamtaufwand oder einer anderen betrieblichen Bezugsgrösse.

Produktive Arbeitszeit

Die produktive Arbeitszeit zeigt, welcher Anteil der verfügbaren Zeit tatsächlich für wertschöpfende Aufgaben eingesetzt wird.

Für welche Unternehmen eignet sich digitale Personalplanung?

Eine digitale Personalplanung eignet sich besonders für:

• Produktionsunternehmen
• Dienstleistungsunternehmen
• Logistikunternehmen
• Bauunternehmen
• Handwerksbetriebe
• Service- und Kundendienstorganisationen
• Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen
• öffentliche Verwaltungen
• Projektorganisationen
• Unternehmen mit Schichtbetrieb
• Unternehmen mit mehreren Standorten
• Unternehmen mit komplexen Qualifikationsanforderungen
• Unternehmen mit Vollzeit- und Teilzeitmodellen

Entscheidend ist weniger die Unternehmensgrösse als die Komplexität der Personalstruktur. Bereits kleinere Unternehmen profitieren, wenn mehrere Mitarbeiter, Aufgaben, Qualifikationen und Abwesenheiten gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Personalplanung mit Visual Planning

Mit Visual Planning lassen sich Mitarbeiter, Teams, Qualifikationen, Abwesenheiten, Projekte, Aufgaben und Arbeitszeiten in einer zentralen visuellen Plantafel darstellen.

Unternehmen können unterschiedliche Ansichten für Personalabteilung, Teamleitung, Disposition, Projektleitung oder Management einrichten.

Je nach Konfiguration können unter anderem folgende Informationen berücksichtigt werden:

• Mitarbeiter und Teams
• Abteilung und Standort
• Arbeitszeit und Beschäftigungsgrad
• Qualifikationen und Zertifikate
• Schichten und Dienste
• Urlaub und Abwesenheiten
• Projekte und Aufgaben
• Kapazität und Auslastung
• Weiterbildungen
• Arbeitszeiten und Rückmeldungen
• Dokumente und ergänzende Informationen

Planänderungen können per Drag-and-drop durchgeführt werden. Dadurch lassen sich Personalausfälle, Terminverschiebungen, neue Projekte oder veränderte Prioritäten schneller berücksichtigen.

Durch ein flexibles Benutzerrechte-Management können sensible Personaldaten auf die jeweils berechtigten Nutzergruppen beschränkt werden.

Häufig gestellte Fragen zur Personalplanung

Was versteht man unter Personalplanung?

Personalplanung bezeichnet die quantitative, qualitative, zeitliche und räumliche Planung des Personalbestands und des zukünftigen Personalbedarfs.

Welche Bereiche gehören zur Personalplanung?

Zur Personalplanung gehören Personalbestandsplanung, Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung, Personalfreisetzung und Personalkostenplanung.

Was ist der Unterschied zwischen Personalplanung und Personaleinsatzplanung?

Die Personalplanung betrachtet den gesamten personellen Bedarf und Bestand eines Unternehmens. Die Personaleinsatzplanung ordnet vorhandene Mitarbeiter konkreten Aufgaben, Schichten, Projekten oder Einsatzorten zu.

Was ist strategische Personalplanung?

Strategische Personalplanung untersucht, welche Mitarbeiterkapazitäten und Kompetenzen ein Unternehmen langfristig benötigt, um seine zukünftigen Ziele zu erreichen.

Was ist operative Personalplanung?

Operative Personalplanung koordiniert den konkreten Personaleinsatz im täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Betrieb.

Was ist quantitative Personalplanung?

Quantitative Personalplanung ermittelt, wie viele Mitarbeiter oder Arbeitsstunden für das erwartete Arbeitsvolumen benötigt werden.

Was ist qualitative Personalplanung?

Qualitative Personalplanung bestimmt, welche Kenntnisse, Erfahrungen, Zertifikate und Berechtigungen benötigt werden.

Wie wird der Personalbedarf berechnet?

Der Personalbedarf wird aus dem erwarteten Arbeitsaufwand und der produktiv verfügbaren Arbeitszeit ermittelt. Zusätzlich werden Fehlzeiten und Reservekapazitäten berücksichtigt.

Warum ist Personalplanung wichtig?

Personalplanung hilft Unternehmen, Über- und Unterbesetzung zu vermeiden, Qualifikationslücken frühzeitig zu erkennen und Mitarbeiter bedarfsgerecht einzusetzen.

Wie unterstützt eine digitale Plantafel die Personalplanung?

Eine digitale Plantafel stellt Mitarbeiter, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Abwesenheiten und Einsätze in einer gemeinsamen Übersicht dar. Dadurch werden Engpässe und Planungskonflikte schneller sichtbar.

Kann digitale Personalplanung mehrere Standorte abbilden?

Ja. Mitarbeiter, Teams und Kapazitäten können nach Standorten, Abteilungen oder Regionen gegliedert und gleichzeitig in übergreifenden Ansichten dargestellt werden.

Ist digitale Personalplanung nur für grosse Unternehmen geeignet?

Nein. Auch kleinere Unternehmen profitieren, wenn mehrere Mitarbeiter, Arbeitszeitmodelle, Qualifikationen oder Aufgaben gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Fazit

Eine strukturierte Personalplanung verbindet Personalbestand, Personalbedarf, Qualifikationen, Arbeitszeiten und zukünftige Unternehmensziele zu einer gemeinsamen Entscheidungsgrundlage.

Sie unterstützt Unternehmen dabei, personelle Engpässe frühzeitig zu erkennen, geeignete Mitarbeiter zu entwickeln und vorhandene Kapazitäten bedarfsgerecht einzusetzen.

Mit zunehmender Anzahl von Mitarbeitern, Teams, Standorten und Qualifikationsanforderungen stossen getrennte Excel-Listen und manuelle Planungen schnell an ihre Grenzen. Eine digitale Personalplanung verbessert die Transparenz, erleichtert die operative Einsatzplanung und schafft eine verlässlichere Grundlage für strategische Personalentscheidungen.