Planung, Steuerung, Kontrolle von Projekten mit einem Klick
Als multidimensionales Planungstool ist Visual Planning® ein Muss für alle Projektleiter. Die intuitiv erlernbare und leicht zu bedienende Online-Lösung erlaubt der Projektleitung sowie allen Mitgliedern eines Projektes, alle Aufgaben mit einem Mausklick in Projektplanung zu erledigen.
Wie Sie Ihre Projektabläufe optimieren können
Die Projektplanung gehört in vielen Unternehmen zu den wichtigsten organisatorischen Aufgaben. Termine, Aufgaben, Mitarbeiter, Maschinen, Materialien und weitere Ressourcen müssen aufeinander abgestimmt werden.
Sobald mehrere Projekte parallel laufen, entstehen schnell Abhängigkeiten, konkurrierende Ressourcenanforderungen und unterschiedliche Prioritäten.
Visual Planning® führt Projekte, Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten und benötigte Ressourcen in einer zentralen und konfigurierbaren digitalen Plantafel zusammen.
Projektleiter erhalten dadurch eine gemeinsame Übersicht über laufende Projekte, geplante Arbeitspakete, verfügbare Kapazitäten und mögliche zeitliche Überschneidungen.
Änderungen können abhängig von der Konfiguration per Drag-and-drop vorgenommen und in den entsprechenden Planungsansichten dargestellt werden.
Komplexe Projekte übersichtlich darstellen
Auch längerfristige und umfangreiche Projekte können in unterschiedlichen zeitlichen, organisatorischen und ressourcenbezogenen Ansichten dargestellt werden.
Projektphasen, Arbeitspakete, Termine und Meilensteine lassen sich mit den jeweils benötigten Mitarbeitern, Maschinen oder weiteren Ressourcen verbinden.
Abhängig vom aufgebauten Planungskonzept können Projektleiter zwischen Gesamtübersichten, Detailansichten, Kapazitätsdarstellungen und individuellen Filtern wechseln.
Dadurch werden Zusammenhänge und Abhängigkeiten transparenter als in voneinander getrennten Tabellen oder Dateien.
Visual Planning® ersetzt dabei nicht die fachliche Projektleitung. Die Software stellt jedoch die benötigten Planungsinformationen zentral und nachvollziehbar bereit.
Funktionen für die digitale Projektplanung
Welche Funktionen eingesetzt werden, richtet sich nach der Projektstruktur, den vorhandenen Daten und der konkreten Konfiguration von Visual Planning®.
Projektübersicht
Projekte, Phasen, Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten werden in einer zentralen Planungsübersicht dargestellt.
Aufgabenplanung
Arbeitspakete und Tätigkeiten können Mitarbeitern, Teams, Projekten und Zeiträumen zugeordnet werden.
Ressourcenplanung
Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge, Räume und weitere Ressourcen lassen sich gemeinsam mit ihren Verfügbarkeiten planen.
Terminplanung
Projekttermine, Start- und Enddaten sowie definierte Meilensteine können übersichtlich dargestellt werden.
Kapazitätsübersicht
Geplante Auslastungen und freie Kapazitäten können für Mitarbeiter, Teams und weitere Ressourcen ausgewertet werden.
Flexible Umplanung
Aufgaben und Termine können abhängig von der Konfiguration per Drag-and-drop verschoben oder anderen Ressourcen zugeordnet werden.
Planungsregeln
Regeln und Warnungen können auf Doppelbelegungen, fehlende Verfügbarkeiten oder unzulässige Zuordnungen hinweisen.
Berichte
Projektstatus, Auslastungen und weitere Planungsdaten können in individuell aufgebauten Ansichten und Berichten dargestellt werden.
Schnittstellen
Projekt-, Auftrags-, Mitarbeiter- und Ressourcendaten können abhängig vom Projekt aus vorhandenen Systemen übernommen werden.
Projekte flexibel und individuell konfigurieren
Visual Planning® kann an unterschiedliche Projektarten, Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe angepasst werden.
Felder, Statusangaben, Ansichten, Farben, Filter und Benutzerrechte werden entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens aufgebaut.
Mitarbeiter, Materialien, Maschinen und weitere Ressourcen können Arbeitspaketen oder Projektphasen zugeordnet werden.
Die Darstellung des Arbeitspensums unterstützt Projektverantwortliche dabei, bestehende Belastungen und freie Kapazitäten zu erkennen.
Die Anzahl gleichzeitig arbeitender Benutzer hängt von der eingesetzten Lizenzierung und Systemumgebung ab. Eine unbegrenzte Nutzung kann daher nicht pauschal vorausgesetzt werden.
E-Mail-Benachrichtigungen und weitere Meldungen können abhängig von Konfiguration und eingesetzten Zusatzdiensten eingerichtet werden.
Projektplanung und Projektsteuerung unterscheiden
Die Projektplanung legt fest, welche Aufgaben, Termine, Ressourcen und Abläufe für ein Projekt vorgesehen sind.
Die Projektsteuerung begleitet die laufende Umsetzung. Dabei werden Status, Fortschritt und mögliche Abweichungen berücksichtigt.
Visual Planning® kann geplante und aktuelle Informationen in gemeinsamen oder getrennten Ansichten darstellen.
Dadurch erhalten Projektverantwortliche eine Grundlage, um Änderungen zu beurteilen und die weitere Planung anzupassen.
Projektfortschritt nachvollziehbar darstellen
Aufgaben können mit Statusangaben, Terminen, Verantwortlichkeiten und weiteren Projektinformationen verbunden werden.
Fortschritte, Rückmeldungen und erledigte Arbeitspakete lassen sich abhängig vom aufgebauten Prozess erfassen.
Berichte und gefilterte Ansichten können Projektleitern helfen, Verzögerungen und offene Aufgaben frühzeitig zu erkennen.
Die Qualität der Auswertungen hängt von der Aktualität und Vollständigkeit der gepflegten beziehungsweise übernommenen Daten ab.
Mehrere Projekte gleichzeitig koordinieren
Im Multiprojektmanagement konkurrieren verschiedene Projekte häufig um dieselben Mitarbeiter, Maschinen oder finanziellen und organisatorischen Kapazitäten.
Visual Planning® kann mehrere Projekte in einer gemeinsamen Übersicht darstellen und die jeweiligen Ressourcenzuordnungen sichtbar machen.
Prioritäten, Projektarten, Status und Organisationseinheiten können als Filter- oder Gruppierungsmerkmale verwendet werden.
Mögliche Konflikte werden dadurch während der Planung erkennbar. Die Entscheidung über Prioritäten und Ressourcenumverteilungen bleibt bei den zuständigen Projektverantwortlichen.
Ressourcen und Kapazitäten projektübergreifend planen
Mitarbeiter und weitere Ressourcen können in mehreren Projekten eingesetzt werden. Ihre bestehenden Belegungen und freien Zeiträume werden in den jeweiligen Ansichten dargestellt.
Auslastungsdarstellungen können dabei helfen, Überlastungen oder nicht genutzte Kapazitäten zu erkennen.
Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenplanung und Poolressourcenplanung .
Projektdokumentation zentral ergänzen
Aufgaben und Termine können abhängig von der Konfiguration mit Beschreibungen, Statusangaben, Verantwortlichkeiten und ergänzenden Informationen versehen werden.
Dokumente, Verweise oder weitere Projektinformationen können entsprechend dem aufgebauten Prozess bei den zugehörigen Planungselementen hinterlegt werden.
Dadurch werden planungsrelevante Informationen direkt im Zusammenhang mit den jeweiligen Aufgaben und Projektphasen dargestellt.
Visual Planning® ersetzt jedoch kein spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem. Bei umfangreichen Dokumentenprozessen kann eine Anbindung an vorhandene Systeme sinnvoll sein.
Häufige Fragen zur digitalen Projektplanung
Was versteht man unter digitaler Projektplanung?
Digitale Projektplanung bezeichnet die zentrale Planung und Koordination von Projekten, Aufgaben, Terminen, Mitarbeitern, Ressourcen und Kapazitäten mit einer Software.
Welche Aufgaben umfasst die Projektplanung?
Dazu gehören unter anderem die Aufgabenplanung, Terminplanung, Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung, Teamkoordination sowie die Darstellung von Projektphasen und Meilensteinen.
Warum ist digitale Projektplanung wichtig?
Sie schafft eine gemeinsame Übersicht über Projekte, Aufgaben, Termine und benötigte Ressourcen. Änderungen, Engpässe und mögliche Überschneidungen werden dadurch schneller sichtbar.
Wie funktioniert digitale Projektplanung?
Projekte werden in einer digitalen Plantafel mit Aufgaben, Terminen, Mitarbeitern und weiteren Ressourcen verbunden. Berechtigte Anwender können die Planung zentral bearbeiten.
Welche Vorteile bietet digitale Projektplanung?
Sie verbessert die Transparenz über Projekttermine, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kapazitäten. Kurzfristige Änderungen können zentral in der Planung berücksichtigt werden.
Warum reicht Excel für komplexe Projektplanung häufig nicht aus?
Bei vielen Projekten, Aufgaben und Ressourcen entstehen schnell unterschiedliche Tabellenstände. Abhängigkeiten, Überschneidungen und Änderungen müssen manuell nachgeführt werden.
Welche Nachteile hat Projektplanung mit Excel?
Änderungen müssen häufig in mehreren Dateien vorgenommen werden. Dadurch können Versionskonflikte, Übertragungsfehler und unvollständige Planungsinformationen entstehen.
Wie lassen sich Projekte übersichtlich planen?
Projekte können gemeinsam mit Phasen, Aufgaben, Terminen, Verantwortlichkeiten und benötigten Ressourcen in grafischen Ansichten dargestellt werden.
Wie erkennt man Kapazitätsengpässe frühzeitig?
Auslastungs- und Kapazitätsansichten stellen bestehende Belegungen und freie Zeiträume gegenüber. Dadurch werden mögliche Engpässe bereits während der Planung sichtbar.
Wie unterstützt digitale Projektplanung die Ressourcenplanung?
Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge und weitere Ressourcen können Projekten, Aufgaben und Zeiträumen zugeordnet werden. Bestehende Belegungen werden bei der weiteren Planung sichtbar.
Wie plant man mehrere Projekte gleichzeitig?
Mehrere Projekte können in gemeinsamen oder getrennten Ansichten dargestellt und hinsichtlich Terminen, Prioritäten, Ressourcen und Kapazitäten parallel geplant werden.
Wie hilft digitale Projektplanung bei kurzfristigen Änderungen?
Terminänderungen, neue Anforderungen oder Ressourcenausfälle können zentral eingetragen und bei der weiteren Planung berücksichtigt werden.
Wie verbessert digitale Projektplanung die Zusammenarbeit?
Berechtigte Anwender arbeiten auf Grundlage eines gemeinsamen Planungsstands. Aufgaben, Termine und Ressourcenzuordnungen werden dadurch zentral nachvollziehbar.
Reduziert digitale Projektplanung automatisch Terminüberschreitungen?
Transparente Projekt- und Kapazitätsansichten können dabei helfen, Verzögerungen und Engpässe früher zu erkennen. Terminüberschreitungen werden dadurch jedoch nicht automatisch verhindert.
Wie unterstützt Projektplanung die Aufgabenkoordination?
Aufgaben können geplant, priorisiert und Mitarbeitern oder Teams zugeordnet werden. Status, Termine und Änderungen lassen sich abhängig von der Konfiguration zentral darstellen.
Was ist der Unterschied zwischen Projektplanung und Projektsteuerung?
Die Projektplanung definiert vorgesehene Aufgaben, Termine, Ressourcen und Abläufe. Die Projektsteuerung begleitet die Umsetzung und berücksichtigt Status, Abweichungen und notwendige Anpassungen.
Wie unterstützt digitale Projektplanung das Multiprojektmanagement?
Mehrere Projekte können gemeinsam betrachtet und hinsichtlich Ressourcen, Kapazitäten, Terminen und Prioritäten aufeinander abgestimmt werden.
Kann digitale Projektplanung mobil genutzt werden?
Abhängig von Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung können freigegebene Planungsinformationen im Browser oder auf geeigneten mobilen Endgeräten bereitgestellt werden.
Welche Vorteile bietet eine gehostete Projektplanung?
Eine gehostete Lösung stellt Visual Planning® in einer zentral betriebenen Systemumgebung bereit. Zugriff, Datensicherung, Verantwortlichkeiten und mögliche Schnittstellen richten sich nach dem gewählten Hostingmodell.
Für welche Unternehmen eignet sich digitale Projektplanung?
Sie eignet sich unter anderem für Industrieunternehmen, Dienstleister, Agenturen, Handwerksbetriebe, Projektorganisationen und Unternehmen mit mehreren parallelen Projekten und gemeinsam genutzten Ressourcen.
Wie verbessert digitale Projektplanung die Transparenz?
Projekte, Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten und Ressourcen werden in einer zentralen Planung dargestellt. Berechtigte Anwender arbeiten dadurch auf Grundlage eines gemeinsamen Planungsstands.
Wie reduziert digitale Projektplanung Planungsfehler?
Zentrale Datenhaltung, nachvollziehbare Änderungen, Planungsregeln und transparente Projektübersichten können dabei helfen, Doppelbelegungen, Übertragungsfehler und Kommunikationsprobleme deutlich zu reduzieren.
Verwandte Themen zur Projektplanung
Eine effiziente Projektplanung benötigt eine transparente Ressourcenplanung, um Mitarbeiter, Kapazitäten und Projekte zentral in Echtzeit zu koordinieren.
Mit einer integrierten Personaleinsatzplanung können Teams, Fachkräfte und Projektmitarbeiter effizient verschiedenen Aufgaben und Projekten zugeordnet werden.
Eine digitale Produktionsplanung unterstützt Unternehmen dabei, Produktionsaufträge, Termine und Fertigungsressourcen optimal in Projekte einzubinden.
Durch die Verbindung mit der Maschinenplanung lassen sich Maschinen, Anlagen und technische Ressourcen effizient auf Projekte und Produktionsprozesse verteilen.
Unternehmen profitieren zusätzlich von einer zentralen Poolressourcenplanung, um gemeinsame Ressourcen standortübergreifend flexibel und transparent zu koordinieren.
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