Zuverlässige Plantafel für eine exzellente Kundendienstplanung und Außendienstplanung
Kundendienstplanung und Außendienstplanung kann sehr komplex werden: ob beim Kunden zu Hause, in einem Unternehmen oder auch unterwegs.
Wie Sie Ihre Produktivität steigern können
Die Planung von Kundendienst, Service und Aussendienst wird schnell komplex, sobald mehrere Mitarbeiter, Fahrzeuge, Termine, Kunden und Einsatzorte miteinander koordiniert werden müssen.
Zusätzlich beeinflussen kurzfristige Störungen, neue Kundenanfragen, Terminverschiebungen, Abwesenheiten und unterschiedliche Qualifikationen die tägliche Einsatzplanung.
Visual Planning® führt Serviceaufträge, Mitarbeiter, Teams, Fahrzeuge, Kunden, Standorte und weitere Ressourcen in einer zentralen und konfigurierbaren digitalen Plantafel zusammen.
Planungsverantwortliche erhalten dadurch eine gemeinsame Übersicht über bestehende Einsätze, freie Kapazitäten und mögliche zeitliche Überschneidungen.
Änderungen können abhängig von der Konfiguration per Drag-and-drop vorgenommen und berechtigten Anwendern zentral bereitgestellt werden.
Mitarbeiter, Fahrzeuge und Serviceaufträge gemeinsam planen
Aussendienstmitarbeiter und Serviceteams bewegen sich häufig mit Fahrzeugen, Werkzeugen und Material zwischen verschiedenen Kunden und Einsatzorten.
Für jeden Auftrag muss geprüft werden, welche Mitarbeiter zum vorgesehenen Zeitpunkt verfügbar sind und über die notwendigen Qualifikationen verfügen.
Gleichzeitig müssen Fahrzeuge, Werkzeuge, Ersatzteile, Zugangsberechtigungen oder weitere Betriebsmittel berücksichtigt werden.
Visual Planning® kann diese Informationen in einer gemeinsamen Planungsansicht darstellen. Serviceaufträge lassen sich Mitarbeitern, Teams, Fahrzeugen und Zeitfenstern zuordnen.
Planungsregeln und Warnungen können abhängig von der Konfiguration auf Doppelbelegungen, fehlende Verfügbarkeiten oder ungeeignete Ressourcenzuordnungen hinweisen.
Die Software unterstützt damit die tägliche Disposition, ersetzt jedoch nicht die fachliche Beurteilung durch die zuständigen Service- und Einsatzleiter.
Funktionen für Kundendienst- und Aussendienstplanung
Welche Funktionen eingesetzt werden, richtet sich nach den Serviceprozessen, den vorhandenen Daten und der konkreten Konfiguration von Visual Planning®.
Zentrale Einsatzplanung
Serviceaufträge, Termine, Mitarbeiter und Teams werden in einer gemeinsamen Planungsübersicht dargestellt.
Qualifikationen
Fähigkeiten, Schulungen, Zertifikate und weitere Mitarbeitermerkmale können bei der Zuordnung berücksichtigt werden.
Fahrzeugdisposition
Servicefahrzeuge können entsprechend ihrer Verfügbarkeit und Ausstattung den jeweiligen Einsätzen zugeordnet werden.
Flexible Umplanung
Neue Aufträge, Terminänderungen oder Ausfälle lassen sich zentral in der Einsatzplanung berücksichtigen.
Kapazitätsübersicht
Belegte und freie Zeiträume können für Mitarbeiter, Teams und weitere Ressourcen dargestellt werden.
Status und Rückmeldungen
Auftragsstatus, Rückmeldungen und weitere Einsatzinformationen können abhängig vom aufgebauten Prozess erfasst werden.
Benutzerrechte
Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten lassen sich entsprechend den Aufgaben der jeweiligen Anwender begrenzen.
Auswertungen
Auslastungen, Auftragsstatus und weitere Planungsdaten können in individuell aufgebauten Berichten dargestellt werden.
Schnittstellen
Kunden-, Mitarbeiter- und Auftragsdaten können abhängig vom Projekt aus bestehenden Systemen übernommen werden.
Qualifikationen und Anforderungen berücksichtigen
Nicht jeder Mitarbeiter kann jeden Serviceauftrag übernehmen. Bestimmte Tätigkeiten erfordern besondere Qualifikationen, Zertifikate, Produkterfahrung oder technische Kenntnisse.
Visual Planning® kann entsprechende Mitarbeitermerkmale und Auftragsanforderungen in der Planung darstellen.
Dadurch erhalten Disponenten eine bessere Grundlage für die Auswahl geeigneter Mitarbeiter und Teams.
Ob eine Zuordnung automatisch geprüft oder lediglich visuell unterstützt wird, richtet sich nach den definierten Planungsregeln.
Fahrzeuge, Werkzeuge und Material koordinieren
Für viele Serviceeinsätze müssen neben dem Mitarbeiter auch ein geeignetes Fahrzeug, Werkzeuge, Ersatzteile oder andere Betriebsmittel verfügbar sein.
Diese Ressourcen können gemeinsam mit dem Auftrag geplant und in der jeweiligen Einsatzübersicht dargestellt werden.
Fahrzeugausstattung, Kapazität, Standort und bestehende Belegungen lassen sich abhängig von der Konfiguration bei der Disposition berücksichtigen.
Eine automatische Tourenoptimierung oder Verkehrsnavigation ist nicht grundsätzlich Bestandteil der Planung. Entsprechende Funktionen können über geeignete Drittsysteme eingebunden werden.
Typische Einsatzgebiete der Aussendienstplanung
Visual Planning® kann für unterschiedliche mobile Service-, Wartungs- und Kundendienstprozesse konfiguriert werden.
- Technischer Kundendienst
- Wartungs- und Reparatureinsätze
- Montage- und Installationsteams
- Heizung, Lüftung und Klimatechnik
- Maschinen- und Anlagenservice
- Gebäudetechnik und Facility Management
- IT- und Telekommunikationsservice
- Prüf- und Inspektionsdienste
- Handwerks- und Serviceteams
- Mobile Beratung und Betreuung
- Liefer- und Austauschaufträge
- Standortübergreifende Serviceteams
Einsatzinformationen mobil bereitstellen
Abhängig von Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung können freigegebene Planungsinformationen im Browser oder auf geeigneten mobilen Endgeräten bereitgestellt werden.
Servicetechniker können dadurch definierte Informationen zu Kunden, Einsatzorten, Aufgaben und Terminen ausserhalb eines stationären Arbeitsplatzes abrufen.
Rückmeldungen, Statusänderungen, Arbeitszeiten oder ergänzende Angaben können abhängig vom aufgebauten Prozess erfasst werden.
Welche Daten sichtbar oder bearbeitbar sind, wird über Benutzerrechte und die konkrete Systemkonfiguration geregelt.
Bestehende Systeme anbinden
Kunden-, Auftrags-, Mitarbeiter- und Fahrzeugdaten können abhängig vom jeweiligen Projekt aus ERP-, CRM-, Personal-, Ticket- oder Servicesystemen übernommen werden.
Planungsinformationen und Rückmeldungen können ebenfalls an andere Anwendungen übertragen werden, sofern geeignete Schnittstellen zur Verfügung stehen.
Art, Richtung und Aktualisierungsintervall des Datenaustauschs werden während der Anforderungs- und Schnittstellenanalyse festgelegt.
Visual Planning® kann damit vorhandene Systeme um flexible, grafische Planungs- und Dispositionsansichten ergänzen.
Häufige Fragen zur digitalen Kundendienst- und Aussendienstplanung
Was versteht man unter Kundendienst- und Aussendienstplanung?
Kundendienst- und Aussendienstplanung bezeichnet die zentrale Koordination von Serviceaufträgen, Mitarbeitern, Teams, Fahrzeugen, Betriebsmitteln, Kunden, Einsatzorten und Terminen.
Welche Aufgaben umfasst die Aussendienstplanung?
Dazu gehören Einsatzplanung, Terminverwaltung, Mitarbeiterkoordination, Fahrzeugdisposition, Kapazitätsplanung und die Zuordnung weiterer benötigter Ressourcen.
Warum ist digitale Kundendienstplanung wichtig?
Sie schafft eine zentrale Übersicht über Serviceaufträge, Termine und verfügbare Ressourcen. Änderungen und mögliche Engpässe werden dadurch schneller sichtbar.
Wie funktioniert digitale Aussendienstplanung?
Serviceaufträge werden in einer digitalen Plantafel Mitarbeitern, Teams, Fahrzeugen und Zeitfenstern zugeordnet. Berechtigte Anwender können die Planung zentral bearbeiten.
Welche Vorteile bietet digitale Kundendienstplanung?
Sie verbessert die Übersicht über Aufträge, Verfügbarkeiten, Termine und Kapazitäten. Kurzfristige Änderungen können zentral in der Planung berücksichtigt werden.
Warum reicht Excel für komplexe Aussendienstplanung häufig nicht aus?
Bei vielen Mitarbeitern, Fahrzeugen und kurzfristigen Änderungen entstehen schnell unterschiedliche Tabellenstände. Überschneidungen und Abhängigkeiten müssen manuell geprüft werden.
Welche Nachteile hat Kundendienstplanung mit Excel?
Änderungen müssen häufig in mehreren Dateien nachgeführt werden. Dadurch können Versionskonflikte, Übertragungsfehler und unvollständige Informationen entstehen.
Wie lassen sich Serviceeinsätze effizient planen?
Aufträge können entsprechend ihrer Anforderungen geeigneten Mitarbeitern, Teams, Fahrzeugen und Zeitfenstern zugeordnet werden.
Wie koordiniert man mehrere Aussendienstmitarbeiter gleichzeitig?
Mehrere Mitarbeiter, Teams, Standorte und Serviceaufträge können in gemeinsamen oder getrennten Planungsansichten dargestellt werden.
Wie können Doppelbelegungen erkannt werden?
Bestehende Zuordnungen und Verfügbarkeiten werden zentral dargestellt. Konfigurierbare Warnungen können auf zeitliche Überschneidungen hinweisen.
Wie erkennt man Kapazitätsengpässe im Aussendienst?
Auslastungs- und Kapazitätsansichten stellen bestehende Belegungen und freie Zeiträume gegenüber. Dadurch werden mögliche Engpässe bereits während der Planung sichtbar.
Wie hilft digitale Kundendienstplanung bei kurzfristigen Änderungen?
Neue Aufträge, Terminverschiebungen, Mitarbeiterausfälle oder geänderte Prioritäten können zentral eingetragen und bei der Neuplanung berücksichtigt werden.
Verbessert digitale Aussendienstplanung automatisch die Reaktionszeiten?
Eine zentrale Planungsübersicht kann Disponenten dabei unterstützen, verfügbare Mitarbeiter und Zeitfenster schneller zu erkennen. Die tatsächliche Reaktionszeit hängt jedoch auch von Kapazität, Entfernung und Auftragsanforderungen ab.
Wie unterstützt digitale Aussendienstplanung die Fahrzeugdisposition?
Fahrzeuge können entsprechend ihrer Verfügbarkeit, Ausstattung und bestehenden Belegung den jeweiligen Serviceeinsätzen zugeordnet werden.
Reduziert digitale Kundendienstplanung automatisch Leerzeiten?
Die zentrale Übersicht kann dabei helfen, freie Kapazitäten und Anschlussaufträge besser zu erkennen. Leer- und Fahrzeiten werden dadurch jedoch nicht automatisch vollständig vermieden.
Können Qualifikationen der Servicetechniker berücksichtigt werden?
Qualifikationen, Zertifikate, Produkterfahrung und weitere Mitarbeitermerkmale können abhängig von der Konfiguration bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden.
Kann digitale Aussendienstplanung mobil genutzt werden?
Abhängig von Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung können freigegebene Planungsinformationen im Browser oder auf geeigneten mobilen Endgeräten bereitgestellt werden.
Welche Vorteile bietet eine gehostete Kundendienstplanung?
Eine gehostete Lösung stellt Visual Planning® in einer zentral betriebenen Systemumgebung bereit. Zugriff, Datensicherung, Verantwortlichkeiten und mögliche Schnittstellen richten sich nach dem gewählten Hostingmodell.
Für welche Unternehmen eignet sich digitale Aussendienstplanung?
Sie eignet sich für Serviceunternehmen, Handwerksbetriebe, technischen Kundendienst, Wartungsunternehmen, Anlagenbau, Gebäudetechnik und weitere Unternehmen mit mobilen Teams.
Wie verbessert digitale Kundendienstplanung die Transparenz?
Serviceaufträge, Mitarbeiter, Fahrzeuge, Termine und Verfügbarkeiten werden in einer zentralen Planung dargestellt. Berechtigte Anwender arbeiten dadurch auf Grundlage eines gemeinsamen Planungsstands.
Wie reduziert digitale Aussendienstplanung Planungsfehler?
Zentrale Datenhaltung, nachvollziehbare Änderungen, Planungsregeln und transparente Einsatzübersichten können dabei helfen, Doppelplanungen, Übertragungsfehler und Kommunikationsprobleme zu reduzieren.
Verwandte Themen zur Kundendienst- und Außendienstplanung
Eine effiziente Kundendienst- und Außendienstplanung benötigt eine transparente Ressourcenplanung, um Serviceeinsätze, Mitarbeiter und verfügbare Kapazitäten in Echtzeit zu koordinieren.
Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung können Techniker, Monteure und Außendienstmitarbeiter nach Qualifikationen, Regionen und Verfügbarkeiten effizient eingeplant werden.
Eine integrierte Fuhrparkplanung verbessert die Koordination von Servicefahrzeugen, Touren und mobilen Einsätzen im Außendienst.
Durch die Verbindung mit der Projektplanung lassen sich Serviceprojekte, Wartungstermine und Außendiensteinsätze zentral steuern und überwachen.
Unternehmen profitieren zusätzlich von einer flexiblen Verwaltung von Poolressourcen, um Mitarbeiter, Fahrzeuge und technische Ressourcen optimal auszulasten.
Gestalten Sie Ihren Kundendienst effizient
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