Die komplette Onlinelösung für das Personal-Management
Transparente und aktuelle Informationen über Qualifikation, Produktivität, Leistung und Leistungsfähigkeit der Teams stehen mit der elektronischen Planungssoftware Visual Planning zur Verfügung. perfekt für das Personal-Management
Wie Sie Ihr Personal-Management verbessern können
Mitarbeiter, Qualifikationen und verfügbare Kapazitäten gehören zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Um sie sinnvoll einzusetzen, benötigen Personalverantwortliche und Führungskräfte eine aktuelle Übersicht über Verfügbarkeiten, Aufgaben, Abwesenheiten und bestehende Zuordnungen.
Gleichzeitig müssen Schulungen, Zertifizierungen, Beurteilungszyklen und weitere mitarbeiterbezogene Informationen berücksichtigt werden. Werden diese Daten in mehreren Tabellen oder Anwendungen gepflegt, entstehen schnell unterschiedliche Informationsstände.
Visual Planning® führt planungsrelevante Mitarbeiterdaten in einer zentralen und konfigurierbaren Übersicht zusammen. Dadurch lassen sich Teams, Aufgaben, Termine und Kapazitäten transparenter koordinieren.
Welche Daten direkt in Visual Planning® gepflegt oder über Schnittstellen aus vorhandenen Personal-, Zeitwirtschafts- oder ERP-Systemen übernommen werden, richtet sich nach den betrieblichen Anforderungen.
Personalinformationen für die Planung nutzbar machen
Visual Planning® kann Mitarbeiter, Teams, Tätigkeiten, Verfügbarkeiten und planungsrelevante Merkmale in unterschiedlichen Ansichten darstellen.
Abhängig von der Konfiguration können unter anderem Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen, Schulungen, Zertifizierungen und bestehende Einsatzzuordnungen berücksichtigt werden.
Auslastungs- und Kapazitätsansichten unterstützen Planungsverantwortliche dabei, freie Zeiträume und mögliche Überlastungen zu erkennen. Sie ersetzen jedoch nicht die fachliche Beurteilung durch Personalverantwortliche und Führungskräfte.
Benutzer- und Zugriffsrechte legen fest, welche Informationen einzelne Anwender sehen oder bearbeiten dürfen. Dadurch können sensible oder nicht benötigte Daten entsprechend der jeweiligen Rolle eingeschränkt werden.
Änderungen an der Planung stehen berechtigten Anwendern zentral zur Verfügung. Dadurch lassen sich voneinander abweichende Tabellenstände und mehrfach gepflegte Einsatzlisten reduzieren.
Zentrale Funktionen im Personal-Management
Welche Funktionen eingesetzt werden, richtet sich nach den Personalprozessen, den vorhandenen Daten und der konkreten Konfiguration von Visual Planning®.
Mitarbeiterübersicht
Mitarbeiter, Teams, Abteilungen und weitere Organisationseinheiten können zentral dargestellt werden.
Qualifikationen
Fähigkeiten, Schulungen, Zertifikate und weitere Mitarbeitermerkmale lassen sich abhängig von der Konfiguration berücksichtigen.
Abwesenheiten
Urlaub, Schulungen und andere Abwesenheiten können als Termine oder Verfügbarkeitsinformationen in die Planung einbezogen werden.
Kapazitätsplanung
Geplante Auslastungen und verfügbare Kapazitäten können für Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen dargestellt werden.
Aufgaben und Einsätze
Mitarbeiter lassen sich Projekten, Aufgaben, Schichten, Terminen oder Einsatzorten zuordnen.
Berichte und Auswertungen
Planungsdaten, Auslastungen und Statusinformationen können in konfigurierbaren Ansichten und Berichten ausgewertet werden.
Arbeitszeiten und Tätigkeiten transparent darstellen
Geplante und erfasste Zeiten können abhängig vom aufgebauten Prozess mit Aufgaben, Projekten oder weiteren Planungsinformationen verknüpft werden.
Tätigkeiten und Einsatzzeiträume lassen sich in einer grafischen Planung darstellen und berechtigten Mitarbeitern oder Teams zuordnen.
Ob Visual Planning® als führendes System für Zeitinformationen eingesetzt wird oder Daten aus einer bestehenden Zeiterfassungsanwendung übernimmt, wird im jeweiligen Projekt festgelegt.
Rückmeldungen, Statusangaben und Bearbeitungszeiten können abhängig von der Konfiguration als Grundlage für Berichte und Auswertungen dienen.
Personalmanagement und Personaleinsatzplanung verbinden
Personal-Management stellt planungsrelevante Informationen über Mitarbeiter, Qualifikationen und Verfügbarkeiten bereit. Die Personaleinsatzplanung nutzt diese Daten für die konkrete Zuordnung zu Aufgaben, Schichten, Projekten oder Standorten.
Durch die gemeinsame Darstellung lassen sich Anforderungen und verfügbare Mitarbeiter besser miteinander vergleichen.
Planungsregeln können abhängig von der Konfiguration auf fehlende Qualifikationen, Abwesenheiten oder bestehende Belegungen hinweisen.
Weitere Informationen finden Sie unter Personaleinsatzplanung .
Schulungen, Qualifikationen und Zertifizierungen planen
Qualifikationen und Weiterbildungen können als planungsrelevante Informationen mit Mitarbeitern, Aufgaben und Terminen verbunden werden.
- Mitarbeiter und Teams
- Qualifikationen und Kompetenzen
- Schulungen und Weiterbildungstermine
- Zertifikate und Gültigkeitszeiträume
- Beurteilungs- und Gesprächszyklen
- Abwesenheiten während Schulungen
- Schulungsräume und Betriebsmittel
- Trainer und verantwortliche Mitarbeiter
- Aufgaben und vorbereitende Tätigkeiten
- Dokumente und ergänzende Informationen
- Status und Teilnahmeinformationen
- Auswertungen und Terminübersichten
Visual Planning® ist kein vorgegebenes Personalinformationssystem. Welche Mitarbeiterdaten, Dokumente und Prozesse abgebildet werden, wird entsprechend den betrieblichen Anforderungen und Datenschutzvorgaben festgelegt.
Häufige Fragen zum digitalen Personal-Management
Was versteht man unter digitalem Personal-Management?
Digitales Personal-Management bezeichnet die zentrale Verwaltung und Planung von Mitarbeitern, Teams, Qualifikationen, Verfügbarkeiten und weiteren planungsrelevanten Personalinformationen mit einer Software.
Welche Aufgaben umfasst Personal-Management?
Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Qualifikationen, Abwesenheiten, Schulungen, Kapazitäten und planungsrelevanten Zuordnungen.
Warum ist digitales Personal-Management wichtig?
Eine zentrale Übersicht verbessert die Transparenz über Mitarbeiter, Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Änderungen und mögliche Engpässe werden dadurch schneller sichtbar.
Wie funktioniert digitales Personal-Management?
Mitarbeiter, Teams und planungsrelevante Informationen werden in konfigurierbaren Ansichten zusammengeführt. Berechtigte Anwender können Daten und Zuordnungen zentral bearbeiten.
Welche Vorteile bietet digitales Personal-Management?
Es schafft eine gemeinsame Informationsgrundlage für Personalverantwortliche, Führungskräfte und Planungsverantwortliche. Mehrfach gepflegte Listen und voneinander abweichende Planungsstände können dadurch reduziert werden.
Warum reicht Excel für komplexes Personal-Management häufig nicht aus?
Bei vielen Mitarbeitern, unterschiedlichen Qualifikationen und kurzfristigen Änderungen entstehen schnell mehrere Tabellenstände. Abhängigkeiten und Überschneidungen müssen manuell geprüft werden.
Welche Nachteile hat Personalplanung mit Excel?
Änderungen müssen häufig in mehreren Dateien nachgeführt werden. Dadurch können Versionskonflikte, Übertragungsfehler und unvollständige Informationen entstehen.
Wie lassen sich Mitarbeiter übersichtlich planen?
Mitarbeiter können in einer digitalen Plantafel Teams, Projekten, Aufgaben, Schichten oder Einsatzorten zugeordnet werden.
Wie erkennt man Kapazitätsengpässe frühzeitig?
Auslastungs- und Kapazitätsansichten stellen bestehende Belegungen und freie Zeiträume gegenüber. Dadurch werden mögliche Engpässe bereits während der Planung sichtbar.
Wie können Doppelbelegungen erkannt werden?
Bestehende Zuordnungen und Verfügbarkeiten werden zentral dargestellt. Konfigurierbare Warnungen können auf zeitliche Überschneidungen hinweisen.
Wie unterstützt Personal-Management die Schichtplanung?
Mitarbeiter und Teams können Schichten oder definierten Einsatzzeiträumen zugeordnet werden. Arbeitszeit- und Schichtregeln müssen entsprechend den betrieblichen Anforderungen konfiguriert werden.
Wie plant man mehrere Teams gleichzeitig?
Mehrere Teams, Abteilungen, Projekte oder Standorte können in gemeinsamen oder getrennten Ansichten dargestellt und parallel geplant werden.
Wie hilft digitales Personal-Management bei kurzfristigen Änderungen?
Abwesenheiten, neue Aufgaben, Terminverschiebungen und geänderte Prioritäten können zentral eingetragen und in der Planung berücksichtigt werden.
Wie unterstützt Personal-Management die Kapazitätsplanung?
Geplante Belegungen und verfügbare Kapazitäten können für Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen dargestellt und ausgewertet werden.
Wie können Urlaubszeiten und Abwesenheiten berücksichtigt werden?
Abwesenheiten können als Termine oder Verfügbarkeitsinformationen hinterlegt beziehungsweise über eine Schnittstelle aus einem anderen System übernommen werden.
Können Qualifikationen und Zertifikate verwaltet werden?
Qualifikationen, Schulungen, Zertifizierungen und Gültigkeitszeiträume können abhängig von der Konfiguration als Mitarbeitermerkmale hinterlegt und bei der Planung berücksichtigt werden.
Kann digitales Personal-Management mobil genutzt werden?
Abhängig von Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung können freigegebene Planungsinformationen über den Browser oder auf geeigneten mobilen Endgeräten bereitgestellt werden.
Welche Vorteile bietet eine gehostete Lösung?
Eine gehostete Lösung stellt Visual Planning® in einer zentral betriebenen Systemumgebung bereit. Zugriff, Datensicherung, Verantwortlichkeiten und mögliche Schnittstellen richten sich nach dem gewählten Hostingmodell.
Für welche Unternehmen eignet sich digitales Personal-Management?
Es eignet sich für Industrie, Produktion, Dienstleistungen, Handwerk und weitere Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, Teams, Qualifikationen oder parallelen Einsatzbereichen.
Wie verbessert digitales Personal-Management die Transparenz?
Mitarbeiter, Teams, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Kapazitäten werden in einer zentralen Planung dargestellt. Berechtigte Anwender arbeiten dadurch auf Grundlage eines gemeinsamen Informationsstands.
Wie reduziert digitales Personal-Management Planungsfehler?
Zentrale Datenhaltung, nachvollziehbare Änderungen, Planungsregeln und transparente Einsatzübersichten können dabei helfen, Doppelbelegungen, Übertragungsfehler und Kommunikationsprobleme zu reduzieren.
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