Optimale Veranstaltungsplanung mit Visual Planning®

Visual Planning® unterstützt Unternehmen bei der zentralen Planung von Veranstaltungen, Mitarbeitern, Räumen, Technik, Fahrzeugen, Aufgaben und Terminen. Die individuell konfigurierbare Plantafel schafft eine gemeinsame Übersicht über alle planungsrelevanten Ressourcen.

Veranstaltungen und Ressourcen zentral planen

Die Veranstaltungsplanung umfasst weit mehr als die Festlegung eines Termins. Mitarbeiter, externe Dienstleister, Räume, Technik, Fahrzeuge, Material und zahlreiche Einzelaufgaben müssen zeitlich und organisatorisch aufeinander abgestimmt werden.

Besonders anspruchsvoll wird die Koordination, wenn mehrere Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden oder dieselben Ressourcen für unterschiedliche Termine benötigt werden.

Visual Planning® führt Veranstaltungen, Aufgaben und benötigte Ressourcen in einer zentralen digitalen Plantafel zusammen. Berechtigte Anwender erhalten dadurch eine gemeinsame Übersicht über Termine, Belegungen, Verantwortlichkeiten und verfügbare Kapazitäten.

Änderungen können abhängig von der Konfiguration direkt in der Planung vorgenommen werden. Die Auswirkungen auf Mitarbeiter, Räume, Technik oder weitere Ressourcen werden in den entsprechenden Ansichten sichtbar.

Planung einer Veranstaltung mit Bühne, Technik und Teilnehmerbereichen

Funktionen für eine übersichtliche Veranstaltungsplanung

Welche Funktionen und Informationen eingesetzt werden, richtet sich nach den Veranstaltungsarten, den betrieblichen Abläufen und der konkreten Konfiguration von Visual Planning®.

Veranstaltungsübersicht

Veranstaltungen, Termine, Veranstaltungsorte und Verantwortlichkeiten werden in einer gemeinsamen Übersicht dargestellt.

Mitarbeiterplanung

Festangestellte, Aushilfen, Techniker und externe Dienstleister können Aufgaben und Zeiträumen zugeordnet werden.

Raumplanung

Säle, Bühnen, Besprechungsräume, Messestände und weitere Flächen lassen sich gemeinsam mit ihren Belegungen darstellen.

Technik und Equipment

Mikrofone, Mischpulte, Lichttechnik, Leinwände und weitere Betriebsmittel können Veranstaltungen zugeordnet werden.

Aufgaben und Abläufe

Aufbau, Proben, Einlass, Durchführung, Umbau und Abbau können als einzelne Aufgaben oder Zeiträume geplant werden.

Fahrzeugplanung

Lastwagen, Busse, Anhänger und weitere Fahrzeuge lassen sich Transport- und Veranstaltungsterminen zuordnen.

Flexible Umplanung

Termine und Ressourcenzuordnungen können bei Änderungen abhängig von der Konfiguration per Drag-and-drop angepasst werden.

Warnungen und Regeln

Planungsregeln können auf Doppelbelegungen, Überschneidungen oder fehlende Verfügbarkeiten hinweisen.

Berichte und Auswertungen

Auslastungen, Veranstaltungsstatus und weitere Planungsdaten können in konfigurierbaren Ansichten ausgewertet werden.

Auftrags- und Kundeninformationen koordinieren

Veranstaltungsaufträge können mit Kunden, Ansprechpartnern, Terminen, Orten und weiteren Informationen verknüpft werden.

Besondere Anforderungen, vereinbarte Leistungen und organisatorische Hinweise lassen sich abhängig von der Konfiguration direkt beim jeweiligen Auftrag hinterlegen.

Dadurch erhalten berechtigte Anwender eine gemeinsame Informationsgrundlage für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung.

Welche Kunden- und Auftragsdaten direkt in Visual Planning® gepflegt oder aus einem CRM- beziehungsweise ERP-System übernommen werden, wird im jeweiligen Projekt festgelegt.

Unterschiedliche Veranstaltungsarten abbilden

Visual Planning® kann für unterschiedliche interne und externe Veranstaltungsformate konfiguriert werden.

Messen und Ausstellungen
Konzerte und Festivals
Theater- und Bühnenaufführungen
Kongresse und Tagungen
Seminare und Schulungen
Firmenveranstaltungen
Sportveranstaltungen
Private Feiern und Empfänge

Ansichten, Statusangaben, Aufgaben und benötigte Ressourcen können entsprechend der jeweiligen Veranstaltungsart unterschiedlich aufgebaut werden.

Mitarbeiter und externe Dienstleister einplanen

Für Veranstaltungen werden häufig unterschiedliche interne und externe Mitarbeiter benötigt. Dazu können Organisation, Technik, Sicherheit, Gastronomie, Einlass oder Betreuung gehören.

Mitarbeiter und Teams lassen sich Veranstaltungen, Aufgaben und Zeiträumen zuordnen. Bestehende Einsätze und Abwesenheiten werden in der zentralen Planung sichtbar.

Qualifikationen, Zertifikate und weitere Mitarbeitermerkmale können abhängig von der Konfiguration bei der Auswahl berücksichtigt werden.

Externe Dienstleister lassen sich ebenfalls als Ressourcen oder Auftragspartner abbilden. Der tatsächliche Informationsumfang richtet sich nach dem jeweiligen Planungskonzept.

Verfügbarkeiten und Kapazitäten vergleichen

Auslastungs- und Kapazitätsansichten stellen geplante Belegungen und freie Zeiträume gegenüber.

Dadurch können Planungsverantwortliche erkennen, welche Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits eingesetzt sind und wo noch Kapazitäten zur Verfügung stehen.

Schwellenwerte und Farbanzeigen können abhängig von der Konfiguration auf hohe Belegungen oder mögliche Engpässe hinweisen.

Die Entscheidung über Prioritäten und alternative Ressourcenzuordnungen bleibt bei den zuständigen Planungsverantwortlichen.

Technik und Equipment gemeinsam mit der Veranstaltung planen

Technische Ausstattung und weitere Betriebsmittel können als eigenständige Ressourcen in die Veranstaltungsplanung aufgenommen werden.

Mikrofone und Funktechnik
Mischpulte und Audiotechnik
Lichttechnik und Scheinwerfer
Leinwände und Projektoren
Bühnen und Bühnenelemente
Oberbühnen und Traversensysteme
Kabel und Stromverteilung
Absperrungen und Sicherheitstechnik
Mobiliar und Ausstattung
Kräne und Hebemittel
Messestände und Präsentationsmaterial
Weitere veranstaltungsspezifische Ressourcen

Technische Ressourcen können mit Zeiträumen, Standorten und Veranstaltungen verknüpft werden. Planungsregeln können abhängig von der Konfiguration auf Überschneidungen oder fehlende Verfügbarkeiten hinweisen.

Fahrzeuge und Transporte koordinieren

Für den Transport von Mitarbeitern, Technik und Material werden je nach Veranstaltung unterschiedliche Fahrzeuge benötigt.

Lastwagen, Busse, Transporter, Anhänger und weitere Fahrzeuge können den jeweiligen Transportaufträgen oder Veranstaltungen zugeordnet werden.

Verfügbarkeiten, bestehende Einsätze, Wartungen und weitere Fahrzeugmerkmale lassen sich abhängig von der Konfiguration in der Planung berücksichtigen.

Weitere Informationen zur Fahrzeugdisposition finden Sie unter Fuhrparkplanung .

Aufbau, Durchführung und Abbau verbinden

Eine Veranstaltung besteht häufig aus mehreren miteinander verbundenen Phasen. Dazu gehören Anlieferung, Aufbau, technische Einrichtung, Proben, Durchführung und Abbau.

Diese Phasen können als einzelne Aufgaben oder Termine dargestellt und mit Mitarbeitern, Technik und weiteren Ressourcen verbunden werden.

Abhängigkeiten und Reihenfolgen lassen sich entsprechend dem aufgebauten Planungskonzept berücksichtigen.

Änderungen an einer Phase werden in der zentralen Planung sichtbar und können bei der weiteren Disposition berücksichtigt werden.

Mehrere Veranstaltungen gleichzeitig koordinieren

Bei mehreren parallelen Veranstaltungen können dieselben Mitarbeiter, Räume, Fahrzeuge oder technischen Ressourcen benötigt werden.

Visual Planning® stellt die jeweiligen Zuordnungen in gemeinsamen oder getrennten Planungsansichten dar.

Dadurch werden mögliche Überschneidungen bereits während der Planung sichtbar. Konfigurierbare Warnungen können zusätzlich auf Doppelbelegungen hinweisen.

Prioritäten, Statusangaben und Veranstaltungsphasen können entsprechend den Anforderungen des Unternehmens aufgebaut werden.

Bestehende Systeme und Daten einbinden

Kunden-, Auftrags-, Personal- oder Ressourcendaten können abhängig vom jeweiligen Projekt aus bestehenden Anwendungen übernommen werden.

Planungsinformationen und Rückmeldungen können ebenfalls an Drittsysteme übertragen werden, sofern geeignete Schnittstellen zur Verfügung stehen.

Art, Richtung und Aktualisierungsintervall des Datenaustauschs werden während der Anforderungs- und Schnittstellenanalyse festgelegt.

Visual Planning® kann vorhandene ERP-, CRM-, Ticket- oder weitere betriebliche Systeme damit um flexible grafische Planungsansichten ergänzen.

Häufige Fragen zur digitalen Veranstaltungsplanung

Was versteht man unter digitaler Veranstaltungsplanung?

Digitale Veranstaltungsplanung bezeichnet die zentrale Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Terminen, Mitarbeitern, Räumen, Technik, Fahrzeugen und weiteren Ressourcen mit einer Software.

Welche Aufgaben umfasst die Veranstaltungsplanung?

Dazu gehören unter anderem Terminplanung, Mitarbeiterplanung, Raumverwaltung, Technikplanung, Aufgabenkoordination, Transportplanung sowie die Organisation von Aufbau, Durchführung und Abbau.

Warum ist digitale Veranstaltungsplanung wichtig?

Sie schafft eine zentrale Übersicht über Veranstaltungen, Termine und benötigte Ressourcen. Änderungen, Überschneidungen und mögliche Engpässe werden dadurch schneller sichtbar.

Wie funktioniert digitale Veranstaltungsplanung?

Veranstaltungen werden in einer digitalen Plantafel mit Mitarbeitern, Räumen, Technik, Fahrzeugen, Aufgaben und Zeiträumen verbunden. Berechtigte Anwender können die Planung zentral bearbeiten.

Welche Vorteile bietet digitale Veranstaltungsplanung?

Sie verbessert die Übersicht über Termine, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und verfügbare Ressourcen. Kurzfristige Änderungen können zentral in der Planung berücksichtigt werden.

Warum reicht Excel für komplexe Veranstaltungsplanung häufig nicht aus?

Bei vielen Veranstaltungen, Mitarbeitern und Ressourcen entstehen schnell unterschiedliche Tabellenstände. Überschneidungen und Abhängigkeiten müssen manuell geprüft und nachgeführt werden.

Welche Nachteile hat Veranstaltungsplanung mit Excel?

Änderungen müssen häufig in mehreren Dateien vorgenommen werden. Dadurch können Versionskonflikte, Übertragungsfehler und unvollständige Informationen entstehen.

Wie lassen sich Veranstaltungen übersichtlich planen?

Veranstaltungen können gemeinsam mit Terminen, Aufgaben, Veranstaltungsorten und benötigten Ressourcen in einer grafischen Planung dargestellt werden.

Wie plant man mehrere Veranstaltungen gleichzeitig?

Mehrere Veranstaltungen können in gemeinsamen oder getrennten Ansichten dargestellt und hinsichtlich Terminen, Ressourcen und Kapazitäten parallel geplant werden.

Wie unterstützt digitale Veranstaltungsplanung die Ressourcenplanung?

Mitarbeiter, Räume, Technik, Fahrzeuge und weitere Ressourcen können mit ihren Verfügbarkeiten dargestellt und den jeweiligen Veranstaltungen zugeordnet werden.

Wie erkennt man Kapazitätsengpässe frühzeitig?

Kapazitäts- und Auslastungsansichten stellen bestehende Belegungen und freie Zeiträume gegenüber. Dadurch werden mögliche Engpässe bereits während der Planung sichtbar.

Wie können Doppelbelegungen erkannt werden?

Bestehende Zuordnungen und Verfügbarkeiten werden zentral dargestellt. Konfigurierbare Warnungen können auf zeitliche Überschneidungen hinweisen.

Wie hilft digitale Veranstaltungsplanung bei kurzfristigen Änderungen?

Terminänderungen, neue Anforderungen oder Ressourcenausfälle können zentral eingetragen und bei der weiteren Planung berücksichtigt werden.

Wie verbessert digitale Veranstaltungsplanung die Zusammenarbeit?

Berechtigte Anwender arbeiten auf Grundlage eines gemeinsamen Planungsstands. Aufgaben, Termine und Ressourcenzuordnungen werden dadurch zentral nachvollziehbar.

Wie unterstützt Veranstaltungsplanung die Personaleinsatzplanung?

Mitarbeiter und Teams können entsprechend ihrer Verfügbarkeit, Qualifikation und bestehenden Zuordnung Veranstaltungen, Aufgaben oder Einsatzbereichen zugewiesen werden.

Wie unterstützt digitale Veranstaltungsplanung die Technikplanung?

Technik und Equipment können als Ressourcen verwaltet und Veranstaltungen, Terminen oder Veranstaltungsphasen zugeordnet werden.

Reduziert digitale Veranstaltungsplanung automatisch den organisatorischen Aufwand?

Eine zentrale Planung kann mehrfache Datenpflege und manuelle Abstimmungen reduzieren. Der tatsächliche Aufwand hängt jedoch von den Prozessen, Daten und eingesetzten Schnittstellen ab.

Kann digitale Veranstaltungsplanung mobil genutzt werden?

Abhängig von Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung können freigegebene Planungsinformationen im Browser oder auf geeigneten mobilen Endgeräten bereitgestellt werden.

Welche Vorteile bietet eine gehostete Veranstaltungsplanung?

Eine gehostete Lösung stellt Visual Planning® in einer zentral betriebenen Systemumgebung bereit. Zugriff, Datensicherung, Verantwortlichkeiten und mögliche Schnittstellen richten sich nach dem gewählten Hostingmodell.

Für welche Unternehmen eignet sich digitale Veranstaltungsplanung?

Sie eignet sich unter anderem für Eventagenturen, Veranstalter, Messeorganisationen, Kultur- und Eventbetriebe, Kongresszentren, Bildungseinrichtungen und Unternehmen mit regelmässigen Veranstaltungen.

Wie verbessert digitale Veranstaltungsplanung die Transparenz?

Veranstaltungen, Termine, Räume, Mitarbeiter, Technik und Aufgaben werden in einer zentralen Planung dargestellt. Berechtigte Anwender arbeiten dadurch auf Grundlage eines gemeinsamen Planungsstands.

Wie reduziert digitale Veranstaltungsplanung Planungsfehler?

Zentrale Datenhaltung, nachvollziehbare Änderungen, Planungsregeln und transparente Veranstaltungsübersichten können dabei helfen, Doppelbelegungen, Übertragungsfehler und Kommunikationsprobleme zu reduzieren.

Wie unterstützt digitale Veranstaltungsplanung das Multi-Event-Management?

Mehrere Veranstaltungen können gemeinsam betrachtet und hinsichtlich Ressourcen, Kapazitäten, Terminen und Prioritäten aufeinander abgestimmt werden. Dadurch lassen sich Konflikte und Engpässe frühzeitig erkennen.