VP Dokumentenverwaltung – Ein integriertes DMS
Effiziente Dokumentenverwaltung mit Visual Planning®
In vielen Unternehmen ist die tägliche Arbeit eng mit einer Vielzahl von Dokumenten verbunden – seien es Verträge, Pläne, Nachweise, Berichte oder Anleitungen. Oft sind diese Informationen jedoch an verschiedenen Orten abgelegt, schwer auffindbar oder nicht direkt mit den relevanten Prozessen verknüpft. Genau hier setzt die Dokumentenverwaltung in Visual Planning® an. Mit dem optionalen Modul für die Dokumentenverwaltung lassen sich Dateien direkt in Ihre Planung integrieren. Dokumente können strukturiert Projekten, Aufgaben, Kunden, Ressourcen oder Mitarbeitenden zugeordnet werden. Dadurch schaffen Sie eine zentrale Informationsbasis, die jederzeit schnell zugänglich ist – für alle berechtigten Nutzer im Unternehmen.
Ob PDFs, Office-Dokumente, Bilder oder andere Formate: Die Verwaltung erfolgt sicher, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche. Änderungen und Versionen können dokumentiert werden, sodass stets die aktuelle Fassung im Zugriff ist. Gleichzeitig bleiben alle Informationen im Kontext der Planung verfügbar – was Zeit spart und Fehlerquellen reduziert.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale Ablage aller relevanten Dateien direkt in Visual Planning®
- Schnellzugriff auf Dokumente im Zusammenhang mit Projekten, Terminen oder Personen
- Bessere Nachvollziehbarkeit und transparente Informationsverteilung
- Unterstützung gängiger Dateiformate wie PDF, Word, Excel, JPG u. v. m.
- Reduktion von Suchzeiten und Doppelablagen
- Einhaltung von Dokumentationspflichten und internen Standards
Gerade in den Bereichen Projektmanagement, Personalplanung, Bau, Serviceeinsätze oder Wartung ist eine integrierte Dokumentenverwaltung ein echter Effizienzgewinn. Auch für Audits oder Zertifizierungen stellt das Modul eine wichtige Unterstützung dar.
Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Daten und Dokumente dort zu verwalten, wo Sie ohnehin planen – direkt in Visual Planning®. So bleiben Prozesse schlank, Abläufe transparent und Informationen immer verfügbar.
In VISUAL PLANNING integriert:
- Parametrisierbares Modul
- Speicherung Ihrer Word-Modelle
Erzeugung von Dokumenten:
- Auf Anforderung
- Automatisch: bei Erzeugung oder Änderung der Ereignisse in VISUAL PLANNING
- Direkte PDF-Umwandlung (integrierter Konverter)
Dokumentenspeicherung:
- In den Kategorien „Attachements“ von VP
- Upload in von VISUAL PLANNING erzeugte Verzeichnisse auf dem Server
Übermittlung von Dokumenten:
- Drucken mittels deren eigener Anwendungen: Word, PDF-Betrachter
- In Anhängen von E-Mails, die über VP versendet werden (siehe Funktion „E-Mail-Versand“)