Was ist Veranstaltungsmanagement?
Veranstaltungsmanagement bezeichnet die systematische Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dabei werden Termine, Veranstaltungsorte, Mitarbeiter, Technik, Fahrzeuge, Dienstleister, Budgets und Abläufe miteinander koordiniert.
Der Begriff umfasst sowohl öffentliche Veranstaltungen als auch interne Unternehmensveranstaltungen. Dazu gehören beispielsweise Messen, Kongresse, Konzerte, Theateraufführungen, Firmenevents, Schulungen, Tagungen, Ausstellungen und Produktpräsentationen.
Ziel eines strukturierten Veranstaltungsmanagements ist es, alle notwendigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort bereitzustellen und einen sicheren, wirtschaftlichen und planmässigen Ablauf zu gewährleisten.
Mit einer digitalen Veranstaltungsplanung lassen sich Events, Veranstaltungsorte, Mitarbeiter, Technik, Fahrzeuge und Aufgaben in einer gemeinsamen visuellen Planung koordinieren.
Was ist der Unterschied zwischen Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungsplanung?
Veranstaltungsplanung und Veranstaltungsmanagement werden häufig gleichbedeutend verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Umfänge.
Die Veranstaltungsplanung konzentriert sich auf die konkrete Vorbereitung eines Events. Dazu gehören insbesondere:
- Terminplanung
- Locationplanung
- Aufgabenplanung
- Personaleinsatzplanung
- Technikplanung
- Logistikplanung
- Ablaufplanung
Das Veranstaltungsmanagement umfasst zusätzlich die Steuerung und Kontrolle während der Durchführung sowie die Nachbereitung.
Dazu gehören unter anderem:
- Budgetkontrolle
- Dienstleistersteuerung
- Sicherheitsmanagement
- Teilnehmermanagement
- Kommunikation
- Änderungsmanagement
- Erfolgskontrolle
- Dokumentation
Die Veranstaltungsplanung ist somit ein zentraler Bestandteil des übergeordneten Veranstaltungsmanagements.
Welche Aufgaben gehören zum Veranstaltungsmanagement?
Die Aufgaben unterscheiden sich je nach Veranstaltungsart, Grösse, Zielgruppe und organisatorischem Umfeld.
Zu den wichtigsten Bereichen gehören:
- Veranstaltungsziele definieren
- Veranstaltungsart und Format festlegen
- Budget planen
- Termin und Dauer bestimmen
- Veranstaltungsort auswählen und reservieren
- Programm und Ablauf erstellen
- Mitarbeiter und externe Dienstleister einplanen
- Technik und Equipment koordinieren
- Fahrzeuge und Transporte organisieren
- Genehmigungen und Sicherheitsanforderungen berücksichtigen
- Teilnehmer und Einladungen verwalten
- Auf- und Abbau planen
- Veranstaltung durchführen und überwachen
- Abweichungen und Störungen bearbeiten
- Veranstaltung dokumentieren und auswerten
Bei mehreren gleichzeitig geplanten Veranstaltungen müssen zusätzlich gemeinsam genutzte Mitarbeiter, Räume, Fahrzeuge und technische Ressourcen koordiniert werden.
Welche Veranstaltungen können geplant werden?
Digitales Veranstaltungsmanagement kann für unterschiedliche interne und externe Veranstaltungsarten eingesetzt werden.
Messen und Ausstellungen
Bei Messen müssen Messestand, Personal, Technik, Exponate, Transporte, Aufbauzeiten und Kundentermine aufeinander abgestimmt werden.
Typische Planungsobjekte sind:
- Messestand
- Standpersonal
- Exponate
- Präsentationstechnik
- Besprechungsräume
- Liefer- und Aufbauzeiten
- Kundentermine
- Unterkünfte und Reisen
Kongresse und Tagungen
Bei Kongressen und Tagungen werden Vorträge, Referenten, Räume, Teilnehmer, Technik und Zeitfenster koordiniert.
Zusätzlich können folgende Ressourcen benötigt werden:
- Moderatoren
- Dolmetscher
- Techniker
- Registrierungspersonal
- Catering
- Workshopräume
- Streamingtechnik
Konzerte und Kulturveranstaltungen
Konzerte, Theateraufführungen und Festivals erfordern eine besonders detaillierte Technik-, Sicherheits- und Ablaufplanung.
Zu koordinieren sind beispielsweise:
- Künstler und Ensembles
- Proben
- Bühnen
- Licht- und Tontechnik
- Backstagebereiche
- Sicherheitsdienste
- Einlasspersonal
- Auf- und Abbau
Firmenveranstaltungen
Zu den internen und externen Unternehmensveranstaltungen gehören:
- Firmenfeiern
- Kick-off-Veranstaltungen
- Kundenveranstaltungen
- Produktpräsentationen
- Workshops
- Schulungen
- Mitarbeitertagungen
- Führungskräftetreffen
Sportveranstaltungen
Sportveranstaltungen erfordern die Planung von Wettkampfzeiten, Anlagen, Teams, Schiedsrichtern, Helfern, Sicherheitskräften und medizinischer Versorgung.
Welche Ressourcen müssen bei Veranstaltungen geplant werden?
Eine Veranstaltung benötigt zahlreiche personelle, räumliche, technische und logistische Ressourcen.
Mitarbeiter und Veranstaltungsteams
Zu den planbaren Mitarbeitern gehören beispielsweise:
- Veranstaltungsleiter
- Projektleiter
- Aufbau- und Abbauteams
- Techniker
- Moderatoren
- Hostessen und Hosts
- Servicepersonal
- Sicherheitskräfte
- Fahrer
- Reinigungspersonal
- Aushilfen
- externe Dienstleister
Bei der Personaleinsatzplanung müssen Verfügbarkeiten, Arbeitszeiten, Qualifikationen, Pausen, Abwesenheiten und Einsatzorte berücksichtigt werden.
Veranstaltungsorte und Räume
Zu den räumlichen Ressourcen gehören:
- Veranstaltungshallen
- Kongressräume
- Seminarräume
- Bühnen
- Messestände
- Backstagebereiche
- Garderoben
- Cateringbereiche
- Lagerflächen
- Parkplätze
Bei der Locationplanung müssen Kapazität, Ausstattung, Zugänge, Brandschutz, Barrierefreiheit und zeitliche Verfügbarkeit berücksichtigt werden.
Veranstaltungstechnik
Technische Ressourcen können nur begrenzt verfügbar sein und müssen frühzeitig reserviert werden.
Typische Veranstaltungstechnik umfasst:
- Mikrofone
- Lautsprecher
- Mischpulte
- Lichttechnik
- Leinwände
- Projektoren
- LED-Wände
- Kameras
- Streamingtechnik
- Funkgeräte
- Bühnen- und Traversensysteme
- Stromverteilungen
Fahrzeuge und Transporte
Fahrzeuge werden für Personal, Technik, Bühnenmaterial, Catering und weitere Ausrüstung benötigt.
Dazu gehören:
- Transporter
- Lastwagen
- Anhänger
- Personenwagen
- Busse
- Stapler
- Hubwagen
- Spezialtransporte
Die Planung von Fahrzeugen und Transporten ist eng mit der Fuhrparkplanung verbunden.
Materialien und Ausstattung
Zusätzlich werden häufig folgende Materialien benötigt:
- Möbel
- Absperrungen
- Beschilderungen
- Dekoration
- Werbematerialien
- Namensschilder
- Informationsunterlagen
- Verbrauchsmaterialien
- Schutzausrüstung
Wie läuft eine Veranstaltungsplanung ab?
Eine professionelle Veranstaltungsplanung erfolgt in mehreren aufeinander abgestimmten Phasen.
1. Veranstaltungsziel definieren
Zunächst wird festgelegt, welchen Zweck die Veranstaltung erfüllt.
Mögliche Ziele sind:
- Kunden informieren
- Produkte präsentieren
- Mitarbeiter schulen
- Kontakte aufbauen
- Markenbekanntheit erhöhen
- Einnahmen erzielen
- Wissen vermitteln
- Unterhaltung bieten
2. Rahmenbedingungen festlegen
Anschliessend werden die wichtigsten organisatorischen Eckdaten definiert:
- Datum
- Dauer
- Teilnehmerzahl
- Zielgruppe
- Veranstaltungsformat
- Budget
- Standort
- verantwortliche Personen
3. Veranstaltungsort auswählen
Der Veranstaltungsort muss zur erwarteten Teilnehmerzahl, zum Programm und zur technischen Ausstattung passen.
Zu prüfen sind:
- Kapazität
- Verfügbarkeit
- Erreichbarkeit
- Parkplätze
- Barrierefreiheit
- Stromversorgung
- Internetverbindung
- Brandschutz
- Auf- und Abbauzeiten
4. Projektstruktur und Aufgaben erstellen
Die Veranstaltung wird in Teilbereiche und Aufgaben gegliedert.
Typische Arbeitspakete sind:
- Location
- Programm
- Technik
- Personal
- Marketing
- Teilnehmermanagement
- Catering
- Logistik
- Sicherheit
- Dokumentation
5. Ressourcen einplanen
Mitarbeiter, Räume, Technik, Fahrzeuge und Materialien werden den einzelnen Aufgaben und Zeitfenstern zugeordnet.
Die übergreifende Ressourcenplanung verhindert, dass dieselben Betriebsmittel gleichzeitig für mehrere Veranstaltungen reserviert werden.
6. Ablaufplan erstellen
Der Ablaufplan beschreibt die zeitliche Reihenfolge aller wichtigen Vorgänge.
Dazu gehören:
- Anlieferung
- Aufbau
- Technikprüfung
- Generalprobe
- Einlass
- Programmpunkte
- Pausen
- Umbauzeiten
- Veranstaltungsende
- Abbau
- Rücktransport
7. Dienstleister koordinieren
Externe Partner werden mit ihren Leistungen und Zeitfenstern in die Gesamtplanung aufgenommen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Cateringunternehmen
- Technikdienstleister
- Sicherheitsdienste
- Reinigungsunternehmen
- Transportunternehmen
- Messebauer
- Künstleragenturen
- Dolmetscherdienste
8. Sicherheits- und Notfallplanung durchführen
Abhängig von Veranstaltungsart und Grösse müssen Sicherheitsvorgaben, Fluchtwege, Erste Hilfe und Notfallabläufe berücksichtigt werden.
9. Veranstaltung durchführen
Während der Veranstaltung werden Ablauf, Personalbesetzung, Technik und Zeitplan überwacht.
Änderungen und Störungen müssen schnell bewertet und an die verantwortlichen Personen kommuniziert werden.
10. Nachbereitung und Auswertung
Nach der Veranstaltung werden Rückmeldungen, Kosten, Teilnehmerzahlen, Störungen und Verbesserungsvorschläge ausgewertet.
Praxisbeispiel einer Veranstaltungsplanung
Eine Eventagentur organisiert einen zweitägigen Fachkongress mit 800 Teilnehmern, 35 Referenten und mehreren parallelen Workshops.
Für die Veranstaltung werden ein Hauptsaal, sechs Workshopräume, Präsentationstechnik, Dolmetscher, Catering, Sicherheitskräfte und ein Aufbauteam benötigt.
Zwei Wochen vor der Veranstaltung fällt ein ursprünglich vorgesehener Workshopraum aus. Gleichzeitig benötigt ein Referent kurzfristig zusätzliche Streamingtechnik.
Mit einer zentralen Veranstaltungsplanung erkennt die Projektleitung:
- welche Räume im benötigten Zeitraum verfügbar sind
- welche Workshops verschoben werden können
- welche Technik bereits anderweitig eingeplant ist
- welche Mitarbeiter und Dienstleister betroffen sind
- welche Teilnehmerinformationen angepasst werden müssen
- ob sich Aufbau- oder Transportzeiten verändern
Der Workshop wird in einen geeigneten Ersatzraum verlegt und die zusätzliche Technik einem freien Equipment-Pool entnommen.
Der aktualisierte Ablauf steht allen berechtigten Mitarbeitern und Dienstleistern zentral zur Verfügung.
Veranstaltungsmanagement und Projektplanung
Eine Veranstaltung besitzt in der Regel ein festes Ziel, einen begrenzten Zeitraum und ein definiertes Budget. Sie kann deshalb wie ein Projekt geplant und gesteuert werden.
Die Projektplanung unterstützt unter anderem:
- Projektstrukturierung
- Aufgabenplanung
- Terminplanung
- Meilensteine
- Verantwortlichkeiten
- Ressourcenplanung
- Fortschrittskontrolle
Beim Veranstaltungsmanagement kommen zusätzlich eventbezogene Anforderungen wie Location, Teilnehmer, Technik, Sicherheit und Logistik hinzu.
Veranstaltungsmanagement und Personaleinsatzplanung
Veranstaltungen benötigen häufig wechselnde Teams mit unterschiedlichen Qualifikationen.
Bei der Personaleinsatzplanung müssen unter anderem berücksichtigt werden:
- Verfügbarkeit
- Arbeitszeit
- Qualifikation
- Rolle
- Einsatzort
- Pausen
- Aufbau- und Abbauzeiten
- gesetzliche Arbeitszeitvorgaben
Eine Veranstaltung kann ausreichend Personal besitzen und trotzdem falsch besetzt sein, wenn beispielsweise qualifizierte Techniker oder Sicherheitskräfte fehlen.
Veranstaltungsmanagement und Locationplanung
Die Locationplanung koordiniert Veranstaltungsorte, Räume und Flächen.
Zu berücksichtigen sind:
- Teilnehmerkapazität
- Raumaufteilung
- Bühnen- und Technikflächen
- Fluchtwege
- Barrierefreiheit
- Anlieferzonen
- Garderoben
- Cateringflächen
- Aufbauzeiten
- Reinigungszeiten
Bei mehreren parallelen Programmpunkten müssen Räume, Teilnehmerströme und Umbauzeiten besonders sorgfältig aufeinander abgestimmt werden.
Veranstaltungsmanagement und Technikplanung
Die Technikplanung stellt sicher, dass alle benötigten Geräte zur richtigen Zeit aufgebaut, geprüft und einsatzbereit sind.
Typische technische Planungsschritte sind:
- Technikbedarf ermitteln
- Geräte reservieren
- Transport organisieren
- Aufbauzeit einplanen
- Stromversorgung prüfen
- Techniktest durchführen
- Ersatzgeräte vorsehen
- Abbau und Rücktransport planen
Eine freie Technikressource ist nicht automatisch geeignet. Leistung, Anschlüsse, Kompatibilität und Bedienpersonal müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Veranstaltungsmanagement und Eventlogistik
Eventlogistik koordiniert den Transport, die Lagerung und Bereitstellung aller benötigten Materialien und technischen Ressourcen.
Dazu gehören:
- Anlieferzeiten
- Ladezonen
- Fahrzeuge
- Transportwege
- Zwischenlager
- Aufbauflächen
- Rücktransport
- Verpackungsmaterial
Eine verspätete Materiallieferung kann Aufbau, Technikprüfung und Veranstaltungsbeginn gefährden.
Veranstaltungsmanagement und Sicherheitsplanung
Sicherheitsplanung ist insbesondere bei öffentlichen oder grösseren Veranstaltungen ein zentraler Bestandteil des Veranstaltungsmanagements.
Zu berücksichtigen sind beispielsweise:
- Flucht- und Rettungswege
- Brandschutz
- Zutrittskontrollen
- Besucherlenkung
- Erste Hilfe
- Evakuierungspläne
- Wettereinflüsse
- Sicherheitsdienste
- Notfallkommunikation
- behördliche Auflagen
Die konkreten Anforderungen hängen von Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl und geltenden gesetzlichen Vorgaben ab.
Auf- und Abbauplanung
Auf- und Abbau sind eigenständige Planungsphasen und dürfen nicht nur als kurze Randzeiten betrachtet werden.
Zu koordinieren sind:
- Zufahrten
- Anlieferreihenfolge
- Aufbauteams
- Techniker
- Fahrzeuge
- Hebemittel
- Raumfreigaben
- Sicherheitsprüfungen
- Reinigung
- Rückgabe der Location
Technik oder Mobiliar kann häufig erst aufgebaut werden, wenn vorherige Arbeiten abgeschlossen sind.
Dienstleistermanagement bei Veranstaltungen
Viele Veranstaltungen werden gemeinsam mit externen Dienstleistern durchgeführt.
Für jeden Partner sollten mindestens folgende Informationen dokumentiert werden:
- Leistungsumfang
- Ansprechpartner
- Einsatzzeit
- Aufbau- und Liefertermin
- Veranstaltungsort
- Kosten
- Abhängigkeiten
- Freigabestatus
- benötigte Dokumente
Unklare Schnittstellen zwischen Veranstalter und Dienstleister führen häufig zu Doppelarbeiten oder fehlenden Leistungen.
Veranstaltungsmanagement und Dokumentenverwaltung
Bei Veranstaltungen entstehen zahlreiche Dokumente und Dateien.
Dazu gehören beispielsweise:
- Ablaufpläne
- Raumpläne
- Verträge
- Angebote
- Teilnehmerlisten
- Sicherheitskonzepte
- Genehmigungen
- Technikpläne
- Checklisten
- Fotos
- Aufbauanweisungen
Mit einer integrierten Dokumentenverwaltung können Dateien direkt mit Veranstaltungen, Aufgaben, Räumen, Mitarbeitern oder Terminen verknüpft werden.
Typische Fehler im Veranstaltungsmanagement
Die Planung beginnt zu spät
Locations, Technik, Dienstleister oder qualifiziertes Personal sind zum gewünschten Termin nicht mehr verfügbar.
Auf- und Abbauzeiten fehlen
Räume oder Technik werden direkt hintereinander für mehrere Veranstaltungen reserviert, obwohl Umbau und Transport notwendig sind.
Ressourcen werden doppelt gebucht
Mitarbeiter, Räume, Fahrzeuge oder technische Geräte sind gleichzeitig mehreren Veranstaltungen zugeordnet.
Verantwortlichkeiten sind unklar
Aufgaben werden geplant, aber keiner eindeutig verantwortlichen Person zugewiesen.
Dienstleister arbeiten mit veralteten Informationen
Termin- oder Ablaufänderungen werden nicht zentral kommuniziert.
Sicherheitsanforderungen werden zu spät geprüft
Genehmigungen, Brandschutz oder notwendige Sicherheitskräfte fehlen kurz vor Veranstaltungsbeginn.
Technik wird nur nach Verfügbarkeit ausgewählt
Das Gerät ist frei, aber nicht mit der übrigen Technik kompatibel oder für die Raumgrösse ungeeignet.
Transportzeiten werden unterschätzt
Equipment kann nicht rechtzeitig zwischen mehreren Veranstaltungsorten bewegt werden.
Es fehlt ein Notfallplan
Für Technikstörungen, Personalausfälle, Wetterprobleme oder Evakuierungen bestehen keine vorbereiteten Alternativen.
Änderungen werden nicht dokumentiert
Beteiligte arbeiten mit unterschiedlichen Ablaufplänen und Zeitständen.
Die Nachbereitung entfällt
Kosten, Erfahrungen, Störungen und Verbesserungspotenziale werden nicht ausgewertet.
Wichtige Kennzahlen im Veranstaltungsmanagement
Teilnehmerzahl
Die Teilnehmerzahl zeigt, wie viele Personen angemeldet, erschienen oder tatsächlich anwesend waren.
Auslastung
Die Auslastung setzt die tatsächliche Teilnehmerzahl in Beziehung zur verfügbaren Kapazität des Veranstaltungsortes.
Budgetabweichung
Die Budgetabweichung vergleicht geplante und tatsächlich entstandene Veranstaltungskosten.
Termintreue
Die Termintreue zeigt, ob Aufbau, Programmpunkte, Lieferungen und Abbau innerhalb der geplanten Zeitfenster durchgeführt wurden.
Ressourcenauslastung
Die Ressourcenauslastung beschreibt, wie stark Mitarbeiter, Räume, Fahrzeuge und technische Geräte tatsächlich genutzt wurden.
Stornierungsquote
Die Stornierungsquote zeigt, welcher Anteil angemeldeter Teilnehmer oder gebuchter Leistungen kurzfristig abgesagt wurde.
No-Show-Rate
Die No-Show-Rate zeigt, welcher Anteil angemeldeter Teilnehmer nicht zur Veranstaltung erschienen ist.
Kosten pro Teilnehmer
Diese Kennzahl setzt die Gesamtkosten der Veranstaltung in Beziehung zur tatsächlichen Teilnehmerzahl.
Anzahl der Planänderungen
Diese Kennzahl zeigt, wie häufig Termine, Räume, Personal oder andere Ressourcen kurzfristig angepasst werden mussten.
Störungsquote
Die Störungsquote erfasst technische, organisatorische oder personelle Probleme während der Veranstaltung.
Teilnehmerzufriedenheit
Die Teilnehmerzufriedenheit kann über Befragungen, Bewertungen oder Weiterempfehlungsbereitschaft gemessen werden.
Dienstleistertermintreue
Diese Kennzahl zeigt, ob externe Partner Liefer-, Aufbau- und Einsatztermine eingehalten haben.
Software als unterstützendes Werkzeug
Software kann die Veranstaltungsplanung durch zentrale Informationen zu Terminen, Verfügbarkeiten, Ressourcen und Zuständigkeiten unterstützen. Welche Lösung geeignet ist, hängt vom konkreten Prozess, den vorhandenen Daten und den bestehenden Systemen ab. Ein Beispiel ist die Veranstaltungsplanung mit Visual Planning®.
Fazit
Veranstaltungsmanagement verbindet Termine, Orte, Personal, Räume, Technik, Fahrzeuge, Dienstleister und Aufgaben zu einem gemeinsamen Ablaufplan. Eine strukturierte Planung macht Abhängigkeiten sichtbar und unterstützt die rechtzeitige Bereitstellung aller benötigten Ressourcen.