Was ist Personalplanung?
Personalplanung bezeichnet die systematische Planung des gegenwärtigen und zukünftigen Personalbedarfs eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass zum benötigten Zeitpunkt ausreichend Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen am richtigen Einsatzort zur Verfügung stehen.
Dabei berücksichtigt die Personalplanung nicht nur die Anzahl der Beschäftigten. Sie bezieht auch Fähigkeiten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kosten, Organisationsstrukturen und die zukünftige Entwicklung des Unternehmens ein.
Ziel einer strukturierten Personalplanung ist es, personelle Über- und Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen, geeignete Massnahmen einzuleiten und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens langfristig zu sichern.
Mit einer digitalen Personal- und Personaleinsatzplanung lassen sich Mitarbeiter, Teams, Qualifikationen, Abwesenheiten, Projekte und Einsatzzeiten in einer gemeinsamen visuellen Planung koordinieren.
Welche Ziele verfolgt die Personalplanung?
Personalplanung verfolgt sowohl wirtschaftliche als auch organisatorische und mitarbeiterbezogene Ziele.
Zu den wichtigsten Zielen gehören:
- ausreichende personelle Kapazitäten sicherstellen
- geeignete Qualifikationen verfügbar machen
- Personalengpässe frühzeitig erkennen
- Überbesetzung und Leerlauf reduzieren
- Mitarbeiter bedarfsgerecht einsetzen
- Arbeitsbelastung ausgewogen verteilen
- Urlaub und Abwesenheiten berücksichtigen
- Personalbedarf langfristig prognostizieren
- Weiterbildungsbedarf erkennen
- Nachfolge und Wissenssicherung planen
- Personalkosten kontrollieren
- Unternehmenswachstum personell absichern
Eine gute Personalplanung schafft damit eine Verbindung zwischen Unternehmensstrategie, Personalmanagement und dem täglichen Personaleinsatz.
Welche Arten der Personalplanung gibt es?
Personalplanung umfasst mehrere miteinander verbundene Teilbereiche. Diese unterscheiden sich nach Zeithorizont, Zielsetzung und betrachtetem Personalthema.
Strategische Personalplanung
Die strategische Personalplanung betrachtet die langfristige Entwicklung des Personalbestands. Sie orientiert sich an den zukünftigen Zielen und Veränderungen des Unternehmens.
Typische Fragestellungen sind:
- Welche Kompetenzen werden in den nächsten Jahren benötigt?
- Welche Tätigkeiten verändern sich durch Digitalisierung oder Automatisierung?
- Welche Mitarbeiter gehen voraussichtlich in Pension?
- Welche Bereiche sollen wachsen oder verkleinert werden?
- Wo entstehen künftig Fachkräfteengpässe?
- Welche Führungskräfte oder Spezialisten benötigen eine Nachfolge?
Der Planungshorizont beträgt häufig mehrere Jahre.
Taktische Personalplanung
Die taktische Personalplanung konkretisiert die strategischen Ziele für einen mittelfristigen Zeitraum. Sie betrachtet häufig die nächsten Monate oder Geschäftsjahre.
Dazu gehören beispielsweise:
- Aufbau neuer Teams
- Personalbedarf für geplante Projekte
- Ausbildungs- und Weiterbildungsprogramme
- Vorbereitung saisonaler Kapazitäten
- Versetzungen zwischen Standorten
- Budgetierung von Personalstellen
Operative Personalplanung
Die operative Personalplanung steuert den konkreten Personaleinsatz im Tages-, Wochen- oder Monatsgeschäft.
Sie beantwortet unter anderem folgende Fragen:
- Welche Mitarbeiter arbeiten heute oder in der kommenden Woche?
- Wer übernimmt eine bestimmte Aufgabe?
- Welche Schicht ist ausreichend besetzt?
- Wer vertritt einen abwesenden Mitarbeiter?
- Welche Qualifikation wird für einen Auftrag benötigt?
- Wo bestehen freie Kapazitäten?
Die operative Personalplanung ist eng mit Personaleinsatzplanung, Schichtplanung und Projektplanung verbunden.
Welche Bereiche gehören zur Personalplanung?
Die Personalplanung besteht aus mehreren Teilgebieten, die gemeinsam den personellen Istzustand und den zukünftigen Bedarf abbilden.
Personalbestandsplanung
Die Personalbestandsplanung erfasst, welche Mitarbeiter dem Unternehmen gegenwärtig und zukünftig zur Verfügung stehen.
Dabei werden unter anderem betrachtet:
- Anzahl der Mitarbeiter
- Arbeitszeitmodelle
- Abteilungen und Standorte
- Qualifikationen
- Altersstruktur
- Ein- und Austritte
- befristete Verträge
- geplante Pensionierungen
- langfristige Abwesenheiten
Die Personalbestandsplanung bildet die Grundlage für den Vergleich zwischen vorhandenem und benötigtem Personal.
Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen künftig benötigt werden.
Der Personalbedarf kann beeinflusst werden durch:
- Auftragslage
- Produktionsmenge
- Projektvolumen
- Öffnungszeiten
- Saisonverlauf
- Unternehmenswachstum
- Automatisierung
- gesetzliche Anforderungen
- neue Standorte
Personalbeschaffungsplanung
Die Personalbeschaffungsplanung legt fest, wie festgestellte Personallücken geschlossen werden.
Mögliche Massnahmen sind:
- Neueinstellungen
- interne Versetzungen
- Erhöhung bestehender Arbeitspensen
- Einsatz temporärer Mitarbeiter
- Ausbildung von Nachwuchskräften
- Zusammenarbeit mit externen Partnern
- Outsourcing einzelner Aufgaben
Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung ordnet verfügbare Mitarbeiter konkreten Aufgaben, Projekten, Schichten, Kunden oder Arbeitsplätzen zu.
Sie berücksichtigt unter anderem:
- Verfügbarkeit
- Qualifikationen
- Arbeitszeiten
- Abwesenheiten
- Einsatzorte
- Arbeitsbelastung
- gesetzliche Vorgaben
- Auftragsprioritäten
Weitere Informationen finden Sie auf der Lösungsseite zur Personaleinsatzplanung mit Visual Planning.
Personalentwicklungsplanung
Die Personalentwicklungsplanung stellt sicher, dass Mitarbeiter die heute und künftig benötigten Kenntnisse erwerben.
Dazu gehören:
- Weiterbildungen
- Produktschulungen
- Führungskräfteentwicklung
- Zertifizierungen
- Nachwuchsförderung
- Mentoring
- Einarbeitungspläne
- Nachfolgeplanung
Personalfreisetzungsplanung
Die Personalfreisetzungsplanung behandelt Situationen, in denen der vorhandene Personalbestand den zukünftigen Bedarf übersteigt.
Mögliche Massnahmen können sein:
- natürliche Fluktuation nutzen
- Stellen nicht neu besetzen
- Arbeitszeitmodelle anpassen
- Mitarbeiter intern versetzen
- Weiterqualifizierung für andere Aufgaben
- temporäre Reduktion von Kapazitäten
Solche Massnahmen müssen arbeitsrechtlich, sozial und wirtschaftlich sorgfältig geprüft werden.
Personalkostenplanung
Die Personalkostenplanung prognostiziert die finanziellen Auswirkungen des Personalbestands und geplanter Veränderungen.
Berücksichtigt werden beispielsweise:
- Löhne und Gehälter
- Sozialleistungen
- Überstunden
- Zulagen
- Weiterbildungskosten
- Rekrutierungskosten
- temporäres Personal
- geplante Lohnentwicklungen
Wie läuft eine Personalplanung ab?
Eine strukturierte Personalplanung erfolgt üblicherweise in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten.
1. Unternehmensziele und Planungszeitraum festlegen
Zunächst wird geklärt, für welchen Zeitraum und für welche organisatorischen Bereiche geplant wird.
Mögliche Planungsebenen sind:
- gesamtes Unternehmen
- Standort
- Abteilung
- Team
- Projekt
- Produktionsbereich
- Schicht
2. Personalbestand analysieren
Im nächsten Schritt wird ermittelt, welche Mitarbeiter, Kapazitäten und Qualifikationen aktuell vorhanden sind.
Zu berücksichtigen sind beispielsweise:
- Anzahl der Beschäftigten
- Vollzeit- und Teilzeitpensen
- Qualifikationen
- Standorte
- Abwesenheiten
- Vertragslaufzeiten
- Fluktuation
- geplante Austritte
3. Zukünftigen Personalbedarf ermitteln
Der zukünftige Bedarf wird aus geplanten Aufträgen, Projekten, Produktionsmengen, Serviceleistungen oder Öffnungszeiten abgeleitet.
Dabei muss sowohl der quantitative als auch der qualitative Personalbedarf betrachtet werden.
4. Soll- und Istbestand vergleichen
Der erwartete Personalbedarf wird mit dem verfügbaren Personalbestand verglichen.
Daraus können entstehen:
- Personalunterdeckung
- Personalüberdeckung
- Qualifikationslücken
- regionale Engpässe
- temporäre Kapazitätsprobleme
5. Massnahmen festlegen
Auf Basis des Vergleichs werden geeignete Massnahmen geplant.
Dazu gehören beispielsweise:
- Rekrutierung
- Versetzung
- Weiterbildung
- Anpassung von Arbeitspensen
- Einsatz externer Mitarbeiter
- Umverteilung von Aufgaben
- Änderung von Schichtmodellen
6. Mitarbeiter konkret einplanen
In der operativen Personalplanung werden Mitarbeiter konkreten Aufgaben, Projekten, Schichten oder Einsatzorten zugeordnet.
Dabei müssen Verfügbarkeit, Qualifikation, Arbeitszeit und bestehende Auslastung berücksichtigt werden.
7. Planung überwachen und aktualisieren
Personalplanung ist kein einmaliger Vorgang. Veränderungen bei Aufträgen, Projekten, Mitarbeitern oder Unternehmenszielen machen regelmässige Anpassungen erforderlich.
Die Planung sollte deshalb laufend mit dem tatsächlichen Personalbestand und der realen Auslastung verglichen werden.
Quantitative und qualitative Personalplanung
Personalplanung betrachtet sowohl die Anzahl der benötigten Mitarbeiter als auch deren Fähigkeiten.
Quantitative Personalplanung
Die quantitative Personalplanung beantwortet die Frage, wie viele Mitarbeiter benötigt werden.
Berücksichtigt werden unter anderem:
- Arbeitsvolumen
- Bearbeitungszeiten
- Arbeitszeit pro Mitarbeiter
- Urlaub
- Krankheit
- Feiertage
- Weiterbildungen
- Produktivitätsfaktoren
Qualitative Personalplanung
Die qualitative Personalplanung beantwortet die Frage, welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Berechtigungen benötigt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Berufsqualifikationen
- Produktschulungen
- Führungserfahrung
- Sprachkenntnisse
- IT-Kenntnisse
- Zertifikate
- Sicherheitsunterweisungen
- Führerscheinklassen
Ein rein quantitativer Personalüberhang kann gleichzeitig mit einem qualitativen Personalengpass bestehen. Es sind möglicherweise genügend Mitarbeiter vorhanden, aber nicht ausreichend Personen mit der benötigten Qualifikation.
Wie wird der Personalbedarf berechnet?
Der Personalbedarf kann je nach Unternehmen und Tätigkeit mit unterschiedlichen Methoden berechnet werden.
Eine verbreitete vereinfachte Grundformel lautet:
Personalbedarf = gesamter Arbeitsaufwand ÷ verfügbare produktive Arbeitszeit pro Mitarbeiter
Für eine realistische Berechnung müssen zusätzliche Faktoren berücksichtigt werden:
- Urlaubstage
- Krankheitstage
- Feiertage
- Weiterbildungen
- Pausen
- Besprechungen
- administrative Tätigkeiten
- unproduktive Nebenzeiten
Einsatzbedarf
Der Einsatzbedarf beschreibt, wie viele Mitarbeiter für die eigentliche Arbeitsleistung benötigt werden.
Einsatzbedarf = gesamter Arbeitsaufwand ÷ produktive Arbeitszeit eines Mitarbeiters
Reservebedarf
Der Reservebedarf berücksichtigt planbare und ungeplante Fehlzeiten.
Dazu zählen beispielsweise Urlaub, Krankheit, Weiterbildung oder andere Abwesenheiten.
Bruttopersonalbedarf
Der Bruttopersonalbedarf ergibt sich aus dem Einsatzbedarf zuzüglich des Reservebedarfs.
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
Nettopersonalbedarf
Der Nettopersonalbedarf zeigt, wie viele Mitarbeiter zusätzlich benötigt werden oder wie gross eine mögliche Personalüberdeckung ist.
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf − verfügbarer Personalbestand
Ein positives Ergebnis zeigt zusätzlichen Personalbedarf. Ein negatives Ergebnis kann auf eine Personalüberdeckung hindeuten.
Praxisbeispiel einer Personalplanung
Ein technisches Dienstleistungsunternehmen plant für das kommende Jahr eine Ausweitung seines Servicegeschäfts. Die Zahl der monatlichen Kundenaufträge soll von 800 auf 1.050 steigen.
Der aktuelle Personalbestand umfasst 20 Servicetechniker. Zwei Mitarbeiter werden im Laufe des Jahres pensioniert. Gleichzeitig benötigen die neuen Aufträge zusätzliche Kenntnisse in einem bestimmten Produktbereich.
Die Personalplanung zeigt:
- wie viele produktive Arbeitsstunden künftig benötigt werden
- welche Kapazität nach den geplanten Austritten verbleibt
- wie viele zusätzliche Techniker erforderlich sind
- welche Mitarbeiter weitergebildet werden können
- ob regionale Engpässe entstehen
- ob temporäres Personal als Übergangslösung benötigt wird
Das Unternehmen entscheidet, drei neue Servicetechniker einzustellen und vier bestehende Mitarbeiter gezielt für den neuen Produktbereich weiterzubilden.
Dadurch wird nicht nur die benötigte Mitarbeiterzahl, sondern auch die erforderliche Qualifikationsstruktur berücksichtigt.
Unterschied zwischen Personalplanung und Personaleinsatzplanung
Personalplanung und Personaleinsatzplanung sind eng miteinander verbunden, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
Die Personalplanung betrachtet das gesamte Personal eines Unternehmens und beschäftigt sich unter anderem mit:
- zukünftigem Personalbedarf
- Personalbestand
- Rekrutierung
- Personalentwicklung
- Nachfolgeplanung
- Personalkosten
Die Personaleinsatzplanung konzentriert sich auf den konkreten operativen Einsatz vorhandener Mitarbeiter.
Sie beantwortet die Frage, welcher Mitarbeiter wann, wo und für welche Aufgabe eingesetzt wird.
Die Personaleinsatzplanung ist somit ein Teilbereich der übergeordneten Personalplanung.
Unterschied zwischen Personalplanung und Personalmanagement
Personalmanagement umfasst alle Aufgaben und Entscheidungen rund um die Beschäftigten eines Unternehmens.
Dazu gehören beispielsweise:
- Rekrutierung
- Personalverwaltung
- Vergütung
- Führung
- Personalentwicklung
- Arbeitsrecht
- Mitarbeiterbindung
- Personalcontrolling
Die Personalplanung ist ein zentraler Bestandteil des Personalmanagements. Sie liefert die quantitative, qualitative und zeitliche Grundlage für viele personalwirtschaftliche Entscheidungen.
Weitere Informationen finden Sie auf der Lösungsseite zum Personal-Management mit Visual Planning.
Personalplanung und Ressourcenplanung
Mitarbeiter sind eine der wichtigsten betrieblichen Ressourcen. Die Ressourcenplanung betrachtet neben Personal auch Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Geräte und andere Betriebsmittel.
Die Personalplanung konzentriert sich dagegen speziell auf:
- Mitarbeiterbestand
- Arbeitskapazität
- Qualifikationen
- Personalentwicklung
- Abwesenheiten
- Personalkosten
Beispiel: Die Ressourcenplanung zeigt, dass für ein Projekt ein Mitarbeiter, ein Fahrzeug und ein Messgerät benötigt werden. Die Personalplanung stellt sicher, dass langfristig genügend geeignete Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation vorhanden sind.
Personalplanung und Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung vergleicht den erwarteten Arbeitsbedarf mit den verfügbaren personellen Kapazitäten.
Dabei können folgende Faktoren berücksichtigt werden:
- Anzahl der Mitarbeiter
- vertragliche Arbeitszeit
- Teilzeitpensen
- Schichtmodelle
- Urlaub und Abwesenheiten
- Produktivität
- benötigte Qualifikationen
Die Personalplanung nutzt diese Informationen, um Über- und Unterkapazitäten frühzeitig zu erkennen.
Beispiel: Eine Abteilung benötigt im kommenden Quartal 4.000 Arbeitsstunden. Nach Abzug von Urlaub und Weiterbildungen stehen jedoch nur 3.500 Stunden zur Verfügung. Die Kapazitätsplanung zeigt eine Unterdeckung von 500 Stunden.
Personalplanung und Schichtplanung
Die Schichtplanung ordnet Mitarbeiter festen oder wechselnden Arbeitszeiten zu.
Dabei müssen berücksichtigt werden:
- Früh-, Spät- und Nachtschichten
- Mindestbesetzungen
- Pausen
- Ruhezeiten
- Wochenend- und Feiertagsarbeit
- Qualifikationen pro Schicht
- Abwesenheiten
- gesetzliche und tarifliche Vorgaben
Die Schichtplanung ist besonders wichtig in Produktion, Logistik, Gesundheitswesen, Sicherheitsdiensten und anderen Betrieben mit durchgehenden oder erweiterten Betriebszeiten.
Personalplanung und Urlaubsplanung
Urlaubsplanung muss sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Ferien beziehen können, ohne dass kritische Aufgaben oder Mindestbesetzungen gefährdet werden.
Eine abgestimmte Urlaubsplanung berücksichtigt:
- Urlaubsansprüche
- bereits genehmigte Abwesenheiten
- Vertretungsmöglichkeiten
- saisonale Auslastung
- Schulferien
- Mindestbesetzungen
- Qualifikationen im verbleibenden Team
Abwesenheiten sollten direkt mit der Einsatz-, Projekt- und Kapazitätsplanung verbunden werden.
Personalplanung und Qualifikationsmanagement
Qualifikationsmanagement dokumentiert, welche Kenntnisse, Erfahrungen, Zertifikate und Berechtigungen Mitarbeiter besitzen.
Zu den planbaren Qualifikationen können gehören:
- Berufsabschlüsse
- Produktschulungen
- Maschineneinweisungen
- Führerscheinklassen
- Sprachkenntnisse
- Sicherheitsunterweisungen
- Projektmanagementkenntnisse
- Herstellerzertifikate
- gesetzlich vorgeschriebene Nachweise
Die Personalplanung nutzt diese Daten, um Qualifikationslücken zu erkennen und Weiterbildungen rechtzeitig zu planen.
Personalplanung und Projektplanung
In projektorientierten Unternehmen müssen Mitarbeiter langfristig und kurzfristig verschiedenen Projekten zugeordnet werden.
Die Projektplanung zeigt Aufgaben, Termine und Meilensteine. Die Personalplanung stellt sicher, dass geeignete Mitarbeiter und Teams für diese Aufgaben verfügbar sind.
Bei der Verbindung beider Bereiche können berücksichtigt werden:
- Projektrollen
- Qualifikationen
- geplanter Arbeitsaufwand
- Projektlaufzeit
- Auslastung in anderen Projekten
- Urlaub und Abwesenheiten
- interne und externe Mitarbeiter
Dadurch wird sichtbar, ob Projekte ausreichend besetzt sind oder einzelne Fachkräfte gleichzeitig in zu vielen Projekten eingeplant wurden.
Personalplanung und Workforce Management
Workforce Management bezeichnet die umfassende Steuerung und Optimierung des Personaleinsatzes.
Es verbindet häufig mehrere Bereiche:
- Personalbedarfsprognose
- Personaleinsatzplanung
- Schichtplanung
- Arbeitszeiterfassung
- Abwesenheitsmanagement
- Kapazitätsplanung
- Leistungs- und Kennzahlenanalyse
Personalplanung bildet die Grundlage des Workforce Managements. Sie stellt die benötigten Bestands-, Bedarfs- und Qualifikationsinformationen bereit.
Personalplanung und Dokumentenverwaltung
Im Zusammenhang mit Mitarbeitern entstehen zahlreiche Dokumente und Nachweise.
Dazu gehören beispielsweise:
- Arbeitsverträge
- Qualifikationsnachweise
- Zertifikate
- Schulungsunterlagen
- Beurteilungen
- Einsatzanweisungen
- Prüfungen
- Bewilligungen
- Personalformulare
Mit einer integrierten Dokumentenverwaltung können Dateien direkt mit Mitarbeitern, Teams, Terminen oder Aufgaben verknüpft werden.
Personenbezogene Dokumente müssen dabei durch geeignete Benutzerrechte und Datenschutzmassnahmen geschützt werden.
Typische Fehler bei der Personalplanung
Die Planung betrachtet nur die Mitarbeiterzahl
Qualifikationen, Erfahrungen und Berechtigungen werden nicht berücksichtigt.
Der Personalbedarf wird aus dem Vorjahr übernommen
Veränderte Auftragsmengen, Prozesse, Technologien oder Unternehmensziele bleiben unberücksichtigt.
Teilzeit und Abwesenheiten werden falsch bewertet
Die Anzahl der Mitarbeiter wird betrachtet, nicht aber die tatsächlich verfügbare Arbeitszeit.
Personalplanung und Einsatzplanung sind getrennt
Langfristige Personalentscheidungen werden nicht mit der tatsächlichen operativen Auslastung abgeglichen.
Qualifikationslücken werden zu spät erkannt
Benötigte Schulungen oder Zertifizierungen werden erst geplant, wenn der konkrete Auftrag bereits bevorsteht.
Ein- und Austritte werden nicht berücksichtigt
Pensionierungen, Kündigungen, Elternzeiten oder befristete Verträge fehlen in der langfristigen Planung.
Überstunden werden als dauerhafte Kapazität behandelt
Eine regelmässige Unterdeckung wird durch Überstunden ausgeglichen, statt den tatsächlichen Personalbedarf anzupassen.
Abteilungen planen isoliert
Freie Kapazitäten in anderen Teams oder Standorten werden nicht berücksichtigt.
Planungsdaten sind nicht aktuell
Personalabteilung, Teamleitung und Disposition arbeiten mit unterschiedlichen Beständen und Abwesenheitsinformationen.
Datenschutz und Zugriffsrechte fehlen
Sensible Personalinformationen sind für Personen sichtbar, die diese Daten für ihre Aufgabe nicht benötigen.
Wichtige Kennzahlen der Personalplanung
Personalbestand
Der Personalbestand zeigt, wie viele Mitarbeiter dem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt angehören.
Vollzeitäquivalente
Vollzeitäquivalente, häufig als FTE bezeichnet, rechnen unterschiedliche Arbeitspensen in vergleichbare Vollzeitstellen um.
Zwei Mitarbeiter mit jeweils 50 Prozent Pensum entsprechen beispielsweise gemeinsam einem Vollzeitäquivalent.
Personalbedarf
Der Personalbedarf zeigt, wie viele Mitarbeiter oder Vollzeitäquivalente zur Bewältigung des erwarteten Arbeitsvolumens benötigt werden.
Personalauslastung
Die Personalauslastung setzt die eingeplante Arbeitszeit in Beziehung zur verfügbaren Kapazität.
Überstundenquote
Die Überstundenquote zeigt, wie stark der reguläre Personalbestand über die vertragliche Arbeitszeit hinaus belastet wird.
Abwesenheitsquote
Die Abwesenheitsquote setzt Urlaubs-, Krankheits- und andere Abwesenheitszeiten in Beziehung zur gesamten verfügbaren Arbeitszeit.
Fluktuationsrate
Die Fluktuationsrate zeigt, welcher Anteil der Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt.
Vakanzzeit
Die Vakanzzeit beschreibt den Zeitraum zwischen der Freigabe einer Stelle und ihrer erfolgreichen Besetzung.
Qualifikationsabdeckung
Die Qualifikationsabdeckung zeigt, ob ausreichend Mitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten und Berechtigungen vorhanden sind.
Weiterbildungsquote
Die Weiterbildungsquote kann darstellen, welcher Anteil der Mitarbeiter an geplanten Entwicklungs- oder Schulungsmassnahmen teilnimmt.
Personalkostenquote
Die Personalkostenquote setzt die Personalkosten in Beziehung zum Umsatz, Gesamtaufwand oder einer anderen betrieblichen Bezugsgrösse.
Produktive Arbeitszeit
Die produktive Arbeitszeit zeigt, welcher Anteil der verfügbaren Zeit tatsächlich für wertschöpfende Aufgaben eingesetzt wird.
Software als unterstützendes Werkzeug
Software kann die Personalplanung durch zentrale Informationen zu Terminen, Verfügbarkeiten, Ressourcen und Zuständigkeiten unterstützen. Welche Lösung geeignet ist, hängt vom konkreten Prozess, den vorhandenen Daten und den bestehenden Systemen ab. Ein Beispiel ist die Personaleinsatzplanung mit Visual Planning®.
Fazit
Eine strukturierte Personalplanung verbindet Personalbestand, Personalbedarf, Qualifikationen, Arbeitszeiten und Unternehmensziele. Sie schafft eine fachliche Grundlage, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und vorhandene Kapazitäten bedarfsgerecht einzusetzen.