Entscheidungshilfe zur Ressourcenplanung

Welche Ressourcenplanung passt zu Ihrem Unternehmen? Die Antwort hängt nicht allein von Funktionsumfang oder Preis einer Software ab. Entscheidend sind die vorhandenen Planungsprozesse, die zu koordinierenden Ressourcen, bestehende IT-Systeme und der Aufwand, der heute durch Planung, Abstimmung und kurzfristige Änderungen entsteht.

Diese Entscheidungshilfe führt Sie zu den wichtigsten Fragen rund um die Auswahl einer Ressourcenplanungssoftware. Sie können direkt bei dem Thema einsteigen, das für Ihre aktuelle Entscheidung relevant ist.

Welche Frage möchten Sie klären?

Wo stehen Sie aktuell bei Ihrer Planung?

Nicht jedes Unternehmen beginnt mit derselben Ausgangssituation. Der sinnvollste nächste Schritt hängt davon ab, wie heute geplant wird.

Wann reicht eine einfache Planungslösung aus?

Eine spezialisierte Ressourcenplanungssoftware ist nicht für jedes Unternehmen notwendig.

Excel, Kalender oder vorhandene Funktionen eines ERP-, PPS- oder Service-Systems können weiterhin eine gute Lösung sein, wenn die Planung überschaubar bleibt.

Eine einfache Lösung kann ausreichen, wenn:

• nur wenige Ressourcen geplant werden,
• eine einzelne Person für die Planung verantwortlich ist,
• Termine und Kapazitäten relativ stabil bleiben,
• wenige Abhängigkeiten zwischen Ressourcen bestehen,
• keine umfangreichen Schnittstellen benötigt werden,
• alle Beteiligten zuverlässig mit einem aktuellen Planungsstand arbeiten.

Wann wird spezialisierte Ressourcenplanung interessant?

Mit zunehmender Planungskomplexität entstehen häufig zusätzliche manuelle Arbeitsschritte. Daten werden mehrfach gepflegt, Änderungen müssen abgestimmt und Konflikte manuell gesucht werden.

Typische Warnsignale sind:

• mehrere Personen verändern dieselbe Planung,
• mehrere Excel-Dateien oder Kalender werden parallel geführt,
• freie Kapazitäten sind nur schwer erkennbar,
• Doppelbelegungen treten regelmäßig auf,
• kurzfristige Umplanungen verursachen hohen Abstimmungsaufwand,
• Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge oder andere Ressourcen müssen gemeinsam geplant werden,
• Daten werden manuell zwischen unterschiedlichen Systemen übertragen.

Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto sinnvoller wird es, eine zentrale Ressourcenplanung zu prüfen.

Die fünf wichtigsten Fragen vor der Softwareauswahl

Welche Daten benötigt eine Ressourcenplanung?

Eine neue Planung sollte nicht automatisch sämtliche vorhandenen Unternehmensdaten übernehmen.

Benötigt werden nur Informationen, die für Planung, Verfügbarkeit, Zuordnung oder Entscheidungen tatsächlich relevant sind.

Typische Ressourcenstammdaten sind:

• Mitarbeiter und Teams,
• Maschinen und Anlagen,
• Fahrzeuge,
• Werkzeuge und Betriebsmittel,
• Räume und Arbeitsplätze,
• Qualifikationen,
• Standorte und Kalender.

Typische Planungsdaten sind:

• Aufträge und Projekte,
• Termine,
• Dauer,
• Prioritäten,
• Status,
• Ressourcenzuordnungen,
• Verfügbarkeiten und Kapazitäten.

Welche Integrationen sollten geprüft werden?

Viele Unternehmen verfügen bereits über Systeme, in denen relevante Daten gepflegt werden.

Typische Systeme sind:

• ERP,
• PPS,
• CRM,
• Personalsoftware,
• Zeiterfassung,
• Service-Management,
• Projektmanagement,
• Produktionssysteme.

Vor einer Integration sollte immer geklärt werden, welches System für welche Daten führend ist.

Ein Auftrag kann beispielsweise im ERP-System entstehen und anschließend zur operativen Planung übernommen werden. Nach der Planung können nur die tatsächlich benötigten Informationen, etwa Termine oder Statusdaten, zurückgegeben werden.

Welche Betriebsform passt zur eigenen IT?

Neben den Funktionen gehört auch die technische Betriebsform zur Softwareauswahl.

Cloud, externes Hosting und On-Premises unterscheiden sich unter anderem bei:

• internem IT-Aufwand,
• Kontrolle über Infrastruktur,
• Updates,
• Integration vorhandener Systeme,
• standortübergreifendem Zugriff,
• Kostenstruktur.

Eine pauschal beste Variante gibt es nicht. Die Betriebsform sollte zur vorhandenen Infrastruktur und zur langfristigen IT-Strategie passen.

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Wie sollten Unternehmen Softwareangebote vergleichen?

Eine reine Funktionsliste ist dafür nur bedingt geeignet.

Aussagekräftiger ist ein identischer realer Planungsfall, der mit allen infrage kommenden Lösungen durchgeführt wird.

Ein typischer Test könnte so aussehen:

1. Ein neuer Auftrag wird angelegt oder aus einem bestehenden System übernommen.
2. Eine geeignete freie Ressource muss gefunden werden.
3. Der Auftrag wird eingeplant.
4. Eine bereits eingeplante Ressource fällt kurzfristig aus.
5. Eine Alternative muss gefunden werden.
6. Nachfolgende Termine oder Ressourcen müssen angepasst werden.
7. Alle betroffenen Anwender sollen den neuen Planungsstand erkennen.

An einem solchen Szenario lässt sich besser beurteilen, wie gut eine Software den realen Arbeitsalltag unterstützt.

Wie sollten die Kosten verglichen werden?

Ein sinnvoller Kostenvergleich betrachtet nicht nur den Lizenzpreis.

Zu den möglichen Gesamtkosten gehören:

• Softwarelizenzen oder Nutzungsgebühren,
• Einrichtung und Konfiguration,
• Schnittstellen,
• Datenmigration,
• Schulungen,
• interner Projektaufwand,
• Hosting oder eigene Infrastruktur,
• Support und Wartung,
• spätere Erweiterungen.

Diese Gesamtkosten sollten dem erwarteten Nutzen gegenübergestellt werden.

Kosten einer Ressourcenplanungssoftware ausführlich prüfen →

Welche Lösung passt zu welcher Ausgangssituation?

Branchenspezifische Entscheidungshilfen

Die Anforderungen unterscheiden sich deutlich danach, welche Ressourcen und betrieblichen Abläufe geplant werden.

Wo lässt sich Visual Planning einordnen?

Visual Planning ist eine konfigurierbare Software für grafische Ressourcen- und Einsatzplanung. Je nach Anwendung können Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge, Projekte, Termine und weitere Ressourcen miteinander verbunden und innerhalb verschiedener Ansichten geplant werden.

Die Lösung kann insbesondere interessant sein, wenn eine flexible grafische Planung benötigt wird, unterschiedliche Ressourcen gemeinsam koordiniert werden sollen oder operative Planungsdaten mit bestehenden Unternehmenssystemen verbunden werden müssen.

Visual Planning ist jedoch nicht automatisch für jedes Unternehmen die richtige Lösung.

Bei einfachen Planungsaufgaben können Excel oder Kalender ausreichen. Wenn ein vorhandenes ERP-, PPS- oder Service-System bereits eine geeignete Planung enthält, kann diese vorhandene Lösung wirtschaftlicher sein.

Benötigt ein Unternehmen dagegen hochspezialisierte automatische Optimierung, kann ebenfalls eine andere Softwarekategorie geeigneter sein.

Die acht Entscheidungshilfen im Überblick

1. Ressourcenplanungssoftware im Vergleich: 12 Auswahlkriterien
2. Visual Planning oder Excel: Wann lohnt sich der Wechsel?
3. Digitale Plantafel oder ERP-/PPS-Plantafel: Welche Lösung passt?
4. Kosten: Was kostet die Einführung einer Ressourcenplanungssoftware?
5. Betriebsform: Cloud, Hosting oder On-Premises?
6. Maschinenbau: Ressourcenplanung für Maschinenbauunternehmen
7. Bau: Ressourcenplanung für Bauunternehmen
8. Service und Außendienst: Ressourcenplanung für Service- und Außendienstorganisationen

Fazit: Erst den Planungsbedarf klären, dann Software auswählen

Eine gute Softwareauswahl beginnt nicht mit einer Produktpräsentation, sondern mit einer klaren Beschreibung des eigenen Planungsprozesses.

Unternehmen sollten zunächst bestimmen, welche Ressourcen geplant werden, wo heute konkrete Probleme entstehen, welche Systeme bereits vorhanden sind und welche Daten tatsächlich benötigt werden.

Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, ob Excel oder eine vorhandene Unternehmenssoftware ausreicht, ob eine spezialisierte Ressourcenplanung notwendig wird und welcher Einführungsaufwand gerechtfertigt ist.

Die acht Entscheidungshilfen auf dieser Seite ermöglichen es, diese Fragen Schritt für Schritt zu vertiefen.

Häufige Fragen zur Auswahl einer Ressourcenplanung

Welche Ressourcenplanungssoftware ist die beste?

Eine allgemein beste Lösung gibt es nicht. Entscheidend sind Art und Anzahl der Ressourcen, Anzahl der Planer, erforderliche Schnittstellen, Planungskomplexität und gewünschter Einführungsaufwand.

Wann reicht Excel für die Ressourcenplanung?

Excel kann ausreichend sein, wenn wenige Ressourcen geplant werden, nur wenige Personen Änderungen durchführen und keine komplexen Integrationen oder Planungsregeln benötigt werden.

Brauche ich eine zusätzliche Plantafel, wenn bereits ein ERP vorhanden ist?

Nicht zwingend. Wenn das vorhandene ERP oder PPS die operative Planung ausreichend unterstützt, kann eine zusätzliche Anwendung unnötig sein.

Welche Daten müssen in eine Ressourcenplanungssoftware übernommen werden?

Nur Daten, die für Planung und Entscheidungen tatsächlich benötigt werden. Dazu können Ressourcen, Verfügbarkeiten, Aufträge, Termine, Prioritäten und Qualifikationen gehören.

Wie sollte eine Ressourcenplanungssoftware getestet werden?

Am besten anhand eines realen Planungsfalls aus dem eigenen Unternehmen, einschließlich einer kurzfristigen Änderung oder eines Ressourcenausfalls.

Ist Visual Planning für jedes Unternehmen geeignet?

Nein. Visual Planning kann für flexible und grafische Ressourcenplanung interessant sein. Für sehr einfache Planungsprozesse oder für hochspezialisierte Optimierungsaufgaben können andere Lösungen geeigneter sein.