Ausgangslage: Excel stieß im Mehrbenutzerbetrieb an seine Grenzen

Die bisherige Planungslösung der SBB basierte auf Excel. Damit ließ sich keine flächendeckende und gleichzeitig nutzbare Ressourcenplanung realisieren. Besonders im Mehrbenutzerbetrieb funktionierte die Tabellenlösung nicht mehr zuverlässig und stürzte wiederholt ab.

Gesucht wurde deshalb eine Software, die Übersichtlichkeit, gleichzeitiges Arbeiten, einfache Bedienung und aussagekräftige Auswertungen miteinander verbindet. Ohne eine geeignete Lösung hätte die unübersichtliche Planung nach Aussage der SBB das Dienstleistungssystem erheblich beeinträchtigt.

Auswahl: Zwei Jahre Evaluation und mehrere Pilotprojekte

Die SBB recherchierte intensiv und verglich verschiedene Planungslösungen. Dabei wurden auch Pilotprojekte und praktische Versuche durchgeführt. Die gesamte Softwareevaluation nahm rund zwei Jahre in Anspruch.

Das Projektteam bestand aus dem Projektleiter, seinem Vorgesetzten und einem begleitenden IT-Team. In die Bewertung waren unter anderem ein IT Business Analyst, ein Ingenieur und die IT eingebunden.

Visual Planning® überzeugte durch die einfache und übersichtliche Ressourcenplanung, das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Personen, eine vertraute Office-ähnliche Oberfläche und die Bedienung per Drag-and-drop.

Umsetzung: Operativ einsatzbereit nach neun Monaten

Nach der Entscheidung wurde Visual Planning® innerhalb von neun Monaten implementiert. In den ersten drei Monaten wurde das Programm technisch bereitgestellt. Nach weiteren sechs Monaten war die Lösung operativ einsatzbereit.

Advanced Solutions begleitete die SBB während und nach der Implementierung mit intensiven Schulungen. Die Beratung, Projektbegleitung und Anwenderschulung wurden in der Case Study ausdrücklich positiv bewertet.

Anwendung: Von der Disposition bis zum Finanzbereich

Visual Planning® wird bei der SBB in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt. Dazu gehören die schweizweit arbeitenden Disponenten, die Personaleinsatzleitung, die zentrale Baufahrzeugplanung, der Finanzbereich sowie der Personal- und Ausbildungsbereich.

Die Bedienung per Drag-and-drop erleichtert die tägliche Planung. Gleichzeitig nutzt die SBB zunehmend die Auswertungsmöglichkeiten der Software. Die daraus gewonnenen Kennzahlen fließen in Managemententscheidungen ein.

Nutzen: Weniger Abstimmung, weniger Fehler und schnellerer Informationsfluss

Durch die gemeinsame visuelle Planung sehen die beteiligten Personen, welche Änderungen andere Anwender vorgenommen haben. Dadurch sinkt der Aufwand für Rückfragen, Abklärungen und Abstimmungen.

Die bessere Übersicht reduziert nach Aussage der SBB zugleich die Fehleranfälligkeit. Planungsinformationen können schneller kommuniziert und unmittelbar für weitere Entscheidungen genutzt werden.

Innerhalb der SBB wurde Visual Planning® zum Zeitpunkt des Interviews als Top-Tool eingestuft und als fester Bestandteil der Planung betrachtet.