Was ist Projektplanung?

Projektplanung bezeichnet die strukturierte Vorbereitung eines Projekts. Dabei werden Projektziele, Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Kosten, Abhängigkeiten und mögliche Risiken festgelegt.

Sie schafft die Grundlage dafür, dass ein Projekt nachvollziehbar organisiert, gesteuert und kontrolliert werden kann. Die Projektplanung beginnt üblicherweise vor der eigentlichen Umsetzung, wird während des gesamten Projektverlaufs jedoch regelmässig überprüft und angepasst.

Ziel einer strukturierten Projektplanung ist es, alle notwendigen Arbeiten in einer sinnvollen Reihenfolge durchzuführen, benötigte Ressourcen rechtzeitig bereitzustellen und vereinbarte Termine, Kosten und Qualitätsanforderungen einzuhalten.

Mit einer digitalen Projektplanung lassen sich Projekte, Aufgaben, Mitarbeiter, Termine, Meilensteine und Kapazitäten in einer gemeinsamen visuellen Planung koordinieren.

Welche Aufgaben gehören zur Projektplanung?

Die Projektplanung umfasst alle organisatorischen und planerischen Aufgaben, die für eine erfolgreiche Durchführung notwendig sind.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Projektziele definieren
• Projektumfang festlegen
• Anforderungen erfassen
• Projekt in Phasen und Arbeitspakete gliedern
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuordnen
• Termine und Meilensteine festlegen
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben berücksichtigen
• Personal, Maschinen und weitere Ressourcen einplanen
• Aufwände und Kosten kalkulieren
• Projektrisiken analysieren
• Kommunikations- und Entscheidungswege festlegen
• Projektfortschritt überwachen
• Abweichungen und Änderungen dokumentieren

Der konkrete Umfang der Planung hängt von der Projektgrösse, der Laufzeit, der Anzahl beteiligter Personen und der Komplexität der Aufgaben ab.

Welche Ziele verfolgt die Projektplanung?

Projektplanung soll einen realistischen und nachvollziehbaren Handlungsrahmen für alle Projektbeteiligten schaffen.

Zu den wichtigsten Zielen gehören:

• klare Projektziele und Ergebnisse
• transparente Aufgaben und Zuständigkeiten
• realistische Termine
• bedarfsgerechter Ressourceneinsatz
• frühzeitige Erkennung von Engpässen
• Kontrolle von Kosten und Aufwänden
• koordinierte Zusammenarbeit
• nachvollziehbare Entscheidungen
• reduzierte Projektrisiken
• regelmässige Fortschrittskontrolle

Eine gute Projektplanung verhindert nicht jede Abweichung. Sie sorgt jedoch dafür, dass Auswirkungen schneller erkannt und geeignete Massnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können.

Welche Phasen umfasst die Projektplanung?

Die konkrete Einteilung kann je nach Projektmethode und Unternehmen variieren. Häufig wird ein Projekt in mehrere aufeinander aufbauende Phasen gegliedert.

1. Projektinitialisierung

In der Initialisierungsphase wird geklärt, warum das Projekt durchgeführt werden soll und welches Ergebnis erwartet wird.

Typische Inhalte sind:

• Ausgangssituation
• Projektidee
• Nutzen und Zielsetzung
• Projektauftrag
• erste Aufwandsschätzung
• wichtige Beteiligte
• grundsätzliche Machbarkeit

2. Projektdefinition

In dieser Phase werden Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen genauer beschrieben.

Dazu gehören:

• Projektziele
• Projektumfang
• Abgrenzung zu anderen Vorhaben
• Ergebnisse und Lieferobjekte
• Projektorganisation
• Entscheidungsbefugnisse
• Budgetrahmen

3. Detailplanung

Die Detailplanung zerlegt das Projekt in konkrete Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten.

Hier werden unter anderem festgelegt:

• Projektphasen
• Arbeitspakete
• Aufgaben
• Aufwände
• Abhängigkeiten
• Meilensteine
• Ressourcen
• Kosten
• Risiken

4. Projektdurchführung

Während der Durchführung werden die geplanten Aufgaben bearbeitet und die Ergebnisse erstellt.

Die Projektplanung dient dabei als Orientierung und Vergleichsgrundlage. Tatsächliche Fortschritte, Aufwände und Termine werden regelmässig mit den Planwerten verglichen.

5. Projektsteuerung

Projektsteuerung begleitet die Durchführung und reagiert auf Abweichungen.

Typische Aufgaben sind:

• Projektstatus prüfen
• Termine überwachen
• Aufwände kontrollieren
• Ressourcenkonflikte lösen
• Risiken aktualisieren
• Änderungen bewerten
• Massnahmen beschliessen

6. Projektabschluss

Zum Projektabschluss werden Ergebnisse abgenommen, offene Punkte geklärt und Erfahrungen dokumentiert.

Dazu können gehören:

• Abnahme der Projektergebnisse
• Übergabe an Betrieb oder Kunde
• Abschlussdokumentation
• Nachkalkulation
• Auswertung von Kennzahlen
• Lessons Learned
• Auflösung des Projektteams

Wie läuft eine Projektplanung ab?

Eine professionelle Projektplanung erfolgt in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten.

1. Projektziel definieren

Zunächst muss klar beschrieben werden, welches Ergebnis das Projekt erreichen soll.

Ein Projektziel sollte möglichst eindeutig festlegen:

• welches Ergebnis erwartet wird
• bis wann das Ergebnis vorliegen soll
• welche Qualitätsanforderungen gelten
• welcher Budgetrahmen verfügbar ist
• welche Bereiche nicht zum Projekt gehören

Unklare oder widersprüchliche Ziele führen häufig zu späteren Änderungen und Missverständnissen.

2. Projektumfang festlegen

Der Projektumfang beschreibt, welche Leistungen, Aufgaben und Ergebnisse Bestandteil des Projekts sind.

Ebenso wichtig ist die Abgrenzung. Es sollte dokumentiert werden, welche Leistungen ausdrücklich nicht im Projekt enthalten sind.

3. Projektstrukturplan erstellen

Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt hierarchisch in Teilprojekte, Arbeitspakete und Aufgaben.

Er beantwortet die Frage, welche Arbeiten für das vollständige Projektergebnis notwendig sind.

Ein Projektstrukturplan kann beispielsweise folgende Ebenen enthalten:

1. Gesamtprojekt
2. Projektphasen
3. Teilprojekte
4. Arbeitspakete
5. Einzelaufgaben

4. Aufgaben und Arbeitspakete beschreiben

Für jedes Arbeitspaket werden Inhalt, erwartetes Ergebnis, Verantwortlichkeit, Aufwand und Termin festgelegt.

Eine Aufgabenbeschreibung kann folgende Angaben enthalten:

• Bezeichnung
• Beschreibung
• Verantwortlicher
• Starttermin
• Endtermin
• geplanter Aufwand
• benötigte Ressourcen
• Abhängigkeiten
• Abnahmekriterien

5. Abhängigkeiten bestimmen

Viele Aufgaben können erst beginnen, wenn andere Arbeiten abgeschlossen oder bestimmte Ergebnisse verfügbar sind.

Typische Abhängigkeiten sind:

• eine Aufgabe beginnt nach Abschluss einer anderen Aufgabe
• mehrere Aufgaben müssen gleichzeitig starten
• eine Freigabe ist vor dem nächsten Arbeitsschritt erforderlich
• Material oder Informationen müssen verfügbar sein
• eine bestimmte Ressource wird zuerst in einer anderen Aufgabe benötigt

Werden Abhängigkeiten nicht berücksichtigt, entstehen unrealistische Projekttermine.

6. Aufwände und Dauer schätzen

Für Aufgaben und Arbeitspakete müssen Bearbeitungsaufwand und kalendarische Dauer geschätzt werden.

Aufwand und Dauer sind nicht identisch. Eine Aufgabe mit 16 Arbeitsstunden kann zwei Tage dauern, wenn eine Person vollzeitig daran arbeitet. Wird sie nur vier Stunden täglich bearbeitet, verlängert sich die Dauer entsprechend.

7. Ressourcen einplanen

Den Aufgaben werden geeignete Mitarbeiter, Teams, Maschinen, Fahrzeuge, Räume oder weitere Betriebsmittel zugeordnet.

Die Planung muss prüfen, ob die Ressourcen im vorgesehenen Zeitraum verfügbar und fachlich geeignet sind.

8. Termine und Meilensteine festlegen

Auf Grundlage von Aufgaben, Abhängigkeiten, Aufwänden und verfügbaren Ressourcen wird ein realistischer Projektzeitplan erstellt.

Wichtige Zwischenergebnisse werden als Meilensteine festgelegt.

9. Risiken bewerten

Potenzielle Risiken werden erfasst und hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und möglicher Auswirkungen bewertet.

Für wesentliche Risiken werden vorbeugende Massnahmen und Reaktionspläne festgelegt.

10. Projektplan abstimmen und freigeben

Der Projektplan wird mit Auftraggebern, Projektleitung, Fachbereichen und weiteren Beteiligten abgestimmt.

Nach der Freigabe bildet er die verbindliche Grundlage für Durchführung, Kommunikation und Projektcontrolling.

11. Projektplan laufend aktualisieren

Während des Projekts werden tatsächliche Fortschritte, neue Erkenntnisse und Änderungen in die Planung übernommen.

Ein Projektplan muss den aktuellen Stand widerspiegeln. Ein einmal erstellter, aber nicht aktualisierter Plan verliert schnell seinen Nutzen.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan, häufig mit PSP abgekürzt, zerlegt ein Projekt vollständig und hierarchisch in überschaubare Bestandteile.

Er bildet die inhaltliche Grundlage für weitere Planungsschritte wie:

• Terminplanung
• Ressourcenplanung
• Kostenplanung
• Risikoplanung
• Verantwortlichkeitszuordnung
• Fortschrittskontrolle

Der Projektstrukturplan zeigt, was im Projekt zu erledigen ist. Er legt noch nicht zwingend fest, wann die einzelnen Aufgaben durchgeführt werden.

Die zeitliche Reihenfolge wird anschliessend im Termin- oder Ablaufplan festgelegt.

Was ist ein Arbeitspaket?

Ein Arbeitspaket ist eine klar abgegrenzte Einheit innerhalb eines Projekts. Es umfasst eine definierte Aufgabe oder Gruppe zusammengehöriger Tätigkeiten.

Ein gutes Arbeitspaket enthält:

• eindeutige Bezeichnung
• konkretes Ergebnis
• verantwortliche Person
• geplanten Aufwand
• Start- und Endtermin
• benötigte Ressourcen
• Abnahmekriterien

Arbeitspakete sollten so gross sein, dass sie sinnvoll gesteuert werden können, aber klein genug, um Fortschritte und Abweichungen rechtzeitig zu erkennen.

Was ist ein Meilenstein?

Ein Meilenstein ist ein wichtiger Kontroll- oder Entscheidungspunkt im Projekt. Er besitzt üblicherweise keine eigene Dauer, sondern markiert einen definierten Zeitpunkt oder ein erreichtes Ergebnis.

Typische Meilensteine sind:

• Projektfreigabe
• Abschluss der Konzeption
• Freigabe eines Prototyps
• Beginn der Umsetzung
• Abschluss eines Tests
• Kundenabnahme
• Produktivstart
• Projektabschluss

Meilensteine erleichtern die Fortschrittskontrolle und schaffen klare Entscheidungspunkte.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm stellt Aufgaben und Arbeitspakete als Balken auf einer Zeitachse dar.

Es kann sichtbar machen:

• Beginn und Ende von Aufgaben
• Dauer von Arbeitspaketen
• zeitliche Überschneidungen
• Abhängigkeiten
• Meilensteine
• Projektphasen
• Fortschritt

Gantt-Diagramme eignen sich besonders für die zeitliche Übersicht eines Projekts. Für eine vollständige Projektplanung müssen jedoch zusätzlich Ressourcen, Kapazitäten, Verantwortlichkeiten und Aufwände berücksichtigt werden.

Praxisbeispiel einer Projektplanung

Ein Maschinenbauunternehmen entwickelt für einen Kunden eine neue Produktionsanlage. Das Projekt umfasst Konstruktion, Einkauf, Fertigung, Softwareentwicklung, Montage, Test und Inbetriebnahme.

Der zugesagte Liefertermin steht bereits fest. Mehrere Spezialisten arbeiten gleichzeitig an anderen Projekten. Zusätzlich wird ein Prüfstand benötigt, der nur begrenzt verfügbar ist.

Mit einer zentralen Projektplanung erkennt die Projektleitung:

• welche Aufgaben voneinander abhängig sind
• wann Konstruktion und Materialfreigabe abgeschlossen sein müssen
• welche Mitarbeiter gleichzeitig in anderen Projekten eingeplant sind
• wann der Prüfstand verfügbar ist
• welche Aufgaben auf dem kritischen Pfad liegen
• welche Meilensteine durch Verzögerungen gefährdet sind
• ob zusätzliche externe Kapazitäten benötigt werden

Verzögert sich die Lieferung eines wichtigen Bauteils, können die Auswirkungen auf Montage, Test und Inbetriebnahme unmittelbar bewertet werden.

Die Projektleitung kann alternative Aufgaben vorziehen, Ressourcen neu zuordnen oder den Kunden frühzeitig über einen möglichen Terminrisiko informieren.

Was ist digitale Projektplanung?

Bei der digitalen Projektplanung werden Projekte, Aufgaben, Termine, Ressourcen, Meilensteine und Fortschritte in einer zentralen Software geplant und verwaltet.

Eine digitale Plantafel kann beispielsweise folgende Informationen darstellen:

• laufende und geplante Projekte
• Projektphasen
• Aufgaben und Arbeitspakete
• Start- und Endtermine
• Meilensteine
• verantwortliche Mitarbeiter
• benötigte Ressourcen
• Kapazitäten und Auslastung
• Auftrags- oder Projektstatus
• Fortschritt
• Risiken und offene Punkte
• Dokumente und ergänzende Informationen

Dadurch arbeiten Projektleitung, Fachbereiche, Mitarbeiter und Management mit einem gemeinsamen Planungsstand.

Projektplanung mit Excel oder digitaler Plantafel?

Viele Unternehmen beginnen ihre Projektplanung mit Excel, einzelnen Aufgabenlisten oder getrennten Kalendern.

Bei wenigen Aufgaben und Beteiligten kann dies zunächst ausreichen. Mit zunehmender Projektgrösse entstehen jedoch typische Probleme:

• mehrere Versionen desselben Projektplans
• fehlende Echtzeitinformationen
• unklare Verantwortlichkeiten
• übersehene Abhängigkeiten
• Doppelbelegungen von Mitarbeitern
• schwer erkennbare Kapazitätsengpässe
• hoher Aufwand bei Terminänderungen
• fehlende Verbindung zwischen Aufgabe und Ressource
• unübersichtliche Fortschrittskontrolle
• fehlende zentrale Dokumentation

Eine digitale Plantafel verbindet Aufgaben, Termine, Ressourcen und Projektstatus. Änderungen werden zentral durchgeführt und können für berechtigte Beteiligte unmittelbar sichtbar gemacht werden.

Unterschied zwischen Projektplanung und Projektmanagement

Projektplanung und Projektmanagement werden häufig gleichgesetzt, beschreiben aber unterschiedliche Umfänge.

Die Projektplanung konzentriert sich auf die Vorbereitung und laufende Aktualisierung des Projektplans.

Dazu gehören insbesondere:

• Ziele
• Aufgaben
• Termine
• Ressourcen
• Kosten
• Abhängigkeiten
• Risiken

Das Projektmanagement umfasst darüber hinaus die gesamte Führung und Steuerung des Projekts.

Dazu gehören zusätzlich:

• Projektorganisation
• Kommunikation
• Führung des Projektteams
• Entscheidungsmanagement
• Qualitätsmanagement
• Änderungsmanagement
• Konfliktmanagement
• Projektabschluss

Die Projektplanung ist somit ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements.

Unterschied zwischen Projektplanung und Projektsteuerung

Die Projektplanung beschreibt den vorgesehenen Ablauf eines Projekts.

Die Projektsteuerung vergleicht diesen Plan mit dem tatsächlichen Projektverlauf und leitet bei Abweichungen Massnahmen ein.

Projektsteuerung beantwortet beispielsweise folgende Fragen:

• Liegt das Projekt im Zeitplan?
• Werden geplante Aufwände eingehalten?
• Sind genügend Ressourcen verfügbar?
• Welche Risiken sind eingetreten?
• Welche Aufgaben verzögern sich?
• Welche Gegenmassnahmen sind erforderlich?

Planung und Steuerung bilden einen fortlaufenden Kreislauf. Neue Erkenntnisse aus der Projektsteuerung müssen in den Projektplan übernommen werden.

Projektplanung und Ressourcenplanung

Projekte benötigen Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Budgets und andere Betriebsmittel.

Die Ressourcenplanung zeigt, welche Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar oder bereits ausgelastet sind.

Die Projektplanung ordnet diese Ressourcen konkreten Aufgaben, Arbeitspaketen und Projektphasen zu.

Beispiel: Die Projektplanung zeigt, dass für eine Testphase ein Prüfingenieur benötigt wird. Die Ressourcenplanung zeigt zusätzlich, ob dieser Mitarbeiter im vorgesehenen Zeitraum bereits in einem anderen Projekt eingeplant ist.

Projektplanung und Personaleinsatzplanung

Mitarbeiter werden in Projekten häufig gleichzeitig für mehrere Aufgaben oder Vorhaben benötigt.

Die Personaleinsatzplanung berücksichtigt unter anderem:

• Verfügbarkeit
• Qualifikationen
• Arbeitszeitmodelle
• Urlaub und Abwesenheiten
• bestehende Projektauslastung
• Einsatzorte
• Projektrollen

Eine Aufgabe kann im Projektplan termingerecht vorgesehen sein, aber wegen fehlender personeller Kapazität trotzdem nicht ausgeführt werden.

Projektplanung und Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung vergleicht den geplanten Arbeitsbedarf mit den verfügbaren Kapazitäten.

Sie zeigt beispielsweise:

• welche Teams überlastet sind
• wo freie Kapazitäten bestehen
• welche Monate besonders stark ausgelastet sind
• welche Schlüsselressourcen Engpässe verursachen
• ob externe Unterstützung benötigt wird

Beispiel: Für mehrere parallele Projekte werden im kommenden Monat 600 Entwicklungsstunden benötigt. Das Entwicklungsteam verfügt aufgrund von Urlaub und anderen Aufgaben jedoch nur über 480 verfügbare Stunden.

Die Kapazitätsplanung macht die Unterdeckung sichtbar, bevor die Projekte in Verzug geraten.

Projektplanung und Terminplanung

Die Terminplanung legt fest, wann einzelne Aufgaben beginnen und enden.

Dabei müssen berücksichtigt werden:

• Aufgabendauer
• Abhängigkeiten
• Verfügbarkeit von Ressourcen
• Meilensteine
• Liefertermine
• Freigaben
• Pufferzeiten
• Feiertage und Abwesenheiten

Ein Terminplan ist nur dann realistisch, wenn er nicht ausschliesslich auf gewünschten Endterminen basiert, sondern verfügbare Kapazitäten und tatsächliche Abhängigkeiten berücksichtigt.

Projektplanung und Aufgabenplanung

Die Aufgabenplanung zerlegt Projektziele in konkrete, ausführbare Tätigkeiten.

Für jede Aufgabe sollten mindestens folgende Informationen festgelegt werden:

• Aufgabenbeschreibung
• Verantwortlicher
• Starttermin
• Endtermin
• geplanter Aufwand
• Priorität
• Status
• Abhängigkeiten
• benötigte Ressourcen

Eine zu grobe Aufgabenplanung erschwert die Fortschrittskontrolle. Eine zu kleinteilige Planung verursacht dagegen einen hohen administrativen Aufwand.

Projektplanung und Multiprojektmanagement

Im Multiprojektmanagement werden mehrere Projekte gleichzeitig geplant und gesteuert.

Dabei entstehen zusätzliche Herausforderungen:

• gemeinsam genutzte Mitarbeiter
• konkurrierende Projektprioritäten
• begrenzte Budgets
• übergreifende Meilensteine
• Abhängigkeiten zwischen Projekten
• unterschiedliche Auftraggeber
• gemeinsam genutzte Maschinen oder Räume

Eine Einzelbetrachtung jedes Projekts reicht in diesem Fall nicht aus. Erst eine projektübergreifende Kapazitäts- und Ressourcenplanung zeigt die tatsächliche Gesamtauslastung.

Projektplanung und Risikomanagement

Projektrisiken sind mögliche Ereignisse, die Termine, Kosten, Qualität oder Projektergebnisse beeinflussen können.

Typische Projektrisiken sind:

• Personalausfall
• Lieferverzögerungen
• technische Probleme
• unklare Anforderungen
• fehlende Entscheidungen
• Kostensteigerungen
• Abhängigkeit von externen Partnern
• zu knappe Terminplanung
• fehlende Schlüsselqualifikationen

Für jedes wesentliche Risiko sollten Verantwortlichkeit, Eintrittswahrscheinlichkeit, mögliche Auswirkungen und geeignete Massnahmen dokumentiert werden.

Projektplanung und Änderungsmanagement

Änderungen sind in vielen Projekten unvermeidbar. Sie können Anforderungen, Termine, Kosten, Ressourcen oder den Projektumfang betreffen.

Ein geregeltes Änderungsmanagement umfasst:

1. Änderung erfassen
2. Auswirkungen analysieren
3. Kosten und Termine bewerten
4. Entscheidung einholen
5. Projektplan aktualisieren
6. Beteiligte informieren
7. Änderung dokumentieren

Werden Änderungen informell umgesetzt, stimmen Projektplan, Budget und tatsächlicher Leistungsumfang häufig nicht mehr überein.

Der kritische Pfad in der Projektplanung

Der kritische Pfad besteht aus den aufeinanderfolgenden Aufgaben, die den frühestmöglichen Projektendtermin bestimmen.

Verzögert sich eine Aufgabe auf dem kritischen Pfad, verschiebt sich grundsätzlich auch der Projektabschluss, sofern keine Gegenmassnahmen getroffen werden.

Aufgaben ausserhalb des kritischen Pfads können zeitliche Puffer besitzen. Diese Puffer zeigen, wie weit eine Aufgabe verschoben werden kann, ohne den Endtermin des Gesamtprojekts zu beeinflussen.

Der kritische Pfad hilft der Projektleitung, besonders terminrelevante Aufgaben zu erkennen und engmaschiger zu überwachen.

Planwerte und Istwerte in der Projektplanung

Für eine wirksame Projektsteuerung müssen geplante und tatsächliche Werte miteinander verglichen werden.

Typische Plan-Ist-Vergleiche sind:

• geplanter und tatsächlicher Starttermin
• geplanter und tatsächlicher Endtermin
• geplanter und tatsächlicher Aufwand
• geplante und tatsächliche Kosten
• geplanter und tatsächlicher Fortschritt
• geplante und tatsächliche Ressourcenauslastung

Abweichungen sollten nicht nur dokumentiert, sondern hinsichtlich ihrer Ursachen und Auswirkungen bewertet werden.

Projektplanung und Dokumentenverwaltung

Projekte erzeugen zahlreiche Dokumente und Informationen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Projektauftrag
• Anforderungsdokumente
• Verträge
• Pläne und Zeichnungen
• Besprechungsprotokolle
• Prüfberichte
• Freigaben
• Änderungsanträge
• Statusberichte
• Abnahmedokumente

Mit einer integrierten Dokumentenverwaltung können Dateien direkt mit Projekten, Aufgaben, Terminen, Kunden oder Ressourcen verknüpft werden.

Dadurch stehen Dokumente im Zusammenhang mit dem jeweiligen Planungselement zur Verfügung und müssen nicht in getrennten Ablagen gesucht werden.

Mobile Projektplanung

Projektmitarbeiter benötigen häufig auch ausserhalb des Büros Zugriff auf aktuelle Aufgaben, Termine und Dokumente.

Mobil können beispielsweise folgende Informationen bereitgestellt werden:

• persönliche Aufgaben
• Projekttermine
• Aufgabenstatus
• Prioritäten
• Dokumente
• Fotos
• Arbeitszeiten
• Rückmeldungen
• Änderungen der Planung

Mit der mobilen Anwendung VPGo können berechtigte Projektmitarbeiter aktuelle Planungsinformationen über Smartphone oder Tablet abrufen und abhängig von ihren Benutzerrechten Aufgaben bearbeiten, Zeiten erfassen oder Rückmeldungen dokumentieren.

Über VPPortal kann ausgewählten Mitarbeitern, Partnern oder Kunden ein webbasierter Zugriff auf relevante Projektinformationen bereitgestellt werden.

Typische Fehler bei der Projektplanung

Projektziele sind nicht eindeutig

Die Beteiligten haben unterschiedliche Vorstellungen davon, welches Ergebnis erreicht werden soll.

Der Projektumfang ist nicht abgegrenzt

Zusätzliche Anforderungen werden aufgenommen, ohne Termine, Kosten und Ressourcen anzupassen.

Aufgaben werden zu grob geplant

Fortschritte und Verzögerungen werden erst erkannt, wenn ein grosser Projektabschnitt bereits gefährdet ist.

Abhängigkeiten fehlen

Aufgaben werden zeitlich unabhängig geplant, obwohl sie auf Vorarbeiten oder Freigaben angewiesen sind.

Aufwand und Dauer werden verwechselt

Eine Aufgabe mit mehreren Arbeitstagen Aufwand wird als gleich lange kalendarische Dauer angenommen, obwohl der Mitarbeiter nur teilweise verfügbar ist.

Ressourcen werden mehrfach eingeplant

Mitarbeiter, Maschinen oder Räume werden gleichzeitig mehreren Projekten zugeordnet.

Urlaub und Abwesenheiten werden nicht berücksichtigt

Die Planung basiert auf theoretischen Kapazitäten und nicht auf der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit.

Pufferzeiten fehlen

Der Projektplan enthält keine Reserven für Abstimmungen, Korrekturen, Lieferverzögerungen oder unerwartete Probleme.

Risiken werden nicht dokumentiert

Bekannte Unsicherheiten werden nicht bewertet und es fehlen vorbereitete Gegenmassnahmen.

Der Projektplan wird nicht aktualisiert

Die Planung zeigt weiterhin ursprüngliche Termine, obwohl sich Aufgaben und Prioritäten bereits verändert haben.

Projektstatus basiert auf Schätzungen

Fortschrittsangaben werden nicht aus erledigten Aufgaben, tatsächlichen Aufwänden oder messbaren Ergebnissen abgeleitet.

Änderungen werden nicht kontrolliert

Neue Anforderungen werden umgesetzt, ohne ihre Auswirkungen auf Kosten, Termine und Kapazitäten zu prüfen.

Welche Vorteile bietet digitale Projektplanung?

Eine digitale Projektplanung bietet Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:

• zentrale Übersicht über Projekte und Aufgaben
• klare Verantwortlichkeiten
• transparentere Termine und Abhängigkeiten
• bessere Ressourcenauslastung
• frühzeitige Erkennung von Engpässen
• schnellere Reaktion auf Terminänderungen
• weniger Doppelbelegungen
• aktuelle Fortschrittsinformationen
• nachvollziehbare Planänderungen
• bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
• zentrale Verfügbarkeit von Projektdokumenten
• verbesserte Multiprojektübersicht

Der Nutzen steigt insbesondere bei mehreren parallelen Projekten, gemeinsam genutzten Ressourcen oder komplexen Abhängigkeiten.

Wichtige Kennzahlen der Projektplanung

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt zeigt, welcher Anteil der geplanten Arbeiten oder Ergebnisse bereits abgeschlossen ist.

Termintreue

Die Termintreue zeigt, wie viele Aufgaben und Meilensteine innerhalb des geplanten Zeitraums erreicht werden.

Terminabweichung

Die Terminabweichung vergleicht geplante und tatsächliche Start- oder Endtermine.

Aufwandsabweichung

Die Aufwandsabweichung zeigt, ob für Aufgaben mehr oder weniger Arbeitszeit benötigt wird als ursprünglich geplant.

Kostenabweichung

Die Kostenabweichung vergleicht geplante Projektkosten mit den tatsächlich angefallenen oder erwarteten Kosten.

Meilensteinerreichung

Diese Kennzahl zeigt, welche geplanten Meilensteine rechtzeitig, verspätet oder noch nicht erreicht wurden.

Ressourcenauslastung

Die Ressourcenauslastung beschreibt, wie stark Mitarbeiter und andere Betriebsmittel innerhalb des Projekts eingeplant sind.

Kapazitätsabweichung

Die Kapazitätsabweichung zeigt den Unterschied zwischen benötigter und verfügbarer Arbeitskapazität.

Anzahl offener Aufgaben

Diese Kennzahl zeigt, wie viele Aufgaben noch nicht begonnen, in Bearbeitung oder überfällig sind.

Anzahl überfälliger Aufgaben

Überfällige Aufgaben haben ihren geplanten Endtermin überschritten und sind noch nicht abgeschlossen.

Änderungsquote

Die Änderungsquote kann zeigen, wie häufig Aufgaben, Termine, Anforderungen oder Projektumfang während der Durchführung angepasst werden.

Risikoexposition

Die Risikoexposition bewertet Projektrisiken auf Grundlage ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Auswirkungen.

Für welche Unternehmen eignet sich digitale Projektplanung?

Eine digitale Projektplanung eignet sich besonders für:

• Maschinen- und Anlagenbauer
• Bauunternehmen
• Ingenieur- und Planungsbüros
• IT-Unternehmen
• Beratungsunternehmen
• Forschungs- und Entwicklungsabteilungen
• Marketing- und Agenturorganisationen
• Produktionsunternehmen
• technische Dienstleister
• öffentliche Verwaltungen
• Veranstaltungsorganisationen
• Unternehmen mit kundenspezifischen Aufträgen
• Unternehmen mit mehreren parallelen Projekten
• Organisationen mit gemeinsam genutzten Ressourcen

Entscheidend ist weniger die Unternehmensgrösse als die Komplexität der Projekte. Bereits kleinere Unternehmen profitieren, wenn mehrere Aufgaben, Termine, Mitarbeiter und Abhängigkeiten gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Projektplanung mit Visual Planning

Mit Visual Planning für die Projektplanung lassen sich Projekte, Aufgaben, Mitarbeiter, Termine, Meilensteine und weitere Ressourcen in einer zentralen visuellen Plantafel darstellen.

Unternehmen können unterschiedliche Ansichten für Projektleitung, Teammitglieder, Fachabteilungen, Ressourcenverantwortliche oder Management einrichten.

Je nach Konfiguration können unter anderem folgende Informationen berücksichtigt werden:

• Projekt und Kunde
• Projektphase
• Aufgabe oder Arbeitspaket
• verantwortlicher Mitarbeiter
• Start- und Endtermin
• geplanter Aufwand
• Priorität
• Projektstatus
• Meilensteine
• Ressourcen und Kapazitäten
• Fortschritt
• Dokumente und ergänzende Informationen

Planänderungen können per Drag-and-drop durchgeführt werden. Dadurch lassen sich neue Prioritäten, Terminverschiebungen, Ressourcenengpässe oder geänderte Anforderungen schneller berücksichtigen.

Durch unterschiedliche Planungsansichten können Projekte beispielsweise nach Mitarbeitern, Aufgaben, Kunden, Projektphasen oder Zeiträumen dargestellt werden.

Häufig gestellte Fragen zur Projektplanung

Was versteht man unter Projektplanung?

Projektplanung bezeichnet die strukturierte Festlegung von Projektzielen, Aufgaben, Terminen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Kosten, Abhängigkeiten und Risiken.

Welche Aufgaben gehören zur Projektplanung?

Zur Projektplanung gehören Zieldefinition, Projektstrukturierung, Aufgabenplanung, Terminplanung, Ressourcenplanung, Kostenplanung, Risikoplanung und Fortschrittskontrolle.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan gliedert ein Projekt hierarchisch in Projektphasen, Teilprojekte, Arbeitspakete und Aufgaben.

Was ist ein Meilenstein?

Ein Meilenstein ist ein wichtiger Kontroll- oder Entscheidungspunkt im Projekt, an dem ein definiertes Ergebnis erreicht sein soll.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm stellt Aufgaben und Arbeitspakete als Balken auf einer Zeitachse dar. Dadurch werden Dauer, Überschneidungen, Abhängigkeiten und Meilensteine sichtbar.

Was ist der Unterschied zwischen Projektplanung und Projektmanagement?

Die Projektplanung legt Ziele, Aufgaben, Termine, Ressourcen und Risiken fest. Das Projektmanagement umfasst zusätzlich Führung, Kommunikation, Steuerung, Qualität und Projektabschluss.

Was ist der Unterschied zwischen Projektplanung und Projektsteuerung?

Die Projektplanung beschreibt den vorgesehenen Ablauf. Die Projektsteuerung vergleicht Plan und tatsächlichen Verlauf und leitet bei Abweichungen Massnahmen ein.

Warum ist Ressourcenplanung in Projekten wichtig?

Aufgaben können nur termingerecht ausgeführt werden, wenn geeignete Mitarbeiter und Betriebsmittel tatsächlich verfügbar sind. Die Ressourcenplanung verhindert Überlastungen und Doppelbelegungen.

Wie wird der Projektfortschritt gemessen?

Der Projektfortschritt kann anhand abgeschlossener Aufgaben, erreichter Meilensteine, tatsächlicher Aufwände oder fertiggestellter Ergebnisse gemessen werden.

Wie hilft digitale Projektplanung bei Änderungen?

Termine, Aufgaben und Ressourcen können zentral angepasst werden. Die Auswirkungen auf andere Aufgaben, Meilensteine und Projekte werden dadurch schneller sichtbar.

Kann eine digitale Projektplanung mehrere Projekte gleichzeitig abbilden?

Ja. Mehrere Projekte können gemeinsam dargestellt und hinsichtlich Terminen, Ressourcen, Prioritäten und Kapazitäten verglichen werden.

Ist digitale Projektplanung nur für grosse Unternehmen geeignet?

Nein. Auch kleinere Unternehmen profitieren, wenn mehrere Aufgaben, Mitarbeiter, Termine und Abhängigkeiten gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Fazit

Eine strukturierte Projektplanung verbindet Ziele, Aufgaben, Termine, Ressourcen, Kosten und Risiken zu einem nachvollziehbaren Projektplan.

Sie unterstützt Unternehmen dabei, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen, Abhängigkeiten sichtbar zu machen und den Projektfortschritt laufend mit den ursprünglichen Zielen zu vergleichen.

Mit zunehmender Anzahl von Aufgaben, Beteiligten und parallelen Projekten stossen getrennte Excel-Listen und manuelle Terminpläne schnell an ihre Grenzen. Eine digitale Projektplanung verbessert die Transparenz, erleichtert die Projektsteuerung und schafft eine verlässliche Grundlage für fundierte Entscheidungen.