Sie können „VISUAL PLANNING“ zum Versenden von E-Mails verwenden.
Je nach Version wird Folgendes durchgeführt:
- Ausgehend von einer Ressource:
- Senden Sie eine leere E-Mail an write,
- Das Versenden einer E-Mail mit dem Ausdruck einer Ressource im PDF-Format als
Anhang,
- Ausgehend von einem Vorgang:
- Manuelles oder automatisches Versenden einer vorformatierten E-Mail.
Der Administrator der Planungen kann die Methode zum Versenden von E-Mails wie folgt auswählen:
- entweder eine Messaging-Software,
- oder einen SMTP-Server.
Wichtig:
Für den automatischen Versand von E-Mails ist ein SMTP-Server erforderlich; dies ist ausschließlich mit der ENTERPRISE-Version von „VISUAL PLANNING“ möglich.
Sind keine SMTP-Parameter festgelegt oder verfügt der Anwender im Admin Center über keine E-Mail-Adresse, wird die Messaging-Software geöffnet.
Hinweis:
Aufgrund einer Änderung der Richtlinien von Google ist es nun möglich, über OAuth2 eine Verbindung zum SMTP-Server von Gmail herzustellen.
Nach der Einrichtung können Sie den Dienst über die Authentifizierung auf der Seite VPServer/gmailregister.jsp aktivieren.
E-MAILS VON EINER RESSOURCE AUS VERSENDEN
DEFINITION
VISUAL PLANNING ermöglicht es Ihnen, E-Mails von einer Ressource der Planung aus zu versenden. Sie können Folgendes versenden:
- eine leere E-Mail zum Verfassen,
- oder eine E-Mail mit dem Ausdruck der Ressource im PDF-Format als Anhang.
Die Adresse des Empfängers kann in den Planungen anhand des Inhalts einer Rubrik festgelegt oder vom Anwender beim Versenden eingegeben werden.
Der Betreff der E-Mail sowie der Text einer SMS können ebenfalls eingegeben werden. Der Nachricht können zudem weitere Dokumente angehängt werden.
Technische Voraussetzungen
Auf dem Client-Arbeitsplatz, von dem aus die E-Mail versendet wird, muss eine Messaging-Software installiert sein.
Diese Funktionalität wurde für MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 und spätere Versionen validiert.
Der SMTP-Server muss vom „VISUAL PLANNING“-Server aus erreichbar sein.
Funktionale Voraussetzungen
Für diese Funktionalität bestehen keine unverzichtbaren Voraussetzungen.
Für eine optimale Nutzung wird jedoch empfohlen, für jede Dimension per E-Mail folgende Einstellungen vorzunehmen:
- Eine oder mehrere Text-Rubriken, die die E-Mail-Adressen der Nachricht enthalten
Empfänger.
- Eine Rubrik mit der Bezeichnung „VPMAIL“, deren Typ wie folgt lautet:
- Text,
- Mehrzeiliger Text,
- Boolesche Werte.
Mit Hilfe der letztgenannten Option können Sie das Datum und die Uhrzeit des letzten E-Mail-Versands jeder Ressource sowie die Anmeldedaten des Absenders speichern. Bei booleschen Rubriken werden diese nach dem Versand der E-Mail überprüft.
SMTP-Server
In diesem Fall müssen Sie die E-Mail-Adresse des sendenden Anwenders angeben.
Gehen Sie dazu in das Admin Center und klicken Sie im Abschnitt „Anwender“ mit der rechten Maustaste auf den Anwender > „Bearbeiten“.
Geben Sie anschließend in dem sich öffnenden Fenster die E-Mail-Adresse des Anwenders ein und bestätigen Sie abschließend die Eingabe.
KONFIGURATION
Senden Sie eine leere E-Mail an write,
Diese Funktionalität erfordert keine Konfiguration.
Versenden eines Ausdrucks für Ressourcen per E-Mail
Diese Funktion nutzt die Konfiguration, die für den Ausdruck einer Ressource erstellt wurde.
Diese Konfiguration wird beim Speichern in der bevorzugten Ansicht gespeichert. Sie kann zudem bei jeder Verwendung angepasst werden (siehe unten).
Um E-Mails über einen SMTP-Server zu versenden, müssen Sie dessen Konfiguration festlegen (siehe unten).
VERWENDUNG
Senden einer leeren E-Mail zum Verfassen
Um eine E-Mail zu versenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Ressource > „Exchange“ > „Senden“ > „E-Mail“.
Wenn eine oder mehrere der Rubriken der Ressource eine oder mehrere E-Mail-Adressen enthalten, werden diese direkt als Adressen der E-Mail-Empfänger übernommen.
Die weitere Ausgestaltung der E-Mail sowie die Vorgehensweise beim Versenden hängen vollständig von der verwendeten E-Mail-Software ab.
Im Falle von Messaging-Software
In den Versionen ONE und ENTERPRISE (sofern der SMTP-Server nicht konfiguriert ist) öffnet sich bei jedem Versand einer E-Mail das Fenster der E-Mail-Software, sodass Sie folgende Möglichkeiten haben:
- Füllen Sie die verschiedenen E-Mail-Felder aus oder ändern Sie diese (Betreff, E-Mail-Text usw.)
- Senden bestätigen.
Im Falle eines SMTP-Servers
In der ENTERPRISE-Version öffnet sich, sofern der SMTP-Server konfiguriert ist und eine E-Mail von einer Ressource versendet wird, automatisch der „VISUAL PLANNING“-Mailer anstelle der Nachrichten-Software.
Die E-Mail-Adresse des Absenders ist die Adresse des im ADMIN CENTER definierten Anwenders.
Versenden eines Ausdrucks für Ressourcen per E-Mail
Mit dieser Funktion können Sie eine E-Mail mit einem Anhang versenden: eine PDF-Datei, die einen Ausdruck der ausgewählten Ressource enthält.
Wichtig:
Wenn mehrere Ressourcen ausgewählt wurden, wird eine einzige PDF-Datei an alle ausgewählten Ressourcen gesendet. Die Datei enthält eine Übersicht der ausgewählten Ressourcen, wobei auf jeder Seite eine Ressource dargestellt wird.
Um diese Funktion zu nutzen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine Ressource > „Exchange“ > „Senden“ > „PDF-E-Mail“.
Das Fenster „Druckkonfiguration“ wird angezeigt:
Standardmäßig entsprechen die Druckeinstellungen den in der Favoritenansicht gespeicherten Anzeigeeinstellungen.
Sie können die Druckeinstellungen bei Bedarf anpassen.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“.
Je nachdem, ob Sie einen SMTP-Server verwenden oder nicht, ergeben sich zwei mögliche Situationen:
- Entweder versendet eine Messaging-Software die E-Mail. Dies ist bei ONE der Fall und
ENTERPRISE-Versionen (sofern der SMTP-Server nicht konfiguriert ist).
- oder ein SMTP-Server versendet die E-Mail. Diese Funktion ist nur in der ENTERPRISE-Version verfügbar.
VERSION und nur, wenn der SMTP-Server konfiguriert wurde.
Im Falle von Messaging-Software
In den Versionen ONE und ENTERPRISE (sofern der SMTP-Server nicht konfiguriert ist) öffnet sich bei jedem Versand einer E-Mail das Fenster der E-Mail-Software, sodass Sie folgende Möglichkeiten haben:
- Füllen Sie die verschiedenen E-Mail-Felder aus oder ändern Sie diese (Betreff, E-Mail-Text usw.)
- Senden bestätigen.
Im Falle eines SMTP-Servers
In der ENTERPRISE-Version öffnet sich, sofern der SMTP-Server konfiguriert ist und eine E-Mail von einer Ressource versendet wird, automatisch der „VISUAL PLANNING“-Mailer anstelle der Nachrichten-Software.
Im Falle von Messaging-Software
