In den Versionen ONE und ENTERPRISE (sofern der SMTP-Server nicht konfiguriert ist) öffnet sich bei jedem Versand einer E-Mail das E-Mail-Toolfenster, um:
- Füllen Sie die verschiedenen Felder der E-Mail aus oder ändern Sie sie (Betreff, E-Mail-Text usw.),
- Überprüfen Sie die Übermittlung.
Im Falle des SMTP-Servers
In der ENTERPRISE-Version öffnet sich, sofern der SMTP-Server konfiguriert ist, beim Versenden einer E-Mail von einer Ressource aus automatisch der „VISUAL PLANNING“-Mailer anstelle des E-Mail-Programms.
Die E-Mail-Adresse des Absenders ist die Adresse des im ADMIN CENTER definierten Anwenders.
EINE E-MAIL VON EINEM Vorgang AUS VERSENDEN
VISUAL PLANNING Ermöglicht es Ihnen, E-Mails ausgehend von einem Vorgang oder einer Auswahl von Vorgängen zu versenden.
Je nach Version wird Folgendes durchgeführt:
- Manuell über eine Messaging-Software,
- Manuell über einen SMTP-Server,
- Automatisch über einen SMTP-Server.
Diese E-Mails verwenden vordefinierte Vorlagen.
Voraussetzungen
Technische Voraussetzungen
Auf dem Client-Arbeitsplatz, von dem aus die E-Mail versendet wird, muss eine Messaging-Software installiert sein.
Diese Funktionalität wurde für MICROSOFT OUTLOOK OFFICE 2007 und spätere Versionen validiert.
Der SMTP-Server muss vom „VISUAL PLANNING“-Server aus erreichbar sein, wenn E-Mails per SMTP und/oder automatisch versendet werden.
Funktionale Voraussetzungen
Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie mindestens eine Vorlage für den Versand von E-Mails erstellen.
Für eine optimale Nutzung wird jedoch empfohlen, ein Formular für den Vorgang zu erstellen, das den Versand einer E-Mail vorsieht:
- Eine Rubrik mit dem Namen „VPMAIL“, deren Typ wie folgt lautet:
- Text,
- Mehrzeiliger Text,
- Boolesche Werte.
Mit Hilfe der letztgenannten Option können Sie das Datum und die Uhrzeit des letzten E-Mail-Versands jeder Ressource sowie die Anmeldedaten des Absenders speichern. Bei booleschen Rubriken werden diese nach dem Versand der E-Mail überprüft.
Festlegen von Administratoren
Ein Administrator dieser Funktion ist ein Anwender, der die Vorlagen für den Versand von E-Mails konfigurieren kann.
Der Administrator von „VISUAL PLANNING“ (Anwender mit dem Status „admin“) kann die Vorlagen für den E-Mail-Versand konfigurieren.
Darüber hinaus können Sie weitere Administratoren für diese Funktion einrichten, d. h. Anwender, die Vorlagen für den Versand von E-Mails konfigurieren dürfen.
Gehen Sie dazu zum Admin Center und klicken Sie in der Liste der Module mit der rechten Maustaste auf „Mail“ > „Ändern“.
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Wählen Sie nun die Anwender aus, die als Administratoren für diese Funktion zuständig sind.
Anschließend müssen Sie auf die Schaltfläche „OK“ klicken.
Konfigurieren einer E-Mail-Vorlage
Sie müssen mindestens eine Vorlage für den Versand von E-Mails konfigurieren.
Gehen Sie zum Menü „Einstellungen“ > Bereich „Konfiguration“ > „VPMail“.
Das Bearbeitungsfenster wird geöffnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „VPMail-Vorlagen“ > „VPMail-Vorlage erstellen“.
Der rechte Bereich wird daraufhin aktiviert:
Legen Sie nun die Eigenschaften der Vorlage fest und klicken Sie auf „OK“, um die Erstellung der Vorlage zu bestätigen.
Name:
Geben Sie der Vorlage einen Namen.
Beschreibung
Geben Sie der Vorlage eine Beschreibung. Diese Angabe ist optional.
Verlauf
Hier werden das Erstellungsdatum und die Erstellungszeit sowie die letzte Änderung an der Vorlage zusammen mit dem Anwendernamen des Anwenders, der diese Aktionen durchgeführt hat, angezeigt.
Diese Eigenschaft wird automatisch aktualisiert.
Aktiviert
Über diese Schaltfläche können Sie die E-Mail-Vorlage aktivieren oder deaktivieren.
Empfänger in Kopie setzen
Markieren Sie den Text oder die mehrzeiligen Rubriken, die die E-Mail-Adresse des Kopieempfängers enthalten.
Diese Rubriken können mehrere, durch ein Semikolon getrennte Adressen enthalten. Bei einer mehrzeiligen Rubrik werden E-Mail-Adressen, die durch Zeilenumbrüche getrennt sind, durch „;“ ersetzt.
Inhaltsverzeichnis
Dies ist ein Freitextfeld, das den Hauptteil der Nachricht enthält.
Sie können eine oder mehrere Planungen in diesen Text einfügen:
- Rubriken zu „Dimension“ oder „Form“,
- Bewertungsposten,
- Vorgangsattribute (einschließlich Verlauf),
- Die globalen Variablen $USERNAME und $USERFULLNAME,
- Die Variablen des übergeordneten Vorgangs, falls die E-Mail von einem untergeordneten Vorgang versendet wird.
HTML-Format
Sofern diese Schaltfläche aktiviert ist, dient sie dazu, die E-Mail im HTML-Format zu erstellen.
Siehe beigefügte Dateien
Sofern Rubriken vom Typ „Anhang“ vorhanden sind, können diese der E-Mail als Anhänge beigefügt werden.
Die Rubriken der Anhangstypen, die der E-Mail zugeordnet werden, entsprechen den Dimensionen oder der Form der Vorgänge.
Empfänger
Wählen Sie die einzeiligen oder mehrzeiligen Rubriken aus, die die E-Mail-Adresse des Empfängers enthalten.
Diese Rubriken können mehrere Adressen enthalten, die durch ein Semikolon getrennt sind. Bei mehrzeiligen Rubriken werden E-Mail-Adressen, die durch Zeilenumbrüche getrennt sind, durch „;“ ersetzt.
Eine Einladung senden
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um eine Einladung an die Empfänger der Nachricht zu versenden.
Anschließend können die Empfänger die Einladung in ihrem E-Mail-Programm speichern und an die Absenderadresse der E-Mail antworten; sie haben jedoch keine Möglichkeit, alternative Termine vorzuschlagen, die von den in VISUAL festgelegten abweichen.
PLANUNG.
Als BCC senden
Ist diese Schaltfläche aktiviert, dient sie dazu, die Empfänger im Abschnitt „E-Mail senden“ als Blindkopie-Empfänger festzulegen.
Thema
Dies ist ein Freitextfeld, das den Betreff der Nachricht enthält.
Sie können eine oder mehrere Planungen in diesen Text einfügen:
- Rubriken für Dimensions- und/oder Formular-Rubriken,
- Werte des ausgewählten Vorgangs,
- Bewertungsposten,
- Die globalen Variablen $USERNAME und $USERFULLNAME,
- Die Variablen des übergeordneten Vorgangs, falls die E-Mail von einem untergeordneten Vorgang versendet wird.
Vorgangsfilter
Definieren Sie den Vorgangsfilter, der festlegt, ob die Vorlage zum Versenden des ausgewählten Vorgangs per E-Mail verwendet werden kann oder nicht.
Nur Vorgänge, die diesem Filter entsprechen, können die Vorlage verwenden.
Markieren Sie den Absender
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um das Datum und die Uhrzeit des E-Mail-Versands sowie den Anwendernamen des Absenders zu speichern.
Open Mailer
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den in „VISUAL PLANNING“ integrierten Mailer vor dem Versand der E-Mail anzuzeigen.
Wenn mehrere Vorgänge ausgewählt sind, öffnet sich für jeden ausgewählten Vorgang ein E-Mail-Fenster.
Absender (verdeckte Kopie)
Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn der SMTP-Server konfiguriert wurde.
Sie ist lediglich für den automatischen Versand von E-Mails von Nutzen.
Erstellung/Bearbeitung von Vorgängen
Diese Schaltfläche dient dazu, das Versenden einer E-Mail auszulösen, wenn Vorgänge angelegt und/oder geändert werden.
Aktiviert:
Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn der SMTP-Server konfiguriert wurde.
Sie ist ausschließlich für den automatischen Versand von E-Mails geeignet.
E-Mail-Adresse des Absenders
Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn der SMTP-Server konfiguriert wurde.
Sie ist ausschließlich für den automatischen Versand von E-Mails geeignet.
Trigger
Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn der SMTP-Server konfiguriert wurde.
Sie ist ausschließlich für den automatischen Versand von E-Mails geeignet.
Konfiguration des SMTP-Servers
SMTP-Server
Der Server für den Versand von SMS-Nachrichten wird im Admin Center konfiguriert.
Klicken Sie in der Liste der Module mit der rechten Maustaste auf „Mail“ > „Ändern“ > „Einstellungen“.
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Anschließend müssen Sie die SMTP-Server-Einstellungen eingeben:
- E-MAIL. receiveProtocol: Legen Sie das Protokoll fest (IMAP oder POP3),
- MAIL. receiveServer: Adresse des Servers für das Posteingangskonto (Passwort wird im
Admin Center > Einstellungen für den externen Zugriff),
- E-MAIL. receiveSSL: Um den SSL-Empfang zu aktivieren oder zu deaktivieren,
- SMTP.password: das Passwort für das SMTP-Konto,
