Es gibt mehrere Möglichkeiten:
- Wenn keine Vorlage dem zu versendenden Vorgang entspricht, geschieht nichts und
Die E-Mail wird nicht versendet,
- Wenn eine Vorlage dem zu versendenden Vorgang entspricht, erfolgt der Versand der E-Mail
beginnt.
- Wenn mehrere E-Mail-Vorlagen zu dem Vorgang gehören, der versendet werden muss, wird der Anwender
wobei Sie die Wahl haben, welche Vorlage Sie verwenden möchten.
Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie zum Versenden des Vorgangs per E-Mail verwenden möchten, und klicken Sie anschließend auf „OK“.
E-Mails versenden
Je nachdem, ob Sie einen SMTP-Server verwenden oder nicht, gibt es zwei mögliche Szenarien:
- Ist der SMTP-Server nicht konfiguriert, wird eine Messaging-Software zum Versenden von
die E-Mail.
- Sofern der SMTP-Server konfiguriert ist, versendet er die E-Mail.
Im Falle von Messaging-Software
Ist der SMTP-Server nicht konfiguriert, öffnet sich das Fenster der Messaging-Software, sodass Sie:
- Füllen Sie die verschiedenen E-Mail-Felder aus oder ändern Sie diese (Betreff, E-Mail-Text usw.).
- Senden bestätigen.
Wichtig:
Diese manuelle Übermittlung ist möglich, sofern die Planung über das „VPDeskLauncher“ gestartet wurde.
Sie funktioniert jedoch nicht, wenn:
- Sie möchten Einladungen versenden,
- Sie möchten Anhänge versenden,
- Sie möchten, dass der Inhalt Ihrer E-Mail im HTML-Format vorliegt.
Im Falle eines SMTP-Servers
Sofern der SMTP-Server konfiguriert ist, wird die E-Mail direkt von VISUAL PLANNING versendet, ohne dass ein E-Mail-Programm geöffnet werden muss.
Ist die Option „E-Mail-Programm öffnen“ aktiviert, erscheint vor dem Versand der E-Mail das folgende Fenster, das entsprechend den Einstellungen der ausgewählten Vorlage ausgefüllt ist:
Die E-Mail-Adresse des Absenders lautet:
- entweder der im Admin Center definierte Anwender, wenn die E-Mail manuell versendet wird,
- oder die im Kontext der E-Mail angegebene Adresse, falls die E-Mail automatisch versendet wird.
Vorgangsmarkierung
Wenn die E-Mail-Vorlage die Funktion zum Markieren des E-Mail-Versands nutzt, werden der Verlauf und der Name des E-Mail-Kontexts im Versandvorgang gespeichert:
- in einer Rubrik namens „VPMAIL“, sofern diese vorhanden ist. (Siehe funktionale Voraussetzungen
(siehe oben),
- Bitte vermerken Sie in der Notiz zum Vorgang, falls diese Rubrik nicht vorhanden ist.
Automatischer E-Mail-Versand
Konfiguration
Die Konfiguration umfasst drei Einstellungen:
- Konfiguration des SMTP-Servers,
- Konfiguration der Auslösung von Kontexten zum Versenden von E-Mails,
- Verwaltung des Automatisierungsdienstes (siehe unten).
Verwaltung des Automatisierungsdienstes
Aktivierung des Dienstes in der Planung
Klicken Sie im Admin Center mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Planung > „Ändern“.
Wählen Sie die Schaltfläche „E-Mail senden“ aktivieren.
Starten und Beenden des Dienstes
Klicken Sie im Admin Center mit der rechten Maustaste auf den Dienst „E-Mail senden“ und gehen Sie anschließend wie folgt vor:
- Starten Sie den Dienst, um den Dienst zu starten,
- Beenden Sie den Dienst, um ihn anzuhalten. Ein angehaltener Dienst wird ausgegraut dargestellt.
Automatischer Start
Es ist möglich festzulegen, ob der SendediVISUAL PLANNING-Server gestartet werden soll, wenn der Server gestartet wird.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Dienst „E-Mail senden“ > Bearbeiten.
Aktivieren Sie im angezeigten Fenster die Schaltfläche „Automatischer Start“.
E-Mails versenden
Die Nutzung dieser Funktionen ist in der Planung transparent dargestellt.
Für jede E-Mail-Versandvorlage, die über mindestens einen Auslöser verfügt, werden alle Vorgänge versendet, die dem in der Vorlage definierten Filter entsprechen.
Folglich ist die einzige in den Planungen sichtbare Aktion die Markierung des Versandverlaufs im Vorgang, sofern diese Funktion aktiviert ist.
Die E-Mail-Adresse des Absenders ist die im Kontext der E-Mail definierte Adresse, sofern die E-Mail automatisch versendet wird.
Vorgangsmarkierung
Wenn die E-Mail-Vorlage die Funktion zum Markieren des E-Mail-Versands nutzt, werden der Verlauf und der Name des E-Mail-Kontexts im Versandvorgang gespeichert:
- in einer Rubrik namens „VPMAIL“, sofern diese vorhanden ist. (Siehe funktionale Voraussetzungen
(siehe oben),
- Bitte vermerken Sie in der Notiz zum Vorgang, falls diese Rubrik nicht vorhanden ist.
