DOKUMENT HINZUFÜGEN
Klicken Sie im Fenster „VPDocumentum“ auf die Schaltfläche.
Über das untenstehende Fenster können Sie Verzeichnisse durchsuchen und eine Datei auswählen.
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen“.
Es öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie die Datei mit einer bestehenden Kategorie in „VPDocumentum“ verknüpfen können.
Der entsprechende Bereich ist aktiviert:
Geben Sie die Eigenschaften des Dokuments an und bestätigen Sie anschließend durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“.
Ein Dokument weist folgende Merkmale auf:
Titel:
Geben Sie dem Dokument einen Namen.
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt.
Beschreibung:
Geben Sie dem Dokument eine Beschreibung. Diese Angabe ist optional.
Verlauf:
Hier werden das Erstellungsdatum und die Erstellungszeit, die letzte Änderung am Dokument sowie die Anmeldedaten des Anwenders, der diese Aktionen durchgeführt hat, angezeigt.
Diese Eigenschaft wird automatisch aktualisiert.
Kategorie
In „VPDocumentum“ ist es möglich, das Dokument einer bestehenden Kategorie zuzuordnen oder davon abzusehen.
Dateityp
Dieses Feld wird je nach Dokumenttyp automatisch ausgefüllt.
Datei(en)
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, um Informationen zum Dokument anzuzeigen: Name, Dateiendung, Anmeldedaten des Anwenders, der es zu VPdocumentum hinzugefügt hat, sowie das Datum, an dem diese Aktion durchgeführt wurde.
Wichtige Schlüsselbegriffe
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, um im Dokument identifizierte Schlüsselwörter anzuzeigen.
Autor
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, um – sofern vorhanden – den Autor des Dokuments anzuzeigen.
Stichwörter
In diesem Feld können Sie bestimmte Schlüsselwörter im Dokument definieren.
EIN DOKUMENT ANZEIGEN
Die unter VPDocumentum hinzugefügten Dokumente werden in einer Tabelle mit den folgenden Informationen angezeigt:
Kategorie/Titel
Der Name der Kategorie und der Titel des Dokuments.
Aktuelle Datei
Der Name des Dokuments.
Aktuelle Version
Sofern vorhanden, wird die Version des Dokuments durch eine Zahl oder einen Buchstaben angegeben.
Aktuelles Datum
Das Datum, an dem das Dokument in die „VPDocumentum“ aufgenommen wurde.
HERUNTERLADEN UND ÖFFNEN EINES DOKUMENTS
Es ist möglich, eine Datei aus dem Bearbeitungsfenster herunterzuladen.
Das Öffnen eines Dokuments kann durch Doppelklick auf das Dokument in der Tabelle „VPDocumentum“ ausgelöst werden.
Weitere Aktionen, die an Dokumenten durchgeführt werden können, lassen sich durch einen Rechtsklick auf die jeweilige Zeile und über das folgende Kontextmenü aufrufen:
EIN DOKUMENT BEARBEITEN
Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile des Dokuments und wählen Sie anschließend
durch Aktivieren der Schaltfläche im Kontextmenü.
EIN DOKUMENT LÖSCHEN
Um ein Dokument zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile des Dokuments und wählen Sie anschließend
durch Aktivieren der Schaltfläche im Kontextmenü.
Hinweis:
Sollte die Kategorie nach dieser Aktion keine Dokumente mehr enthalten, wird sie nicht mehr in der Tabelle angezeigt.
HINZUFÜGEN EINER NEUEN VERSION
Das Hinzufügen einer neuen Version erfolgt durch einen Rechtsklick auf die Zeile des Dokuments und anschließend
durch Aktivieren der Schaltfläche im Kontextmenü.
Über das untenstehende Fenster können Sie Verzeichnisse durchsuchen und eine Datei auswählen.
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen“.
Eine neue Version wird in der Spalte „Aktuelle Version“ durch einen erhöhten Wert (Zahl oder Buchstabe) angezeigt.
Hinweis:
Das Hinzufügen einer neuen Version ist nur für Kategorien möglich, für die die „Versionsverwaltung“ konfiguriert wurde.
EIN DOKUMENT AKTUALISIEREN
Um ein Dokument zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile des Dokuments und wählen Sie anschließend
durch Aktivieren der Schaltfläche im Kontextmenü.
Über das untenstehende Fenster können Sie Verzeichnisse durchsuchen und eine Datei auswählen.
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen“.
DOKUMENTFILTERUNG
Sie können die in „VPDocumentum“ enthaltenen Dokumente filtern, indem Sie auf die Schaltfläche klicken.