Pannello di pianificazione affidabile per un’eccellente pianificazione del servizio clienti e del personale sul campo
Visual Planning® supporta le aziende nella pianificazione centralizzata del servizio clienti e del servizio esterno, coordinando in modo chiaro e chiaro dipendenti, team, ordini dei clienti, veicoli, materiali e qualifiche richieste. I responsabili della pianificazione individuano tempestivamente le disponibilità e i conflitti di risorse e possono riprogrammare in modo flessibile gli interventi sul campo anche in caso di modifiche con breve preavviso.
Come aumentare la propria produttività
La pianificazione dell’assistenza clienti, dei servizi e del personale sul campo diventa rapidamente complessa non appena è necessario coordinare tra loro più collaboratori, veicoli, appuntamenti, clienti e luoghi di intervento.
Inoltre, imprevisti dell’ultimo momento, nuove richieste da parte dei clienti, cambiamenti di appuntamento, assenze e diverse qualifiche influenzano la pianificazione quotidiana degli interventi.
Visual Planning® riunisce ordini di servizio, collaboratori, team, veicoli, clienti, sedi e altre risorse in un’unica bacheca di pianificazione digitale centralizzata e configurabile.
I responsabili della pianificazione ottengono così una visione d’insieme degli incarichi in corso, delle capacità disponibili e di eventuali sovrapposizioni temporali.
A seconda della configurazione, è possibile apportare modifiche tramite drag-and-drop e metterle a disposizione in modo centralizzato agli utenti autorizzati.
Pianificare congiuntamente personale, veicoli e ordini di servizio
I collaboratori del servizio esterno e i team di assistenza si spostano spesso con veicoli, attrezzi e materiale tra diversi clienti e luoghi di intervento.
Per ogni incarico è necessario verificare quali collaboratori siano disponibili alla data prevista e dispongano delle necessarie qualifiche.
Allo stesso tempo, occorre tenere conto di veicoli, utensili, pezzi di ricambio, autorizzazioni di accesso o altre risorse operative .
Visual Planning® è in grado di visualizzare queste informazioni in un’unica vista di pianificazione. Gli ordini di servizio possono essere assegnati a collaboratori, team, veicoli e fasce orarie.
A seconda della configurazione, le regole di pianificazione e gli avvisi possono segnalare doppie prenotazioni, indisponibilità o assegnazioni inadeguate delle risorse.
Il software supporta quindi la pianificazione quotidiana, ma non sostituisce la valutazione tecnica da parte dei responsabili dell’assistenza e delle operazioni competenti.
Funzionalità per la pianificazione del servizio clienti e del personale sul campo
Le funzioni da utilizzare dipendono dai processi di servizio, dai dati disponibili e dalla specifica configurazione di Visual Planning®.
Pianificazione centrale delle risorse
Gli ordini di servizio, gli appuntamenti, i collaboratori e i team vengono visualizzati in un'unica panoramica di pianificazione.
Qualifiche
Competenze, formazione, certificazioni e altre caratteristiche dei collaboratori possono essere prese in considerazione nell’assegnazione.
Gestione dei veicoli
I veicoli di servizio possono essere assegnati ai rispettivi interventi in base alla loro disponibilità e dotazione.
Ripianificazione flessibile
I nuovi ordini, le modifiche alle scadenze o le assenze possono essere integrati a livello centrale nella pianificazione delle risorse.
Panoramica delle capacità
È possibile visualizzare gli intervalli di tempo occupati e quelli liberi per i collaboratori, i team e altre risorse.
Stato e feedback
Lo stato degli ordini, le conferme e ulteriori informazioni operative possono essere registrate a seconda del processo configurato.
Diritti degli utenti
La visibilità e le opzioni di modifica possono essere limitate in base alle mansioni dei rispettivi utenti .
Analisi
I livelli di utilizzo, lo stato degli ordini e ulteriori dati di pianificazione possono essere rappresentati in report personalizzati .
Interfacce
I dati relativi a clienti, collaboratori e ordini possono essere importati, a seconda del progetto, dai sistemi esistenti.
Desidera verificare se la Sua attuale pianificazione sia ancora adeguata o se sia opportuno ricorrere a una soluzione specializzata? La nostra Strumento decisionale per la pianificazione delle risorse per i servizi e il personale sul campo illustra gli aspetti fondamentali relativi alla pianificazione delle risorse, al personale mobile, ai sistemi esistenti e alla modalità operativa tecnica.
Tenere conto delle qualifiche e dei requisiti
Non tutti i collaboratori sono in grado di occuparsi di ogni ordine di servizio. Alcune attività richiedono qualifiche specifiche, certificazioni, esperienza con il prodotto o conoscenze tecniche.
Visual Planning® è in grado di rappresentare nella pianificazione le caratteristiche dei collaboratori e i requisiti degli ordini.
In questo modo, i responsabili della pianificazione dispongono di una base più solida per la selezione di collaboratori e team idonei.
Il fatto che un'assegnazione venga verificata automaticamente o sia semplicemente supportata visivamente dipende dalle regole di pianificazione definite .
Coordinare veicoli, attrezzature e materiali
Per molti interventi di assistenza, oltre al collaboratore, devono essere disponibili anche un veicolo adeguato, attrezzi, pezzi di ricambio o altre attrezzature operative.
Queste risorse possono essere pianificate insieme all’ordine e visualizzate nella rispettiva panoramica degli impieghi.
L’equipaggiamento dei veicoli, la capacità, l’ubicazione e le occupazioni esistenti possono essere presi in considerazione nella pianificazione, a seconda della configurazione.
L’ottimizzazione automatica dei percorsi o la navigazione stradale non costituiscono di per sé parte integrante della pianificazione. Le relative funzioni possono essere integrate tramite sistemi di terze parti adeguati .
Ambiti di applicazione tipici della pianificazione del servizio esterno
Visual Planning® può essere configurato per diversi processi di assistenza mobile, manutenzione e servizio clienti.
- Assistenza tecnica
- Interventi di manutenzione e riparazione
- Squadre di montaggio e installazione
- Riscaldamento, ventilazione e climatizzazione
- Assistenza per macchinari e impianti
- Tecnologia degli edifici e gestione delle strutture
- Servizi informatici e di telecomunicazione
- Servizi di collaudo e ispezione
- Squadre di artigiani e di assistenza
- Consulenza e assistenza in ambito mobile
- Ordini di consegna e sostituzione
- Team di assistenza distribuiti su più sedi
Fornire informazioni sugli interventi su dispositivi mobili
A seconda della licenza, della configurazione e dell’ambiente di sistema, le informazioni di pianificazione condivise possono essere rese disponibili nel browser o su dispositivi mobili compatibili.
In questo modo, i tecnici dell’assistenza possono accedere a informazioni predefinite relative a clienti, luoghi di intervento, attività e appuntamenti al di fuori di una postazione di lavoro fissa.
È possibile registrare feedback, modifiche di stato, orari di lavoro o informazioni aggiuntive a seconda del processo configurato.
I dati visibili o modificabili sono regolati dai diritti utente e dalla configurazione specifica del sistema.
Integrazione con i sistemi esistenti
I dati relativi a clienti, ordini, dipendenti e veicoli possono essere importati, a seconda del progetto specifico, da sistemi ERP, CRM, di gestione del personale, di emissione biglietti o di assistenza.
Le informazioni di pianificazione e i feedback possono essere trasferiti anche ad altre applicazioni, purché siano disponibili interfacce adeguate.
La natura, la direzione e la frequenza di aggiornamento dello scambio di dati vengono definite durante l’analisi dei requisiti e delle interfacce .
Visual Planning® è in grado di integrare nei sistemi esistenti viste grafiche flessibili di pianificazione e programmazione.
Domande frequenti sulla pianificazione digitale del servizio clienti e del servizio esterno
Cosa si intende per pianificazione del servizio clienti e del servizio esterno?
La pianificazione del servizio clienti e del servizio esterno indica il coordinamento centrale di ordini di assistenza, collaboratori, team, veicoli, mezzi operativi, clienti, luoghi di intervento e appuntamenti.
Quali attività comprende la pianificazione del servizio esterno?
Tra queste figurano la pianificazione degli interventi, la gestione degli appuntamenti, il coordinamento del personale, la gestione dei veicoli, la pianificazione delle capacità e l’assegnazione di ulteriori risorse necessarie.
Perché è importante la pianificazione digitale del servizio clienti?
Offre una panoramica centralizzata degli ordini di servizio, delle scadenze e delle risorse disponibili. In questo modo, le modifiche e gli eventuali colli di bottiglia diventano visibili più rapidamente.
Come funziona la pianificazione digitale del personale di campo?
Gli ordini di servizio vengono assegnati, tramite una bacheca di pianificazione digitale, a collaboratori, team, veicoli e fasce orarie. Gli utenti autorizzati possono modificare la pianificazione a livello centrale.
Quali vantaggi offre la pianificazione digitale dell’assistenza clienti?
Migliora la visione d’insieme di ordini, disponibilità, scadenze e capacità. Le modifiche dell’ultimo minuto possono essere integrate a livello centrale nella pianificazione.
Perché spesso Excel non è sufficiente per la pianificazione complessa del personale in campo?
In presenza di numerosi collaboratori, veicoli e modifiche con breve preavviso, si verificano rapidamente discrepanze nei dati delle tabelle. È necessario verificare manualmente eventuali sovrapposizioni e dipendenze.
Quali sono gli svantaggi della pianificazione del servizio clienti con Excel?
Spesso le modifiche devono essere riportate in più file . Ciò può causare conflitti di versione, errori di trascrizione e informazioni incomplete.
Come è possibile pianificare in modo efficiente gli interventi di assistenza?
Gli ordini possono essere assegnati, in base alle relative esigenze, a collaboratori, team, veicoli e fasce orarie adeguati .
Come si coordinano contemporaneamente più collaboratori del servizio esterno?
È possibile visualizzare più collaboratori, team, sedi e ordini di servizio in viste di pianificazione comuni o separate .
Come è possibile individuare le doppie prenotazioni?
Le assegnazioni e le disponibilità esistenti vengono visualizzate a livello centrale . Avvisi configurabili possono segnalare eventuali sovrapposizioni temporali.
Come si individuano i colli di bottiglia in termini di capacità nel servizio esterno?
Le visualizzazioni relative al carico di lavoro e alla capacità mettono a confronto gli impegni esistenti e gli intervalli di tempo liberi. In questo modo, eventuali colli di bottiglia diventano visibili già in fase di pianificazione.
In che modo la pianificazione digitale del servizio clienti aiuta a gestire i cambiamenti con breve preavviso?
Nuovi ordini, rinvii di appuntamenti, assenze del personale o cambiamenti nelle priorità possono essere registrati a livello centrale e presi in considerazione nella ripianificazione.
La pianificazione digitale del personale in campo migliora automaticamente i tempi di risposta?
Una panoramica centralizzata della pianificazione può aiutare i responsabili della pianificazione a individuare più rapidamente i collaboratori disponibili e le fasce orarie libere. Il tempo di risposta effettivo dipende tuttavia anche dalla capacità, dalla distanza e dai requisiti dell’incarico.
In che modo la pianificazione digitale del servizio esterno supporta la gestione dei veicoli?
I veicoli possono essere assegnati ai rispettivi interventi di assistenza in base alla loro disponibilità, all’allestimento e all’occupazione attuale.
La pianificazione digitale del servizio clienti riduce automaticamente i tempi di inattività?
La panoramica centrale può aiutare a individuare meglio le capacità disponibili e gli ordini successivi. Tuttavia, ciò non consente di evitare automaticamente e completamente i tempi di inattività e di spostamento.
È possibile tenere conto delle qualifiche dei tecnici dell’assistenza?
Qualifiche, certificati, esperienza con i prodotti e altre caratteristiche dei collaboratori possono essere prese in considerazione, a seconda della configurazione, nella pianificazione degli interventi.
È possibile utilizzare la pianificazione digitale del personale di campo su dispositivi mobili?
A seconda della licenza, della configurazione e dell’ambiente di sistema, le informazioni di pianificazione condivise possono essere rese disponibili nel browser o su dispositivi mobili compatibili.
Quali vantaggi offre una soluzione ospitata per la pianificazione del servizio clienti?
Una soluzione in hosting mette a disposizione Visual Planning® in un ambiente di sistema gestito centralmente. L’accesso, il backup dei dati, le responsabilità e le eventuali interfacce dipendono dal modello di hosting scelto.
A quali aziende è adatta la pianificazione digitale del personale in campo?
È adatto ad aziende di servizi, imprese artigiane, assistenza tecnica, società di manutenzione, impiantistica, tecnologia degli edifici e altre aziende con squadre mobili.
In che modo la pianificazione digitale del servizio clienti migliora la trasparenza?
Gli ordini di servizio, i collaboratori, i veicoli, gli appuntamenti e le disponibilità vengono visualizzati in un sistema di pianificazione centralizzato. Gli utenti autorizzati operano così sulla base di uno stato di pianificazione condiviso.
In che modo la pianificazione digitale del personale in servizio esterno riduce gli errori di pianificazione?
Una gestione centralizzata dei dati, modifiche tracciabili, regole di pianificazione e panoramiche trasparenti sull’impiego delle risorse possono contribuire a ridurre le pianificazioni duplicate, gli errori di trasferimento e i problemi di comunicazione.
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Pianificazione dell’impiego dei tecnici per manutenzione, riparazioni e guasti
Nel caso degli interventi di assistenza tecnica, la disponibilità di un appuntamento non è di per sé sufficiente. I tecnici devono essere adeguati all’impianto, alla regione e all’incarico; spesso occorre tenere conto anche di veicoli, attrezzi, pezzi di ricambio e tempi di risposta concordati. Una pianificazione centralizzata degli interventi di assistenza rende visibili queste interdipendenze sia per la pianificazione operativa che per il personale sul campo.
Gli appuntamenti ricorrenti, la disponibilità degli impianti e le riparazioni non programmate sono riportati nella pagina Pianificazione della manutenzione e della riparazione approfondito. Un caso pratico documentato relativo alla pianificazione dell’impiego dei tecnici a livello mondiale è offerto dalla Caso di studio HOMAG. A titolo integrativo, la Strumento di supporto decisionale per le organizzazioni di servizi e di assistenza sul campo nella classificazione.