Pianificazione ottimale degli eventi con Visual Planning®
Visual Planning® supporta le aziende nella pianificazione centralizzata di eventi, collaboratori, spazi, attrezzature tecniche, veicoli, attività e appuntamenti. Il pannello di pianificazione personalizzabile offre una panoramica comune di tutte le risorse rilevanti ai fini della pianificazione .
Pianificazione centralizzata di eventi e risorse
La pianificazione di eventi va ben oltre la semplice fissazione di una data. Collaboratori, fornitori esterni, locali, attrezzature tecniche, veicoli, materiale e numerose attività specifiche devono essere coordinati tra loro sia dal punto di vista temporale che organizzativo .
Il coordinamento diventa particolarmente complesso quando più eventi si svolgono contemporaneamente o quando le stesse risorse sono necessarie per appuntamenti diversi.
Visual Planning® riunisce eventi, attività e risorse necessarie in un unico pannello di pianificazione digitale centralizzato. Gli utenti autorizzati dispongono così di una panoramica condivisa su date, occupazioni, responsabilità e capacità disponibili.
A seconda della configurazione, è possibile apportare modifiche direttamente nella pianificazione. Gli effetti su collaboratori, locali, attrezzature o altre risorse saranno visibili nelle relative schermate.
Funzionalità per una pianificazione chiara degli eventi
Le funzioni e le informazioni da utilizzare dipendono dai tipi di evento, dai processi aziendali e dalla configurazione specifica di Visual Planning®.
Panoramica degli eventi
Eventi, date, sedi e responsabilità vengono presentati in una panoramica unica.
Pianificazione del personale
Dipendenti a tempo indeterminato, personale temporaneo, tecnici e fornitori di servizi esterni possono essere assegnati a compiti e periodi di tempo.
Pianificazione degli spazi
Sale, palchi, sale riunioni, stand fieristici e altre aree possono essere visualizzate insieme alle relative occupazioni.
Tecnologia e attrezzature
Microfoni, mixer, impianti di illuminazione, schermi e altre attrezzature possono essere assegnate agli eventi .
Compiti e procedure
Allestimento, prove, ingresso del pubblico, svolgimento, smontaggio e sgombero possono essere pianificati come singole attività o intervalli di tempo .
Pianificazione dei veicoli
Camion, autobus, rimorchi e altri veicoli possono essere assegnati a date relative a trasporti ed eventi.
Ripianificazione flessibile
Gli appuntamenti e le assegnazioni delle risorse possono essere modificati, in caso di cambiamenti, a seconda della configurazione, tramite drag-and-drop .
Avvertenze e regole
Le regole di pianificazione possono segnalare doppie prenotazioni, sovrapposizioni o mancanza di disponibilità .
Report e analisi
I livelli di utilizzo, lo stato degli eventi e ulteriori dati di pianificazione possono essere analizzati in viste configurabili.
Coordinare le informazioni relative agli ordini e ai clienti
Gli incarichi relativi agli eventi possono essere collegati a clienti, referenti, date, luoghi e ulteriori informazioni.
Requisiti specifici, prestazioni concordate e indicazioni organizzative possono essere inseriti direttamente nella rispettiva commessa, a seconda della configurazione.
In questo modo, gli utenti autorizzati dispongono di una base informativa comune per la preparazione e lo svolgimento dell’ evento.
I dati relativi ai clienti e agli ordini che vengono gestiti direttamente in Visual Planning® o importati da un sistema CRM o ERP vengono definiti nel rispettivo progetto.
Rappresentare diversi tipi di eventi
Visual Planning® può essere configurato per diversi formati di eventi, sia interni che esterni.
- Fiere ed esposizioni
- Concerti e festival
- Spettacoli teatrali e rappresentazioni sceniche
- Congressi e convegni
- Seminari e corsi di formazione
- Eventi aziendali
- Eventi sportivi
- Feste e ricevimenti privati
Le visualizzazioni, le informazioni sullo stato, le attività e le risorse necessarie possono essere strutturate in modo diverso a seconda del tipo di evento in questione.
Pianificazione del personale e dei fornitori di servizi esterni
Per gli eventi sono spesso necessari diversi collaboratori interni ed esterni. Tra questi possono figurare personale addetto all’organizzazione, alla tecnica, alla sicurezza, alla ristorazione, all’accoglienza o all’assistenza .
È possibile assegnare a collaboratori e team eventi, attività e intervalli di tempo. Gli incarichi e le assenze già in essere risultano visibili nella pianificazione centrale.
Le qualifiche, i certificati e altre caratteristiche dei collaboratori possono essere presi in considerazione nella selezione, a seconda della configurazione.
Anche i fornitori di servizi esterni possono essere rappresentati come risorse o partner contrattuali. L’effettivo volume di informazioni dipende dal rispettivo concetto di pianificazione.
Confrontare disponibilità e capacità
Le visualizzazioni relative al carico di lavoro e alla capacità mettono a confronto le occupazioni pianificate e gli intervalli di tempo liberi.
In questo modo, i responsabili della pianificazione possono individuare quali team siano già impegnati in un determinato momento e dove siano ancora disponibili delle capacità.
A seconda della configurazione, i valori soglia e le indicazioni cromatiche possono segnalare un elevato carico di lavoro o possibili colli di bottiglia.
La decisione in merito alle priorità e alle assegnazioni alternative delle risorse spetta ai responsabili della pianificazione competenti.
Pianificare insieme l’attrezzatura tecnica e le attrezzature necessarie per l’evento
Le attrezzature tecniche e le altre risorse operative possono essere inserite come risorse autonome nella pianificazione degli eventi .
- Microfoni e tecnologia radio
- Console di missaggio e tecnologia audio
- Tecnica di illuminazione e proiettori
- Schermi e proiettori
- Palchi ed elementi scenografici
- Piattaforme sopraelevate e sistemi di travature
- Cavi e distribuzione dell’energia elettrica
- Barriere e sistemi di sicurezza
- Arredamento e attrezzature
- Gru e mezzi di sollevamento
- Stand fieristici e materiale di presentazione
- Ulteriori risorse specifiche per l’evento
Le risorse tecniche possono essere associate a periodi di tempo, sedi ed eventi. Le regole di pianificazione possono , a seconda della configurazione, segnalare sovrapposizioni o mancanza di disponibilità.
Coordinare veicoli e trasporti
Per il trasporto di personale, attrezzature e materiale sono necessari veicoli diversi a seconda dell’evento.
Camion, autobus, furgoni, rimorchi e altri veicoli possono essere assegnati alle rispettive commesse di trasporto o agli eventi corrispondenti.
La disponibilità, gli incarichi in corso, gli interventi di manutenzione e altre caratteristiche dei veicoli possono essere presi in considerazione nella pianificazione, a seconda della configurazione.
Per ulteriori informazioni sulla gestione dei veicoli, consulti Pianificazione del parco veicoli .
Unire allestimento, realizzazione e smantellamento
Un evento è spesso costituito da diverse fasi interconnesse. Tra queste figurano la consegna, l’allestimento, l’installazione tecnica, le prove, lo svolgimento e lo smantellamento.
Queste fasi possono essere rappresentate come singole attività o appuntamenti e associate a collaboratori, attrezzature e altre risorse.
È possibile tenere conto delle dipendenze e delle sequenze in base al concetto di pianificazione elaborato.
Le modifiche apportate a una fase diventano visibili nella pianificazione centrale e possono essere prese in considerazione nelle successive operazioni di pianificazione .
Coordinare più eventi contemporaneamente
In caso di più eventi in contemporanea, potrebbero essere necessari gli stessi collaboratori, locali, veicoli o risorse tecniche .
Visual Planning® visualizza le rispettive assegnazioni in viste di pianificazione comuni o separate.
In questo modo, eventuali sovrapposizioni diventano visibili già durante la fase di pianificazione. Inoltre, avvisi configurabili possono segnalare eventuali doppie prenotazioni.
Le priorità, le indicazioni sullo stato e le fasi degli eventi possono essere strutturate in base alle esigenze dell’azienda .
Integrazione dei sistemi e dei dati esistenti
I dati relativi a clienti, ordini, personale o risorse possono essere importati dalle applicazioni esistenti, a seconda del progetto in questione.
Le informazioni relative alla pianificazione e i feedback possono essere trasmessi anche a sistemi di terze parti, purché siano disponibili interfacce adeguate.
La natura, la direzione e la frequenza di aggiornamento dello scambio di dati vengono definite durante l’analisi dei requisiti e delle interfacce .
Visual Planning® è in grado di integrare i sistemi ERP, CRM, di gestione dei ticket o altri sistemi aziendali esistenti con viste di pianificazione grafiche flessibili.
Domande frequenti sulla pianificazione digitale degli eventi
Cosa si intende per pianificazione digitale di eventi?
La pianificazione digitale degli eventi indica l’organizzazione e il coordinamento centralizzati di eventi, appuntamenti, collaboratori, spazi, attrezzature tecniche, veicoli e altre risorse tramite un software.
Quali attività comprende la pianificazione di eventi?
Tra queste figurano, tra l’altro, la pianificazione degli appuntamenti, la pianificazione del personale, la gestione degli spazi, la pianificazione tecnica, il coordinamento delle attività, la pianificazione dei trasporti, nonché l’organizzazione dell’allestimento, dello svolgimento e dello smantellamento.
Perché la pianificazione digitale degli eventi è importante?
Offre una panoramica centralizzata di eventi, appuntamenti e risorse necessarie. In questo modo, modifiche, sovrapposizioni ed eventuali colli di bottiglia diventano visibili più rapidamente.
Come funziona la pianificazione digitale degli eventi?
Gli eventi vengono collegati in una bacheca di pianificazione digitale con dipendenti, locali, attrezzature tecniche, veicoli, attività e intervalli di tempo. Gli utenti autorizzati possono modificare la pianificazione a livello centrale.
Quali vantaggi offre la pianificazione digitale degli eventi?
Migliora la visione d’insieme di appuntamenti, attività, responsabilità e risorse disponibili. Le modifiche dell’ultimo minuto possono essere integrate in modo centralizzato nella pianificazione.
Perché spesso Excel non è sufficiente per la pianificazione di eventi complessi?
In presenza di numerosi eventi, collaboratori e risorse, si verificano rapidamente discrepanze tra i dati delle tabelle. Le sovrapposizioni e le dipendenze devono essere verificate manualmente e aggiornate di conseguenza.
Quali sono gli svantaggi della pianificazione di eventi con Excel?
Spesso le modifiche devono essere apportate in più file . Ciò può causare conflitti di versione, errori di trasferimento e informazioni incomplete.
Come è possibile pianificare gli eventi in modo chiaro?
Gli eventi possono essere rappresentati insieme ad appuntamenti, attività, luoghi di svolgimento e risorse necessarie in una pianificazione grafica.
Come si pianificano più eventi contemporaneamente?
È possibile visualizzare più eventi in schermate comuni o separate e pianificarli in parallelo in termini di date, risorse e capacità.
In che modo la pianificazione digitale degli eventi supporta la pianificazione delle risorse?
Personale, locali, attrezzature, veicoli e altre risorse possono essere visualizzati con le rispettive disponibilità e assegnati ai relativi eventi.
Come è possibile individuare tempestivamente i colli di bottiglia in termini di capacità?
Le visualizzazioni relative alla capacità e al carico di lavoro mettono a confronto gli impegni esistenti e gli intervalli di tempo liberi. In questo modo, eventuali colli di bottiglia diventano visibili già in fase di pianificazione.
Come è possibile individuare le doppie prenotazioni?
Le assegnazioni e le disponibilità esistenti vengono visualizzate a livello centrale . Avvisi configurabili possono segnalare eventuali sovrapposizioni temporali.
In che modo la pianificazione digitale degli eventi aiuta a gestire i cambiamenti dell’ultimo minuto?
Modifiche alle scadenze, nuove richieste o indisponibilità delle risorse possono essere inserite a livello centrale e prese in considerazione nella pianificazione successiva.
In che modo la pianificazione digitale degli eventi migliora la collaborazione?
Gli utenti autorizzati operano sulla base di uno stato di pianificazione comune. In questo modo, le attività, le scadenze e le assegnazioni delle risorse diventano tracciabili a livello centrale.
In che modo la pianificazione degli eventi supporta la pianificazione dell’impiego del personale?
I collaboratori e i team possono essere assegnati a eventi, compiti o aree di intervento in base alla loro disponibilità, qualifica e assegnazione attuale.
In che modo la pianificazione digitale degli eventi supporta la pianificazione tecnica?
Le attrezzature e le apparecchiature possono essere gestite come risorse e assegnate a eventi, appuntamenti o fasi di eventi .
La pianificazione digitale degli eventi riduce automaticamente l’onere organizzativo?
Una pianificazione centralizzata può ridurre la gestione multipla dei dati e le verifiche manuali. L’effettivo dispendio di tempo dipende tuttavia dai processi, dai dati e dalle interfacce utilizzate.
È possibile utilizzare la pianificazione digitale degli eventi su dispositivi mobili?
A seconda della licenza, della configurazione e dell’ambiente di sistema, le informazioni di pianificazione condivise possono essere rese disponibili nel browser o su dispositivi mobili compatibili.
Quali vantaggi offre una soluzione di pianificazione degli eventi in hosting?
Una soluzione in hosting mette a disposizione Visual Planning® in un ambiente di sistema gestito centralmente. L’accesso, il backup dei dati, le responsabilità e le eventuali interfacce dipendono dal modello di hosting scelto.
A quali aziende è adatta la pianificazione digitale degli eventi?
È adatto, tra l’altro, ad agenzie di eventi, organizzatori, enti fieristici, operatori culturali e del settore eventi, centri congressi, istituti di formazione e aziende che organizzano eventi con cadenza regolare.
In che modo la pianificazione digitale degli eventi migliora la trasparenza?
Eventi, appuntamenti, sale, collaboratori, attrezzature e attività vengono rappresentati in un unico sistema di pianificazione centralizzato. Gli utenti autorizzati operano così sulla base di uno stato di pianificazione condiviso.
In che modo la pianificazione digitale degli eventi riduce gli errori di pianificazione?
Una gestione centralizzata dei dati, modifiche tracciabili, regole di pianificazione e panoramiche trasparenti degli eventi possono contribuire a ridurre le doppie prenotazioni, gli errori di trasferimento e i problemi di comunicazione.
In che modo la pianificazione digitale degli eventi supporta la gestione di più eventi?
È possibile esaminare contemporaneamente più eventi e coordinarli tra loro in termini di risorse, capacità, scadenze e priorità. Ciò consente di individuare tempestivamente eventuali conflitti e colli di bottiglia.
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