Eine Rubrik erstellen
Im Menü „Einstellungen“:
- Klicken Sie auf „Dimensionen“ > Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Dimension > „Rubrik erstellen“ >
Wählen Sie den Typ aus,
- oder Klicken Sie auf „Formulare“ > Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Formular > „Rubrik erstellen“ > Wählen Sie die
Typ.
Daraufhin wird der entsprechende Abschnitt geöffnet:
Legen Sie die Eigenschaften der Rubrik fest und bestätigen Sie anschließend durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“.
Eine Rubrik vom Typ „Anhang“ weist folgende Merkmale auf:
Name:
Geben Sie dieser Rubrik einen Namen.
Sofern die Mehrsprachenverwaltung im Admin Center aktiviert ist, ist es möglich, ein
Geben Sie den Namen für diese Rubrik in den vorgeschlagenen Sprachen ein, indem Sie auf die Schaltfläche klicken.
Hinweis:
| Bezeichnung der Rubrik auf Französisch | Anhänge |
|---|---|
| Name der Rubrik auf Englisch | Anhänge |
| Was auf einem FR-Desktop zu sehen ist | Anhänge |
| Was auf einem EN-Desktop zu sehen ist | Anhänge |
Beschreibung:
Geben Sie eine Beschreibung für die Rubrik an. Diese Angabe ist optional.
Maximale Anzahl an Dateien
Legen Sie die maximale Anzahl an Dateien fest, die an die Rubrik angehängt werden können. Diese Zahl liegt zwischen 1 und 100 Dateien.
Art des Anhangs
Legen Sie den Typ des Anhangs fest:
- Lokal: Zur Angabe des lokalen Pfads einer Datei oder Webseite;
- Dateien hochladen: Um die Dateien auf den Server „VISUAL PLANNING“, ein DropBox-Konto oder ein
Google Drive oder OneDrive;
- WebDAV: Zur Nutzung des WebDAV-Protokolls.
Standardwert
Dieses Feld dient dazu, die Rubrik eines Anhangs automatisch mit einer Standard-URL vorzuverfüllen. Die Standard-URL wird automatisch eingetragen, wenn der Anwender auf die Rubrik zugreift, wobei die Möglichkeit besteht, sie bei Bedarf zu ändern oder zu ersetzen.
Anzeige
Wählen Sie aus, ob die Anhänge als Bilder oder als Liste von Dateien angezeigt werden sollen.
Attribute, die den Pfad definieren
Wenn der Anhangstyp „Dateien hochladen“ ausgewählt ist, müssen Sie die Struktur der Speicherverzeichnisse anhand der Rubriken der Dimension (im Falle einer Dimension-Rubrik) oder der Vorgänge (im Falle einer Formular-Rubrik) definieren.
Die Attribute, die den Pfad definieren, werden im Folgenden als „dynamischer Pfad“ bezeichnet.
Hinweis:
Um die Eindeutigkeit des Speicherpfads zu gewährleisten, kann die UID des Vorgangs verwendet werden.
Suffix
Wenn der Anhangstyp „Dateien hochladen“ ausgewählt ist, können Sie mithilfe des Suffixes die Struktur des Speicherverzeichnisses erweitern, indem Sie am Ende der Verzeichnisstruktur (bezogen auf den dynamischen Pfad) einen Ordner anlegen.
Präfix
Wenn der Anhangstyp „Dateien hochladen“ ausgewählt ist, können Sie mithilfe des Präfixes die Struktur des Speicherverzeichnisses erweitern, indem Sie einen Ordner am Anfang der Verzeichnisstruktur (bezogen auf den dynamischen Pfad) anlegen.
Beispiel für einen vollständigen Pfad: Upload-Ordner/Präfix/Dynamischer Pfad/Suffix/Dateiname.xxx
Der Standard-Upload-Ordner ist der Ordner „Documents“ im VP-Installationsordner.
WebDAV-URI
Wenn der Anhangstyp „WebDAV“ ausgewählt ist, müssen Sie die WebDAV-URI angeben.
webdav://Anwendername:
In JPEG konvertieren
Wenn der Anhangstyp „Dateien herunterladen“ ausgewählt ist und der Anhang als Bild angezeigt wird, ist es möglich, die Größe der Bilder zu verringern, indem man sie zu JPEG-Dateien komprimiert.
Hinweis:
Diese Option gilt nur für Dateien in von VP unterstützten Formaten (PNG, GIF, BMP).
Verschlüsseln Sie die Dateien
Wenn der Anhangstyp „Dateien herunterladen“ ausgewählt ist, besteht die Möglichkeit, die Dateien zu verschlüsseln.
Über das Admin Center lässt sich die Verschlüsselung von Dateien überprüfen. Gehen Sie dazu zum Navigationsbereich „Dokumente“.
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie einsehen möchten, und klicken Sie auf „Öffnen“:
PDF-Dateien in PDF/A konvertieren
Wenn der Anhangstyp „Dateien hochladen“ ausgewählt ist, können PDF-Dateien in das PDF/A-Format konvertiert werden.
PDF-Signierung
Wenn der Anhangstyp „Dateien hochladen“ ausgewählt ist, können die PDF-Dateien signiert werden.
Für die elektronische Signatur von PDF-Dateien ist ein digitales Zertifikat erforderlich, das im Admin Center hinterlegt sein muss.
Platzierung der Signatur
Wenn der Anhangstyp „Dateien hochladen“ ausgewählt ist, können Sie die PDF-Dateien signieren und die Größe sowie die Platzierung der Signatur festlegen.
Unterschrift auf der ersten Seite
Wenn der Anhangstyp „Dateien hochladen“ ausgewählt ist, ist es möglich, die PDF-Dateien auf der ersten Seite des PDF-Dokuments zu signieren.
Zu extrahierende Rubriken – VPilot
Wählen Sie die Rubriken aus, die beim Einlesen dieser Datei mithilfe der in VPilot konfigurierten KI automatisch ausgefüllt oder aktualisiert werden sollen.
Eine Rubrik ändern
Um eine Rubrik zu ändern, müssen Sie die Architekturvorlage der Planung anpassen.
Wichtig:
Dies ist eine wichtige Konfigurationsaufgabe und sollte nicht ohne sorgfältige Abwägung durchgeführt werden.
Um eine Rubrik zu ändern, wählen Sie die Rubrik im Menü „Einstellungen“ aus. Der entsprechende Bereich des Fensters wird daraufhin aktiviert.
Passen Sie die Eigenschaften an (siehe Rubrik „Anhangstyp erstellen“) und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Überprüfen“.
Wenn Sie nicht möchten, dass die Änderung wirksam wird, müssen Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“ klicken.
Eine Rubrik löschen
Um eine Rubrik zu löschen, müssen Sie die Architekturvorlage der Planung ändern.
Wichtig:
Dies ist eine wichtige Konfigurationsaufgabe und sollte nicht ohne sorgfältige Abwägung durchgeführt werden.
Das Löschen einer Rubrik ist unwiderruflich.