STRUKTUR: ARBEITSABLÄUFE
Mit der Funktion „Workflows“ können Sie eine Vorlage für einen Geschäftsprozess innerhalb einer Planung für eine bestimmte Dimension und eine Auswahl von Vorgängen erstellen. Für jeden Ausgangszustand müssen die zulässigen Zielzustände definiert werden.
Beispiel: Ein Workflow legt fest, dass ein Abwesenheitsvorgang mit dem Status „Beantragt“ in den Status „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ geändert werden kann. Sobald der Status der Abwesenheit jedoch auf „Abgelehnt“ geändert wurde, ist es nicht mehr möglich, ihr erneut den Status „Beantragt“ zuzuweisen.
KONFIGURATION
Erstellen eines Arbeitsablaufs
Im Menü „Einstellungen“ > „Workflows“ > Rechtsklick auf „Workflows“ > „Workflow erstellen“ > „Auswählen“
die Dimension, die die Statusänderungen des Workflows steuert.
Daraufhin wird der entsprechende Abschnitt geöffnet:
Name:
Geben Sie dem Workflow einen Namen.
Sofern die Mehrsprachenverwaltung im Admin Center aktiviert ist, ist es möglich, ein
Geben Sie den Namen für den Workflow in den vorgeschlagenen Sprachen ein, indem Sie auf die Schaltfläche klicken.
Hinweis:
| Bezeichnung des Workflows auf Französisch | Validierungsüberwachung |
|---|---|
| Name des Workflows auf Englisch | Nachverfolgung der Validierung |
| Was auf einem FR-Desktop zu sehen ist | Validierungsüberwachung |
| Was auf einem EN-Desktop zu sehen ist | Nachverfolgung der Validierung |
Beschreibung
Geben Sie dem Workflow eine Beschreibung. Diese Angabe ist optional.
Verlauf
Hier werden das Erstellungsdatum und die Erstellungszeit sowie die letzte Änderung am Stundenkalender angezeigt, zusammen mit dem Anwendernamen des Anwenders, der die Änderung vorgenommen hat.
Diese Eigenschaft wird automatisch aktualisiert.
Detaillierter Verlauf
Die Option „Detaillierter Verlauf“ kann im Admin Center aktiviert werden, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen im Abschnitt „Spezifisch“ des Planers aktivieren.
Sie können damit die Ansichten zum Datum und zur Uhrzeit der Erstellung und der letzten Änderung eines Workflows sowie zu den Feldern in den Abschnitten „Spezifisch“ und „Workflow-Definition“ und zum Anmeldenamen des Anwenders, der die Aktion durchgeführt hat, einsehen.
Diese Informationen werden automatisch aktualisiert und können nicht geändert werden.
Wenn die Option aktiviert ist, werden Aktionen wie das Anlegen des Workflows, das Ändern seines Namens und das Aktualisieren der Felder in den verschiedenen Abschnitten im detaillierten Verlauf angezeigt, auf den über das Feld „Workflow-Verlauf“ zugegriffen werden kann.
Der Verlauf zeigt die von den Änderungen betroffenen Elemente an, ermöglicht es Ihnen jedoch nicht, die Details der erstellten oder geänderten Werte einzusehen.
Aktiviert
Wenn diese Schaltfläche aktiviert ist, wird der Workflow gestartet.
Vorgangsfilter
Hier legen Sie fest, auf welche Vorgänge der Workflow angewendet werden soll.
Definition
So konfigurieren Sie den Arbeitsablauf:
- Klicken Sie auf eine Ressource in der linken Spalte (Quellressource),
- Klicken Sie anschließend in der rechten Spalte auf die berechtigte(n) Zielressource(n).
Immer wenn ein Workflow für eine Ressource aus der ausgewählten Dimension definiert wird, wird das Symbol „(x)“ neben dem Namen der Ressource angezeigt (wobei x die Anzahl der rechts ausgewählten Ressourcen ist).
Bei Ressourcen, für die keine Zielzustände definiert sind, verhindern die Workflows jegliche Statusänderung.
Hinweis:
Um mehrere Zielressourcen auszuwählen, drücken Sie die „Strg“-Taste.
Um die Auswahl einer oder mehrerer Zielressourcen aufzuheben, drücken Sie die „Strg“-Taste und klicken Sie auf die gewünschten Ressourcen.
Sobald alle Status definiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Validieren“, um die Erstellung des Workflows zu validieren.
Einen Arbeitsablauf ändern
Um einen Arbeitsablauf zu ändern, klicken Sie auf den zu ändernden Arbeitsablauf > Nehmen Sie die
Nehmen Sie Änderungen vor und klicken Sie auf „Validieren“, um zu speichern.
Einen Workflow löschen
Um einen Workflow zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Workflow > Löschen.
Die folgende Meldung wird angezeigt:
Klicken Sie auf:
- Ja, löschen,
- „Nein“, um den Löschvorgang abzubrechen.
VERWENDUNG
Workflows werden aktiv, sobald Sie einen Vorgang in der Planung ändern.
Nichteinhaltung des Arbeitsablaufs
Wenn der Arbeitsablauf eine Statusänderung nicht zulässt, wird das folgende Fenster angezeigt:
Visualisierung von Arbeitsabläufen
Ein Anwender oder eine Gruppe, für die in der Definition der Berechtigungen keine Sichtbarkeit auf einen Workflow festgelegt ist, unterliegt diesem Workflow nicht.