Das „VPDocumentum“ ermöglicht die Dokumentenverwaltung in „Visual Planning“.
Sie umfasst das Speichern, Lesen und Herunterladen von Dateien sowie die Klassifizierung, Versionierung und das „Tagging“ von Dokumenten anhand von Stichwörtern.
Der Bereich wird daraufhin in einem separaten Fenster geöffnet:
Dies ist ein frei positionierbares Fenster. Verfügt der Anwender über zwei Bildschirme, kann er dieses Fenster geöffnet lassen, ohne die Planungen zu beeinträchtigen.
ERSTELLUNG EINER DOKUMENTATIONSGRUNDLAGE
Sie können eine Dokumentationsdatenbank entsprechend der vom Anwender definierten Kategorien erstellen.
Definition der Kategorien
Klicken Sie in der Kopfzeile des Dokumentverwaltungsfensters auf die Schaltfläche.
Das folgende Fenster wird geöffnet:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, um dessen Kontextmenü anzuzeigen, und wählen Sie anschließend die Option:
Der entsprechende Bereich ist aktiviert:
Legen Sie die Eigenschaften der Kategorie fest und bestätigen Sie anschließend durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“.
Eine Kategorie weist die folgenden Merkmale auf:
Name:
Geben Sie der Kategorie einen Namen.
Sofern die Mehrsprachenverwaltung im Admin Center aktiviert ist, können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche einen Namen für diese Funktion in den vorgeschlagenen Sprachen eingeben.
Hinweis:
| Bezeichnung der Funktion auf Französisch | Kategorie |
|---|---|
| Bezeichnung der Funktion auf Englisch | Kategorie |
| Was auf einem FR-Desktop zu sehen ist | Kategorie |
| Was auf einem EN-Desktop zu sehen ist | Kategorie |
Beschreibung:
Geben Sie der Kategorie eine Beschreibung. Diese Angabe ist optional.
Verlauf:
Hier werden das Erstellungsdatum und die Erstellungszeit, die letzte Änderung an der Kategorie sowie die Anmeldedaten des Anwenders angezeigt, der diese Aktionen durchgeführt hat.
Diese Eigenschaft wird automatisch aktualisiert.
Automatische Berechnung von Schlüsselwörtern
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um in den Dateien der Kategorie nach Stichwörtern zu suchen.
Versionsverwaltung
Es ist möglich, die Art der Versionsführung auszuwählen: „Keine“, „Numerisch“ oder „Buchstaben“.
Dateien verschlüsseln
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um Dateien der Kategorie auf der Festplatte oder dem Laufwerk mit einem Verschlüsselungsschlüssel zu verschlüsseln.
In JPEG konvertieren
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um ein Bild in das JPEG-Format zu komprimieren.
PDF in PDF/A konvertieren
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um PDF-Dateien gemäß dem ISO-Standard in das PDF/A-Format zu konvertieren und so digitale Dokumente für die Langzeitarchivierung zu sichern.
PDF-Datei unterschreiben
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um ein Dokument mit einem Vermerk zu versehen, der das Datum der Unterschrift bestätigt.
Signaturfeld
Es ist möglich, die Position der Signatur auf der Seite festzulegen.
Unterschrift auf der ersten Seite
Aktivieren Sie diese Schaltfläche, um ein Dokument mit einem Vermerk zu versehen, der das Datum der Unterschrift auf der ersten Seite bestätigt.
Hinweis:
Eine Kategorie wird im Fenster „VPDocumentum“ nur angezeigt, wenn sie mindestens ein Dokument enthält.
DOKUMENT HINZUFÜGEN
Klicken Sie im Fenster „VPDocumentum“ auf die Schaltfläche.
Über das untenstehende Fenster können Sie Verzeichnisse durchsuchen und eine Datei auswählen.
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen“.
Es öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie die Datei mit einer bestehenden Kategorie in „VPDocumentum“ verknüpfen können.
Der entsprechende Bereich ist aktiviert:
Geben Sie die Eigenschaften des Dokuments an und bestätigen Sie anschließend durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“.
Ein Dokument weist folgende Merkmale auf:
Titel:
Geben Sie dem Dokument einen Namen.
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt.
Beschreibung:
Geben Sie dem Dokument eine Beschreibung. Diese Angabe ist optional.
Verlauf:
Hier werden das Erstellungsdatum und die Erstellungszeit, die letzte Änderung am Dokument sowie die Anmeldedaten des Anwenders, der diese Aktionen durchgeführt hat, angezeigt.
Diese Eigenschaft wird automatisch aktualisiert.
Kategorie
In „VPDocumentum“ ist es möglich, das Dokument einer bestehenden Kategorie zuzuordnen oder davon abzusehen.
Dateityp
Dieses Feld wird je nach Dokumenttyp automatisch ausgefüllt.
Datei(en)
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, um Informationen zum Dokument anzuzeigen: Name, Dateiendung, Anmeldedaten des Anwenders, der es zu VPdocumentum hinzugefügt hat, sowie das Datum, an dem diese Aktion durchgeführt wurde.
Wichtige Schlüsselbegriffe
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, um im Dokument identifizierte Schlüsselwörter anzuzeigen.
Autor
Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, um – sofern vorhanden – den Autor des Dokuments anzuzeigen.
Stichwörter
In diesem Feld können Sie bestimmte Schlüsselwörter im Dokument definieren.