Personalplanung Software für Mitarbeiter, Teams und Projekte
Wer ist verfügbar, passend qualifiziert und noch nicht verplant? Mit Visual Planning® ordnen Sie Mitarbeiter und Teams Aufträgen, Projekten oder Schichten zu. Ihre Personalplanungssoftware bündelt Qualifikationen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Kapazitäten in einer gemeinsamen digitalen Plantafel.
- Passende Mitarbeiter finden: Qualifikationen und verfügbare Zeiten gemeinsam prüfen.
- Engpässe erkennen: Abwesenheiten und bestehende Einsätze vor der Zuordnung vergleichen.
- Bei Änderungen umplanen: Teams und Aufgaben in einer gemeinsamen Ansicht koordinieren.
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Für Unternehmen, die Personal mit Aufträgen, Projekten oder weiteren Ressourcen koordinieren. Beschreiben Sie uns Ihren Ablauf – in der persönlichen Demo prüfen wir, welche Ansichten und Regeln zu Ihrer Einsatzplanung passen.
Personalplanung im Beispiel: ein Auftrag, passende Mitarbeiter, freie Kapazität
Vereinfachtes Beispiel mit fiktiven Personen: Ein Wartungsauftrag benötigt am Dienstag von 8 bis 16 Uhr eine Elektrofachkraft. Drei Mitarbeiter kommen grundsätzlich infrage. Die Disposition vergleicht Qualifikation, Arbeitszeitkalender, Abwesenheiten und bereits geplante Einsätze.
| Mitarbeiter | Qualifikation | Planungsstand | Entscheidung |
|---|---|---|---|
| Anna | Elektrofachkraft | Urlaub am Dienstag | Für diesen Zeitraum nicht einplanen |
| Ben | Elektrofachkraft | Bereits von 8 bis 12 Uhr verplant | Überschneidung zuerst klären |
| Clara | Elektrofachkraft | 8 bis 16 Uhr verfügbar | Dem Auftrag zuordnen |
In Visual Planning® können Sie die passenden Qualifikationsmerkmale filtern, vorhandene Belegungen vergleichen und Clara dem Auftrag zuordnen. Arbeitszeitkalender und Abwesenheiten liefern die Grundlage für die verfügbare Kapazität. Konfigurierte Regeln können auf zeitliche Überschneidungen hinweisen oder sie begrenzen; Auslastungsansichten stellen geplante Arbeit und verfügbare Kapazität gegenüber.
Fällt Clara kurzfristig aus, prüfen Sie erneut verfügbare Mitarbeiter und deren bestehende Einsätze. Die verantwortliche Person entscheidet über Ersatzbesetzung und Umplanung. Die Prüfung hängt von den gepflegten Daten und eingerichteten Regeln ab.
Personalplanung am eigenen Beispiel in einer Demo prüfen
Beschreiben Sie bei Ihrer Anfrage Ihren typischen Auftrag, die benötigten Qualifikationen und die heutigen Planungsprobleme. So lässt sich im Gespräch prüfen, wie der Ablauf in Visual Planning abgebildet werden kann.
Wenn ein Einsatz zusätzlich ein Fahrzeug oder eine Maschine benötigt, vertiefen Sie die gemeinsame Ressourcenplanung. Einen dokumentierten Einsatz beschreibt die WALO Case Study zur Personal- und Inventarplanung.
Die Personaleinsatzplanung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen mit wechselnden Teams, Schichten, Projekten oder Einsatzorten. Visual Planning® unterstützt Planungsverantwortliche dabei, Mitarbeiter, Qualifikationen, Abwesenheiten, Aufgaben und verfügbare Kapazitäten zentral und übersichtlich zu koordinieren.
Änderungen lassen sich direkt in der digitalen Plantafel nachvollziehen und abhängig von der Konfiguration per Drag-and-drop bearbeiten. Dadurch erhalten Disposition, Projektleitung und weitere berechtigte Anwender eine gemeinsame Grundlage für ihre Einsatzplanung.
Vorteile der Personaleinsatzplanung mit Visual Planning®
- Zentrale Einsatzplanung: Mitarbeiter, Teams, Schichten, Projekte und Aufgaben werden in einer gemeinsamen Planung dargestellt.
- Übersicht über Verfügbarkeiten: Arbeitszeiten, Abwesenheiten und bereits bestehende Zuordnungen können bei der Planung berücksichtigt werden.
- Qualifikationen einbeziehen: Fähigkeiten, Schulungen, Zertifikate oder weitere Mitarbeitermerkmale können abhängig von der Konfiguration hinterlegt werden.
- Flexible Umplanung: Termine und Ressourcenzuordnungen lassen sich bei Ausfällen, Verschiebungen oder neuen Anforderungen anpassen.
- Drag-and-drop: Mitarbeiter können übersichtlich Aufgaben, Schichten, Standorten oder Projekten zugeordnet werden.
- Konfigurierbare Ansichten: Tages-, Wochen-, Monats- und weitere Zeitansichten können entsprechend dem jeweiligen Planungsszenario aufgebaut werden.
- Warnungen und Planungsregeln: Doppelbelegungen, Überschneidungen und fehlende Verfügbarkeiten können abhängig von den definierten Regeln hervorgehoben werden.
- Auswertungen und Dashboards: Auslastungen, Kapazitäten und weitere Planungsdaten können in konfigurierbaren Berichten dargestellt werden.
- Benutzer- und Zugriffsrechte: Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten lassen sich entsprechend den Aufgaben der jeweiligen Anwender begrenzen.
- Einbindung bestehender Systeme: Daten können abhängig vom jeweiligen Projekt über Schnittstellen aus Drittsystemen übernommen oder dorthin übertragen werden.
Testen Sie Visual Planning® kostenlos
Lernen Sie die Möglichkeiten einer individuell konfigurierten Personaleinsatzplanung kennen.
Personaleinsatzplanung mit Visual Planning® im Überblick
Die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Die zentrale Frage der Personaleinsatzplanung lautet: Welche Mitarbeiter und Qualifikationen werden zu welchem Zeitpunkt an welchem Einsatzort oder für welches Projekt benötigt?
Bei mehreren Teams, Standorten, Aufgaben und Schichten wird diese Koordination schnell komplex. Zusätzlich müssen Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle, Qualifikationen, Schulungen und weitere betriebliche Vorgaben berücksichtigt werden.
Visual Planning® führt diese Informationen in einer konfigurierbaren Planungsansicht zusammen. Dadurch können Planungsverantwortliche aktuelle Zuordnungen und verfügbare Kapazitäten vergleichen.
Mitarbeiter lassen sich per Drag-and-drop Projekten, Aufgaben, Schichten, Standorten oder Teams zuordnen. Welche Regeln und Prüfungen dabei automatisch angewendet werden, wird im Rahmen der konkreten Systemkonfiguration festgelegt.
Änderungen an der Planung stehen berechtigten Anwendern zentral zur Verfügung. Dadurch müssen nicht mehrere voneinander abweichende Excel-Dateien oder Dienstplanversionen gepflegt werden.
Ein flexibles Werkzeug für die Personaleinsatzplanung
Visual Planning® wird entsprechend den betrieblichen Anforderungen aufgebaut. Felder, Ansichten, Statusangaben, Farben, Planungsregeln und Auswertungen können an die jeweiligen Prozesse angepasst werden.
Abhängig vom Einsatzgebiet können unter anderem Mitarbeiter, Teams, Aufgaben, Projekte, Positionen, Schichten, Standorte und weitere Ressourcen geplant werden.
Die grafische Darstellung erleichtert das Erkennen von Belegungen, freien Kapazitäten und zeitlichen Überschneidungen. Zuordnungen lassen sich übersichtlich per Drag-and-drop verändern.
Qualifikationen, Zertifizierungen, Abwesenheiten oder Arbeitszeitinformationen können als Planungsmerkmale berücksichtigt werden. Welche Daten verwaltet oder aus anderen Anwendungen übernommen werden, hängt vom jeweiligen Projekt ab.
Unterschiedliche Zeitachsen und Ansichten ermöglichen eine detaillierte Tagesplanung ebenso wie eine längerfristige Kapazitäts- oder Projektübersicht.
Mitarbeiter, Projekte und Kapazitäten gemeinsam betrachten
Planungsverantwortliche können relevante Informationen wie Einsatzzeiten, Abwesenheiten, freie Kapazitäten und bestehende Zuordnungen in einer gemeinsamen Übersicht darstellen.
Je nach Konfiguration können Stunden-, Tages-, Wochen- oder Monatsansichten verwendet werden. Dadurch eignet sich die Software sowohl für kurzfristige Einsatzänderungen als auch für die längerfristige Personal- und Kapazitätsplanung.
Auslastungsansichten helfen dabei, freie Kapazitäten und mögliche Überlastungen zu erkennen. Sie ersetzen jedoch nicht die fachliche Beurteilung durch die zuständigen Planungsverantwortlichen.
Planungsansichten können abhängig vom gewünschten Betrachtungswinkel aufgebaut werden. So lassen sich beispielsweise Mitarbeiter in den Zeilen und Projekte in den Spalten oder umgekehrt darstellen.
Visual Planning® kann als selbst betriebene Installation oder in einer gehosteten Systemumgebung bereitgestellt werden. Das passende Betriebs- und Lizenzmodell richtet sich nach den technischen und organisatorischen Anforderungen.
Personaleinsatzplanung im Browser und auf mobilen Endgeräten
Visual Planning® unterstützt die gemeinsame Arbeit mehrerer berechtigter Anwender. Welche Mitarbeiter bestimmte Informationen sehen oder bearbeiten dürfen, wird über Benutzer- und Zugriffsrechte geregelt.
Mit VPPortal können freigegebene Planungsinformationen über einen Webbrowser bereitgestellt werden.
Über VPGo lassen sich ausgewählte Informationen und Funktionen abhängig von Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung auf geeigneten mobilen Endgeräten nutzen.
Dadurch können Mitarbeiter, Teamleiter und weitere berechtigte Nutzer auch ausserhalb eines stationären Arbeitsplatzes auf freigegebene Einsatzinformationen zugreifen oder definierte Rückmeldungen erfassen.
Ob eine Funktion online oder offline verfügbar ist, hängt von der eingesetzten Komponente und der jeweiligen Konfiguration ab.
Shopfloor-Management und Personaleinsatzplanung
Im Shopfloor-Management müssen Aufgaben, Schichten, Teams, Maschinen und Produktionsbereiche miteinander abgestimmt werden. Eine digitale Plantafel schafft eine gemeinsame visuelle Grundlage für diese operative Koordination.
Visual Planning® kann Mitarbeiter und Aufgaben in konfigurierbaren Übersichten zusammenführen. Statusangaben, Kapazitäten, Termine und weitere Kennzahlen lassen sich abhängig von den verfügbaren Daten darstellen.
Team- und Schichtverantwortliche erhalten dadurch eine übersichtliche Darstellung der geplanten Einsätze. Änderungen und Abweichungen können zentral erfasst und von berechtigten Anwendern nachvollzogen werden.
Welche Kennzahlen und Planungsinformationen für das jeweilige Shopfloor-Management relevant sind, wird im Rahmen der Anforderungsanalyse und Konfiguration festgelegt.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Shopfloor-Management .
Häufige Fragen zur Personalplanung und Einführung
Was kann die Personalplanungssoftware Visual Planning?
Sie können Mitarbeiter und Teams Aufträgen, Projekten, Schichten oder Einsatzorten zuordnen und ihre Belegungen in einer gemeinsamen Plantafel betrachten. Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Kapazitäten werden entsprechend Ihrem Datenmodell berücksichtigt. Visual Planning wird dafür konfiguriert; der Funktionsumfang hängt von Einrichtung und gewählten Modulen ab.
Welche Daten werden für die Personalplanung benötigt?
Für einen ersten Planungsbereich benötigen Sie Mitarbeiter und Teams, Arbeitszeitkalender, Abwesenheiten, relevante Qualifikationen sowie Aufträge oder Aufgaben mit Zeitraum und Personalbedarf. Legen Sie außerdem fest, wer diese Daten pflegt und wer planen darf. Vorhandene Excel-Listen oder Daten aus HR- und ERP-Systemen können nach Prüfung der Datenstruktur über eingerichtete Importe oder projektspezifische Schnittstellen übernommen werden.
Wie wird Visual Planning für die Personaleinsatzplanung eingeführt?
Ein sinnvoller Start ist ein klar abgegrenzter Planungsbereich. Zuerst werden Ablauf, Datenquellen, Zuständigkeiten und Anforderungen geklärt. Danach werden Felder, Ansichten, Kalender, Benutzerrechte und Konfliktregeln eingerichtet und mit repräsentativen Einsätzen geprüft. Die verantwortlichen Anwender erproben den Ablauf, bevor weitere Teams oder Standorte hinzukommen. Aufwand und Zeitplan hängen von Datenqualität, Schnittstellen und Umfang ab.
Was umfasst die digitale Personaleinsatzplanung?
Mitarbeiter und Teams werden Aufgaben, Schichten, Projekten und Einsatzorten zugeordnet. Grundlage sind Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen. Berechtigte Anwender bearbeiten einen gemeinsamen Planungsstand.
Wann stößt Excel bei der Personaleinsatzplanung an Grenzen?
Bei vielen Mitarbeitern, parallelen Projekten und häufigen Änderungen müssen mehrere Tabellenstände abgeglichen werden. Eine zentrale Plantafel kann diesen Abstimmungsaufwand reduzieren. Auswahlkriterien finden Sie im Vergleich von Visual Planning und Excel.
Wie werden Qualifikationen und Einsatzorte berücksichtigt?
Mitarbeiter können nach gepflegten Qualifikationen, Berechtigungen, Standort und Verfügbarkeit gefiltert und passenden Einsätzen zugeordnet werden. Welche Merkmale geprüft werden, hängt vom eingerichteten Datenmodell und den Planungsregeln ab.
Wie unterstützt Visual Planning® die Schichtplanung?
Schichten können als Zeiträume oder Termine abgebildet und Mitarbeitern oder Teams zugeordnet werden. Arbeitszeit- und Schichtregeln werden entsprechend den betrieblichen Anforderungen konfiguriert.
Wie werden mehrere Teams und Standorte geplant?
Teams, Abteilungen und Standorte können in gemeinsamen oder verbundenen Ansichten dargestellt werden. Filter und Benutzerrechte legen fest, welche Personaleinsätze die jeweiligen Planungsverantwortlichen sehen und bearbeiten.
Wie können Urlaub und andere Abwesenheiten berücksichtigt werden?
Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten können als Termine oder Verfügbarkeitsmerkmale hinterlegt oder über eine geeignete Schnittstelle übernommen werden. Arbeitszeitkalender und Abwesenheitsdaten müssen aktuell sein.
Wie wird bei einer Krankmeldung ein Ersatzmitarbeiter geplant?
Die Planung prüft verfügbare Mitarbeiter mit passenden Qualifikationen und berücksichtigt deren bestehende Einsätze. Berechtigte Anwender passen die Zuordnung an; eine automatische Ersatzbesetzung ist nicht pauschal zugesagt.
Wie werden verfügbare Personalstunden und Überlastungen sichtbar?
Arbeitszeitkalender, Abwesenheiten und geplante Einsätze bilden die Grundlage für Auslastungsansichten. Berechnungen und Warnungen werden konfiguriert. Die Software reduziert Überstunden nicht automatisch; die Verteilung und Freigabe der Arbeit bleibt Aufgabe der Verantwortlichen.
Können Mitarbeiter ihre Einsätze mobil abrufen?
Abhängig von Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung können freigegebene Einsätze über VPPortal im Browser oder VPGo auf geeigneten mobilen Endgeräten bereitgestellt werden. Benutzerrechte begrenzen Zugriff und Bearbeitung.
Wann werden neben Mitarbeitern weitere Ressourcen benötigt?
Wenn ein Einsatz auch Maschinen, Fahrzeuge oder Geräte benötigt, müssen deren Verfügbarkeiten zusammenpassen. Die ressourcenübergreifende Konfliktprüfung, Kapazitätsberechnung und Umplanung beschreibt die operative Ressourcenplanung.
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Personaleinsatzplanung für Bau, Produktion und technischen Service
Die Anforderungen unterscheiden sich nach Einsatzgebiet. Im Bau werden Mitarbeiter und Kolonnen wechselnden Baustellen, Geräten und Terminen zugeordnet. In der Produktion müssen Schichten, Qualifikationen und Maschinenbelegungen zusammenpassen. Im technischen Service kommen Kundenzeitfenster, Fahrtwege, Bereitschaften und Anlagenerfahrung hinzu.
Vertiefende Informationen finden Sie in der Baustellenplanung, der Feinplanung in der Produktion und der Wartungs- und Instandhaltungsplanung. Konkrete Einblicke geben die Case Studies von WALO, HOMAG und GROB.