Visual Planning – Il Suo software all’avanguardia per una pianificazione efficiente del personale
Visual Planning® supporta le aziende nella pianificazione centralizzata dell’impiego del personale e garantisce trasparenza in merito a disponibilità, assenze, appuntamenti e carico di lavoro. È possibile assegnare in modo chiaro collaboratori e team a compiti, progetti, clienti o sedi di lavoro e ripianificarli rapidamente in caso di modifiche.
Pianificazione dei turni o pianificazione congiunta dell’impiego del personale?
Un sistema di pianificazione dei turni può essere sufficiente, se si occupano principalmente di distribuire i collaboratori nei turni, di tenere conto degli orari di lavoro e delle assenze e se la soluzione attualmente in uso copre tutte le regole, le approvazioni e le modifiche necessarie. Anche in presenza di più team, non è necessario un sistema aggiuntivo solo in base alle dimensioni dell’azienda.
Visual Planning® risulta particolarmente interessante, Quando i collaboratori in possesso di determinate qualifiche vengono assegnati a incarichi, progetti o sedi di lavoro variabili e, al contempo, devono essere disponibili macchinari, attrezzature o veicoli. In tal caso non si considera solo la copertura dei turni, ma l’assegnazione completa delle risorse all’attività. I calendari, i criteri di qualificazione e le viste di pianificazione qui descritti vengono configurati in modo adeguato a tale scopo.
Verifichi, ad esempio, una richiesta di congedo per malattia in caso di un intervento già programmato: chi può subentrare, quali qualifiche sono necessarie e il veicolo e l’attrezzatura rimangono disponibili? La visualizzazione automatica di eventuali conflitti dipende dai dati e dalle regole inseriti nel sistema. Le funzioni già presenti nel Suo programma di turni o nel Suo strumento di gestione dei progetti dovrebbero essere testate nell’ambito dello stesso flusso di lavoro.
La Pianificazione congiunta delle risorse con personale, macchinari e veicoli spiega questo nesso con un esempio semplificato. Un intervento documentato è descritto dal Caso di studio WALO sulla pianificazione del personale e delle scorte dell’agosto 2018. Ulteriori Criteri di selezione per sistemi di pianificazione dei turni, ERP/PPS e strumenti di gestione dei progetti Sono disponibili nella panoramica dei prodotti.
La pianificazione del personale è un fattore determinante per il successo delle aziende con team, turni, progetti o sedi di lavoro variabili. Visual Planning® supporta i responsabili della pianificazione nel coordinare in modo centralizzato e chiaro i collaboratori, le qualifiche, le assenze, le mansioni e le capacità disponibili.
Le modifiche possono essere tracciate direttamente nella bacheca di pianificazione digitale e, a seconda della configurazione, modificate tramite drag-and-drop . In questo modo, la pianificazione delle risorse, la direzione di progetto e gli altri utenti autorizzati dispongono di una base comune per la pianificazione delle attività.
Vantaggi della pianificazione dell’impiego del personale con Visual Planning®
- Pianificazione centrale delle attività: Dipendenti, team, turni, progetti e attività vengono rappresentati in un unico piano di pianificazione.
- Panoramica delle disponibilità: Gli orari di lavoro, le assenze e le assegnazioni già esistenti possono essere prese in considerazione nella pianificazione.
- Includere le qualifiche: Competenze, corsi di formazione, certificazioni o altre caratteristiche dei collaboratori possono essere registrate a seconda della configurazione.
- Riprogrammazione flessibile: Le scadenze e le assegnazioni delle risorse possono essere adeguate in caso di assenze, rinvii o nuove esigenze.
- Trascinamento: I collaboratori possono essere assegnati in modo chiaro a compiti, turni, sedi o progetti.
- Viste configurabili: È possibile configurare viste giornaliere, settimanali, mensili e di altri intervalli di tempo in base al rispettivo scenario di pianificazione .
- Avvisi e regole di pianificazione: Le doppie prenotazioni, le sovrapposizioni e la mancanza di disponibilità possono essere evidenziate, a seconda delle regole definite.
- Analisi e dashboard: I livelli di utilizzo, le capacità e altri dati di pianificazione possono essere visualizzati in report configurabili.
- Diritti utente e di accesso: Le informazioni e le opzioni di modifica possono essere limitate in base alle mansioni dei rispettivi utenti .
- Integrazione dei sistemi esistenti: A seconda del progetto specifico, i dati possono essere importati da sistemi di terze parti o trasferiti verso di essi tramite interfacce.
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Panoramica sulla pianificazione del personale con Visual Planning®
La persona giusta al momento giusto nel posto giusto
La questione centrale della pianificazione dell’impiego del personale è la seguente: Quali collaboratori e quali qualifiche sono necessari in quale momento, in quale sede o per quale progetto ?
In presenza di più team, sedi, attività e turni, tale coordinamento diventa rapidamente complesso. Inoltre, occorre tenere conto di assenze, modelli di orario di lavoro, qualifiche, corsi di formazione e altre direttive aziendali .
Visual Planning® riunisce queste informazioni in una vista di pianificazione configurabile. Ciò consente ai responsabili della pianificazione di confrontare le assegnazioni attuali e le capacità disponibili.
I collaboratori possono essere assegnati tramite drag-and-drop a progetti, attività, turni, sedi o team. Le regole e i controlli che vengono applicati automaticamente in tale contesto vengono definiti nell’ambito della configurazione specifica del sistema.
Le modifiche alla pianificazione sono disponibili a livello centrale per gli utenti autorizzati. In questo modo non è necessario gestire più file Excel o versioni del piano di servizio tra loro discordanti.
Uno strumento flessibile per la pianificazione dell’impiego del personale
Visual Planning® viene configurato in base alle esigenze aziendali. Campi, visualizzazioni, indicazioni di stato, colori, regole di pianificazione e analisi possono essere adattati ai rispettivi processi.
A seconda del settore di applicazione, è possibile pianificare, tra l’altro, collaboratori, team, attività, progetti, posizioni, turni, sedi e altre risorse.
La rappresentazione grafica facilita l’individuazione di occupazioni, capacità disponibili e sovrapposizioni temporali. Le assegnazioni possono essere modificate in modo chiaro tramite drag-and-drop .
Qualifiche, certificazioni, assenze o informazioni relative all’orario di lavoro possono essere prese in considerazione come criteri di pianificazione. Quali dati vengano gestiti o importati da altre applicazioni dipende dal progetto specifico.
Diversi intervalli temporali e visualizzazioni consentono una pianificazione giornaliera dettagliata, nonché una panoramica a lungo termine delle capacità o dei progetti.
Analizzare congiuntamente personale, progetti e capacità
I responsabili della pianificazione possono visualizzare in una panoramica comune le informazioni rilevanti quali orari di lavoro, assenze, capacità disponibili e assegnazioni esistenti.
A seconda della configurazione, è possibile utilizzare viste orarie, giornaliere, settimanali o mensili. Ciò rende il software adatto sia alle modifiche operative a breve termine sia alla pianificazione a lungo termine del personale e delle capacità.
Le visualizzazioni dello stato di utilizzo aiutano a individuare le capacità disponibili e eventuali sovraccarichi. Tuttavia, esse non sostituiscono la valutazione tecnica da parte dei responsabili della pianificazione competenti.
Le visualizzazioni di pianificazione possono essere strutturate in base all’ angolazione di visualizzazione desiderata. In questo modo è possibile, ad esempio, visualizzare i collaboratori nelle righe e i progetti nelle colonne, oppure viceversa.
Visual Planning® può essere fornito come installazione in proprio o in un ambiente di sistema in hosting. Il modello operativo e di licenza più adatto dipende dai requisiti tecnici e organizzativi.
Pianificazione del personale tramite browser e dispositivi mobili
Visual Planning® supporta il lavoro collaborativo di più utenti autorizzati. La possibilità per i dipendenti di visualizzare o modificare determinate informazioni è regolata tramite diritti utente e diritti di accesso.
Con VPPortal Le informazioni di pianificazione autorizzate possono essere rese disponibili tramite un browser web.
Informazioni su VPGo È possibile utilizzare informazioni e funzioni selezionate, a seconda della licenza, della configurazione e dell’ambiente di sistema, su dispositivi mobili idonei.
In questo modo, i collaboratori, i responsabili di team e gli altri utenti autorizzati possono accedere alle informazioni relative agli interventi condivise o registrare i feedback definiti anche al di fuori di una postazione di lavoro fissa.
La disponibilità di una funzione online o offline dipende dal componente utilizzato e dalla rispettiva configurazione.
Gestione dell’officina e pianificazione dell’impiego del personale
Nella gestione dell’area di produzione, è necessario coordinare tra loro attività, turni, squadre, macchine e aree di produzione. Una bacheca di pianificazione digitale crea una base visiva comune per tale coordinamento operativo.
Visual Planning® è in grado di raggruppare collaboratori e attività in pannelli di controllo configurabili. È possibile visualizzare informazioni sullo stato, capacità, scadenze e altri indicatori chiave in base ai dati disponibili.
I responsabili di squadra e di turno ottengono così una panoramica chiara degli incarichi pianificati. Le modifiche e le variazioni possono essere registrate a livello centrale e verificate dagli utenti autorizzati.
Quali indicatori e informazioni di pianificazione siano rilevanti per la rispettiva gestione della produzione vengono definiti nell’ambito dell’ analisi dei requisiti e della configurazione.
Per ulteriori informazioni, consultate la pagina Gestione della produzione .
Domande frequenti sulla pianificazione digitale dell’impiego del personale
Che cosa si intende per pianificazione digitale dell’impiego del personale?
La pianificazione digitale del personale indica la pianificazione e il coordinamento centralizzati di collaboratori, team, attività, turni, progetti e capacità disponibili tramite un software.
Quali attività comprende la pianificazione dell’impiego del personale?
Tra queste figurano, tra l’altro, la pianificazione degli interventi, la pianificazione dei turni, l’assegnazione dei progetti, la pianificazione delle capacità, nonché la considerazione delle disponibilità, delle assenze e delle qualifiche.
Perché è importante la pianificazione digitale del personale?
Garantisce trasparenza sugli interventi pianificati e sulle capacità disponibili. In questo modo, eventuali modifiche, colli di bottiglia e sovrapposizioni diventano visibili più rapidamente.
Come funziona la pianificazione digitale del personale?
I collaboratori e i team vengono assegnati, in una bacheca di pianificazione digitale, a compiti, turni, progetti o sedi. Gli utenti autorizzati possono modificare la pianificazione a livello centrale e , a seconda della configurazione, avvalersi di regole di pianificazione e avvisi .
Quali vantaggi offre la pianificazione digitale del personale?
Migliora la visione d’insieme degli incarichi, delle disponibilità e delle capacità. Guasti, modifiche alle scadenze e nuove esigenze possono essere integrati in modo centralizzato nella pianificazione .
Perché spesso Excel non è sufficiente per la pianificazione del personale?
In presenza di numerosi collaboratori, progetti paralleli e modifiche con breve preavviso, si verificano rapidamente discrepanze nei dati delle tabelle. Le doppie assegnazioni e le dipendenze devono essere verificate manualmente.
Quali sono gli svantaggi della pianificazione del personale con Excel?
Spesso le modifiche devono essere apportate in più file. Ciò può causare conflitti di versione, errori di trasferimento e informazioni incomplete.
Come è possibile pianificare in modo efficiente il personale?
I collaboratori possono essere assegnati a compiti, team, turni o progetti in base alla loro disponibilità, qualifica e assegnazione attuale.
Come è possibile individuare tempestivamente i colli di bottiglia in termini di capacità?
Le visualizzazioni relative al carico di lavoro e alla capacità mettono a confronto gli impegni pianificati e gli intervalli di tempo liberi. In questo modo, eventuali colli di bottiglia diventano visibili già durante la fase di pianificazione.
In che modo la pianificazione digitale del personale previene le sovrapposizioni?
Le assegnazioni delle risorse e le disponibilità esistenti vengono visualizzate a livello centrale. A seconda della configurazione, gli avvisi definiti possono segnalare eventuali sovrapposizioni.
In che modo Visual Planning® supporta la pianificazione dei turni?
I turni possono essere rappresentati come periodi pianificabili o appuntamenti e assegnati a dipendenti o team. Le regole relative all’orario di lavoro e ai turni devono essere configurate in base alle esigenze aziendali .
Come si pianificano più team contemporaneamente?
È possibile visualizzare più team, reparti, progetti o sedi in viste comuni o collegate tra loro .
In che modo il software aiuta a gestire le modifiche dell’ultimo minuto?
Assenze per malattia, rinvii di appuntamenti, nuovi incarichi o priorità modificate possono essere registrati a livello centrale e presi in considerazione nella pianificazione delle risorse.
In che modo la pianificazione dell’impiego del personale migliora l’utilizzo delle risorse?
La panoramica centrale mette in evidenza le capacità disponibili e i possibili sovraccarichi. I responsabili della pianificazione dispongono così di una base più solida per la distribuzione dei compiti e degli incarichi.
Come è possibile tenere conto dei periodi di ferie e delle assenze?
Le assenze possono essere registrate come appuntamenti o come indicatori di disponibilità oppure importate tramite un’interfaccia da un altro sistema.
Il software riduce automaticamente le ore di straordinario?
Il software è in grado di rappresentare in modo trasparente gli orari di lavoro pianificati e i livelli di carico di lavoro. Se e in che modo gli straordinari vengono calcolati o verificati dipende dai dati, dalle regole e dalle interfacce configurate.
È possibile utilizzare la pianificazione del personale su dispositivi mobili?
A seconda della licenza, della configurazione e dell’ambiente di sistema, le informazioni condivise relative a VPPortal nel browser o tramite VPGo essere reso disponibile su dispositivi mobili adeguati.
Quali vantaggi offre una soluzione ospitata per la pianificazione del personale?
Una soluzione in hosting mette a disposizione Visual Planning® in un ambiente di sistema gestito a livello centrale. L’accesso, il backup dei dati, le interfacce e le responsabilità dipendono dal modello di hosting scelto.
A quali aziende è adatta la pianificazione digitale dell’impiego del personale?
È adatto al settore industriale, alla produzione, all’edilizia, all’artigianato, ai servizi, al servizio esterno, all’assistenza clienti e ad altre aziende con più dipendenti, team, turni o progetti paralleli.
In che modo la pianificazione digitale del personale migliora la trasparenza?
Interventi, appuntamenti, team e capacità disponibili vengono visualizzati in un sistema di pianificazione centralizzato. Gli utenti autorizzati lavorano così sulla base di uno stato di pianificazione condiviso.
In che modo la pianificazione digitale del personale riduce gli errori di pianificazione?
Una gestione centralizzata dei dati, modifiche tracciabili e panoramiche trasparenti sull’utilizzo possono contribuire a ridurre le doppie prenotazioni, gli errori di trasferimento e i problemi di comunicazione.
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Pianificazione del personale per l’edilizia, la produzione e l’assistenza tecnica
I requisiti variano a seconda del settore di applicazione. Nel settore edile, i collaboratori e le squadre di lavoro vengono assegnati a cantieri, attrezzature e scadenze mutevoli. Nella produzione, è necessario che i turni, le qualifiche e l’utilizzo dei macchinari siano coordinati tra loro. Nell’assistenza tecnica si aggiungono le fasce orarie dei clienti, i percorsi di viaggio, la disponibilità del personale e l’esperienza con gli impianti.
Per ulteriori informazioni, consultate la Pianificazione dei cantieri, il Pianificazione dettagliata nella produzione e il Pianificazione della manutenzione e della riparazione. I casi di studio di forniscono approfondimenti concreti su WALO, HOMAG e GROB.