Digitale Plantafel oder ERP-/PPS-Plantafel

Viele Unternehmen verfügen bereits über ein ERP- oder PPS-System, in dem Aufträge, Materialien, Arbeitsgänge und Produktionsdaten verwaltet werden. Damit stellt sich bei der Einführung einer digitalen Plantafel eine zentrale Frage: Reicht die Planung im vorhandenen ERP- oder PPS-System aus oder ist eine zusätzliche spezialisierte Plantafel sinnvoll?

Die Antwort hängt nicht davon ab, welches System grundsätzlich leistungsfähiger ist. ERP, PPS und digitale Plantafeln erfüllen unterschiedliche Aufgaben. In vielen Unternehmen besteht die beste Lösung deshalb nicht darin, eines der Systeme zu ersetzen, sondern die jeweiligen Stärken miteinander zu verbinden.

Diese Entscheidungshilfe zeigt, wann eine ERP- oder PPS-Plantafel ausreichen kann, wann eine spezialisierte digitale Plantafel Vorteile bietet und welche Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden sollten.

ERP, PPS und digitale Plantafel: Was ist der Unterschied?

ERP-Systeme dienen der zentralen Verwaltung betrieblicher Prozesse und Daten. Dazu gehören beispielsweise Kunden, Aufträge, Einkauf, Materialwirtschaft, Produktion, Lager, Personal oder Finanzdaten.

PPS-Systeme konzentrieren sich stärker auf die Produktionsplanung und Produktionssteuerung. Sie unterstützen beispielsweise bei Fertigungsaufträgen, Stücklisten, Arbeitsplänen, Materialbedarfen und Kapazitäten.

Eine digitale Plantafel konzentriert sich dagegen auf die operative und visuelle Planung von Ressourcen, Aufträgen und Terminen.

Wann reicht die Plantafel im ERP- oder PPS-System aus?

Eine zusätzliche Planungslösung ist nicht automatisch notwendig. Viele moderne ERP- und PPS-Systeme verfügen bereits über integrierte Funktionen zur Kapazitäts- und Terminplanung.

Wenn diese Funktionen den betrieblichen Anforderungen entsprechen, kann es sinnvoller sein, das vorhandene System konsequent zu nutzen.

Eine integrierte ERP-/PPS-Planung kann ausreichen, wenn:

• hauptsächlich Fertigungsaufträge geplant werden,
• die benötigten Ressourcen bereits vollständig im System vorhanden sind,
• Planung und Auftragsverwaltung eng miteinander verbunden sind,
• die vorhandene grafische Darstellung ausreichend übersichtlich ist,
• kurzfristige Änderungen selten vorkommen,
• keine zusätzlichen Ressourcentypen außerhalb des ERP/PPS geplant werden müssen.

Der große Vorteil liegt darin, dass keine zusätzliche Anwendung eingeführt und keine Schnittstelle aufgebaut werden muss.

Wann wird eine separate digitale Plantafel interessant?

Eine zusätzliche Plantafel wird vor allem dann interessant, wenn die operative Planung Anforderungen hat, die sich im bestehenden ERP- oder PPS-System nur schwer abbilden lassen.

Typische Gründe sind:

• die vorhandene Plantafel ist für die tägliche Disposition zu unübersichtlich,
• Terminänderungen sind zu aufwendig,
• zusätzliche Ressourcen wie Mitarbeiter, Fahrzeuge oder Werkzeuge müssen berücksichtigt werden,
• mehrere Abteilungen benötigen unterschiedliche Planungsansichten,
• Planer benötigen mehr Flexibilität bei der Darstellung,
• Auftragsdaten sollen visuell mit weiteren Informationen kombiniert werden.

1. Welche Daten sind im ERP oder PPS bereits vorhanden?

Vor der Einführung einer zusätzlichen Planungslösung sollte zunächst geprüft werden, welche Informationen bereits strukturiert vorliegen.

Typische Daten sind:

• Auftragsnummer,
• Kunde,
• Artikel oder Produkt,
• Arbeitsgänge,
• geplanter Start- und Endtermin,
• Bearbeitungszeiten,
• Maschinen oder Arbeitsplätze,
• Materialstatus,
• Priorität,
• Auftragsstatus.

Diese Informationen sollten nicht unnötig ein zweites Mal gepflegt werden.

In einer integrierten Lösung kann das ERP oder PPS die führende Datenquelle bleiben, während die digitale Plantafel diese Daten für die operative Planung verwendet.

2. Welche zusätzlichen Informationen braucht die Planung?

Die Realität der täglichen Disposition ist häufig komplexer als der ursprüngliche Fertigungsauftrag.

Zusätzlich können Informationen benötigt werden wie:

• Verfügbarkeit bestimmter Mitarbeiter,
• Qualifikationen,
• Schichten,
• Werkzeuge,
• Fahrzeuge,
• Wartungsfenster,
• externe Dienstleister,
• kundenspezifische Termine,
• interne Prioritäten.

Wenn solche Informationen im ERP/PPS nicht oder nur mit erheblichem Aufwand abgebildet werden können, kann eine ergänzende Ressourcenplanung sinnvoll werden.

3. Wie wichtig ist die grafische Übersicht?

Für die operative Planung muss eine Plantafel Informationen nicht nur speichern, sondern schnell erfassbar machen.

Ein Disponent sollte beispielsweise unmittelbar erkennen können:

• welche Maschinen belegt sind,
• wo freie Kapazitäten bestehen,
• welche Aufträge verspätet sind,
• wo Überschneidungen auftreten,
• welche Ressourcen einem Auftrag zugeordnet wurden,
• welche Termine verschoben werden können.

ERP- und PPS-Systeme können solche Darstellungen durchaus anbieten. Entscheidend ist deshalb nicht das Vorhandensein einer Plantafel, sondern ihre Eignung für den konkreten Planungsalltag.

4. Wie häufig muss kurzfristig umgeplant werden?

Je dynamischer die operative Planung ist, desto wichtiger wird die Geschwindigkeit, mit der Änderungen durchgeführt werden können.

Typische Auslöser für eine Neuplanung sind:

• Maschinenausfall,
• Krankheit eines Mitarbeiters,
• verspätetes Material,
• dringender Kundenauftrag,
• Terminverschiebung,
• veränderte Prioritäten.

Wenn solche Situationen regelmäßig auftreten, sollte bei einer Softwaredemonstration konkret getestet werden, wie schnell ein Auftrag verschoben und einer anderen Ressource zugeordnet werden kann.

5. Müssen mehrere Ressourcentypen gemeinsam geplant werden?

Ein Produktionsauftrag benötigt häufig mehr als nur eine Maschine.

Je nach Unternehmen können gleichzeitig erforderlich sein:

• Maschine,
• Mitarbeiter,
• Werkzeug,
• Prüfmittel,
• Fahrzeug,
• Raum,
• externer Dienstleister.

Wenn diese Ressourcen gemeinsam verfügbar sein müssen, steigt die Komplexität der Planung erheblich.

Unternehmen sollten prüfen, ob das bestehende ERP-/PPS-System solche Zusammenhänge ausreichend sichtbar und bearbeitbar macht.

6. Welches System sollte führend sein?

Bei der Kombination von ERP/PPS und digitaler Plantafel muss eindeutig festgelegt werden, welches System für welche Informationen verantwortlich ist.

Ein typisches Modell kann beispielsweise so aussehen:

Anschließend kann definiert werden, welche Ergebnisse der Planung wieder an das ERP/PPS zurückgegeben werden müssen.

7. Welche Daten sollten zurück ins ERP oder PPS?

Eine Schnittstelle muss nicht zwangsläufig in beide Richtungen arbeiten. Trotzdem sollte geprüft werden, welche Ergebnisse der operativen Planung für andere Unternehmensprozesse relevant sind.

Mögliche Rückmeldungen sind beispielsweise:

• geplanter Starttermin,
• geplanter Endtermin,
• zugeordnete Maschine,
• Bearbeitungsstatus,
• Rückmeldung eines Arbeitsgangs.

Je mehr Systeme dieselben Informationen bearbeiten können, desto wichtiger werden klare Verantwortlichkeiten.

8. Wie aufwendig ist die Integration?

Eine zusätzliche digitale Plantafel bietet nur dann einen nachhaltigen Vorteil, wenn der Datenaustausch zuverlässig funktioniert.

Deshalb sollte die Schnittstelle bereits während der Produktauswahl betrachtet werden und nicht erst nach der Entscheidung.

Zu klären sind unter anderem:

• Welche technischen Schnittstellen stehen zur Verfügung?
• Welche Daten werden übertragen?
• Wie häufig erfolgt die Synchronisierung?
• Wie werden Änderungen behandelt?
• Wie werden Fehler beim Datenaustausch erkannt?
• Wer ist für die Schnittstelle verantwortlich?

Eine technisch mögliche Integration ist nicht automatisch eine wirtschaftlich sinnvolle Integration. Der Nutzen sollte im Verhältnis zum Einführungs- und Wartungsaufwand stehen.

9. Ist Echtzeit-Synchronisation immer notwendig?

Nicht jede Planung benötigt einen Datenaustausch in Echtzeit.

Für manche Prozesse kann eine regelmäßige Synchronisierung ausreichend sein. In anderen Situationen müssen Änderungen dagegen innerhalb weniger Sekunden in beiden Systemen sichtbar werden.

Die notwendige Aktualität hängt davon ab, wie schnell sich Daten verändern und welche Auswirkungen verzögerte Informationen haben.

Auch hier sollte nicht automatisch die technisch aufwendigste Lösung gewählt werden.

10. Welche Benutzer arbeiten mit welchem System?

Nicht alle Mitarbeiter müssen Zugriff auf beide Anwendungen erhalten.

Ein mögliches Rollenmodell könnte beispielsweise so aussehen:

• Auftragsbearbeitung arbeitet im ERP,
• Produktionsplanung arbeitet mit ERP/PPS und Plantafel,
• Disponenten arbeiten hauptsächlich mit der Plantafel,
• Mitarbeiter sehen nur die für sie relevanten Planungsinformationen,
• Management nutzt aggregierte Auswertungen.

Die Benutzerführung kann dadurch einfacher werden, weil jeder Mitarbeiter hauptsächlich mit dem System arbeitet, das für seine Aufgabe relevant ist.

11. Welche Grenzen hat eine zusätzliche digitale Plantafel?

Eine separate Planungslösung schafft zusätzliche Möglichkeiten, erhöht aber auch die Systemlandschaft.

Mögliche Nachteile sind:

• zusätzliche Lizenzkosten,
• Einführungsaufwand,
• Schnittstellen müssen eingerichtet und gewartet werden,
• Benutzer müssen geschult werden,
• Verantwortlichkeiten zwischen den Systemen müssen eindeutig geregelt sein.

Wenn die vorhandene ERP-/PPS-Plantafel bereits alle relevanten Anforderungen erfüllt, kann eine zusätzliche Lösung deshalb unnötige Komplexität erzeugen.

12. Wann ist die Kombination aus ERP/PPS und digitaler Plantafel sinnvoll?

Die Kombination ist vor allem dann interessant, wenn das ERP oder PPS als führendes System für Aufträge und Stammdaten erhalten bleiben soll, während die operative Ressourcenplanung flexibler und visueller erfolgen soll.

So können beide Systeme unterschiedliche Aufgaben übernehmen, ohne dass zentrale Daten doppelt gepflegt werden müssen.

Wo lässt sich Visual Planning einordnen?

Visual Planning ist keine ERP- oder PPS-Software. Die Lösung konzentriert sich auf grafische Planung, Ressourcenmanagement und die Darstellung betrieblicher Planungsprozesse.

Visual Planning kann deshalb beispielsweise als ergänzende Planungsebene eingesetzt werden, während Aufträge und Stammdaten weiterhin im vorhandenen ERP- oder PPS-System geführt werden.

Das kann interessant sein, wenn die bestehenden Systeme zuverlässig die kaufmännischen oder produktionsbezogenen Prozesse abbilden, die operative Planung jedoch flexibler gestaltet werden soll.

Eine solche Kombination ist allerdings nur sinnvoll, wenn die zusätzliche Flexibilität den Aufwand für Integration, Konfiguration und Betrieb rechtfertigt.

Wann ist Visual Planning nicht notwendig?

Wenn die vorhandene ERP-/PPS-Plantafel alle benötigten Ressourcen übersichtlich darstellt, Änderungen einfach durchgeführt werden können und keine zusätzlichen Planungsanforderungen bestehen, gibt es keinen zwingenden Grund für eine weitere Anwendung.

Auch bei sehr einfachen Produktionsprozessen kann eine zusätzliche digitale Plantafel mehr Aufwand als Nutzen erzeugen.

Die Entscheidung sollte deshalb nicht danach getroffen werden, welches System mehr Funktionen besitzt, sondern welcher konkrete Planungsprozess verbessert werden soll.

Ein Praxistest für ERP/PPS und digitale Plantafel

Für einen aussagekräftigen Vergleich sollte ein realer Störfall aus dem eigenen Unternehmen getestet werden.

Beispielsweise:

1. Ein Fertigungsauftrag ist bereits eingeplant.
2. Die vorgesehene Maschine fällt kurzfristig aus.
3. Eine alternative Maschine muss gefunden werden.
4. Gleichzeitig muss geprüft werden, ob das benötigte Personal verfügbar ist.
5. Nachfolgende Aufträge müssen möglicherweise verschoben werden.
6. Die neuen Termine müssen im führenden System verfügbar sein.

An diesem Ablauf lässt sich beurteilen, ob die vorhandene ERP-/PPS-Planung ausreicht oder ob eine zusätzliche grafische Planung den Arbeitsablauf tatsächlich verbessert.

Fazit: ERP/PPS ersetzen oder ergänzen?

Eine digitale Plantafel sollte ein vorhandenes ERP- oder PPS-System in der Regel nicht ersetzen, wenn dieses bereits zuverlässig Aufträge, Stammdaten und betriebliche Prozesse verwaltet.

Die entscheidende Frage ist vielmehr, ob die vorhandenen Planungsfunktionen für die tägliche Disposition ausreichend flexibel und übersichtlich sind.

Wenn dies der Fall ist, kann die integrierte ERP-/PPS-Plantafel die wirtschaftlich sinnvollste Lösung sein.

Wenn dagegen viele Ressourcen koordiniert, häufig kurzfristig umgeplant oder zusätzliche Informationen berücksichtigt werden müssen, kann eine ergänzende digitale Plantafel sinnvoll sein.

Visual Planning ist eine mögliche Lösung für solche Anforderungen. Ob der Einsatz sinnvoll ist, sollte anhand des konkreten Planungsprozesses und des notwendigen Integrationsaufwands geprüft werden.

Häufige Fragen zu digitaler Plantafel und ERP/PPS

Brauche ich eine digitale Plantafel, wenn mein ERP bereits eine Planung besitzt?

Nicht zwingend. Wenn die vorhandene Planung alle benötigten Ressourcen, Termine und Änderungen ausreichend unterstützt, kann das ERP-System vollkommen ausreichen.

Sollte eine digitale Plantafel das ERP ersetzen?

In der Regel nicht. ERP-Systeme verwalten zahlreiche zentrale Unternehmensprozesse, die eine spezialisierte Plantafel nicht ersetzen soll. Häufig ist eine Ergänzung sinnvoller als ein Ersatz.

Welche Daten sollten aus dem ERP übernommen werden?

Typischerweise werden Aufträge, Kunden, Artikel, Arbeitsgänge, Termine und relevante Ressourcenstammdaten übernommen. Welche Informationen tatsächlich benötigt werden, hängt vom Planungsprozess ab.

Müssen Änderungen aus der Plantafel wieder ins ERP übertragen werden?

Nur wenn diese Informationen für nachgelagerte Prozesse relevant sind. Geänderte Termine oder Ressourcenzuordnungen können beispielsweise an das ERP zurückgegeben werden. Die genaue Datenhoheit sollte vor der Integration festgelegt werden.

Kann Visual Planning mit einem ERP- oder PPS-System kombiniert werden?

Visual Planning kann grundsätzlich als ergänzende Planungslösung in eine bestehende Systemlandschaft eingebunden werden. Ob und wie eine konkrete Integration umgesetzt werden kann, hängt vom vorhandenen ERP-/PPS-System, den verfügbaren Schnittstellen und den benötigten Datenflüssen ab.

Wann lohnt sich eine zusätzliche Plantafel wirtschaftlich?

Eine zusätzliche Lösung kann sich lohnen, wenn sie beispielsweise manuellen Abstimmungsaufwand reduziert, Planungsfehler vermeidet, freie Kapazitäten schneller sichtbar macht oder kurzfristige Umplanung deutlich vereinfacht. Der Nutzen sollte den zusätzlichen Einführungs- und Betriebsaufwand rechtfertigen.

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