Ressourcenplanung für Bauunternehmen

Bauunternehmen müssen Mitarbeiter, Geräte, Fahrzeuge, Baustellen und Termine häufig parallel koordinieren. Gleichzeitig verändern sich Bauabläufe durch Witterung, Materialverfügbarkeit, Nachunternehmer, Terminverschiebungen oder kurzfristige Prioritäten. Eine geeignete Ressourcenplanung soll dabei helfen, verfügbare Kapazitäten schneller zu erkennen und Änderungen übersichtlich zu koordinieren.

Nicht jedes Bauunternehmen benötigt dafür eine spezialisierte Ressourcenplanungssoftware. Für überschaubare Projekte und wenige Ressourcen können Excel, Kalender oder vorhandene Funktionen einer Bau- oder ERP-Software vollkommen ausreichen.

Eine zusätzliche Planungslösung wird vor allem dann interessant, wenn viele Baustellen gleichzeitig laufen, Ressourcen zwischen Projekten wechseln oder kurzfristige Umplanungen zum täglichen Arbeitsablauf gehören.

Was bedeutet Ressourcenplanung im Bauunternehmen?

Ressourcenplanung im Bauwesen umfasst weit mehr als die reine Einsatzplanung von Mitarbeitern.

Je nach Unternehmensgröße und Leistungsbereich müssen unterschiedliche Ressourcen gleichzeitig berücksichtigt werden.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, diese Ressourcen nicht getrennt voneinander zu planen.

Eine Kolonne kann beispielsweise verfügbar sein, während das benötigte Gerät bereits auf einer anderen Baustelle eingesetzt wird. Ebenso kann ein freies Fahrzeug wenig nutzen, wenn der dafür vorgesehene Mitarbeiter auf einem anderen Projekt eingeplant ist.

Welche Planungsprobleme treten in Bauunternehmen häufig auf?

Bauunternehmen unterscheiden sich stark nach Gewerken, Projektgröße und Organisationsstruktur. Dennoch treten bestimmte Herausforderungen regelmäßig auf.

• Mitarbeiter werden kurzfristig zwischen Baustellen verschoben,
• Geräte oder Fahrzeuge sind doppelt eingeplant,
• Baustellen beginnen später als vorgesehen,
• Nachunternehmer verändern ihre Termine,
• Material ist nicht rechtzeitig verfügbar,
• Wetter beeinflusst den geplanten Ablauf,
• mehrere Bauleiter greifen auf unterschiedliche Planungsstände zu,
• Informationen werden zusätzlich in Excel-Listen oder Kalendern gepflegt.

Wann reichen Excel, Kalender oder vorhandene Bau-Software aus?

Eine spezialisierte Ressourcenplanung ist nicht automatisch notwendig.

Bei wenigen parallel laufenden Baustellen kann eine gut organisierte Excel-Tabelle oder Kalenderlösung wirtschaftlicher sein als die Einführung eines zusätzlichen Systems.

Eine einfache Lösung kann ausreichen, wenn:

• nur wenige Baustellen gleichzeitig geplant werden,
• eine Person die Einsatzplanung koordiniert,
• nur wenige Geräte oder Fahrzeuge vorhanden sind,
• Änderungen relativ selten auftreten,
• keine automatisierten Schnittstellen notwendig sind,
• alle Beteiligten den aktuellen Plan zuverlässig kennen.

Auch vorhandene ERP-, Bau- oder Projektmanagementsysteme sollten zuerst geprüft werden. Wenn dort bereits geeignete Ressourcen- und Einsatzplanungsfunktionen vorhanden sind, kann eine zusätzliche Anwendung unnötig sein.

Wann wird eine spezialisierte Ressourcenplanung sinnvoll?

Mit zunehmender Anzahl von Projekten steigt der Abstimmungsaufwand häufig stärker als die reine Zahl der Ressourcen.

Typische Anzeichen sind:

• mehrere Bauleiter greifen auf dieselben Ressourcen zu,
• Mitarbeiter werden regelmäßig zwischen Baustellen verschoben,
• Geräte und Fahrzeuge werden mehrfach eingeplant,
• freie Kapazitäten sind nur schwer erkennbar,
• Änderungen müssen telefonisch oder per E-Mail abgestimmt werden,
• verschiedene Excel-Dateien enthalten unterschiedliche Planungsstände,
• kurzfristige Ausfälle führen zu umfangreicher manueller Umplanung.

In solchen Situationen kann eine zentrale Plantafel helfen, dieselben Ressourcen über mehrere Baustellen hinweg zu koordinieren.

1. Mitarbeiter und Kolonnen planen

Die Personaleinsatzplanung gehört in vielen Bauunternehmen zu den wichtigsten Aufgaben.

Dabei reicht es häufig nicht, lediglich zu wissen, ob ein Mitarbeiter verfügbar ist.

Zusätzlich können relevant sein:

• Qualifikationen,
• Gewerk,
• Team- oder Kolonnenzugehörigkeit,
• Führerscheinklassen,
• berechtigte Maschinenbedienung,
• Arbeitszeiten,
• Urlaub und Abwesenheiten,
• Standort oder Wohnortnähe.

Wie detailliert diese Kriterien abgebildet werden müssen, hängt von den tatsächlichen Planungsproblemen ab.

2. Geräte und Baumaschinen disponieren

Geräte und Maschinen stellen häufig knappe Ressourcen dar und müssen über mehrere Baustellen hinweg koordiniert werden.

Eine Planung sollte beispielsweise sichtbar machen:

• auf welcher Baustelle sich ein Gerät befindet,
• wie lange es dort eingeplant ist,
• wann es wieder verfügbar wird,
• ob Wartungen anstehen,
• ob mehrere Baustellen dasselbe Gerät benötigen,
• welche Alternativgeräte vorhanden sind.

Besonders bei Spezialgeräten kann eine falsche Zuordnung Auswirkungen auf mehrere Projekte haben.

3. Fahrzeuge und Transporte berücksichtigen

Auch Fahrzeuge können zu einem Engpass werden.

Je nach Bauunternehmen müssen beispielsweise Transporter, Lkw, Anhänger oder Spezialfahrzeuge bestimmten Teams oder Baustellen zugeordnet werden.

Zusätzlich kann relevant sein, welcher Mitarbeiter das jeweilige Fahrzeug führen darf.

Wenn Fahrzeuge nur in geringer Zahl vorhanden sind, sollte ihre Belegung gemeinsam mit Personal und Baustellen sichtbar sein.

4. Mehrere Baustellen gleichzeitig koordinieren

Mit mehreren parallel laufenden Projekten steigt die Komplexität der Ressourcenplanung.

Ein Unternehmen muss dann nicht nur einzelne Baustellen betrachten, sondern entscheiden, welche Ressource welchem Projekt Priorität erhält.

Typische Fragen sind:

• Welche Baustelle benötigt in der kommenden Woche zusätzliche Mitarbeiter?
• Wo kann eine Kolonne früher abgezogen werden?
• Welches Gerät wird auf mehreren Baustellen gleichzeitig benötigt?
• Welche Baustelle besitzt terminlich den geringsten Spielraum?
• Wo entstehen freie Kapazitäten?

Eine zentrale Übersicht kann diese Entscheidungen unterstützen.

5. Kurzfristige Änderungen einplanen

Bauplanung ist häufig von Veränderungen geprägt.

Typische Ursachen sind:

• schlechtes Wetter,
• fehlendes Material,
• Krankheit,
• verzögerte Vorleistungen,
• Änderungswünsche des Auftraggebers,
• Probleme mit Nachunternehmern,
• technische Störungen.

Eine geeignete Planung sollte deshalb nicht nur den ursprünglichen Soll-Zustand darstellen.

Sie sollte auch eine schnelle Umplanung ermöglichen, ohne dass sämtliche beteiligten Listen manuell angepasst werden müssen.

6. Qualifikationen und Berechtigungen berücksichtigen

Nicht jeder Mitarbeiter kann jede Tätigkeit übernehmen.

Bei der Einsatzplanung können beispielsweise bestimmte Qualifikationen, Zertifikate oder Maschinenberechtigungen erforderlich sein.

Eine Software kann helfen, solche Eigenschaften sichtbar zu machen.

Beispiele sind:

• Schweißnachweise,
• Elektrofachkräfte,
• Kranführer,
• Hubarbeitsbühnen-Berechtigungen,
• Führerscheinklassen,
• Sicherheitsqualifikationen.

Ob eine Software solche Kriterien automatisch prüfen muss oder nur anzeigen soll, hängt vom jeweiligen Prozess ab.

7. Nachunternehmer in die Planung einbeziehen

Externe Unternehmen spielen in vielen Bauprojekten eine wichtige Rolle.

Ihre Leistungen können direkten Einfluss auf die eigene Ressourcenplanung haben.

Wenn ein Nachunternehmer später beginnt, müssen beispielsweise eigene Mitarbeiter oder Geräte möglicherweise ebenfalls verschoben werden.

Eine Ressourcenplanung kann externe Leistungen deshalb als Termine oder Ressourcen sichtbar machen, ohne dass externe Unternehmen zwingend vollständigen Zugriff auf das interne Planungssystem erhalten müssen.

8. Projekttermine und Ressourcenplanung verbinden

Eine Projektplanung beschreibt häufig Meilensteine und Bauabschnitte, während die Ressourcenplanung konkreter festlegt, welche Mitarbeiter, Geräte und Fahrzeuge tatsächlich eingesetzt werden.

Beide Planungsebenen hängen eng zusammen.

Beispielsweise:

1. Ein Bauabschnitt soll am Montag beginnen.
2. Dafür werden fünf Mitarbeiter und ein Spezialgerät benötigt.
3. Das Spezialgerät steht jedoch noch auf einer anderen Baustelle.
4. Der vorherige Einsatz verzögert sich um drei Tage.
5. Dadurch muss der geplante Baustart neu bewertet werden.

Eine gute Ressourcenplanung macht solche Abhängigkeiten frühzeitig sichtbar.

9. Standorte und Fahrtzeiten berücksichtigen

Im Bauwesen spielt der Einsatzort eine größere Rolle als in vielen stationären Planungsprozessen.

Ein Mitarbeiter oder Gerät kann theoretisch frei sein, aber geografisch weit entfernt eingesetzt werden.

Je nach Unternehmen kann deshalb sinnvoll sein, Informationen zu Standorten oder Einsatzgebieten in der Planung sichtbar zu machen.

Eine vollständige automatische Tourenoptimierung ist jedoch eine andere Aufgabenstellung und kann spezialisierte Systeme erfordern.

10. Wartungen und Prüfungen von Geräten einplanen

Baumaschinen und Geräte müssen regelmäßig gewartet oder geprüft werden.

Solche Termine sollten bei der Verfügbarkeitsplanung berücksichtigt werden.

Dazu können gehören:

• Wartungsintervalle,
• UVV-Prüfungen,
• Reparaturen,
• Kalibrierungen,
• Reinigungs- oder Rüstzeiten.

Ob diese Informationen direkt in der Ressourcenplanung verwaltet oder aus einem anderen System übernommen werden, sollte vor der Einführung geklärt werden.

11. Welche Daten sollten aus ERP oder Bau-Software übernommen werden?

Viele relevante Daten existieren bereits in anderen Unternehmenssystemen.

Typische Datenquellen können sein:

• ERP-System,
• Bauprojektsoftware,
• Personalverwaltung,
• Zeiterfassung,
• Geräteverwaltung,
• CRM,
• Projektmanagement.

Aus diesen Systemen können beispielsweise Projekte, Baustellen, Mitarbeiter, Aufträge oder Ressourcendaten übernommen werden.

Entscheidend ist, dass eindeutig festgelegt wird, welches System für welche Informationen führend ist.

12. Welche Informationen müssen zurückgegeben werden?

Nicht jede operative Änderung muss automatisch zurück an das führende System übertragen werden.

Relevant können beispielsweise sein:

• geänderter Ausführungstermin,
• Ressourcenzuordnung,
• Projektstatus,
• Einsatzzeitraum,
• bestätigter Baustellentermin.

Bei jeder Integration sollte geprüft werden, ob die Rückübertragung tatsächlich benötigt wird oder nur zusätzlichen technischen Aufwand erzeugt.

Welche Grenzen hat eine Ressourcenplanung im Bauwesen?

Eine Ressourcenplanungssoftware deckt nicht automatisch alle Anforderungen eines Bauunternehmens ab.

Je nach Unternehmensstruktur können weiterhin spezialisierte Systeme notwendig sein für:

• Baukalkulation,
• Ausschreibung und Vergabe,
• Abrechnung,
• Dokumentenmanagement,
• Bautagebuch,
• Materialdisposition,
• Baustellencontrolling,
• Touren- oder Routenoptimierung.

Eine Ressourcenplanung sollte deshalb nicht versuchen, vorhandene Fachanwendungen unnötig zu ersetzen.

Ihr Schwerpunkt liegt auf der Koordination von verfügbaren Ressourcen, Terminen und operativen Einsätzen.

Wo lässt sich Visual Planning bei Bauunternehmen einordnen?

Visual Planning kann für Bauunternehmen interessant sein, wenn Mitarbeiter, Geräte, Fahrzeuge, Projekte und weitere Ressourcen innerhalb einer grafischen Planung koordiniert werden sollen.

Die Lösung kann beispielsweise als zentrale operative Plantafel eingesetzt werden, während Projekte, Kunden und kaufmännische Daten weiterhin in einer bestehenden ERP- oder Bau-Software geführt werden.

Das kann insbesondere sinnvoll sein, wenn mehrere Bauleiter oder Disponenten auf gemeinsame Ressourcen zugreifen und Änderungen schnell sichtbar sein müssen.

Visual Planning ist jedoch nicht für jedes Bauunternehmen erforderlich.

Wenn nur wenige Baustellen gleichzeitig laufen oder die vorhandene Bau- beziehungsweise ERP-Software bereits eine geeignete Ressourcenplanung bietet, kann eine zusätzliche Lösung mehr Aufwand als Nutzen erzeugen.

Wie sollte ein Bauunternehmen eine Ressourcenplanung testen?

Statt nur allgemeine Funktionen zeigen zu lassen, sollte eine Produktdemonstration einen typischen realen Planungsfall abbilden.

Beispielsweise:

1. Eine Kolonne ist für Baustelle A eingeplant.
2. Die Arbeiten dort verzögern sich wetterbedingt.
3. Dieselbe Kolonne wird bereits zwei Tage später auf Baustelle B benötigt.
4. Ein benötigtes Gerät befindet sich noch auf Baustelle C.
5. Ein Mitarbeiter fällt zusätzlich kurzfristig aus.
6. Für Baustelle B müssen alternative Ressourcen gefunden werden.
7. Alle betroffenen Bauleiter sollen den neuen Planungsstand sehen.

An einem solchen Szenario lässt sich schnell erkennen, ob eine Lösung den tatsächlichen Arbeitsalltag unterstützt.

Welche Daten werden für die Einführung benötigt?

Für den Einstieg müssen nicht sämtliche Unternehmensdaten übernommen werden.

Typische Ressourcenstammdaten sind:

• Mitarbeiter,
• Teams und Kolonnen,
• Maschinen und Geräte,
• Fahrzeuge,
• Standorte,
• Qualifikationen.

Typische Planungsdaten sind:

• Baustellen,
• Projekte,
• Einsatzzeiträume,
• Ressourcenzuordnungen,
• Status,
• Prioritäten.

Weitere Informationen sollten erst aufgenommen werden, wenn sie tatsächlich für den Planungsprozess benötigt werden.

Wie hoch ist der Einführungsaufwand?

Eine einfache Plantafel für Mitarbeiter und Baustellen kann vergleichsweise überschaubar eingeführt werden.

Der Aufwand steigt, wenn zusätzlich Geräte, Fahrzeuge, Qualifikationen, mehrere Standorte und Schnittstellen integriert werden.

Typische Projektaufgaben sind:

• Planungsprozesse definieren,
• Ressourcenstrukturen festlegen,
• Stammdaten vorbereiten,
• Ansichten konfigurieren,
• Benutzerrollen einrichten,
• Schnittstellen testen,
• Disponenten und Anwender schulen.

Ein Start mit einem klar abgegrenzten Planungsbereich kann helfen, die Einführung überschaubar zu halten.

Checkliste für die Auswahl einer Ressourcenplanung im Bauunternehmen

Fazit: Ressourcenplanung im Bau muss Veränderungen schnell abbilden können

Der Nutzen einer Ressourcenplanung entsteht für Bauunternehmen vor allem durch einen gemeinsamen Überblick über Mitarbeiter, Geräte, Fahrzeuge, Baustellen und Termine.

Eine zusätzliche Software ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn sie einen konkreten Planungsaufwand reduziert oder Transparenz verbessert.

Für kleinere oder überschaubare Planungsprozesse können Excel, Kalender oder vorhandene Funktionen einer Bau- oder ERP-Software ausreichend sein.

Eine spezialisierte Ressourcenplanung wird interessanter, wenn viele Baustellen gleichzeitig um dieselben Ressourcen konkurrieren und kurzfristige Änderungen zum täglichen Geschäft gehören.

Visual Planning kann in solchen Szenarien eine mögliche Lösung sein. Ob es zum Unternehmen passt, sollte anhand der tatsächlichen Ressourcen, bestehenden Systeme, gewünschten Integrationen und eines realen Planungsszenarios geprüft werden.

Häufige Fragen zur Ressourcenplanung für Bauunternehmen

Welche Ressourcen sollte ein Bauunternehmen planen?

Typischerweise gehören Mitarbeiter, Kolonnen, Baumaschinen, Fahrzeuge, Geräte und Baustellen zu den relevanten Ressourcen. Welche davon gemeinsam geplant werden müssen, hängt vom konkreten Geschäftsmodell ab.

Reicht Excel für die Einsatzplanung auf Baustellen?

Bei wenigen Baustellen und Ressourcen kann Excel vollkommen ausreichend sein. Probleme entstehen meist dann, wenn mehrere Personen gleichzeitig planen, Änderungen häufig auftreten oder dieselben Ressourcen auf vielen Projekten eingesetzt werden.

Kann eine Ressourcenplanung eine Bau-Software ersetzen?

In der Regel nicht. Bau-Software übernimmt häufig Kalkulation, Projektverwaltung, Abrechnung oder Dokumentation. Eine Ressourcenplanung konzentriert sich dagegen auf die operative Zuordnung von Mitarbeitern, Geräten und Terminen.

Sollten Geräte und Mitarbeiter gemeinsam geplant werden?

Das kann sinnvoll sein, wenn beide Ressourcen gleichzeitig für einen Einsatz benötigt werden. Dadurch lässt sich beispielsweise erkennen, dass eine Kolonne zwar frei ist, das erforderliche Gerät jedoch nicht verfügbar ist.

Ist eine ERP-Schnittstelle notwendig?

Nicht zwingend. Eine Schnittstelle wird vor allem dann interessant, wenn Projekte, Aufträge oder Stammdaten bereits in einem anderen System gepflegt werden und eine manuelle Doppelpflege vermieden werden soll.

Eignet sich Visual Planning für Bauunternehmen?

Visual Planning kann interessant sein, wenn unterschiedliche Ressourcen und Baustellen flexibel auf einer grafischen Plantafel koordiniert werden sollen. Bei einfachen Planungsprozessen oder einer bereits ausreichenden Ressourcenplanung im vorhandenen System kann eine zusätzliche Anwendung jedoch unnötig sein.

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