Bei der Auswahl einer Ressourcenplanungssoftware geht es nicht nur um Funktionen. Unternehmen müssen auch entscheiden, wie und wo die Anwendung betrieben werden soll. Cloud, externes Hosting und On-Premises unterscheiden sich unter anderem bei IT-Aufwand, Kontrolle, Integration, Updates und Kostenstruktur.
Keine Betriebsform ist grundsätzlich die beste. Ein Unternehmen mit einer kleinen internen IT kann andere Anforderungen haben als ein Maschinenbauer mit zahlreichen lokalen Systemen oder ein Konzern mit verbindlichen Vorgaben für Infrastruktur und Datenschutz.
Diese Entscheidungshilfe zeigt, welche Unterschiede relevant sind und welche Fragen Unternehmen vor der Auswahl einer Betriebsform klären sollten.
Was bedeuten Cloud, Hosting und On-Premises?
Die Begriffe werden von Softwareanbietern nicht immer einheitlich verwendet. Deshalb sollte bei einem konkreten Angebot nicht nur auf die Bezeichnung, sondern auf die tatsächliche technische und organisatorische Ausgestaltung geachtet werden.
Cloud
Die Anwendung wird über eine vom Anbieter oder einem Cloud-Dienstleister bereitgestellte Infrastruktur genutzt. Betrieb, technische Plattform und Aktualisierung werden je nach Angebot ganz oder weitgehend extern organisiert.
Hosting
Die Software wird auf externer Infrastruktur betrieben, kann aber stärker als eigenständige Kundeninstallation ausgestaltet sein. Wer Server, Datenbank, Updates und Betrieb verantwortet, hängt vom jeweiligen Hostingmodell ab.
On-Premises
Die Anwendung wird innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur oder einer vom Unternehmen selbst kontrollierten Umgebung betrieben. Verantwortung für Betrieb und technische Pflege liegt dadurch stärker beim eigenen Unternehmen.
Wichtig: Begriffe wie Cloud und Hosting allein reichen für eine technische Bewertung nicht aus. Unternehmen sollten konkret fragen, wo die Daten liegen, wer die Infrastruktur betreibt, wer Updates installiert und welche administrativen Aufgaben beim Kunden verbleiben.
Die drei Betriebsformen im direkten Vergleich
| Kriterium | Cloud | Hosting | On-Premises |
|---|---|---|---|
| Eigene Server notwendig | in der Regel nein | in der Regel nein | meist ja beziehungsweise eigene Infrastruktur |
| Technischer Betriebsaufwand | häufig geringer | abhängig vom Hostingvertrag | häufig höher |
| Kontrolle über Infrastruktur | stärker beim Anbieter | geteilt beziehungsweise vertraglich geregelt | stärker beim Unternehmen |
| Updates | häufig durch Anbieter | modellabhängig | häufig intern zu koordinieren |
| Integration lokaler Systeme | muss geprüft werden | muss geprüft werden | bei lokaler Systemlandschaft häufig direkter möglich |
| Standortübergreifender Zugriff | typischerweise gut geeignet | typischerweise gut geeignet | abhängig von eigener Infrastruktur |
Diese Einordnung ist bewusst allgemein gehalten. Die konkrete Ausgestaltung kann sich je nach Produkt, Anbieter und IT-Architektur deutlich unterscheiden.
1. Wie viel IT-Aufwand soll das Unternehmen selbst übernehmen?
Eine der wichtigsten Fragen betrifft die Verantwortung für den technischen Betrieb.
Bei einer On-Premises-Installation müssen je nach Architektur Aufgaben intern übernommen oder durch einen IT-Dienstleister erbracht werden.
Dazu können gehören:
- Bereitstellung der Serverumgebung,
- Datenbankbetrieb,
- Datensicherung,
- Überwachung der Systeme,
- Installation von Updates,
- Fehleranalyse,
- Kapazitätsplanung der Infrastruktur.
Bei Cloud- und Hostingmodellen können Teile dieser Aufgaben beim Anbieter liegen.
Unternehmen mit begrenzten internen IT-Ressourcen sollten deshalb nicht nur die Softwarekosten betrachten, sondern auch den Aufwand für den technischen Betrieb.
2. Wie wichtig ist die Kontrolle über die Infrastruktur?
Für manche Unternehmen ist es wichtig, Anwendungen und Daten innerhalb einer selbst kontrollierten Umgebung zu betreiben.
Gründe dafür können unter anderem interne IT-Vorgaben, bestehende Sicherheitskonzepte, besondere Integrationsanforderungen oder branchenspezifische Prozesse sein.
In solchen Fällen kann eine On-Premises-Lösung oder ein entsprechend ausgestaltetes Hostingmodell interessant sein.
Andere Unternehmen möchten den Betrieb möglichst weitgehend auslagern. Dann kann eine Cloudlösung organisatorisch einfacher sein.
3. Welche bestehenden Systeme müssen integriert werden?
Die Betriebsform sollte nicht isoliert von der vorhandenen Systemlandschaft ausgewählt werden.
Eine Ressourcenplanung kann beispielsweise Daten aus folgenden Anwendungen benötigen:
- ERP-System,
- PPS-System,
- CRM,
- Personalsoftware,
- Zeiterfassung,
- Projektmanagement,
- Produktionssysteme,
- interne Datenbanken.
Wenn diese Anwendungen vollständig innerhalb des Unternehmensnetzes betrieben werden, sollte frühzeitig geprüft werden, wie eine extern betriebene Ressourcenplanung darauf zugreifen kann.
Umgekehrt bedeutet eine On-Premises-Installation nicht automatisch, dass Integrationen einfacher sind. Entscheidend sind die verfügbaren Schnittstellen und die technische Architektur der beteiligten Systeme.
4. Wo sollen die Daten gespeichert werden?
Vor einer Entscheidung sollte eindeutig geklärt werden, wo Anwendungs- und Planungsdaten tatsächlich gespeichert werden.
Wichtige Fragen sind:
- In welchem Land oder welcher Region befinden sich die Systeme?
- Wer betreibt die Infrastruktur?
- Wer hat administrativen Zugriff?
- Wie werden Datensicherungen erstellt?
- Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt?
- Wie werden Daten nach Vertragsende bereitgestellt oder gelöscht?
Dabei sollten Unternehmen ihre eigenen rechtlichen, vertraglichen und organisatorischen Anforderungen berücksichtigen.
5. Welche Anforderungen bestehen an Datenschutz und Sicherheit?
Datenschutz und Informationssicherheit können bei jeder Betriebsform umgesetzt werden. Die Verantwortlichkeiten unterscheiden sich jedoch.
Eine lokale Installation ist nicht automatisch sicherer als eine Cloudlösung. Ebenso ist eine Cloudlösung nicht automatisch besser geschützt.
Relevant sind vielmehr konkrete technische und organisatorische Maßnahmen.
Zu prüfen sind beispielsweise:
- Zugriffsschutz,
- Benutzer- und Rechteverwaltung,
- Verschlüsselung,
- Datensicherung,
- Protokollierung,
- Wiederherstellungsverfahren,
- Update- und Patchprozesse,
- Verantwortlichkeiten bei Sicherheitsvorfällen.
Praxisempfehlung: Die Entscheidung sollte nicht allein anhand der Aussage „Cloud“ oder „On-Premises“ getroffen werden. Entscheidend ist das konkrete Sicherheits- und Betriebskonzept.
6. Wie wichtig ist der Zugriff von verschiedenen Standorten?
Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, mobilen Mitarbeitern oder externen Planern benötigen häufig einen standortunabhängigen Zugriff.
Cloud- und Hostinglösungen können dafür organisatorische Vorteile bieten, weil die Anwendung bereits für einen externen Zugriff bereitgestellt wird.
Auch eine On-Premises-Lösung kann standortübergreifend erreichbar gemacht werden. Dafür muss jedoch die entsprechende Netzwerkinfrastruktur vorhanden und administriert werden.
Beim Vergleich sollte deshalb ein realistischer Anwendungsfall betrachtet werden:
- Wer greift auf die Planung zu?
- Von welchen Standorten?
- Mit welchen Endgeräten?
- Benötigen externe Mitarbeiter Zugriff?
- Welche Authentifizierung wird verlangt?
7. Wie werden Updates durchgeführt?
Eine Ressourcenplanungssoftware entwickelt sich weiter. Fehler werden behoben, Funktionen erweitert und technische Komponenten aktualisiert.
Deshalb sollte bereits vor der Auswahl geklärt werden, wie Updates ablaufen.
Bei Cloudmodellen
Updates werden häufig zentral durch den Anbieter durchgeführt. Das kann den internen IT-Aufwand reduzieren.
Bei Hostingmodellen
Die Verantwortlichkeit hängt vom Vertrag ab. Updates können durch den Anbieter, den Hostingpartner oder nach Abstimmung mit dem Unternehmen durchgeführt werden.
Bei On-Premises
Updates müssen typischerweise stärker mit der eigenen IT abgestimmt und innerhalb der eigenen Umgebung durchgeführt werden.
Für Unternehmen mit zahlreichen Schnittstellen kann diese zusätzliche Kontrolle durchaus erwünscht sein, weil neue Versionen zunächst in einer Testumgebung geprüft werden können.
8. Wie abhängig ist die Ressourcenplanung von einer Internetverbindung?
Bei extern bereitgestellten Anwendungen spielt die Verbindung zur Anwendung eine wichtige Rolle.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Auswirkungen ein Ausfall der Internetverbindung oder eines externen Dienstes auf die operative Planung hätte.
Dabei sollte nicht nur die theoretische Verfügbarkeit betrachtet werden, sondern auch die betriebliche Konsequenz:
- Kann ohne Plantafel weitergearbeitet werden?
- Wie lange wäre ein Ausfall tolerierbar?
- Gibt es alternative Informationswege?
- Welche Verfügbarkeit wird vertraglich zugesichert?
Auch bei On-Premises können natürlich Ausfälle auftreten. Hier liegt die Verantwortung für Redundanz und Wiederherstellung jedoch stärker beim eigenen Unternehmen.
9. Welche Kosten entstehen wirklich?
Die Betriebsform beeinflusst nicht nur die Höhe der Kosten, sondern auch deren Struktur.
Cloud oder Hosting
Mögliche Kosten sind:
- laufende Nutzungsgebühren,
- Hostinggebühren,
- Speicher oder zusätzliche Ressourcen,
- Support,
- Einrichtung und Integration.
On-Premises
Zusätzlich können interne oder externe Kosten entstehen für:
- Server und Infrastruktur,
- Datenbanken,
- Datensicherung,
- Administration,
- Updates,
- Überwachung und Wartung.
Deshalb sollten Unternehmen nicht nur die Rechnung des Softwareanbieters vergleichen, sondern die Gesamtkosten des Betriebs über mehrere Jahre.
10. Wie schnell soll die Software verfügbar sein?
Eine Cloud- oder bereits vorbereitete Hostingumgebung kann den technischen Start vereinfachen, weil keine eigene Serverinfrastruktur aufgebaut werden muss.
Bei On-Premises kann zusätzliche Zeit für Bereitstellung, Freigaben, Installation und technische Tests erforderlich sein.
Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Cloudprojekt automatisch schnell eingeführt ist. Datenmigration, Prozessdefinition, Schnittstellen und Schulungen bleiben unabhängig von der Betriebsform relevante Projektaufgaben.
11. Welche Rolle spielt die eigene IT-Strategie?
Eine Ressourcenplanungssoftware sollte zur langfristigen IT-Strategie des Unternehmens passen.
Wenn ein Unternehmen grundsätzlich Anwendungen in die Cloud verlagert, wäre eine neue lokale Installation möglicherweise eine Ausnahme, die zusätzlichen Betriebsaufwand erzeugt.
Umgekehrt kann ein Unternehmen bewusst eine stark kontrollierte lokale Systemlandschaft betreiben. Dann muss geprüft werden, ob eine externe Lösung mit diesen Vorgaben vereinbar ist.
Die Betriebsform sollte deshalb nicht nur aus Sicht des einzelnen Planungsprojekts betrachtet werden.
12. Wie flexibel muss ein späterer Wechsel sein?
Die Anforderungen eines Unternehmens können sich verändern.
Deshalb sollte vor der Entscheidung geklärt werden, ob ein späterer Wechsel der Betriebsform grundsätzlich möglich ist und welcher Aufwand damit verbunden wäre.
Interessante Fragen sind:
- Können Daten vollständig exportiert werden?
- Welche Formate stehen zur Verfügung?
- Kann die Anwendung in einer anderen Umgebung betrieben werden?
- Wie werden individuelle Konfigurationen übertragen?
- Welche vertraglichen Fristen gelten?
Je länger eine Software eingesetzt werden soll, desto wichtiger kann diese Flexibilität werden.
Entscheidungshilfe: Welche Betriebsform passt?
- der eigene IT-Aufwand gering bleiben soll,
- standortübergreifender Zugriff wichtig ist,
- Updates möglichst durch den Anbieter erfolgen sollen,
- keine eigene Infrastruktur bereitgestellt werden soll.
- externer Betrieb gewünscht wird,
- gleichzeitig individuelle Betriebsanforderungen bestehen,
- Verantwortlichkeiten vertraglich gezielt aufgeteilt werden sollen,
- eine eigene Kundenumgebung gewünscht ist.
- die Infrastruktur selbst kontrolliert werden soll,
- interne IT-Richtlinien dies verlangen,
- enge lokale Integrationen bestehen,
- Updates bewusst intern gesteuert werden sollen.
Wann kann eine Cloudlösung unnötig sein?
Eine Cloudlösung bietet keinen automatischen Mehrwert, wenn das Unternehmen bereits eine geeignete interne Infrastruktur besitzt und seine Anwendungen bewusst selbst betreibt.
Auch bei besonderen Integrationsanforderungen kann eine lokale oder individuell gehostete Installation besser zur bestehenden Architektur passen.
Entscheidend ist deshalb nicht, welche Betriebsform aktuell populärer ist, sondern welche Variante den tatsächlichen technischen und organisatorischen Anforderungen entspricht.
Wann kann On-Premises unnötig aufwendig sein?
Eine eigene Installation kann zusätzlichen Aufwand erzeugen, wenn keine besonderen Anforderungen an eine lokale Infrastruktur bestehen.
Ein Unternehmen sollte deshalb prüfen, ob es wirklich einen betrieblichen Vorteil daraus zieht, Server, Datenbank, Sicherungen und Updates selbst zu verantworten.
Wenn diese Aufgaben lediglich zusätzlichen administrativen Aufwand verursachen, kann ein extern betriebener Ansatz sinnvoller sein.
Wo lässt sich Visual Planning einordnen?
Bei Visual Planning sollte die geeignete Betriebsform anhand der konkreten Projektanforderungen festgelegt werden.
Relevant sind insbesondere die vorhandene IT-Infrastruktur, gewünschte Integrationen, Benutzerstandorte, Sicherheitsanforderungen und die Frage, welche technischen Aufgaben das Unternehmen selbst übernehmen möchte.
Die Betriebsform sollte deshalb nicht unabhängig vom eigentlichen Planungskonzept ausgewählt werden. Eine Lösung mit zahlreichen ERP- oder PPS-Schnittstellen stellt beispielsweise andere Anforderungen als eine eigenständige Plantafel für ein kleines Planungsteam.
Welche Variante für ein konkretes Visual-Planning-Projekt verfügbar und sinnvoll ist, sollte im Rahmen der technischen Projektklärung geprüft werden.
Welche Informationen sollten vor der Entscheidung vorliegen?
Vor einem Gespräch mit einem Softwareanbieter sollten Unternehmen mindestens folgende Punkte kennen:
- Benutzer: Wie viele Personen arbeiten mit der Software und von welchen Standorten?
- Systeme: Welche Anwendungen müssen angebunden werden?
- Infrastruktur: Welche Server-, Netzwerk- und Cloudumgebungen sind bereits vorhanden?
- Daten: Welche Informationen werden verarbeitet und wo dürfen sie gespeichert werden?
- Sicherheit: Welche internen Vorgaben müssen erfüllt werden?
- Verfügbarkeit: Welche Ausfallzeiten wären betrieblich akzeptabel?
- Updates: Soll das Unternehmen Aktualisierungen selbst steuern?
- Administration: Welche Aufgaben kann und will die eigene IT übernehmen?
- Integration: Müssen lokale Systeme direkt erreichbar sein?
- Kosten: Welche internen Infrastruktur- und Betriebskosten entstehen?
Ein Praxistest vor der Wahl der Betriebsform
Die Entscheidung lässt sich leichter treffen, wenn ein typischer Arbeitstag betrachtet wird.
Beispielsweise:
- Ein Auftrag wird im ERP-System angelegt.
- Die Daten werden an die Ressourcenplanung übertragen.
- Ein Disponent an einem anderen Standort plant den Auftrag ein.
- Ein Mitarbeiter ruft die aktuelle Planung auf.
- Der Auftrag wird kurzfristig verschoben.
- Der geänderte Termin muss wieder im führenden System verfügbar sein.
Für diesen Ablauf sollte geprüft werden, welche technische Architektur notwendig ist und welche Betriebsform ihn mit vertretbarem Aufwand unterstützt.
Fazit: Cloud, Hosting oder On-Premises?
Eine pauschal beste Betriebsform gibt es nicht.
Cloud kann interessant sein, wenn Infrastruktur und technischer Betrieb möglichst weitgehend ausgelagert werden sollen. Hosting kann eine Zwischenlösung darstellen, wenn externer Betrieb mit individuellen Anforderungen kombiniert werden soll. On-Premises bietet dagegen mehr direkte Kontrolle über die eigene Systemumgebung, bringt aber typischerweise zusätzliche technische Verantwortung mit sich.
Für die Auswahl einer Ressourcenplanungssoftware sollten deshalb IT-Aufwand, Integration, Sicherheit, Verfügbarkeit und Gesamtkosten gemeinsam betrachtet werden.
Die geeignete Betriebsform ist diejenige, die nicht nur technisch funktioniert, sondern langfristig zur IT-Strategie und zum tatsächlichen Planungsprozess des Unternehmens passt.
Häufige Fragen zu Cloud, Hosting und On-Premises
Ist Cloud grundsätzlich günstiger als On-Premises?
Nein. Bei Cloudlösungen entstehen typischerweise laufende Kosten, während bei On-Premises zusätzliche Infrastruktur- und Administrationskosten berücksichtigt werden müssen. Ein sinnvoller Vergleich betrachtet die Gesamtkosten über mehrere Jahre.
Ist On-Premises sicherer als Cloud?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Sicherheit hängt von der konkreten Architektur, den technischen Maßnahmen, den Betriebsprozessen und den Verantwortlichkeiten ab.
Was ist der Unterschied zwischen Hosting und Cloud?
Die Begriffe werden nicht von allen Anbietern gleich verwendet. Hosting bezeichnet häufig eine extern betriebene Installation für einen Kunden, während Cloudangebote stärker als standardisierte Dienstleistung bereitgestellt werden können. Entscheidend ist die konkrete technische und vertragliche Ausgestaltung.
Welche Betriebsform eignet sich für mehrere Standorte?
Cloud und Hosting können den standortübergreifenden Zugriff vereinfachen. Auch On-Premises kann mehrere Standorte unterstützen, wenn eine geeignete Netzwerk- und Zugriffsinfrastruktur vorhanden ist.
Welche Betriebsform eignet sich bei einer ERP-Integration?
Das hängt vom ERP-System und den verfügbaren Schnittstellen ab. Ein lokal betriebenes ERP kann sowohl mit einer lokalen als auch mit einer extern betriebenen Ressourcenplanung verbunden werden. Der technische Aufwand sollte vor der Entscheidung geprüft werden.
Kann die Betriebsform später gewechselt werden?
Ob ein Wechsel möglich ist und welcher Aufwand entsteht, hängt von der jeweiligen Software und Architektur ab. Diese Frage sollte deshalb bereits vor Vertragsabschluss geklärt werden.