Ressourcenplanungssoftware im Vergleich: 12 Auswahlkriterien

Die passende Ressourcenplanungssoftware sollte nicht allein nach Funktionsumfang oder Preis ausgewählt werden. Entscheidend ist, wie gut eine Lösung zu den tatsächlichen Planungsprozessen, den vorhandenen Systemen und den Anforderungen der Anwender passt.

Diese Auswahlhilfe zeigt zwölf Kriterien, mit denen Unternehmen Ressourcenplanungssoftware systematisch vergleichen können. Sie hilft dabei zu erkennen, wann eine einfache Lösung ausreicht, wann eine spezialisierte Planungssoftware sinnvoll wird und welche Fragen vor einer Entscheidung geklärt werden sollten.

Was sollte eine Ressourcenplanungssoftware leisten?

Ressourcenplanung bedeutet je nach Unternehmen etwas anderes. Während ein Betrieb hauptsächlich Mitarbeiter und deren Verfügbarkeit plant, müssen andere Unternehmen gleichzeitig Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Projekte, Aufträge oder externe Dienstleister koordinieren.

Deshalb gibt es nicht die eine Ressourcenplanungssoftware, die für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Eine sinnvolle Auswahl beginnt mit den eigenen Prozessen und nicht mit einer möglichst langen Funktionsliste.

Vor dem Vergleich verschiedener Lösungen sollten Unternehmen zunächst klären:

• Welche Ressourcen sollen geplant werden?
• Wie viele Personen arbeiten mit der Planung?
• Wie häufig ändern sich Termine, Aufträge und Kapazitäten?
• Welche Informationen müssen während der Planung sichtbar sein?
• Welche bestehenden Systeme liefern Daten?
• Welche Ergebnisse müssen an andere Systeme zurückgegeben werden?

1. Welche Ressourcen müssen geplant werden?

Das wichtigste Auswahlkriterium ist die Art der Ressourcen. Eine Software zur reinen Personaleinsatzplanung stellt andere Anforderungen als eine Lösung, mit der Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge und Aufträge gemeinsam geplant werden.

Typische Ressourcen sind beispielsweise:

• Mitarbeiter und Teams
• Maschinen und Anlagen
• Fahrzeuge
• Werkzeuge und Betriebsmittel
• Räume und Arbeitsplätze
• Projekte und Aufträge
• Serviceeinsätze
• externe Dienstleister

Je unterschiedlicher die Ressourcen sind, desto wichtiger wird eine flexible Datenstruktur. Unternehmen sollten prüfen, ob sich eigene Ressourcentypen, Eigenschaften und Planungsregeln abbilden lassen.

2. Wie komplex ist die tägliche Planung?

Für einfache Planungsaufgaben können Excel, Kalender oder gemeinsam genutzte Tabellen ausreichend sein. Das gilt insbesondere dann, wenn nur wenige Ressourcen geplant werden und Änderungen selten auftreten.

Eine spezialisierte Ressourcenplanungssoftware wird interessanter, wenn mehrere Planer gleichzeitig arbeiten, Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen oder sich Termine und Kapazitäten häufig verändern.

Eine einfache Lösung kann ausreichen, wenn:

• nur wenige Ressourcen verwaltet werden,
• eine einzelne Person für die Planung verantwortlich ist,
• kaum kurzfristige Änderungen auftreten,
• keine automatisierten Schnittstellen benötigt werden,
• Planungskonflikte manuell erkannt werden können.

Eine spezialisierte Lösung wird sinnvoller, wenn:

• viele Ressourcen gleichzeitig geplant werden,
• mehrere Personen disponieren,
• Aufträge häufig verschoben werden,
• Kapazitätsengpässe schnell erkannt werden müssen,
• Abhängigkeiten zwischen Ressourcen bestehen,
• Daten aus ERP-, CRM- oder anderen Systemen benötigt werden.

3. Wie übersichtlich ist die grafische Planung?

Eine Ressourcenplanung muss nicht nur Daten speichern, sondern Zusammenhänge sichtbar machen. Besonders bei vielen parallelen Vorgängen ist die grafische Darstellung deshalb ein wesentliches Auswahlkriterium.

Unternehmen sollten prüfen, ob Anwender beispielsweise auf einer Plantafel unmittelbar erkennen können:

• welche Ressourcen verfügbar oder bereits ausgelastet sind,
• welche Aufträge parallel laufen,
• wo Terminüberschneidungen entstehen,
• welche Aufgaben verschoben werden können,
• welche Ressourcen einem Auftrag zugeordnet sind.

Farben, Symbole und unterschiedliche Ansichten können die Orientierung unterstützen. Entscheidend ist jedoch, dass die Darstellung auch bei einer größeren Anzahl von Ressourcen übersichtlich bleibt.

4. Wie flexibel lässt sich die Software anpassen?

Planungsprozesse unterscheiden sich erheblich zwischen Unternehmen. Eine starre Standardlösung kann deshalb schnell an Grenzen stoßen.

Beim Vergleich sollte geprüft werden, welche Anpassungen ohne individuelle Softwareentwicklung möglich sind.

Relevant sind unter anderem:

• eigene Felder und Datenstrukturen,
• individuelle Ansichten,
• Filter und Gruppierungen,
• Farblogiken und Statuskennzeichnungen,
• Planungsregeln,
• Benutzerrollen und Berechtigungen,
• Workflows und Freigaben.

Je spezieller die betrieblichen Abläufe sind, desto wichtiger ist diese Flexibilität.

5. Welche Schnittstellen werden benötigt?

In vielen Unternehmen ist Ressourcenplanung kein isolierter Prozess. Aufträge, Kunden, Mitarbeiter oder Maschinendaten liegen bereits in anderen Anwendungen vor.

Typische angebundene Systeme sind:

• ERP-Systeme,
• PPS-Systeme,
• CRM-Systeme,
• Zeiterfassung,
• Personalsoftware,
• Service-Management-Systeme,
• Projektmanagementsoftware,
• Business-Intelligence-Anwendungen.

Vor der Auswahl sollte deshalb definiert werden, welches System für welche Daten führend ist.

Eine wichtige Frage lautet beispielsweise: Wird ein Auftrag in der Ressourcenplanung erstellt oder aus dem ERP-System übernommen?

Ebenso wichtig ist die Rückrichtung. Müssen Planungsdaten, Termine oder Statusinformationen anschließend wieder an andere Systeme übertragen werden?

6. Wie werden Kapazitäten und Verfügbarkeiten berücksichtigt?

Eine reine Terminübersicht reicht für eine echte Ressourcenplanung häufig nicht aus. Unternehmen sollten prüfen, ob die Software tatsächliche Kapazitäten und Verfügbarkeiten berücksichtigen kann.

Dazu können gehören:

• Arbeitszeiten,
• Schichtmodelle,
• Urlaub und Abwesenheiten,
• Maschinenlaufzeiten,
• Wartungszeiten,
• unterschiedliche Auslastungsgrade,
• Qualifikationen von Mitarbeitern,
• Standorte oder Einsatzgebiete.

Gerade bei knappen Ressourcen kann die Qualität der Kapazitätsplanung einen größeren Einfluss auf den Nutzen haben als die reine Anzahl der verfügbaren Funktionen.

7. Wie werden Planungskonflikte erkannt?

Mit zunehmender Anzahl von Ressourcen und Aufträgen steigt die Gefahr von Doppelbelegungen und widersprüchlichen Planungen.

Eine Ressourcenplanungssoftware sollte deshalb deutlich machen, wenn beispielsweise:

• eine Ressource gleichzeitig mehreren Aufträgen zugeordnet wird,
• eine benötigte Ressource nicht verfügbar ist,
• Kapazitätsgrenzen überschritten werden,
• Termine voneinander abhängig sind,
• notwendige Qualifikationen fehlen.

Wie weit solche Prüfungen automatisiert werden müssen, hängt vom jeweiligen Einsatzbereich ab. Nicht jedes Unternehmen benötigt ein komplexes Regelwerk.

8. Wie einfach ist die Bedienung für Planer und Mitarbeiter?

Eine leistungsfähige Software bringt wenig Nutzen, wenn sie im täglichen Betrieb nur von wenigen Spezialisten verstanden wird.

Deshalb sollte nicht nur die Funktionsliste geprüft werden. Entscheidend ist, wie typische Aufgaben tatsächlich durchgeführt werden.

Bei einer Produktdemonstration sollten Anwender beispielsweise testen:

• einen neuen Auftrag einzuplanen,
• einen Termin zu verschieben,
• eine Ressource auszutauschen,
• einen Konflikt zu erkennen,
• nach freien Kapazitäten zu suchen,
• Informationen zu einem Vorgang aufzurufen.

Eine Software sollte nicht nur dem Projektteam gefallen, das sie auswählt, sondern vor allem den Mitarbeitern, die später täglich damit arbeiten.

9. Cloud, Hosting oder On-Premises?

Auch die gewünschte Betriebsform gehört zu den grundlegenden Auswahlkriterien.

Je nach Anbieter und Produkt kommen verschiedene Modelle infrage:

• Cloud beziehungsweise Software as a Service,
• Hosting in einem externen Rechenzentrum,
• Betrieb auf der eigenen IT-Infrastruktur.

Welche Variante geeignet ist, hängt unter anderem von IT-Strategie, Datenschutzanforderungen, vorhandener Infrastruktur, Integrationen und internen Vorgaben ab.

Unternehmen sollten deshalb nicht erst nach der Produktauswahl prüfen, ob die gewünschte Betriebsform unterstützt wird.

10. Wie hoch ist der Einführungsaufwand?

Die Lizenzierung einer Software ist nur ein Teil des Projekts. Der tatsächliche Aufwand entsteht häufig durch die Anpassung an die betrieblichen Prozesse und durch die Integration vorhandener Daten.

Typische Einführungsaufgaben sind:

• Anforderungen aufnehmen,
• Planungsprozesse definieren,
• Datenstrukturen einrichten,
• Ressourcen importieren,
• Benutzer und Berechtigungen anlegen,
• Schnittstellen konfigurieren,
• Ansichten und Regeln anpassen,
• Anwender schulen,
• Testbetrieb durchführen.

Eine einfache Standardanwendung kann entsprechend schneller eingeführt werden als eine stark integrierte Lösung mit individuellen Prozessen.

Beim Vergleich verschiedener Angebote sollte deshalb nicht nur nach dem Lizenzpreis gefragt werden, sondern auch nach dem erwarteten Projektaufwand.

11. Welche Kosten entstehen insgesamt?

Für einen realistischen Vergleich sollten Unternehmen die Gesamtkosten betrachten. Unterschiedliche Preismodelle lassen sich sonst nur schwer miteinander vergleichen.

Mögliche Kostenbestandteile sind:

• Lizenzen oder Nutzungsgebühren,
• Einrichtung und Konfiguration,
• Beratung,
• Schnittstellen,
• Datenmigration,
• Schulung,
• Hosting,
• Wartung und Support,
• spätere Erweiterungen.

Eine günstigere Standardlösung kann für einfache Anforderungen wirtschaftlicher sein. Bei komplexen Planungsprozessen können dagegen zusätzliche Automatisierung, bessere Transparenz und geringerer manueller Aufwand einen höheren Einführungsaufwand rechtfertigen.

12. Kann die Lösung mit dem Unternehmen wachsen?

Die heutige Planungsaufgabe sollte nicht das einzige Kriterium sein. Unternehmen sollten ebenfalls berücksichtigen, wie sich Anforderungen in den kommenden Jahren entwickeln können.

Zu prüfen ist beispielsweise:

• Können zusätzliche Benutzer eingebunden werden?
• Lassen sich weitere Abteilungen integrieren?
• Können neue Ressourcentypen ergänzt werden?
• Sind weitere Schnittstellen möglich?
• Können zusätzliche Standorte eingebunden werden?
• Lassen sich Prozesse später erweitern?

Gleichzeitig sollte Skalierbarkeit nicht mit unnötiger Komplexität verwechselt werden. Ein Unternehmen sollte keine Funktionen bezahlen oder einführen, die voraussichtlich nicht benötigt werden.

Die 12 Auswahlkriterien im Überblick

Wann reicht Excel oder eine einfache Planungslösung aus?

Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort eine spezialisierte Ressourcenplanungssoftware.

Excel oder einfache Kalenderlösungen können sinnvoll sein, wenn wenige Ressourcen geplant werden, nur eine Person disponiert und kaum Abhängigkeiten oder automatisierte Schnittstellen bestehen.

Mit zunehmender Komplexität entstehen allerdings häufig zusätzliche manuelle Arbeitsschritte. Informationen müssen mehrfach gepflegt werden, Planungsstände können auseinanderlaufen und Konflikte werden erst spät erkannt.

Der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel ist deshalb weniger von einer bestimmten Unternehmensgröße abhängig als von der Komplexität des Planungsprozesses.

Wann ist eine spezialisierte Ressourcenplanungssoftware sinnvoll?

Eine spezialisierte Lösung kann sinnvoll sein, wenn Ressourcenplanung zu einem zentralen operativen Prozess wird.

Typische Anzeichen dafür sind:

• regelmäßige Doppelbelegungen,
• hoher manueller Abstimmungsaufwand,
• mehrere parallele Planungslisten,
• fehlende Transparenz über freie Kapazitäten,
• häufige Terminänderungen,
• viele Planungsbeteiligte,
• wiederholte Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen.

In diesen Situationen sollte geprüft werden, ob ein zentrales Planungssystem Abläufe vereinfachen und Informationen konsistenter bereitstellen kann.

Wo lässt sich Visual Planning einordnen?

Visual Planning ist eine konfigurierbare Software für grafische Planung und Ressourcenmanagement. Sie kommt insbesondere dort infrage, wo unterschiedliche Ressourcen, Termine und betriebliche Informationen gemeinsam dargestellt und bearbeitet werden sollen.

Die Lösung kann beispielsweise interessant sein, wenn ein Unternehmen seine Planung an eigene Prozesse anpassen, mehrere Ressourcentypen verwalten oder Daten mit anderen Unternehmenssystemen austauschen möchte.

Eine solche Flexibilität ist allerdings nicht für jedes Szenario erforderlich. Bei sehr kleinen oder einfachen Planungsaufgaben kann eine Tabellenkalkulation, Kalenderlösung oder eine bereits vorhandene Funktion im ERP-System ausreichend sein.

Ob Visual Planning oder eine andere Lösung geeignet ist, sollte daher anhand der konkreten Anforderungen und der zwölf genannten Auswahlkriterien geprüft werden.

Welche Daten sollten vor einer Softwareauswahl geklärt werden?

Je genauer die Anforderungen vor einer Produktdemonstration definiert sind, desto aussagekräftiger lässt sich eine Software vergleichen.

Eine gute Vorbereitung umfasst mindestens:

• Anzahl und Art der zu planenden Ressourcen,
• Anzahl der Planer und Anwender,
• typische Anzahl paralleler Vorgänge,
• bestehende Datenquellen,
• benötigte Schnittstellen,
• wichtige Planungsregeln,
• notwendige Berichte und Auswertungen,
• gewünschte Betriebsform,
• Anforderungen an Rollen und Berechtigungen.

Mit diesen Informationen kann eine Produktpräsentation anhand konkreter Anwendungsfälle durchgeführt werden, statt lediglich allgemeine Funktionen zu zeigen.

Praktischer Tipp für den Softwarevergleich

Lassen Sie sich bei verschiedenen Anbietern möglichst denselben realen Planungsfall zeigen.

Beispielsweise:

1. Ein neuer Auftrag wird übernommen.
2. Eine geeignete Ressource muss gefunden werden.
3. Ein Termin wird eingeplant.
4. Eine Ressource fällt kurzfristig aus.
5. Der Auftrag muss neu geplant werden.
6. Die Änderung soll für alle Beteiligten sichtbar sein.

Ein solcher Test zeigt häufig schneller als eine lange Funktionsliste, wie gut eine Software zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt.

Fazit: Die passende Ressourcenplanungssoftware hängt vom Prozess ab

Eine Ressourcenplanungssoftware sollte nicht danach ausgewählt werden, welches Produkt die meisten Funktionen bietet. Entscheidend ist, welche Lösung die eigenen Planungsprozesse mit angemessenem Aufwand unterstützt.

Für einfache Anforderungen können Excel, Kalender oder vorhandene ERP-Funktionen vollkommen ausreichend sein. Werden Ressourcenplanung, Kapazitätssteuerung und kurzfristige Umplanung jedoch zunehmend komplex, kann eine spezialisierte Lösung deutliche Vorteile bieten.

Die zwölf Auswahlkriterien helfen dabei, verschiedene Lösungen strukturiert zu vergleichen und frühzeitig zu erkennen, welche Anforderungen tatsächlich entscheidend sind.

Häufige Fragen zur Auswahl einer Ressourcenplanungssoftware

Welche Ressourcenplanungssoftware ist die beste?

Eine allgemein beste Ressourcenplanungssoftware gibt es nicht. Die geeignete Lösung hängt von den zu planenden Ressourcen, der Anzahl der Anwender, der Prozesskomplexität, den erforderlichen Integrationen und dem gewünschten Einführungsaufwand ab.

Wann lohnt sich der Umstieg von Excel auf eine Ressourcenplanungssoftware?

Ein Wechsel kann sinnvoll werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig planen, Informationen mehrfach gepflegt werden, Planungsfehler häufiger auftreten oder freie Kapazitäten nur noch mit erheblichem Aufwand ermittelt werden können.

Braucht eine Ressourcenplanungssoftware eine ERP-Schnittstelle?

Nicht zwingend. Wenn Auftrags-, Kunden- oder Ressourcendaten bereits im ERP-System gepflegt werden, kann eine Schnittstelle jedoch doppelte Dateneingaben vermeiden. Entscheidend ist, welches System für die jeweiligen Daten führend sein soll.

Wie lange dauert die Einführung einer Ressourcenplanungssoftware?

Das hängt stark vom Umfang ab. Eine standardisierte Lösung mit wenigen Anwendern kann deutlich schneller eingeführt werden als ein unternehmensweites Planungssystem mit individuellen Prozessen, Datenmigration und mehreren Schnittstellen.

Welche Kosten sollte man beim Vergleich berücksichtigen?

Neben Lizenz- oder Nutzungsgebühren sollten auch Kosten für Konfiguration, Beratung, Schnittstellen, Datenmigration, Schulung, Hosting, Support und spätere Erweiterungen berücksichtigt werden.

Ist Visual Planning für jedes Unternehmen geeignet?

Nein. Visual Planning ist insbesondere für Unternehmen interessant, die eine flexible und grafische Ressourcenplanung benötigen und ihre Planungsprozesse individuell abbilden möchten. Für sehr einfache Planungsaufgaben kann eine weniger umfangreiche Lösung ausreichend sein.