La scelta di un software di pianificazione delle risorse non riguarda solo le funzionalità. Le aziende devono anche decidere come e dove l’applicazione debba essere gestita. Il cloud, l’hosting esterno e l’installazione in loco si differenziano, tra l’altro, per quanto riguarda l’impegno IT, il controllo, l’integrazione, gli aggiornamenti e la struttura dei costi.
Non esiste una forma organizzativa che sia in assoluto la migliore. Un’azienda con un piccolo reparto IT interno può avere esigenze diverse rispetto a un’azienda di ingegneria meccanica con numerosi sistemi locali o a un gruppo aziendale con requisiti vincolanti in materia di infrastruttura e protezione dei dati.
Questa guida decisionale illustra quali differenze siano rilevanti e quali questioni le aziende debbano chiarire prima di scegliere una forma societaria.
Cosa significano i termini «cloud», «hosting» e «on-premises»?
I termini non vengono sempre utilizzati in modo uniforme dai fornitori di software. Pertanto, nel caso di un’offerta concreta, occorre prestare attenzione non solo alla denominazione, ma anche all’effettiva configurazione tecnica e organizzativa.
Cloud
L’applicazione viene utilizzata tramite un’infrastruttura messa a disposizione dal fornitore o da un operatore di servizi cloud. La gestione, la piattaforma tecnica e gli aggiornamenti vengono organizzati, a seconda dell’offerta, interamente o in gran parte esternamente.
Hosting
Il software viene eseguito su un’infrastruttura esterna, ma può essere configurato in modo più autonomo come installazione dedicata del cliente. La responsabilità relativa a server, database, aggiornamenti e gestione dipende dal modello di hosting scelto.
On-premises
L’applicazione viene gestita all’interno della propria infrastruttura IT o in un ambiente controllato dall’azienda stessa. La responsabilità per il funzionamento e la manutenzione tecnica ricade quindi in misura maggiore sulla propria azienda.
Importante: Termini quali «cloud» e «hosting», di per sé, non sono sufficienti per una valutazione tecnica. Le aziende dovrebbero chiedere in modo specifico dove siano conservati i dati, chi gestisca l’infrastruttura, chi installi gli aggiornamenti e quali compiti amministrativi rimangano a carico del cliente.
Confronto diretto tra le tre forme di gestione
| Criterio | Cloud | Hosting | On-premises |
|---|---|---|---|
| È necessario disporre di server propri | Di norma no | Di norma no | di norma sì, ovvero infrastruttura propria |
| Costi operativi tecnici | spesso inferiore | a seconda del contratto di hosting | spesso più elevato |
| Controllo sull’infrastruttura | maggiore presso il fornitore | suddiviso o disciplinato contrattualmente | maggiore per l’azienda |
| Aggiornamenti | spesso da parte dei fornitori | a seconda del modello | da coordinare spesso a livello interno |
| Integrazione dei sistemi locali | Da verificare | Da verificare | in presenza di un ambiente di sistema locale, spesso è possibile procedere in modo più diretto |
| Accesso da più sedi | tipicamente adatto | tipicamente adatto | in base alla propria infrastruttura |
Questa classificazione è volutamente generica. La configurazione concreta può variare notevolmente a seconda del prodotto, del fornitore e dell’architettura IT.
1. Quale carico di lavoro informatico dovrebbe assumersi l’azienda stessa?
Una delle questioni più importanti riguarda la responsabilità relativa al funzionamento tecnico.
In caso di installazione on-premises, a seconda dell’architettura, alcune attività devono essere svolte internamente oppure affidate a un fornitore di servizi IT.
Tra questi possono figurare:
- Fornitura dell’ambiente server,
- Gestione di database,
- Backup dei dati,
- Monitoraggio dei sistemi,
- Installazione degli aggiornamenti,
- Analisi degli errori,
- Pianificazione delle capacità dell’infrastruttura.
Nel caso dei modelli cloud e di hosting, parte di tali attività può essere di competenza del fornitore.
Le aziende con risorse IT interne limitate dovrebbero pertanto considerare non solo i costi del software, ma anche gli oneri legati alla gestione tecnica.
2. Quanto è importante il controllo sull’infrastruttura?
Per alcune aziende è importante gestire applicazioni e dati all’interno di un ambiente sotto il proprio controllo.
Tra i motivi possono figurare, tra l’altro, le direttive IT interne, i sistemi di sicurezza esistenti, particolari requisiti di integrazione o processi specifici del settore.
In casi simili, può risultare interessante una soluzione on-premises o un modello di hosting opportunamente configurato.
Altre aziende desiderano esternalizzare il più possibile le proprie attività operative. In tal caso, una soluzione cloud può risultare più semplice dal punto di vista organizzativo.
3. Quali sistemi esistenti devono essere integrati?
La modalità operativa non dovrebbe essere scelta a prescindere dall’infrastruttura di sistema esistente.
La pianificazione delle risorse può, ad esempio, richiedere dati provenienti dalle seguenti applicazioni:
- Sistema ERP,
- Sistema PPS,
- CRM,
- Software per la gestione del personale,
- Registrazione delle ore lavorative,
- Gestione dei progetti,
- Sistemi di produzione,
- banche dati interne.
Qualora tali applicazioni fossero gestite interamente all’interno della rete aziendale, è opportuno verificare tempestivamente in che modo un sistema di pianificazione delle risorse gestito esternamente possa accedervi.
D’altra parte, un’installazione on-premises non implica automaticamente che le integrazioni siano più semplici. A essere determinanti sono le interfacce disponibili e l’architettura tecnica dei sistemi coinvolti.
4. Dove devono essere salvati i dati?
Prima di prendere una decisione, occorre chiarire in modo univoco dove vengono effettivamente memorizzati i dati applicativi e di pianificazione.
Le domande principali sono:
- In quale paese o regione si trovano i sistemi?
- Chi gestisce l’infrastruttura?
- Chi dispone di diritti di accesso amministrativi?
- Come vengono effettuati i backup dei dati?
- Per quanto tempo vengono conservati i backup?
- In che modo i dati vengono messi a disposizione o cancellati al termine del contratto?
A tal proposito, le aziende dovrebbero tenere conto dei propri requisiti legali, contrattuali e organizzativi.
5. Quali sono i requisiti in materia di protezione dei dati e sicurezza?
La protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni possono essere attuate in qualsiasi forma di organizzazione aziendale. Le responsabilità, tuttavia, variano.
Un’installazione locale non è automaticamente più sicura di una soluzione cloud. Allo stesso modo, una soluzione cloud non è automaticamente meglio protetta.
Sono invece rilevanti le misure tecniche e organizzative concrete.
Si prega di verificare, ad esempio:
- Protezione dell'accesso,
- Gestione degli utenti e dei diritti,
- Crittografia,
- Backup dei dati,
- Registrazione,
- Procedura di ripristino,
- Processi di aggiornamento e patch,
- Responsabilità in caso di incidenti di sicurezza.
Raccomandazione pratica: La decisione non dovrebbe essere presa esclusivamente sulla base dei termini «cloud» o «on-premises». È determinante il concetto concreto di sicurezza e di gestione operativa.
6. Quanto è importante la possibilità di accedervi da diverse sedi?
Le aziende con più filiali, collaboratori in mobilità o pianificatori esterni necessitano spesso di un accesso indipendente dalla sede.
Le soluzioni cloud e di hosting possono offrire vantaggi organizzativi in tal senso, poiché l’applicazione è già predisposta per l’accesso esterno.
Anche una soluzione on-premises può essere resa accessibile da più sedi. A tal fine, tuttavia, è necessario disporre della relativa infrastruttura di rete e provvederne alla gestione.
Nel effettuare il confronto, occorre pertanto prendere in considerazione un caso d’uso realistico:
- Chi accede al sistema di pianificazione?
- Da quali sedi?
- Con quali dispositivi?
- I collaboratori esterni necessitano di accesso?
- Quale tipo di autenticazione è richiesta?
7. Come vengono effettuati gli aggiornamenti?
Un software di pianificazione delle risorse è in continua evoluzione. Vengono corretti gli errori, ampliate le funzionalità e aggiornati i componenti tecnici.
Pertanto, prima di procedere alla scelta, è opportuno chiarire come avvengono gli aggiornamenti.
Nei modelli cloud
Gli aggiornamenti vengono spesso effettuati a livello centrale dal fornitore. Ciò può ridurre il carico di lavoro interno del reparto IT.
Per quanto riguarda i modelli di hosting
La responsabilità dipende dal contratto. Gli aggiornamenti possono essere effettuati dal fornitore, dal partner di hosting o previo accordo con l’azienda.
Per le soluzioni on-premises
Gli aggiornamenti devono in genere essere coordinati in modo più approfondito con il proprio reparto IT ed essere effettuati all’interno del proprio ambiente.
Per le aziende con numerose interfacce, questo controllo aggiuntivo può risultare decisamente auspicabile, poiché le nuove versioni possono essere inizialmente testate in un ambiente di prova.
8. In che misura la pianificazione delle risorse dipende da una connessione a Internet?
Nel caso di applicazioni fornite esternamente, la connessione all’applicazione riveste un ruolo importante.
Le aziende dovrebbero pertanto valutare quali ripercussioni avrebbe un’interruzione della connessione Internet o di un servizio esterno sulla pianificazione operativa.
A tal proposito, non si dovrebbe considerare solo la disponibilità teorica, ma anche le implicazioni operative:
- È possibile continuare a lavorare senza la lavagna di pianificazione?
- Per quanto tempo sarebbe tollerabile un'interruzione del servizio?
- Esistono canali informativi alternativi?
- Quale disponibilità viene garantita contrattualmente?
Naturalmente, anche nelle soluzioni on-premises possono verificarsi interruzioni di servizio. In questo caso, tuttavia, la responsabilità in materia di ridondanza e ripristino ricade in misura maggiore sulla propria azienda.
9. Quali sono i costi effettivi?
La forma organizzativa influisce non solo sull’ammontare dei costi, ma anche sulla loro struttura.
Cloud o hosting
I possibili costi sono:
- canoni di utilizzo ricorrenti,
- Costi di hosting,
- Memoria o risorse aggiuntive,
- Assistenza,
- Configurazione e integrazione.
On-premises
Inoltre, potrebbero insorgere costi interni o esterni per:
- Server e infrastruttura,
- Banche dati,
- Backup dei dati,
- Amministrazione,
- Aggiornamenti,
- Monitoraggio e manutenzione.
Per questo motivo, le aziende non dovrebbero limitarsi a confrontare il preventivo del fornitore del software, ma dovrebbero considerare i costi complessivi di gestione nell’arco di diversi anni.
Per un confronto completo dei costi, oltre ai costi di gestione occorre tenere conto anche dei costi di implementazione e integrazione. Maggiori informazioni su Costi di un software di pianificazione delle risorse.
10. Entro quanto tempo dovrà essere disponibile il software?
Un ambiente cloud o un ambiente di hosting già predisposto può semplificare l’avvio tecnico, poiché non è necessario creare una propria infrastruttura server.
Nel caso di soluzioni on-premises, potrebbe essere necessario un tempo aggiuntivo per l’implementazione, le approvazioni, l’installazione e i test tecnici.
Ciò non significa tuttavia che un progetto cloud possa essere implementato automaticamente in tempi rapidi. La migrazione dei dati, la definizione dei processi, le interfacce e la formazione rimangono attività progettuali rilevanti, indipendentemente dalla forma operativa.
11. Qual è il ruolo della propria strategia IT?
Un software di pianificazione delle risorse dovrebbe integrarsi nella strategia IT a lungo termine dell’azienda.
Se un’azienda sta trasferendo sistematicamente le proprie applicazioni nel cloud, una nuova installazione locale potrebbe rappresentare un’eccezione che comporta un onere operativo aggiuntivo.
Al contrario, un’azienda può scegliere consapevolmente di gestire un ambiente di sistema locale fortemente controllato. In tal caso, occorre verificare se una soluzione esterna sia compatibile con tali requisiti.
La forma operativa non dovrebbe pertanto essere considerata solo dal punto di vista del singolo progetto di pianificazione.
12. Quanto deve essere flessibile un eventuale cambio di fornitore in futuro?
Le esigenze di un’azienda possono cambiare.
Pertanto, prima di prendere una decisione, occorre chiarire se un successivo cambiamento della forma societaria sia in linea di principio possibile e quale onere ciò comporterebbe.
Alcune domande interessanti sono:
- È possibile esportare tutti i dati?
- Quali formati sono disponibili?
- È possibile utilizzare l’applicazione in un altro ambiente?
- Come vengono trasferite le configurazioni personalizzate?
- Quali sono i termini contrattuali applicabili?
Più a lungo si prevede di utilizzare un software, maggiore può diventare l’importanza di tale flessibilità.
Guida alla scelta: quale forma societaria è più adatta?
- affinché l’impegno interno in ambito IT rimanga contenuto,
- è importante garantire l’accesso da più sedi,
- Gli aggiornamenti dovrebbero essere effettuati, per quanto possibile, dal fornitore,
- non è prevista la messa a disposizione di un'infrastruttura propria.
- si desidera che la gestione avvenga esternamente,
- al contempo sussistono esigenze operative specifiche,
- Le responsabilità devono essere ripartite in modo mirato e contrattuale,
- Si richiede un ambiente clienti dedicato.
- l'infrastruttura stessa debba essere controllata,
- qualora le direttive IT interne lo richiedano,
- esistono strette integrazioni locali,
- Gli aggiornamenti devono essere gestiti in modo mirato a livello interno.
In quali casi una soluzione cloud può risultare superflua?
Una soluzione cloud non offre alcun valore aggiunto automatico qualora l’azienda disponga già di un’infrastruttura interna adeguata e gestisca consapevolmente le proprie applicazioni in modo autonomo.
Anche in presenza di requisiti di integrazione particolari, un’installazione locale o ospitata individualmente può adattarsi meglio all’architettura esistente.
Ciò che conta, quindi, non è quale forma organizzativa sia attualmente più diffusa, bensì quale variante soddisfi effettivamente i requisiti tecnici e organizzativi.
In quali casi l’implementazione on-premises può rivelarsi inutilmente onerosa?
Un’installazione autonoma può comportare un onere aggiuntivo qualora non sussistano requisiti particolari relativi all’infrastruttura locale.
Un’azienda dovrebbe pertanto valutare se ricavi effettivamente un vantaggio operativo dal gestire autonomamente server, database, backup e aggiornamenti.
Se tali attività comportano solo un onere amministrativo aggiuntivo, potrebbe essere più opportuno ricorrere a un approccio gestito esternamente.
In quale ambito si colloca Visual Planning?
Nel caso di Visual Planning, la modalità operativa più adeguata dovrebbe essere definita in base alle specifiche esigenze del progetto.
Sono particolarmente rilevanti l’infrastruttura IT esistente, le integrazioni desiderate, le sedi degli utenti, i requisiti di sicurezza e la questione relativa alle attività tecniche che l’azienda intende svolgere autonomamente.
La forma operativa non dovrebbe pertanto essere scelta indipendentemente dal concetto di pianificazione vero e proprio. Una soluzione dotata di numerose interfacce ERP o PPS, ad esempio, presenta requisiti diversi rispetto a una bacheca di pianificazione autonoma destinata a un piccolo team di pianificazione.
Quale variante sia disponibile e più adeguata per un progetto specifico di Visual Planning dovrebbe essere valutata nell’ambito della definizione tecnica del progetto.
Quali informazioni dovrebbero essere disponibili prima di prendere una decisione?
Prima di un colloquio con un fornitore di software, le aziende dovrebbero conoscere almeno i seguenti punti:
- Utente: Quante persone utilizzano il software e da quali sedi?
- Sistemi: Quali applicazioni devono essere integrate?
- Infrastruttura: Quali ambienti server, di rete e cloud sono già disponibili?
- Dati: Quali informazioni vengono trattate e dove possono essere conservate?
- Sicurezza: Quali linee guida interne devono essere rispettate?
- Disponibilità: Quali tempi di inattività sarebbero accettabili dal punto di vista operativo?
- Aggiornamenti: L’azienda deve gestire autonomamente gli aggiornamenti?
- Amministrazione: Quali compiti può e intende assumersi il proprio reparto IT?
- Integrazione: I sistemi locali devono essere accessibili direttamente?
- Costi: Quali sono i costi interni relativi all’infrastruttura e alla gestione?
Un test pratico prima della scelta della forma societaria
È più facile prendere una decisione se si considera una tipica giornata lavorativa.
Ad esempio:
- Un ordine viene creato nel sistema ERP.
- I dati vengono trasferiti alla pianificazione delle risorse.
- Un responsabile della pianificazione presso un’altra sede pianifica l’ordine.
- Un dipendente visualizza la pianificazione attuale.
- L’incarico viene rinviato con breve preavviso.
- L’appuntamento modificato deve essere nuovamente disponibile nel sistema principale.
Per questo processo occorre verificare quale architettura tecnica sia necessaria e quale modello operativo lo supporti con un dispendio di risorse ragionevole.
Se si desidera che l’ERP o il PPS rimangano il sistema principale, si prega di consultare anche, Quando è opportuno utilizzare una bacheca di pianificazione digitale aggiuntiva, oltre all’ERP o al PPS.
Conclusione: cloud, hosting o on-premises?
Non esiste una forma organizzativa universalmente migliore.
Il cloud può risultare interessante qualora si intenda esternalizzare il più possibile l’infrastruttura e la gestione tecnica. L’hosting può rappresentare una soluzione intermedia qualora si intenda combinare la gestione esterna con esigenze specifiche. L’implementazione on-premises offre invece un controllo più diretto sul proprio ambiente di sistema, ma comporta in genere ulteriori responsabilità tecniche.
Nella scelta di un software di pianificazione delle risorse è pertanto opportuno considerare nel loro insieme gli aspetti relativi all’impegno informatico, all’integrazione, alla sicurezza, alla disponibilità e ai costi complessivi.
La forma operativa più adeguata è quella che non solo funzioni dal punto di vista tecnico, ma che si adatti anche, nel lungo periodo, alla strategia IT e all’effettivo processo di pianificazione dell’azienda.
Domande frequenti su cloud, hosting e soluzioni on-premises
Il cloud è in linea di principio più conveniente rispetto alle soluzioni on-premises?
No. Le soluzioni cloud comportano in genere costi ricorrenti, mentre nel caso delle soluzioni on-premises occorre tenere conto di costi aggiuntivi relativi all’infrastruttura e all’amministrazione. Per un confronto significativo è necessario considerare i costi complessivi su un arco di diversi anni.
L’installazione in loco è più sicura del cloud?
Non è possibile fornire una risposta generale. La sicurezza dipende dall’architettura specifica, dalle misure tecniche, dai processi operativi e dalle responsabilità.
Qual è la differenza tra hosting e cloud?
I termini non vengono utilizzati allo stesso modo da tutti i fornitori. Il termine «hosting» indica spesso un’installazione gestita esternamente per conto di un cliente, mentre le offerte «cloud» possono essere fornite maggiormente come servizio standardizzato. È determinante la configurazione tecnica e contrattuale concreta.
Quale forma societaria è più adatta per più sedi?
Il cloud e l’hosting possono semplificare l’accesso da più sedi. Anche le soluzioni on-premises possono supportare più sedi, purché sia disponibile un’infrastruttura di rete e di accesso adeguata.
Quale forma organizzativa è più indicata in caso di integrazione ERP?
Ciò dipende dal sistema ERP e dalle interfacce disponibili. Un sistema ERP gestito in locale può essere collegato sia a un sistema di pianificazione delle risorse gestito in locale sia a uno gestito esternamente. È opportuno valutare l’impegno tecnico richiesto prima di prendere una decisione.
È possibile modificare in un secondo momento la forma giuridica dell’azienda?
La possibilità di effettuare una migrazione e il relativo impegno richiesto dipendono dal software e dall’architettura in questione. È pertanto opportuno chiarire tale questione già prima della stipula del contratto.