Wybór oprogramowania do planowania zasobów to nie tylko kwestia funkcji. Firmy muszą również zdecydować, w jaki sposób i gdzie aplikacja ma być eksploatowana. Rozwiązania w chmurze, hosting zewnętrzny i wdrożenia lokalne różnią się między innymi pod względem nakładów informatycznych, kontroli, integracji, aktualizacji oraz struktury kosztów.
Nie ma jednej formy działalności, która byłaby z zasady najlepsza. Przedsiębiorstwo dysponujące niewielkim wewnętrznym działem IT może mieć inne wymagania niż producent maszyn posiadający liczne systemy lokalne lub koncern z wiążącymi wytycznymi dotyczącymi infrastruktury i ochrony danych.
Niniejszy przewodnik decyzyjny wskazuje, jakie różnice mają znaczenie oraz jakie kwestie powinny wyjaśnić przedsiębiorstwa przed wyborem formy działalności.
Co oznaczają terminy „chmura”, „hosting” i „on-premises”?
Terminy te nie zawsze są stosowane w sposób jednolity przez dostawców oprogramowania. Dlatego w przypadku konkretnej oferty należy zwrócić uwagę nie tylko na nazwę, ale także na rzeczywistą konfigurację techniczną i organizacyjną.
Chmura
Aplikacja jest wykorzystywana w ramach infrastruktury udostępnionej przez dostawcę lub operatora usług w chmurze. Eksploatacja, platforma techniczna oraz aktualizacje są, w zależności od oferty, w całości lub w znacznej mierze organizowane zewnętrznie.
Hosting
Oprogramowanie działa na infrastrukturze zewnętrznej, ale może być skonfigurowane w sposób bardziej niezależny jako instalacja kliencka. To, kto odpowiada za serwer, bazę danych, aktualizacje i obsługę, zależy od danego modelu hostingu.
Wdrożenie lokalne
Aplikacja jest uruchamiana w ramach własnej infrastruktury informatycznej lub w środowisku kontrolowanym przez samą firmę. W związku z tym odpowiedzialność za eksploatację i konserwację techniczną spoczywa w większym stopniu na samej firmie.
Ważne: Same pojęcia, takie jak „chmura” i „hosting”, nie wystarczają do przeprowadzenia oceny technicznej. Firmy powinny konkretnie zapytać, gdzie przechowywane są dane, kto obsługuje infrastrukturę, kto instaluje aktualizacje oraz jakie zadania administracyjne pozostają w gestii klienta.
Bezpośrednie porównanie trzech form działalności
| Kryterium | Chmura | Hosting | Wdrożenie lokalne |
|---|---|---|---|
| Konieczne jest posiadanie własnego serwera | z reguły nie | z reguły nie | zazwyczaj tak lub własna infrastruktura |
| Koszty techniczne eksploatacji | często mniejszy | w zależności od umowy hostingowej | często wyższe |
| Kontrola nad infrastrukturą | bardziej u dostawcy | podzielone lub uregulowane umownie | silniej w firmie |
| Aktualizacje | często przez dostawców | w zależności od modelu | często wymagające koordynacji wewnętrznej |
| Integracja systemów lokalnych | należy to sprawdzić | należy to sprawdzić | w przypadku lokalnej infrastruktury systemowej często możliwe jest bezpośrednie podejście |
| Dostęp z różnych lokalizacji | zazwyczaj dobrze się do tego nadaje | zazwyczaj dobrze się do tego nadaje | w zależności od własnej infrastruktury |
Opis ten został celowo sformułowany w sposób ogólny. Konkretna realizacja może się znacznie różnić w zależności od produktu, dostawcy i architektury informatycznej.
1. W jakim zakresie firma powinna sama zająć się kwestiami informatycznymi?
Jedna z najważniejszych kwestii dotyczy odpowiedzialności za obsługę techniczną.
W przypadku instalacji lokalnej, w zależności od architektury, zadania muszą być realizowane wewnętrznie lub zlecane dostawcy usług informatycznych.
Może to obejmować:
- Udostępnienie środowiska serwerowego,
- Obsługa baz danych,
- Tworzenie kopii zapasowych danych,
- Monitorowanie systemów,
- Instalacja aktualizacji,
- Analiza błędów,
- Planowanie wydajności infrastruktury.
W przypadku modeli chmurowych i hostingowych część tych zadań może spoczywać na dostawcy.
Przedsiębiorstwa dysponujące ograniczonymi wewnętrznymi zasobami informatycznymi powinny zatem brać pod uwagę nie tylko koszty oprogramowania, ale również nakłady związane z jego obsługą techniczną.
2. Jak ważna jest kontrola nad infrastrukturą?
Dla niektórych przedsiębiorstw istotne jest prowadzenie aplikacji i przetwarzanie danych w środowisku podlegającym ich własnej kontroli.
Przyczynami tego mogą być między innymi wewnętrzne wytyczne dotyczące IT, istniejące koncepcje bezpieczeństwa, szczególne wymagania integracyjne lub procesy specyficzne dla danej branży.
W takich przypadkach interesującym rozwiązaniem może być wdrożenie lokalne lub odpowiednio skonfigurowany model hostingu.
Inne przedsiębiorstwa pragną w jak największym stopniu zlecić te zadania podmiotom zewnętrznym. W takim przypadku rozwiązanie chmurowe może być prostsze pod względem organizacyjnym.
3. Jakie istniejące systemy należy zintegrować?
Formę działania nie należy wybierać w oderwaniu od istniejącej infrastruktury systemowej.
Planowanie zasobów może na przykład wymagać danych z następujących aplikacji:
- System ERP,
- System PPS,
- CRM,
- Oprogramowanie kadrowe,
- Rejestracja czasu pracy,
- Zarządzanie projektami,
- Systemy produkcyjne,
- wewnętrzne bazy danych.
Jeśli aplikacje te działają wyłącznie w ramach sieci firmowej, należy z odpowiednim wyprzedzeniem sprawdzić, w jaki sposób system planowania zasobów obsługiwany zewnętrznie może uzyskać do nich dostęp.
Z drugiej strony instalacja lokalna nie oznacza automatycznie, że integracje są łatwiejsze. Decydujące znaczenie mają dostępne interfejsy oraz architektura techniczna zaangażowanych systemów.
4. Gdzie należy przechowywać dane?
Przed podjęciem decyzji należy jednoznacznie ustalić, gdzie faktycznie przechowywane są dane aplikacji i dane planistyczne.
Najważniejsze pytania to:
- W jakim kraju lub regionie znajdują się te systemy?
- Kto zarządza infrastrukturą?
- Kto posiada uprawnienia administracyjne?
- W jaki sposób tworzy się kopie zapasowe danych?
- Jak długo przechowuje się kopie zapasowe?
- W jaki sposób dane są udostępniane lub usuwane po wygaśnięciu umowy?
W tym kontekście przedsiębiorstwa powinny uwzględnić swoje własne wymogi prawne, umowne i organizacyjne.
5. Jakie są wymagania dotyczące ochrony danych i bezpieczeństwa?
Ochrona danych i bezpieczeństwo informacji mogą być wdrażane w każdej formie działalności. Zakres obowiązków różni się jednak w zależności od formy działalności.
Instalacja lokalna nie jest z założenia bezpieczniejsza niż rozwiązanie chmurowe. Podobnie rozwiązanie chmurowe nie jest z założenia lepiej zabezpieczone.
Istotne są raczej konkretne środki techniczne i organizacyjne.
Należy sprawdzić na przykład:
- Ochrona dostępu,
- Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami,
- Szyfrowanie,
- Tworzenie kopii zapasowych danych,
- Rejestrowanie,
- Procedura przywracania,
- Procesy aktualizacji i instalowania poprawek,
- Obowiązki w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem.
Zalecenia praktyczne: Decyzja nie powinna opierać się wyłącznie na określeniach „w chmurze” lub „lokalnie”. Decydujące znaczenie ma konkretna koncepcja bezpieczeństwa i eksploatacji.
6. Jak ważny jest dostęp z różnych lokalizacji?
Firmy posiadające wiele oddziałów, zatrudniające pracowników mobilnych lub korzystające z usług zewnętrznych planistów często potrzebują dostępu niezależnego od lokalizacji.
Rozwiązania chmurowe i hostingowe mogą w tym zakresie zapewnić korzyści organizacyjne, ponieważ aplikacja jest już udostępniona do dostępu z zewnątrz.
Również rozwiązanie lokalne można udostępnić w różnych lokalizacjach. Wymaga to jednak posiadania odpowiedniej infrastruktury sieciowej oraz jej odpowiedniego zarządzania.
W związku z tym podczas porównania należy uwzględnić realistyczny przypadek zastosowania:
- Kto korzysta z systemu planowania?
- Z jakich lokalizacji?
- Na jakich urządzeniach końcowych?
- Czy pracownicy zewnętrzni potrzebują dostępu?
- Jakiego rodzaju uwierzytelnienie jest wymagane?
7. W jaki sposób przeprowadzane są aktualizacje?
Oprogramowanie do planowania zasobów podlega ciągłemu rozwojowi. Usuwane są błędy, rozszerzane są funkcje, a komponenty techniczne są aktualizowane.
Dlatego jeszcze przed dokonaniem wyboru należy wyjaśnić, w jaki sposób będą przebiegać aktualizacje.
W przypadku modeli chmurowych
Aktualizacje są często przeprowadzane centralnie przez dostawcę. Może to zmniejszyć wewnętrzne nakłady związane z IT.
W przypadku modeli hostingu
Odpowiedzialność zależy od postanowień umowy. Aktualizacje mogą być przeprowadzane przez dostawcę, partnera hostingowego lub po uzgodnieniu z firmą.
W przypadku wdrożenia lokalnego
Aktualizacje zazwyczaj wymagają ściślejszej koordynacji z własnym działem IT i muszą być przeprowadzane w ramach własnego środowiska.
Dla przedsiębiorstw posiadających liczne interfejsy ta dodatkowa kontrola może być jak najbardziej pożądana, ponieważ nowe wersje można najpierw przetestować w środowisku testowym.
8. W jakim stopniu planowanie zasobów jest uzależnione od połączenia internetowego?
W przypadku aplikacji udostępnianych zewnętrznie istotną rolę odgrywa połączenie z aplikacją.
Przedsiębiorstwa powinny zatem sprawdzić, jaki wpływ na planowanie operacyjne miałaby awaria połączenia internetowego lub usługi zewnętrznej.
Należy przy tym uwzględnić nie tylko teoretyczną dostępność, ale również konsekwencje operacyjne:
- Czy można kontynuować pracę bez tablicy planowania?
- Jak długo można by tolerować przestój?
- Czy istnieją alternatywne źródła informacji?
- Jaka dostępność jest zagwarantowana w umowie?
Również w przypadku rozwiązań lokalnych mogą oczywiście wystąpić awarie. Jednak w tym przypadku odpowiedzialność za zapewnienie nadmiarowości i odzyskiwanie danych spoczywa w większym stopniu na Państwa firmie.
9. Jakie koszty faktycznie powstają?
Forma działalności wpływa nie tylko na wysokość kosztów, ale również na ich strukturę.
Chmura lub hosting
Możliwe koszty to:
- bieżące opłaty za użytkowanie,
- Opłaty za hosting,
- Pamięć lub dodatkowe zasoby,
- Pomoc techniczna,
- Wdrożenie i integracja.
Wdrożenie lokalne
Ponadto mogą powstać koszty wewnętrzne lub zewnętrzne związane z:
- Serwery i infrastruktura,
- Bazy danych,
- Tworzenie kopii zapasowych danych,
- Administracja,
- Aktualizacje,
- Monitorowanie i konserwacja.
Dlatego też przedsiębiorstwa powinny porównywać nie tylko ofertę cenową dostawcy oprogramowania, ale także całkowite koszty eksploatacji w perspektywie kilku lat.
Aby uzyskać pełne porównanie kosztów, oprócz opłat eksploatacyjnych należy uwzględnić również koszty wdrożenia i integracji. Więcej informacji na ten temat można znaleźć pod adresem Koszty oprogramowania do planowania zasobów.
10. Jak szybko oprogramowanie ma być dostępne?
Środowisko chmurowe lub gotowe środowisko hostingowe może ułatwić uruchomienie techniczne, ponieważ nie ma konieczności budowania własnej infrastruktury serwerowej.
W przypadku wdrożeń lokalnych może być konieczne przeznaczenie dodatkowego czasu na wdrożenie, zatwierdzenia, instalację oraz testy techniczne.
Nie oznacza to jednak, że projekt w chmurze zostanie automatycznie wdrożony w krótkim czasie. Migracja danych, definiowanie procesów, interfejsy oraz szkolenia pozostają istotnymi zadaniami projektowymi niezależnie od formy działania.
11. Jaką rolę odgrywa własna strategia informatyczna?
Oprogramowanie do planowania zasobów powinno być zgodne z długoterminową strategią informatyczną przedsiębiorstwa.
Jeśli firma zasadniczo przenosi aplikacje do chmury, nowa instalacja lokalna mogłaby stanowić wyjątek, który generuje dodatkowe nakłady operacyjne.
Z drugiej strony firma może świadomie korzystać z ściśle kontrolowanego lokalnego środowiska systemowego. W takim przypadku należy sprawdzić, czy rozwiązanie zewnętrzne jest zgodne z tymi wytycznymi.
Formę działalności nie należy zatem rozpatrywać wyłącznie z punktu widzenia pojedynczego projektu planistycznego.
12. Jak elastyczna musi być możliwość późniejszej zmiany?
Wymagania przedsiębiorstwa mogą ulegać zmianom.
Dlatego przed podjęciem decyzji należy wyjaśnić, czy późniejsza zmiana formy działalności jest w ogóle możliwa oraz z jakim nakładem pracy byłaby ona związana.
Interesujące pytania to:
- Czy dane można wyeksportować w całości?
- Jakie formaty są dostępne?
- Czy aplikacja może działać w innym środowisku?
- W jaki sposób przenoszone są indywidualne konfiguracje?
- Jakie terminy wynikające z umowy mają zastosowanie?
Im dłużej oprogramowanie ma być użytkowane, tym większe znaczenie może mieć ta elastyczność.
Pomoc w podjęciu decyzji: Jaka forma działalności jest odpowiednia?
- aby własne nakłady na IT pozostały na niskim poziomie,
- ważny jest dostęp z różnych lokalizacji,
- Aktualizacje powinny być w miarę możliwości wprowadzane przez dostawcę,
- nie ma potrzeby udostępniania własnej infrastruktury.
- jeżeli pożądana jest obsługa zewnętrzna,
- jednocześnie istnieją indywidualne wymagania operacyjne,
- Obowiązki powinny zostać precyzyjnie rozdzielone na mocy umowy,
- pożądane jest stworzenie osobnego środowiska dla klientów.
- aby sama infrastruktura podlegała kontroli,
- jeżeli wymagają tego wewnętrzne wytyczne dotyczące IT,
- istnieją ścisłe integracje lokalne,
- Aktualizacje powinny być świadomie zarządzane wewnętrznie.
Kiedy rozwiązanie chmurowe może okazać się zbędne?
Rozwiązanie chmurowe nie zapewnia automatycznej wartości dodanej, jeśli firma dysponuje już odpowiednią infrastrukturą wewnętrzną i świadomie samodzielnie obsługuje swoje aplikacje.
Również w przypadku szczególnych wymagań integracyjnych lokalna lub indywidualnie hostowana instalacja może lepiej pasować do istniejącej architektury.
Dlatego też decydujące znaczenie ma nie to, która forma działalności jest obecnie bardziej popularna, lecz to, która z nich odpowiada rzeczywistym wymaganiom technicznym i organizacyjnym.
Kiedy rozwiązanie lokalne może być niepotrzebnie kosztowne?
Własna instalacja może wiązać się z dodatkowym nakładem pracy, o ile nie ma szczególnych wymagań dotyczących lokalnej infrastruktury.
Dlatego też przedsiębiorstwo powinno rozważyć, czy samodzielne zarządzanie serwerami, bazą danych, kopiami zapasowymi i aktualizacjami rzeczywiście przynosi mu korzyści operacyjne.
Jeśli zadania te powodują jedynie dodatkowe obciążenie administracyjne, bardziej sensowne może być skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy.
W jakiej kategorii można zaklasyfikować Visual Planning?
W przypadku programu Visual Planning należy określić odpowiedni tryb pracy w oparciu o konkretne wymagania projektowe.
Szczególne znaczenie mają istniejąca infrastruktura informatyczna, pożądane integracje, lokalizacje użytkowników, wymagania dotyczące bezpieczeństwa oraz kwestia, jakie zadania techniczne firma zamierza realizować we własnym zakresie.
Formę działania nie należy zatem wybierać w oderwaniu od właściwej koncepcji planowania. Rozwiązanie wyposażone w liczne interfejsy ERP lub PPS stawia na przykład inne wymagania niż samodzielna tablica planistyczna przeznaczona dla niewielkiego zespołu planistycznego.
Która wersja jest dostępna i odpowiednia dla konkretnego projektu Visual Planning, należy sprawdzić w ramach analizy technicznej projektu.
Jakie informacje powinny być dostępne przed podjęciem decyzji?
Przed rozmową z dostawcą oprogramowania firmy powinny zapoznać się przynajmniej z następującymi kwestiami:
- Użytkownik: Ile osób korzysta z tego oprogramowania i z jakich lokalizacji?
- Systemy: Które aplikacje należy zintegrować?
- Infrastruktura: Jakie środowiska serwerowe, sieciowe i chmurowe są już dostępne?
- Dane: Jakie informacje są przetwarzane i gdzie mogą być przechowywane?
- Bezpieczeństwo: Jakie wewnętrzne wytyczne należy spełnić?
- Dostępność: Jakie przestoje byłyby akceptowalne z operacyjnego punktu widzenia?
- Aktualizacje: Czy firma powinna samodzielnie zarządzać aktualizacjami?
- Administracja: Jakie zadania może i chce przejąć własny dział IT?
- Integracja: Czy systemy lokalne muszą być bezpośrednio dostępne?
- Koszt: Jakie koszty związane z infrastrukturą wewnętrzną i kosztami operacyjnymi należy uwzględnić?
Test praktyczny przed wyborem formy działalności
Podjęcie decyzji jest łatwiejsze, jeśli przyjrzymy się typowemu dniu pracy.
Na przykład:
- Zlecenie jest tworzone w systemie ERP.
- Dane są przekazywane do modułu planowania zasobów.
- Dysponent w innej lokalizacji planuje realizację zlecenia.
- Pracownik wyświetla aktualny plan.
- Zlecenie zostanie przełożone w najbliższym czasie.
- Zmieniony termin musi być ponownie dostępny w systemie nadrzędnym.
W odniesieniu do tego procesu należy sprawdzić, jaka architektura techniczna jest niezbędna oraz jaki model operacyjny umożliwia jego obsługę przy rozsądnym nakładzie pracy.
Jeśli system ERP lub PPS ma pozostać systemem wiodącym, proszę zapoznać się dodatkowo z poniższymi informacjami, kiedy warto zastosować dodatkową cyfrową tablicę planowania jako uzupełnienie systemu ERP lub PPS.
Podsumowanie: chmura, hosting czy rozwiązanie lokalne?
Nie ma jednej, uniwersalnej formy działalności, która byłaby najlepsza.
Chmura może być interesującym rozwiązaniem, jeśli infrastruktura i obsługa techniczna mają zostać w jak największym stopniu zlecone podmiotom zewnętrznym. Hosting może stanowić rozwiązanie przejściowe, gdy chcesz połączyć obsługę zewnętrzną z indywidualnymi wymaganiami. Rozwiązanie lokalne zapewnia natomiast większą bezpośrednią kontrolę nad własnym środowiskiem systemowym, ale zazwyczaj wiąże się z dodatkową odpowiedzialnością techniczną.
Przy wyborze oprogramowania do planowania zasobów należy zatem wspólnie uwzględnić nakłady informatyczne, integrację, bezpieczeństwo, dostępność oraz całkowite koszty.
Odpowiednia forma działania to taka, która nie tylko sprawdza się pod względem technicznym, ale także w dłuższej perspektywie wpisuje się w strategię informatyczną oraz rzeczywisty proces planowania w przedsiębiorstwie.
Często zadawane pytania dotyczące chmury, hostingu i rozwiązań lokalnych
Czy rozwiązania w chmurze są zasadniczo tańsze niż rozwiązania lokalne?
Nie. W przypadku rozwiązań chmurowych zazwyczaj występują koszty bieżące, natomiast w przypadku rozwiązań lokalnych należy uwzględnić dodatkowe koszty związane z infrastrukturą i administracją. Sensowne porównanie powinno uwzględniać całkowite koszty w perspektywie kilku lat.
Czy rozwiązanie lokalne jest bezpieczniejsze niż chmura?
Nie da się udzielić na to jednoznacznej odpowiedzi. Poziom bezpieczeństwa zależy od konkretnej architektury, środków technicznych, procesów operacyjnych oraz zakresu odpowiedzialności.
Jaka jest różnica między hostingiem a chmurą?
Terminy te nie są stosowane w ten sam sposób przez wszystkich dostawców. Termin „hosting” często odnosi się do instalacji obsługiwanej zewnętrznie na rzecz klienta, podczas gdy usługi w chmurze mogą być w większym stopniu świadczone jako usługi standardowe. Decydujące znaczenie ma konkretna konfiguracja techniczna i postanowienia umowne.
Jaka forma działalności jest odpowiednia w przypadku posiadania kilku lokalizacji?
Chmura i hosting mogą ułatwić dostęp z różnych lokalizacji. Również rozwiązanie lokalne może obsługiwać wiele lokalizacji, o ile dostępna jest odpowiednia infrastruktura sieciowa i dostępowa.
Jaka forma działalności jest odpowiednia w przypadku integracji z systemem ERP?
Zależy to od systemu ERP i dostępnych interfejsów. Lokalnie obsługiwany system ERP można połączyć zarówno z lokalnym, jak i zewnętrznym systemem planowania zasobów. Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić nakład pracy technicznej.
Czy formę działalności można zmienić w późniejszym terminie?
To, czy zmiana jest możliwa i jakie nakłady się z tym wiążą, zależy od konkretnego oprogramowania i architektury. Kwestię tę należy zatem wyjaśnić jeszcze przed zawarciem umowy.