Wiele przedsiębiorstw dysponuje już systemem ERP lub PPS, w którym zarządzane są zlecenia, materiały, operacje i dane produkcyjne. W związku z tym przy wdrażaniu cyfrowej tablicy planowania pojawia się kluczowe pytanie: czy planowanie w istniejącym systemie ERP lub PPS jest wystarczające, czy też wskazane jest zastosowanie dodatkowej, wyspecjalizowanej tablicy planowania?
Odpowiedź nie zależy od tego, który system jest zasadniczo wydajniejszy. Systemy ERP, PPS oraz cyfrowe tablice planistyczne pełnią różne funkcje. W wielu przedsiębiorstwach najlepszym rozwiązaniem nie jest zatem zastąpienie jednego z tych systemów, lecz połączenie ich odpowiednich atutów.
Niniejszy przewodnik decyzyjny pokazuje, w jakich przypadkach wystarczająca może być tablica planowania w systemie ERP lub PPS, kiedy specjalistyczna cyfrowa tablica planowania oferuje dodatkowe korzyści oraz jakie dane powinny być wymieniane między systemami.
ERP, PPS i cyfrowa tablica planowania: jaka jest różnica?
Systemy ERP służą do scentralizowanego zarządzania procesami operacyjnymi i danymi przedsiębiorstwa. Obejmują one na przykład dane dotyczące klientów, zleceń, zakupów, gospodarki materiałowej, produkcji, magazynu, kadr oraz finansów.
Systemy PPS koncentrują się w większym stopniu na planowaniu i sterowaniu produkcją. Wspierają one na przykład realizację zleceń produkcyjnych, listy części, plany pracy, zapotrzebowanie na materiały oraz moce produkcyjne.
Natomiast cyfrowa tablica planistyczna skupia się natomiast na operacyjnym i wizualnym planowaniu zasobów, zleceń i terminów.
Systemy ERP/PPS zazwyczaj charakteryzują się dużą skutecznością w zakresie
- Dane podstawowe,
- Zlecenia i etapy pracy,
- Zapotrzebowanie na materiały,
- Dane produkcyjne,
- Kalkulacja,
- Zapasy,
- procesów biznesowych.
Cyfrowa tablica planowania zazwyczaj doskonale sprawdza się w
- graficznego planowania zasobów,
- Przegląd terminów i rezerwacji,
- doraźna zmiana planu,
- wizualne zarządzanie wydajnością,
- Planowanie wykorzystania różnych rodzajów zasobów,
- interaktywna edycja planu.
Kiedy wystarczy tablica planowania w systemie ERP lub PPS?
Dodatkowe rozwiązanie do planowania nie jest automatycznie konieczne. Wiele nowoczesnych systemów ERP i PPS posiada już zintegrowane funkcje planowania wydajności i harmonogramów.
Jeśli funkcje te odpowiadają wymaganiom operacyjnym, rozsądniejszym rozwiązaniem może być konsekwentne korzystanie z istniejącego systemu.
Zintegrowane planowanie w systemie ERP/PPS może okazać się wystarczające, jeśli:
- planowane są głównie zlecenia produkcyjne,
- wszystkie niezbędne zasoby są już w pełni dostępne w systemie,
- Planowanie i zarządzanie zleceniami są ze sobą ściśle powiązane,
- istniejąca grafika jest wystarczająco przejrzysta,
- rzadko zdarzają się zmiany w ostatniej chwili,
- nie ma potrzeby planowania żadnych dodatkowych typów zasobów poza systemem ERP/PPS.
Dużą zaletą jest to, że nie ma potrzeby wdrażania dodatkowej aplikacji ani tworzenia interfejsu.
Kiedy warto rozważyć zastosowanie oddzielnej cyfrowej tablicy planowania?
Dodatkowa tablica planowania staje się szczególnie interesująca, gdy planowanie operacyjne wiąże się z wymaganiami, które trudno jest uwzględnić w istniejącym systemie ERP lub PPS.
Typowe powody to:
- Obecna tablica planowania jest zbyt nieprzejrzysta do codziennego planowania,
- Zmiany terminów są zbyt pracochłonne,
- Należy uwzględnić dodatkowe zasoby, takie jak pracownicy, pojazdy lub narzędzia,
- Kilka działów wymaga różnych widoków planowania,
- Planiści potrzebują większej elastyczności w zakresie prezentacji,
- Dane dotyczące zleceń powinny zostać wizualnie połączone z dodatkowymi informacjami.
Ważne: Cyfrowa tablica planistyczna nie powinna niepotrzebnie powielać funkcji systemu ERP lub PPS. Kluczową kwestią jest to, które dane pozostaną w systemie nadrzędnym, a jakie informacje są dodatkowo potrzebne do planowania operacyjnego.
1. Jakie dane są już dostępne w systemie ERP lub PPS?
Przed wdrożeniem dodatkowego rozwiązania do planowania należy najpierw sprawdzić, jakie informacje są już dostępne w uporządkowanej formie.
Typowe dane to:
- Numer zlecenia,
- Klient,
- Artykuł lub produkt,
- Operacje,
- planowana data rozpoczęcia i zakończenia,
- Czas realizacji,
- Maszyny lub stanowiska pracy,
- Status materiału,
- Priorytet,
- Status zlecenia.
Informacje te nie powinny być niepotrzebnie wprowadzane po raz drugi.
W ramach zintegrowanego rozwiązania system ERP lub PPS może pozostać głównym źródłem danych, podczas gdy cyfrowa tablica planistyczna wykorzystuje te dane do planowania operacyjnego.
2. Jakie dodatkowe informacje są potrzebne do planowania?
Rzeczywistość codziennego planowania jest często bardziej złożona niż pierwotne zlecenie produkcyjne.
Ponadto mogą być potrzebne takie informacje, jak:
- Dostępność poszczególnych pracowników,
- Kwalifikacje,
- Zmiany,
- Narzędzia,
- Pojazdy,
- Okno serwisowe,
- zewnętrzni usługodawcy,
- terminy dostosowane do potrzeb klienta,
- Priorytety wewnętrzne.
Jeżeli takie informacje nie mogą zostać uwzględnione w systemie ERP/PPS lub wymaga to znacznego nakładu pracy, uzupełniające planowanie zasobów może okazać się uzasadnione.
3. Jak duże znaczenie ma graficzny przegląd?
W przypadku planowania operacyjnego tablica planistyczna musi nie tylko przechowywać informacje, ale także zapewniać do nich szybki dostęp.
Na przykład osoba odpowiedzialna za planowanie powinna być w stanie od razu rozpoznać:
- które maszyny są zajęte,
- tam, gdzie występują wolne moce produkcyjne,
- które zlecenia są opóźnione,
- w przypadku wystąpienia zbieżności,
- jakie zasoby zostały przypisane do zlecenia,
- które terminy można przesunąć.
Systemy ERP i PPS z pewnością mogą oferować tego typu przedstawienia. Decydujące znaczenie ma zatem nie sama obecność tablicy planowania, lecz jej przydatność w konkretnych codziennych zadaniach związanych z planowaniem.
4. Jak często konieczne jest wprowadzanie zmian w planach w krótkim terminie?
Im bardziej dynamiczne jest planowanie operacyjne, tym większe znaczenie ma szybkość, z jaką można wprowadzać zmiany.
Typowe przyczyny konieczności ponownego planowania to:
- Awaria maszyny,
- Choroba pracownika,
- opóźnione materiały,
- pilne zlecenie klienta,
- Przesunięcie terminu,
- zmienione priorytety.
Jeśli takie sytuacje zdarzają się regularnie, podczas prezentacji oprogramowania należy konkretnie sprawdzić, jak szybko można przenieść zlecenie i przypisać je do innego zasobu.
5. Czy konieczne jest wspólne planowanie kilku rodzajów zasobów?
Zlecenie produkcyjne często wymaga wykorzystania więcej niż jednej maszyny.
W zależności od firmy mogą być jednocześnie wymagane:
- Maszyna,
- Pracownicy,
- Narzędzie,
- Środki kontrolne,
- Pojazd,
- Pomieszczenie,
- zewnętrzny usługodawca.
Jeśli zasoby te muszą być dostępne jednocześnie, złożoność planowania znacznie wzrasta.
Przedsiębiorstwa powinny sprawdzić, czy istniejący system ERP/PPS zapewnia wystarczającą widoczność i możliwość edycji takich powiązań.
6. Który system powinien odgrywać wiodącą rolę?
W przypadku połączenia systemów ERP/PPS z cyfrową tablicą planowania należy jednoznacznie określić, który system odpowiada za jakie informacje.
Typowy model może na przykład wyglądać następująco:
- Zlecenia,
- Klienci,
- Artykuł,
- Operacje,
- Czas planowania,
- Dane podstawowe maszyn.
- konkretne przypisanie zasobów,
- terminy operacyjne,
- Status planowania,
- dodatkowe zasoby,
- Informacje o produkcie.
Następnie można określić, które wyniki planowania należy przekazać z powrotem do systemu ERP/PPS.
7. Jakie dane powinny zostać przesłane z powrotem do systemu ERP lub PPS?
Interfejs nie musi koniecznie działać w obu kierunkach. Niemniej jednak należy sprawdzić, które wyniki planowania operacyjnego mają znaczenie dla innych procesów biznesowych.
Przykładowe propozycje brzmią na przykład:
- planowana data rozpoczęcia,
- planowany termin zakończenia,
- przypisana maszyna,
- Status przetwarzania,
- Potwierdzenie wykonania operacji.
Im więcej systemów może przetwarzać te same informacje, tym ważniejsze staje się jasne określenie zakresów odpowiedzialności.
8. Jak skomplikowana jest integracja?
Dodatkowa cyfrowa tablica planistyczna zapewnia trwałą korzyść tylko wtedy, gdy wymiana danych przebiega niezawodnie.
Dlatego też należy wziąć pod uwagę interfejs już na etapie wyboru produktu, a nie dopiero po podjęciu decyzji.
Należy wyjaśnić między innymi:
- Jakie interfejsy techniczne są dostępne?
- Jakie dane są przekazywane?
- Jak często odbywa się synchronizacja?
- W jaki sposób traktowane są zmiany?
- W jaki sposób wykrywane są błędy podczas wymiany danych?
- Kto jest odpowiedzialny za interfejs?
Integracja, która jest technicznie możliwa, niekoniecznie musi być opłacalna z ekonomicznego punktu widzenia. Korzyści powinny być proporcjonalne do nakładów związanych z wdrożeniem i konserwacją.
W procesie integracji technicznej istotną rolę odgrywa również architektura systemu. Dlatego proszę porównać Rozwiązania w chmurze, hostingowe i lokalne do planowania zasobów.
9. Czy synchronizacja w czasie rzeczywistym jest zawsze konieczna?
Nie każde planowanie wymaga wymiany danych w czasie rzeczywistym.
W przypadku niektórych procesów wystarczająca może być regularna synchronizacja. Natomiast w innych sytuacjach zmiany muszą być widoczne w obu systemach w ciągu kilku sekund.
Wymagana aktualność zależy od tego, jak szybko zmieniają się dane oraz jakie skutki mają opóźnione informacje.
Również w tym przypadku nie należy automatycznie wybierać rozwiązania najbardziej skomplikowanego pod względem technicznym.
10. Którzy użytkownicy korzystają z danego systemu?
Nie wszyscy pracownicy muszą mieć dostęp do obu aplikacji.
Przykładowy model ról mógłby wyglądać na przykład tak:
- Realizacja zleceń odbywa się w systemie ERP,
- Planowanie produkcji odbywa się z wykorzystaniem systemów ERP/PPS oraz tablicy planowania,
- Dyspozytorzy pracują głównie z tablicą planowania,
- Pracownicy widzą wyłącznie te informacje dotyczące planowania, które są dla nich istotne,
- Kierownictwo korzysta z zagregowanych analiz.
Dzięki temu obsługa systemu może stać się prostsza, ponieważ każdy pracownik korzysta głównie z systemu, który jest istotny dla wykonywanych przez niego zadań.
11. Jakie są ograniczenia dodatkowej cyfrowej tablicy planistycznej?
Oddzielne rozwiązanie do planowania stwarza dodatkowe możliwości, ale jednocześnie zwiększa złożoność środowiska systemowego.
Możliwe wady to:
- dodatkowe koszty licencji,
- Koszt wdrożenia,
- Należy skonfigurować i konserwować interfejsy,
- Użytkownicy muszą zostać przeszkoleni,
- Podział obowiązków między systemami musi być jasno określony.
Jeśli istniejąca tablica planowania w systemie ERP/PPS spełnia już wszystkie istotne wymagania, wprowadzenie dodatkowego rozwiązania może zatem spowodować niepotrzebne komplikacje.
12. Kiedy połączenie systemu ERP/PPS z cyfrową tablicą planowania ma sens?
Takie połączenie jest szczególnie interesujące w sytuacji, gdy system ERP lub PPS ma pozostać głównym systemem do zarządzania zleceniami i danymi podstawowymi, podczas gdy operacyjne planowanie zasobów ma odbywać się w sposób bardziej elastyczny i wizualny.
W ten sposób oba systemy mogą realizować różne zadania bez konieczności podwójnego wprowadzania danych centralnych.
Pomoc w podjęciu decyzji: tablica planowania w systemie ERP/PPS czy oddzielna tablica planowania?
- aby istniejąca tablica planowania była przejrzysta,
- głównie planowane są zlecenia produkcyjne,
- wszystkie istotne zasoby są dostępne w systemie,
- gdy konieczne jest wprowadzenie zmian w planie w krótkim terminie,
- dodatkowa aplikacja nie wnosi wyraźnej wartości dodanej.
- planowanie operacyjne ma bardzo dynamiczny charakter,
- można wspólnie planować kilka rodzajów zasobów,
- konieczne jest stosowanie różnych widoków planowania,
- istniejąca tablica planowania ERP/PPS jest zbyt mało elastyczna,
- Planiści muszą szybciej reagować na zmiany.
W jakiej kategorii można zaklasyfikować Visual Planning?
Visual Planning nie jest oprogramowaniem typu ERP ani PPS. Rozwiązanie to koncentruje się na planowaniu graficznym, zarządzaniu zasobami oraz przedstawianiu procesów planowania operacyjnego.
W związku z tym Visual Planning może być wykorzystywane na przykład jako uzupełniający poziom planowania, podczas gdy zlecenia i dane podstawowe są nadal zarządzane w istniejącym systemie ERP lub PPS.
Może to być interesujące rozwiązanie, jeśli istniejące systemy niezawodnie odzwierciedlają procesy handlowe lub produkcyjne, a planowanie operacyjne ma być jednak bardziej elastyczne.
Takie połączenie ma jednak sens tylko wtedy, gdy dodatkowa elastyczność uzasadnia nakłady związane z integracją, konfiguracją i eksploatacją.
Kiedy oprogramowanie Visual Planning nie jest konieczne?
Jeśli istniejąca tablica planowania ERP/PPS w przejrzysty sposób przedstawia wszystkie niezbędne zasoby, zmiany można łatwo wprowadzać i nie ma dodatkowych wymagań dotyczących planowania, nie ma istotnego powodu, aby korzystać z kolejnej aplikacji.
Nawet w przypadku bardzo prostych procesów produkcyjnych dodatkowa cyfrowa tablica planistyczna może generować więcej nakładu pracy niż korzyści.
Decyzja nie powinna zatem opierać się na tym, który system posiada więcej funkcji, lecz na tym, który konkretny proces planowania ma zostać usprawniony.
Test praktyczny systemów ERP/PPS oraz cyfrowej tablicy planowania
Aby uzyskać miarodajne porównanie, należy przetestować rzeczywistą sytuację awaryjną z własnej firmy.
Na przykład:
- Zlecenie produkcyjne zostało już zaplanowane.
- Planowana maszyna uległa awarii w ostatniej chwili.
- Należy znaleźć alternatywną maszynę.
- Jednocześnie należy sprawdzić, czy wymagany personel jest dostępny.
- Konieczne może być przesunięcie terminów realizacji poniższych zleceń.
- Nowe terminy muszą być dostępne w systemie nadrzędnym.
Na podstawie tego procesu można ocenić, czy istniejące planowanie w systemie ERP/PPS jest wystarczające, czy też dodatkowe planowanie graficzne faktycznie usprawnia przebieg pracy.
W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych bardziej szczegółowe informacje na ten temat znajdą Państwo w naszym Wsparcie w podejmowaniu decyzji dotyczących planowania zasobów w branży budowy maszyn.
Wniosek: Czy systemy ERP/PPS powinny zastąpić czy uzupełniać dotychczasowe rozwiązania?
Cyfrowa tablica planistyczna nie powinna z reguły zastępować istniejącego systemu ERP lub PPS, jeśli ten już niezawodnie zarządza zleceniami, danymi podstawowymi i procesami operacyjnymi.
Kluczową kwestią jest raczej to, czy istniejące funkcje planowania są wystarczająco elastyczne i przejrzyste, aby sprostać codziennym zadaniom dyspozytorskim.
W takim przypadku zintegrowana tablica planowania ERP/PPS może stanowić rozwiązanie najbardziej opłacalne z ekonomicznego punktu widzenia.
Jeśli natomiast konieczne jest skoordynowanie wielu zasobów, częste wprowadzanie zmian w planach w krótkim terminie lub uwzględnienie dodatkowych informacji, sensownym rozwiązaniem może być uzupełniająca cyfrowa tablica planistyczna.
Visual Planning stanowi jedno z możliwych rozwiązań spełniających takie wymagania. To, czy jego wdrożenie jest uzasadnione, należy ocenić na podstawie konkretnego procesu planowania oraz nakładu pracy niezbędnego do integracji.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące cyfrowej tablicy planowania oraz systemów ERP/PPS
Czy potrzebuję cyfrowej tablicy planowania, skoro mój system ERP posiada już funkcję planowania?
Nie jest to konieczne. Jeśli istniejący system planowania w wystarczającym stopniu obsługuje wszystkie niezbędne zasoby, terminy i zmiany, system ERP może w pełni spełniać te wymagania.
Czy cyfrowa tablica planowania powinna zastąpić system ERP?
Z reguły nie. Systemy ERP zarządzają wieloma kluczowymi procesami biznesowymi, których specjalistyczna tablica planowania nie ma na celu zastąpić. Często uzupełnienie jest bardziej sensowne niż zastąpienie.
Jakie dane należy przejąć z systemu ERP?
Zazwyczaj przenoszone są zlecenia, klienci, artykuły, operacje, terminy oraz odpowiednie dane podstawowe dotyczące zasobów. To, jakie informacje są faktycznie potrzebne, zależy od procesu planowania.
Czy zmiany wprowadzone w tabeli planowania muszą zostać ponownie przeniesione do systemu ERP?
Tylko wtedy, gdy informacje te mają znaczenie dla dalszych procesów. Zmienione terminy lub przypisania zasobów można na przykład przesłać z powrotem do systemu ERP. Przed integracją należy ustalić dokładny podział odpowiedzialności za dane.
Czy Visual Planning można połączyć z systemem ERP lub PPS?
Visual Planning można zasadniczo zintegrować z istniejącą infrastrukturą systemową jako uzupełniające rozwiązanie do planowania. To, czy i w jaki sposób można zrealizować konkretną integrację, zależy od posiadanego systemu ERP/PPS, dostępnych interfejsów oraz wymaganych przepływów danych.
Kiedy dodatkowa tablica planowania jest opłacalna z ekonomicznego punktu widzenia?
Dodatkowe rozwiązanie może okazać się opłacalne, jeśli na przykład ogranicza nakład pracy związany z ręcznym uzgadnianiem, pozwala uniknąć błędów w planowaniu, szybciej uwidacznia wolne moce produkcyjne lub znacznie ułatwia zmianę planów w krótkim terminie. Korzyści powinny uzasadniać dodatkowe nakłady związane z wdrożeniem i eksploatacją.