Molte aziende dispongono già di un sistema ERP o PPS in cui vengono gestiti ordini, materiali, fasi di lavorazione e dati di produzione. Pertanto, al momento dell’introduzione di una bacheca di pianificazione digitale, sorge una domanda fondamentale: la pianificazione nel sistema ERP o PPS esistente è sufficiente oppure è opportuno ricorrere a una bacheca di pianificazione specializzata aggiuntiva?
La risposta non dipende da quale sistema sia, in linea di principio, più performante. I sistemi ERP, PPS e le bacheche di pianificazione digitali svolgono compiti diversi. In molte aziende, pertanto, la soluzione migliore non consiste nel sostituire uno dei sistemi, bensì nel combinare i rispettivi punti di forza.
Questa guida decisionale illustra in quali casi possa essere sufficiente una tabella di pianificazione ERP o PPS, in quali casi una tabella di pianificazione digitale specializzata offra vantaggi e quali dati dovrebbero essere scambiati tra i sistemi.
ERP, PPS e tabella di pianificazione digitale: qual è la differenza?
I sistemi ERP servono alla gestione centralizzata dei processi e dei dati aziendali. Tra questi figurano, ad esempio, i clienti, gli ordini, gli acquisti, la gestione dei materiali, la produzione, il magazzino, il personale o i dati finanziari.
I sistemi PPS si concentrano maggiormente sulla pianificazione e sul controllo della produzione. Forniscono supporto, ad esempio, in materia di ordini di produzione, distinte base, schede di lavorazione, fabbisogni di materiale e capacità produttive.
Una bacheca di pianificazione digitale, invece, si concentra sulla pianificazione operativa e visiva di risorse, ordini e scadenze.
I sistemi ERP/PPS sono in genere particolarmente efficaci in
- Dati anagrafici,
- Ordini e fasi di lavorazione,
- Fabbisogno di materiali,
- Dati di produzione,
- Calcolo dei costi,
- Scorte,
- processi aziendali.
Una bacheca di pianificazione digitale è in genere particolarmente utile per
- pianificazione grafica delle risorse,
- Panoramica delle date e delle disponibilità,
- riprogrammazione con breve preavviso,
- gestione visiva delle capacità,
- Pianificazione di diversi tipi di risorse,
- Modifica interattiva del piano.
In quali casi è sufficiente la tabella di pianificazione nel sistema ERP o PPS?
Non è automaticamente necessaria una soluzione di pianificazione aggiuntiva. Molti moderni sistemi ERP e PPS dispongono già di funzioni integrate per la pianificazione delle capacità e delle scadenze.
Se tali funzionalità soddisfano le esigenze aziendali, potrebbe essere più opportuno continuare a utilizzare il sistema esistente in modo coerente.
Una pianificazione ERP/PPS integrata può essere sufficiente se:
- si pianificano principalmente ordini di produzione,
- le risorse necessarie siano già completamente disponibili nel sistema,
- La pianificazione e la gestione degli ordini sono strettamente correlate,
- la rappresentazione grafica esistente sia sufficientemente chiara,
- le modifiche con breve preavviso sono rare,
- non è necessario pianificare ulteriori tipi di risorse al di fuori dell’ERP/PPS.
Il grande vantaggio consiste nel fatto che non è necessario introdurre alcuna applicazione aggiuntiva né creare alcuna interfaccia.
Quando diventa interessante l’utilizzo di una bacheca di pianificazione digitale separata?
Una bacheca di pianificazione aggiuntiva risulta particolarmente utile quando la pianificazione operativa presenta requisiti difficili da gestire nel sistema ERP o PPS esistente.
I motivi tipici sono:
- la tabella di pianificazione esistente risulta troppo confusa per la pianificazione giornaliera,
- Le modifiche alle scadenze richiedono troppo tempo,
- È necessario tenere conto di risorse aggiuntive quali collaboratori, veicoli o attrezzi,
- Diversi reparti necessitano di diverse visualizzazioni di pianificazione,
- I responsabili della pianificazione necessitano di maggiore flessibilità nella rappresentazione,
- I dati relativi agli ordini devono essere combinati visivamente con ulteriori informazioni.
Importante: Una bacheca di pianificazione digitale non dovrebbe duplicare inutilmente il sistema ERP o PPS. La questione fondamentale è stabilire quali dati debbano rimanere nel sistema principale e quali informazioni siano inoltre necessarie per la pianificazione operativa.
1. Quali dati sono già disponibili nel sistema ERP o PPS?
Prima di introdurre una soluzione di pianificazione aggiuntiva, occorre innanzitutto verificare quali informazioni siano già disponibili in forma strutturata.
I dati tipici sono:
- Numero d'ordine,
- Cliente,
- Articolo o prodotto,
- Fasi di lavorazione,
- date di inizio e fine previste,
- Tempi di elaborazione,
- Macchine o postazioni di lavoro,
- Stato del materiale,
- Priorità,
- Stato dell'ordine.
Queste informazioni non dovrebbero essere inserite inutilmente una seconda volta.
In una soluzione integrata, il sistema ERP o PPS può continuare a fungere da fonte principale di dati, mentre la bacheca di pianificazione digitale utilizza tali dati per la pianificazione operativa.
2. Di quali ulteriori informazioni ha bisogno il reparto di pianificazione?
La realtà della pianificazione quotidiana è spesso più complessa rispetto all’ordine di produzione originario.
Inoltre, potrebbero essere necessarie informazioni quali:
- Disponibilità di determinati collaboratori,
- Qualifiche,
- Turni,
- Strumenti,
- Veicoli,
- Finestra di manutenzione,
- fornitori di servizi esterni,
- scadenze specifiche per cliente,
- priorità interne.
Qualora tali informazioni non possano essere riportate nel sistema ERP/PPS, o possano esserlo solo con notevole dispendio di risorse, può risultare opportuno ricorrere a una pianificazione integrativa delle risorse.
3. Quanto è importante la panoramica grafica?
Ai fini della pianificazione operativa, una tabella di pianificazione non deve limitarsi a memorizzare le informazioni, ma deve renderle rapidamente accessibili.
Un responsabile della pianificazione dovrebbe, ad esempio, essere in grado di riconoscere immediatamente:
- quali macchine sono occupate,
- laddove vi siano capacità disponibili,
- quali ordini sono in ritardo,
- laddove si verifichino sovrapposizioni,
- quali risorse sono state assegnate a un ordine,
- quali appuntamenti possono essere spostati.
I sistemi ERP e PPS sono certamente in grado di offrire tali rappresentazioni. Ciò che conta, quindi, non è la presenza di una tabella di pianificazione, bensì la sua idoneità alle concrete esigenze quotidiane di pianificazione.
4. Con quale frequenza è necessario modificare i piani con breve preavviso?
Più la pianificazione operativa è dinamica, maggiore è l’importanza della rapidità con cui è possibile apportare le modifiche.
I fattori che tipicamente determinano una ripianificazione sono:
- Guasto alle macchine,
- Malattia di un dipendente,
- ritardo nella consegna del materiale,
- commessa urgente da parte di un cliente,
- Rinvio dell’appuntamento,
- priorità modificate.
Qualora tali situazioni si verifichino regolarmente, durante una dimostrazione del software si dovrebbe verificare concretamente con quanta rapidità sia possibile spostare un ordine e assegnarlo a un’altra risorsa.
5. È necessario pianificare contemporaneamente più tipi di risorse?
Spesso un ordine di produzione richiede l’utilizzo di più di una macchina.
A seconda dell’azienda, potrebbero essere necessari anche:
- Macchina,
- Dipendenti,
- Strumento,
- Strumenti di controllo,
- Veicolo,
- Spazio,
- fornitore di servizi esterno.
Se tali risorse devono essere disponibili contemporaneamente, la complessità della pianificazione aumenta notevolmente.
Le aziende dovrebbero verificare se l’attuale sistema ERP/PPS renda tali correlazioni sufficientemente visibili e modificabili.
6. Quale sistema dovrebbe essere predominante?
Quando si combinano sistemi ERP/PPS e una bacheca di pianificazione digitale, è necessario definire in modo univoco quale sistema sia responsabile di quali informazioni.
Un modello tipico potrebbe, ad esempio, presentarsi come segue:
- Ordini,
- Clienti,
- Articolo,
- Fasi di lavorazione,
- Tempi di pianificazione,
- Dati anagrafici delle macchine.
- assegnazione concreta delle risorse,
- appuntamenti operativi,
- Stato di pianificazione,
- risorse aggiuntive,
- Informazioni operative.
Successivamente è possibile definire quali risultati della pianificazione debbano essere restituiti all’ERP/PPS.
7. Quali dati dovrebbero essere reinseriti nell’ERP o nel PPS?
Un’interfaccia non deve necessariamente funzionare in entrambe le direzioni. Ciononostante, è opportuno verificare quali risultati della pianificazione operativa siano rilevanti per altri processi aziendali.
Esempi di possibili riscontri sono, ad esempio:
- data di avvio prevista,
- data di scadenza prevista,
- macchina assegnata,
- Stato di elaborazione,
- Conferma di completamento di un’operazione.
Più sono i sistemi in grado di elaborare le stesse informazioni, più diventa importante definire chiaramente le responsabilità.
8. Quanto è complessa l’integrazione?
Una bacheca di pianificazione digitale aggiuntiva offre un vantaggio duraturo solo se lo scambio di dati funziona in modo affidabile.
Pertanto, l’interfaccia dovrebbe essere presa in considerazione già durante la fase di selezione del prodotto e non solo dopo aver preso la decisione.
Tra gli aspetti da chiarire figurano:
- Quali interfacce tecniche sono disponibili?
- Quali dati vengono trasmessi?
- Con quale frequenza avviene la sincronizzazione?
- Come vengono gestite le modifiche?
- Come vengono individuati gli errori durante lo scambio di dati?
- Chi è responsabile dell’interfaccia?
Un’integrazione tecnicamente possibile non è automaticamente un’integrazione economicamente vantaggiosa. I benefici dovrebbero essere proporzionati ai costi di implementazione e manutenzione.
Nell’ambito dell’integrazione tecnica, anche l’architettura di sistema riveste un ruolo importante. Si prega pertanto di confrontare Cloud, hosting e soluzioni on-premises per la pianificazione delle risorse.
9. La sincronizzazione in tempo reale è sempre necessaria?
Non tutte le attività di pianificazione richiedono uno scambio di dati in tempo reale.
Per alcuni processi può essere sufficiente una sincronizzazione periodica. In altre situazioni, invece, le modifiche devono diventare visibili in entrambi i sistemi nel giro di pochi secondi.
L’attualità richiesta dipende dalla rapidità con cui i dati cambiano e dalle conseguenze che potrebbero derivare da informazioni non aggiornate.
Anche in questo caso non si dovrebbe optare automaticamente per la soluzione tecnicamente più complessa.
10. Quali utenti utilizzano quale sistema?
Non tutti i collaboratori devono avere accesso a entrambe le applicazioni.
Un possibile modello di ruolo potrebbe, ad esempio, presentarsi come segue:
- L’elaborazione degli ordini avviene nel sistema ERP,
- La pianificazione della produzione si avvale di sistemi ERP/PPS e di un pannello di pianificazione,
- I responsabili della pianificazione lavorano principalmente con il pannello di pianificazione,
- I collaboratori vedono solo le informazioni di pianificazione per loro rilevanti,
- Il management utilizza analisi aggregate.
Ciò può semplificare l’utilizzo del sistema, poiché ogni dipendente lavora principalmente con il sistema pertinente alle proprie mansioni.
11. Quali sono i limiti di una bacheca di pianificazione digitale aggiuntiva?
Una soluzione di pianificazione separata offre ulteriori possibilità, ma comporta anche un ampliamento dell’infrastruttura di sistema.
I possibili svantaggi sono:
- costi aggiuntivi per le licenze,
- Costi di implementazione,
- È necessario configurare e gestire le interfacce,
- Gli utenti devono essere formati,
- Le responsabilità tra i sistemi devono essere definite in modo univoco.
Se la tabella di pianificazione ERP/PPS esistente soddisfa già tutti i requisiti rilevanti, una soluzione aggiuntiva può quindi generare una complessità superflua.
12. In quali casi è opportuno utilizzare la combinazione di ERP/PPS e tabella di pianificazione digitale?
Questa combinazione risulta particolarmente interessante quando si intende mantenere l’ERP o il PPS come sistema principale per gli ordini e i dati anagrafici, mentre la pianificazione operativa delle risorse deve avvenire in modo più flessibile e visivo.
In questo modo entrambi i sistemi possono svolgere compiti diversi senza che sia necessario gestire due volte gli stessi dati centrali.
Guida alla scelta: tabella di pianificazione ERP/PPS o tabella di pianificazione separata?
- la tabella di pianificazione esistente sia chiara,
- vengono pianificati principalmente ordini di produzione,
- tutte le risorse rilevanti siano presenti nel sistema,
- qualora sia necessario apportare modifiche all’ultimo momento,
- un’applicazione aggiuntiva non apporta un chiaro valore aggiunto.
- la pianificazione operativa è molto dinamica,
- è possibile pianificare contemporaneamente diversi tipi di risorse,
- sono necessarie diverse visualizzazioni di pianificazione,
- la tabella di pianificazione ERP/PPS esistente è troppo rigida,
- I responsabili della pianificazione devono reagire più rapidamente alle modifiche.
In quale ambito si colloca Visual Planning?
Visual Planning non è un software ERP né PPS. La soluzione si concentra sulla pianificazione grafica, sulla gestione delle risorse e sulla rappresentazione dei processi di pianificazione aziendale.
Visual Planning può quindi essere utilizzato, ad esempio, come livello di pianificazione complementare, mentre gli ordini e i dati anagrafici continuano a essere gestiti nel sistema ERP o PPS esistente.
Ciò può risultare interessante qualora i sistemi esistenti riproducano in modo affidabile i processi commerciali o produttivi, ma si desideri rendere più flessibile la pianificazione operativa.
Tale combinazione è tuttavia sensata solo se la maggiore flessibilità giustifica l’impegno richiesto per l’integrazione, la configurazione e la gestione.
In quali casi Visual Planning non è necessario?
Se la tabella di pianificazione ERP/PPS esistente presenta in modo chiaro tutte le risorse necessarie, consente di apportare facilmente le modifiche e non sussistono ulteriori requisiti di pianificazione, non vi è alcun motivo imperativo per l’utilizzo di un’ulteriore applicazione.
Anche nel caso di processi produttivi molto semplici, una bacheca di pianificazione digitale aggiuntiva può comportare più oneri che benefici.
La decisione non dovrebbe quindi basarsi sul sistema che offre un maggior numero di funzioni, bensì sul processo di pianificazione specifico che si intende migliorare.
Un test pratico per ERP/PPS e il pannello di pianificazione digitale
Per effettuare un confronto significativo, si dovrebbe testare un caso di guasto reale verificatosi all’interno della propria azienda.
Ad esempio:
- Un ordine di produzione è già stato pianificato.
- Il macchinario previsto è fuori servizio con breve preavviso.
- È necessario trovare un macchinario alternativo.
- Allo stesso tempo, occorre verificare se il personale necessario sia disponibile.
- È possibile che gli ordini successivi debbano essere rinviati.
- Le nuove date devono essere disponibili nel sistema principale.
Questo processo consente di valutare se l’attuale pianificazione ERP/PPS sia sufficiente o se una pianificazione grafica aggiuntiva migliori effettivamente il flusso di lavoro.
Per le aziende di produzione, troverete una trattazione più approfondita di questo argomento nel nostro Strumento decisionale per la pianificazione delle risorse nel settore dell’ingegneria meccanica.
Conclusione: sostituire o integrare i sistemi ERP/PPS?
Di norma, una bacheca di pianificazione digitale non dovrebbe sostituire un sistema ERP o PPS esistente, qualora quest’ultimo gestisca già in modo affidabile gli ordini, i dati anagrafici e i processi aziendali.
La questione fondamentale è piuttosto se le funzioni di pianificazione disponibili siano sufficientemente flessibili e chiare per la gestione quotidiana delle attività.
In tal caso, la tabella di pianificazione ERP/PPS integrata può rappresentare la soluzione economicamente più vantaggiosa.
Se, invece, è necessario coordinare numerose risorse, apportare frequenti modifiche alla pianificazione con breve preavviso o tenere conto di informazioni aggiuntive, può risultare utile ricorrere a una bacheca di pianificazione digitale integrativa.
Visual Planning rappresenta una possibile soluzione per tali esigenze. L’opportunità del suo impiego dovrebbe essere valutata sulla base del processo di pianificazione concreto e del carico di lavoro necessario per l’integrazione.
Domande frequenti sulla bacheca di pianificazione digitale e sui sistemi ERP/PPS
Ho bisogno di una bacheca di pianificazione digitale se il mio ERP dispone già di una funzione di pianificazione?
Non è indispensabile. Se la pianificazione esistente supporta in modo adeguato tutte le risorse, le scadenze e le modifiche necessarie, il sistema ERP può essere del tutto sufficiente.
Una bacheca di pianificazione digitale dovrebbe sostituire l’ERP?
Di norma no. I sistemi ERP gestiscono numerosi processi aziendali centrali che una bacheca di pianificazione specializzata non è destinata a sostituire. Spesso è più opportuno integrarli piuttosto che sostituirli.
Quali dati dovrebbero essere importati dall’ERP?
In genere vengono importati ordini, clienti, articoli, fasi di lavorazione, scadenze e dati anagrafici delle risorse pertinenti. Le informazioni effettivamente necessarie dipendono dal processo di pianificazione.
È necessario trasferire nuovamente le modifiche dalla tabella di pianificazione al sistema ERP?
Solo qualora tali informazioni siano rilevanti per i processi a valle. Le modifiche alle scadenze o alle assegnazioni delle risorse possono, ad esempio, essere ritrasmesse al sistema ERP. La precisa titolarità dei dati dovrebbe essere definita prima dell’integrazione.
È possibile integrare Visual Planning con un sistema ERP o PPS?
Visual Planning può essere integrato, in linea di principio, in un ambiente di sistema esistente come soluzione di pianificazione complementare. La possibilità e le modalità di realizzazione di un’integrazione concreta dipendono dal sistema ERP/PPS esistente, dalle interfacce disponibili e dai flussi di dati necessari.
Quando è economicamente vantaggioso disporre di un pannello di pianificazione aggiuntivo?
Una soluzione aggiuntiva può rivelarsi vantaggiosa se, ad esempio, riduce il carico di lavoro manuale necessario per il coordinamento, evita errori di pianificazione, rende più rapidamente visibili le capacità disponibili o semplifica notevolmente la ripianificazione con breve preavviso. I benefici dovrebbero giustificare i costi aggiuntivi di implementazione e gestione.