Pianificazione delle risorse per le imprese edili

Le imprese edili devono spesso coordinare contemporaneamente personale, attrezzature, veicoli, cantieri e scadenze. Allo stesso tempo, i processi di costruzione subiscono variazioni dovute alle condizioni meteorologiche, alla disponibilità dei materiali, ai subappaltatori, ai cambiamenti di scadenza o alle priorità dell’ultimo minuto. Una pianificazione adeguata delle risorse dovrebbe aiutare a individuare più rapidamente le capacità disponibili e a coordinare le modifiche in modo chiaro.

Non tutte le imprese edili necessitano di un software specializzato per la pianificazione delle risorse. Per progetti di dimensioni contenute e con poche risorse, Excel, un calendario o le funzioni già presenti in un software per l’edilizia o in un sistema ERP possono essere più che sufficienti.

Una soluzione di pianificazione aggiuntiva risulta particolarmente interessante quando sono in corso contemporaneamente numerosi cantieri, le risorse vengono trasferite da un progetto all’altro o le riprogrammazioni con breve preavviso fanno parte della routine lavorativa quotidiana.

Che cosa si intende per pianificazione delle risorse in un’impresa edile?

La pianificazione delle risorse nel settore edile va ben oltre la semplice pianificazione dell’impiego del personale.

A seconda delle dimensioni dell’azienda e dell’ambito di attività, è necessario tenere conto contemporaneamente di diverse risorse.

La vera sfida consiste nel non pianificare queste risorse separatamente l’una dall’altra.

Ad esempio, una squadra può essere disponibile mentre l’attrezzatura necessaria è già impiegata in un altro cantiere. Allo stesso modo, un veicolo libero è di scarsa utilità se il collaboratore a cui è destinato è già assegnato a un altro progetto.

Quali sono i problemi di pianificazione che si presentano frequentemente nelle imprese edili?

Le imprese edili si differenziano notevolmente in base ai settori di attività, alle dimensioni dei progetti e alla struttura organizzativa. Ciononostante, alcune sfide si presentano regolarmente.

• I collaboratori vengono trasferiti con breve preavviso da un cantiere all’altro,
• Le attrezzature o i veicoli sono stati pianificati due volte,
• I cantieri iniziano più tardi del previsto,
• I subappaltatori modificano i propri appuntamenti,
• Il materiale non è disponibile in tempo,
• Le condizioni meteorologiche influenzano lo svolgimento previsto,
• Diversi responsabili di cantiere accedono a diversi stati di pianificazione,
• Le informazioni vengono inoltre gestite in elenchi Excel o calendari.

In quali casi sono sufficienti Excel, un calendario o i software di gestione dei cantieri già in uso?

Una pianificazione specializzata delle risorse non è necessariamente indispensabile.

Nel caso in cui vi siano pochi cantieri in corso contemporaneamente, un foglio di calcolo Excel ben organizzato o una soluzione di calendario possono risultare più convenienti rispetto all’introduzione di un sistema aggiuntivo.

Una soluzione semplice può essere sufficiente se:

• vengono pianificati solo pochi cantieri contemporaneamente,
• una persona che coordina la pianificazione degli interventi,
• sono disponibili solo pochi dispositivi o veicoli,
• Le modifiche si verificano relativamente di rado,
• non sono necessarie interfacce automatizzate,
• tutte le parti coinvolte possano conoscere in modo affidabile il piano attuale.

Si dovrebbero inoltre verificare innanzitutto i sistemi ERP, di gestione delle opere edili o di gestione dei progetti già in uso. Qualora tali sistemi dispongano già di funzioni adeguate per la pianificazione delle risorse e degli interventi, un’applicazione aggiuntiva potrebbe risultare superflua.

Per le aziende che attualmente utilizzano prevalentemente fogli di calcolo per la pianificazione, il confronto Visual Planning o Excel un ulteriore supporto decisionale.

Quando è opportuno ricorrere a una pianificazione specializzata delle risorse?

Con l’aumentare del numero di progetti, l’impegno richiesto per il coordinamento spesso cresce in misura maggiore rispetto al semplice numero delle risorse.

I segni distintivi tipici sono:

• Diversi capicantiere accedono alle stesse risorse,
• I collaboratori vengono regolarmente trasferiti da un cantiere all’altro,
• Le attrezzature e i veicoli vengono pianificati più volte,
• le capacità disponibili sono difficilmente individuabili,
• Eventuali modifiche devono essere concordate telefonicamente o via e-mail,
• Diversi file Excel contengono stati di pianificazione differenti,
• Le assenze con breve preavviso comportano un'ampia riprogrammazione manuale.

In tali situazioni, una bacheca di pianificazione centralizzata può aiutare a coordinare le stesse risorse tra diversi cantieri.

1. Pianificazione del personale e delle squadre di lavoro

La pianificazione dell’impiego del personale è una delle attività più importanti in molte imprese edili.

Spesso, tuttavia, non è sufficiente sapere semplicemente se un dipendente è disponibile.

Inoltre, potrebbero essere rilevanti:

• Qualifiche,
• Settore,
• Appartenenza a un team o a una squadra,
• Categorie di patente,
• utilizzo autorizzato dei macchinari,
• Orari di lavoro,
• Ferie e assenze,
• Vicinanza alla sede o al luogo di residenza.

Il livello di dettaglio con cui tali criteri devono essere rappresentati dipende dalle effettive problematiche di pianificazione.

2. Pianificazione di attrezzature e macchine edili

Le attrezzature e i macchinari rappresentano spesso risorse limitate e devono essere coordinati tra diversi cantieri.

Una pianificazione dovrebbe, ad esempio, rendere evidente:

• su quale cantiere si trovi un'attrezzatura,
• per quanto tempo è previsto in programma,
• quando sarà nuovamente disponibile,
• se sono previsti interventi di manutenzione,
• se più cantieri necessitano dello stesso dispositivo,
• quali dispositivi alternativi sono disponibili.

Soprattutto nel caso di attrezzature specializzate, un’assegnazione errata può avere ripercussioni su diversi progetti.

3. Tenere conto dei veicoli e dei trasporti

Anche i veicoli possono rappresentare un collo di bottiglia.

A seconda dell’impresa edile, ad esempio, furgoni, autocarri, rimorchi o veicoli speciali devono essere assegnati a determinati team o cantieri.

Inoltre, potrebbe essere rilevante sapere quale dipendente è autorizzato a guidare il veicolo in questione.

Qualora i veicoli disponibili siano in numero limitato, la loro occupazione dovrebbe essere visibile insieme a quella del personale e dei cantieri.

4. Coordinare contemporaneamente più cantieri

Con più progetti in corso contemporaneamente, la complessità della pianificazione delle risorse aumenta.

Un’azienda non deve quindi limitarsi a considerare i singoli cantieri, ma deve decidere a quale progetto assegnare la priorità per ciascuna risorsa.

Le domande tipiche sono:

• Quale cantiere avrà bisogno di personale aggiuntivo nella prossima settimana?
• In quali casi è possibile ritirare una colonna in anticipo?
• Quale attrezzo è necessario in più cantieri contemporaneamente?
• Quale cantiere presenta il margine di tempo più ridotto?
• Dove si liberano le capacità disponibili?

Una panoramica centralizzata può facilitare tali decisioni.

5. Prevedere modifiche con breve preavviso

La pianificazione edilizia è spesso caratterizzata da cambiamenti.

Le cause tipiche sono:

• maltempo,
• materiale mancante,
• Malattia,
• prestazioni anticipate differite,
• Richieste di modifica da parte del committente,
• Problemi con i subappaltatori,
• problemi tecnici.

Una pianificazione adeguata non dovrebbe quindi limitarsi a rappresentare lo stato teorico iniziale.

Dovrebbe inoltre consentire una rapida ripianificazione, senza dover modificare manualmente tutti gli elenchi interessati.

6. Tenere conto delle qualifiche e delle autorizzazioni

Non tutti i collaboratori sono in grado di svolgere ogni attività.

Nella pianificazione delle risorse, ad esempio, possono essere richieste determinate qualifiche, certificati o autorizzazioni all’uso dei macchinari.

Un software può aiutare a rendere visibili tali caratteristiche.

Esempi:

• Certificati di saldatura,
• Tecnici elettricisti,
• Operatore di gru,
• Autorizzazioni per le piattaforme aeree,
• Categorie di patente,
• Certificazioni di sicurezza.

Il fatto che un software debba verificare automaticamente tali criteri o debba semplicemente visualizzarli dipende dal processo specifico.

7. Includere i subappaltatori nella pianificazione

Le aziende esterne svolgono un ruolo importante in molti progetti edili.

I vostri servizi possono influire direttamente sulla pianificazione delle vostre risorse.

Se un subappaltatore inizia in un secondo momento, potrebbe essere necessario spostare anche, ad esempio, il proprio personale o le proprie attrezzature.

La pianificazione delle risorse consente quindi di rendere visibili i servizi esterni sotto forma di appuntamenti o risorse, senza che le aziende esterne debbano necessariamente ottenere l’accesso completo al sistema di pianificazione interno.

8. Integrare le scadenze di progetto e la pianificazione delle risorse

La pianificazione di un progetto descrive spesso le tappe fondamentali e le fasi di costruzione, mentre la pianificazione delle risorse definisce in modo più concreto quali collaboratori, attrezzature e veicoli verranno effettivamente impiegati.

Entrambi i livelli di pianificazione sono strettamente correlati.

Ad esempio:

1. Una fase dei lavori dovrebbe iniziare lunedì.
2. A tal fine sono necessari cinque collaboratori e un'apparecchiatura speciale.
3. Tuttavia, l’attrezzatura speciale si trova ancora in un altro cantiere.
4. L'intervento precedente subirà un ritardo di tre giorni.
5. Di conseguenza, è necessario rivalutare la data prevista per l’inizio dei lavori.

Una buona pianificazione delle risorse rende visibili tali dipendenze in una fase precoce.

9. Tenere conto delle sedi e dei tempi di percorrenza

Nel settore edile, il luogo di intervento riveste un ruolo più importante rispetto a molti processi di pianificazione stazionari.

Un dipendente o un dispositivo può, in teoria, essere libero, ma essere impiegato in una località geograficamente lontana.

A seconda dell’azienda, può quindi essere opportuno rendere visibili nella pianificazione le informazioni relative alle sedi o alle aree di intervento.

L’ottimizzazione completamente automatica dei percorsi rappresenta tuttavia un’altra problematica e può richiedere sistemi specializzati.

10. Pianificare la manutenzione e i controlli delle apparecchiature

Le macchine e le attrezzature edili devono essere sottoposte a manutenzione o a controlli periodici.

Tali appuntamenti dovrebbero essere presi in considerazione nella pianificazione della disponibilità.

Tra questi possono figurare:

• Intervalli di manutenzione,
• Verifiche UVV,
• Riparazioni,
• Calibrazioni,
• Tempi di pulizia o di allestimento.

Prima dell’implementazione è necessario chiarire se tali informazioni debbano essere gestite direttamente nella pianificazione delle risorse o se debbano essere importate da un altro sistema.

11. Quali dati dovrebbero essere importati dal sistema ERP o dal software per l’edilizia?

Molti dati rilevanti sono già presenti in altri sistemi aziendali.

Esempi di fonti di dati possono essere:

• Sistema ERP,
• Software per progetti edili,
• Gestione del personale,
• Registrazione delle ore lavorative,
• Gestione dei dispositivi,
• CRM,
• Gestione dei progetti.

Da questi sistemi è possibile importare, ad esempio, progetti, cantieri, collaboratori, ordini o dati relativi alle risorse.

È fondamentale stabilire in modo univoco quale sistema sia di riferimento per ciascuna informazione.

12. Quali informazioni devono essere riportate?

Non tutte le modifiche operative devono essere automaticamente trasferite al sistema principale.

Possono essere rilevanti, ad esempio:

• data di esecuzione modificata,
• Assegnazione delle risorse,
• Stato del progetto,
• Periodo di utilizzo,
• Data di intervento in cantiere confermata.

In occasione di ogni integrazione, occorre verificare se la ritrasmissione sia effettivamente necessaria o se comporti solo un onere tecnico aggiuntivo.

Quali sono i limiti della pianificazione delle risorse nel settore edile?

Un software di pianificazione delle risorse non soddisfa automaticamente tutte le esigenze di un’impresa edile.

A seconda della struttura aziendale, potrebbero comunque essere necessari sistemi specializzati per:

• Calcolo dei costi di costruzione,
• Gare d’appalto e aggiudicazione,
• Contabilità,
• Gestione dei documenti,
• Diario di cantiere,
• Pianificazione delle risorse,
• Controllo dei cantieri,
• Ottimizzazione dei percorsi o degli itinerari.

La pianificazione delle risorse non dovrebbe quindi cercare di sostituire inutilmente le applicazioni specialistiche esistenti.

Il suo punto di forza risiede nel coordinamento delle risorse disponibili, delle scadenze e degli interventi operativi.

In quale ambito delle imprese edili si colloca Visual Planning?

Visual Planning® per la pianificazione dei cantieri e dei montaggi può risultare interessante per le imprese edili qualora si debba coordinare il personale, le attrezzature, i veicoli, i progetti e altre risorse nell’ambito di una pianificazione grafica.

La soluzione può essere utilizzata, ad esempio, come pannello di pianificazione operativa centrale, mentre i progetti, i clienti e i dati commerciali continuano a essere gestiti in un sistema ERP o in un software per il settore edile già esistente.

Ciò può rivelarsi particolarmente utile quando più capicantiere o responsabili della pianificazione accedono a risorse condivise e le modifiche devono essere visibili rapidamente.

Tuttavia, Visual Planning non è necessario per tutte le imprese edili.

Se sono attivi contemporaneamente solo pochi cantieri o se il software di gestione edile o ERP già in uso offre una pianificazione delle risorse adeguata, una soluzione aggiuntiva potrebbe comportare più oneri che benefici.

In che modo un’impresa edile dovrebbe testare un sistema di pianificazione delle risorse?

Anziché limitarsi a mostrare solo le funzioni generali, una dimostrazione del prodotto dovrebbe illustrare un caso tipico di pianificazione reale.

Ad esempio:

1. È prevista una colonna per il cantiere A.
2. I lavori in loco subiscono ritardi a causa delle condizioni meteorologiche.
3. La stessa colonna sarà necessaria già due giorni dopo nel cantiere B.
4. Un'attrezzatura necessaria si trova ancora nel cantiere C.
5. Un dipendente è inoltre assente con breve preavviso.
6. Per il cantiere B è necessario individuare risorse alternative.
7. Tutti i responsabili di cantiere interessati devono poter visualizzare lo stato aggiornato della pianificazione.

In uno scenario di questo tipo è possibile rendersi subito conto se una soluzione supporti effettivamente la quotidianità lavorativa.

Quali dati sono necessari per l’implementazione?

Per iniziare non è necessario inserire tutti i dati aziendali.

I dati anagrafici tipici delle risorse sono:

• Dipendenti,
• Team e squadre,
• Macchine e apparecchiature,
• Veicoli,
• Sedi,
• Qualifiche.

I dati tipici di pianificazione sono:

• Cantieri,
• Progetti,
• Periodi di impiego,
• Assegnazioni delle risorse,
• Stato,
• Priorità.

Ulteriori informazioni dovrebbero essere inserite solo quando effettivamente necessarie per il processo di pianificazione.

Qual è l’onere di implementazione?

È possibile implementare una semplice bacheca di pianificazione per i collaboratori e i cantieri in modo relativamente semplice.

La complessità aumenta quando si integrano anche attrezzature, veicoli, qualifiche, più sedi e interfacce.

Le attività tipiche del progetto sono:

• Definire i processi di pianificazione,
• Definire le strutture delle risorse,
• Preparare i dati anagrafici,
• Configurare le viste,
• Configurare i ruoli utente,
• Testare le interfacce,
• Formare i responsabili della pianificazione e gli utenti.

Iniziare con un ambito di pianificazione ben definito può aiutare a mantenere l’implementazione gestibile.

Lista di controllo per la scelta di un sistema di pianificazione delle risorse in un’impresa edile

Oltre ai requisiti tecnici, occorre considerare anche l’intero carico di lavoro necessario per l’implementazione. La nostra panoramica mostra che, Quali costi possono derivare dall’utilizzo di un software di pianificazione delle risorse.

Conclusione: la pianificazione delle risorse nel settore edile deve essere in grado di riflettere rapidamente i cambiamenti

Per le imprese edili, i vantaggi della pianificazione delle risorse derivano soprattutto dalla possibilità di avere una visione d’insieme comune di personale, attrezzature, veicoli, cantieri e scadenze.

Un software aggiuntivo è tuttavia utile solo se riduce concretamente l’onere di pianificazione o migliora la trasparenza.

Per processi di pianificazione di dimensioni ridotte o gestibili, possono essere sufficienti Excel, un calendario o le funzioni già presenti in un software per l’edilizia o in un sistema ERP.

La pianificazione specializzata delle risorse assume maggiore rilevanza quando numerosi cantieri competono contemporaneamente per le stesse risorse e le modifiche con breve preavviso fanno parte della routine quotidiana.

In tali scenari, Visual Planning può rappresentare una possibile soluzione. Per verificare se sia adatto all’azienda, occorre valutare le risorse effettive, i sistemi esistenti, le integrazioni desiderate e uno scenario di pianificazione reale.

Domande frequenti sulla pianificazione delle risorse per le imprese edili

Quali risorse dovrebbe pianificare un’impresa edile?

In genere, tra le risorse rilevanti figurano collaboratori, squadre di lavoro, macchinari edili, veicoli, attrezzature e cantieri. Quali di queste debbano essere pianificate congiuntamente dipende dal modello di business specifico.

È sufficiente Excel per la pianificazione degli interventi nei cantieri?

Nel caso di un numero limitato di cantieri e risorse, Excel può essere più che sufficiente. I problemi sorgono solitamente quando più persone pianificano contemporaneamente, le modifiche sono frequenti o le stesse risorse vengono impiegate in numerosi progetti.

La pianificazione delle risorse può sostituire un software per l’edilizia?

Di norma no. I software per l’edilizia si occupano spesso di preventivazione, gestione dei progetti, rendicontazione o documentazione. La pianificazione delle risorse, invece, si concentra sull’assegnazione operativa di personale, attrezzature e scadenze.

È opportuno pianificare congiuntamente le attrezzature e il personale?

Ciò può risultare utile qualora entrambe le risorse siano necessarie contemporaneamente per un intervento. In questo modo è possibile, ad esempio, riconoscere che, sebbene una squadra sia libera, l’attrezzatura necessaria non sia disponibile.

È necessaria un’interfaccia ERP?

Non è indispensabile. Un’interfaccia diventa particolarmente interessante soprattutto quando progetti, ordini o dati anagrafici sono già gestiti in un altro sistema e si desidera evitare una doppia gestione manuale.

Visual Planning è adatto alle imprese edili?

Visual Planning può risultare interessante qualora si desideri coordinare in modo flessibile risorse e cantieri diversi su un pannello di pianificazione grafico. Tuttavia, in caso di processi di pianificazione semplici o qualora la pianificazione delle risorse nel sistema esistente sia già adeguata, un’applicazione aggiuntiva potrebbe risultare superflua.

Ulteriori strumenti di supporto decisionale per la pianificazione delle risorse

• Confronto tra software di pianificazione delle risorse: 12 criteri di selezione
• Visual Planning o Excel: quando conviene passare a Visual Planning?
• Quanto costa l’implementazione di un software di pianificazione delle risorse?
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