Planowanie zasobów dla firm budowlanych

Firmy budowlane często muszą równolegle koordynować pracowników, sprzęt, pojazdy, place budowy i terminy. Jednocześnie przebieg prac budowlanych ulega zmianom pod wpływem warunków pogodowych, dostępności materiałów, podwykonawców, przesunięć terminów lub priorytetów ustalanych w ostatniej chwili. Odpowiednie planowanie zasobów ma pomóc w szybszym rozpoznawaniu dostępnych możliwości oraz przejrzystej koordynacji zmian.

Nie każda firma budowlana potrzebuje do tego specjalistycznego oprogramowania do planowania zasobów. W przypadku projektów o niewielkim zakresie i ograniczonej liczbie zasobów całkowicie wystarczające mogą być program Excel, kalendarz lub istniejące funkcje oprogramowania budowlanego lub systemu ERP.

Dodatkowe rozwiązanie do planowania staje się szczególnie interesujące, gdy jednocześnie realizowanych jest wiele placów budowy, zasoby są przenoszone między projektami lub gdy zmiany planów w krótkim terminie stanowią część codziennego przebiegu pracy.

Co oznacza planowanie zasobów w przedsiębiorstwie budowlanym?

Planowanie zasobów w branży budowlanej obejmuje znacznie więcej niż tylko planowanie zatrudnienia pracowników.

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i zakresu działalności należy uwzględnić jednocześnie różne zasoby.

Prawdziwym wyzwaniem jest to, aby nie planować tych zasobów oddzielnie od siebie.

Na przykład dana kolumna może być dostępna, podczas gdy potrzebne urządzenie jest już wykorzystywane na innym placu budowy. Podobnie wolny pojazd może być mało przydatny, jeśli pracownik, który ma go obsługiwać, jest zaplanowany do pracy przy innym projekcie.

Jakie problemy związane z planowaniem najczęściej występują w firmach budowlanych?

Firmy budowlane znacznie różnią się między sobą pod względem branż, wielkości projektów i struktury organizacyjnej. Niemniej jednak pewne wyzwania pojawiają się regularnie.

• Pracownicy są w krótkim terminie przenoszeni między placami budowy,
• Urządzenia lub pojazdy zostały zaplanowane dwukrotnie,
• Prace budowlane rozpoczynają się później niż przewidywano,
• Podwykonawcy zmieniają terminy,
• Materiał nie jest dostępny w odpowiednim terminie,
• Warunki pogodowe mają wpływ na zaplanowany przebieg wydarzeń,
• kilku kierowników budowy ma dostęp do różnych stanów planowania,
• Informacje są dodatkowo aktualizowane w arkuszach programu Excel lub kalendarzach.

Kiedy wystarczą program Excel, kalendarz lub istniejące oprogramowanie budowlane?

Specjalistyczne planowanie zasobów nie jest automatycznie konieczne.

W przypadku niewielkiej liczby równoległych placów budowy dobrze zorganizowany arkusz kalkulacyjny w programie Excel lub rozwiązanie kalendarzowe może okazać się bardziej opłacalne niż wdrożenie dodatkowego systemu.

Proste rozwiązanie może okazać się wystarczające, jeśli:

• planowanych jest jednocześnie tylko kilka placów budowy,
• osoba koordynująca planowanie zadań,
• gdy dostępnych jest tylko kilka urządzeń lub pojazdów,
• Zmiany pojawiają się stosunkowo rzadko,
• nie są wymagane żadne zautomatyzowane interfejsy,
• wszyscy zainteresowani mają pewność, że znają aktualny plan.

Należy również najpierw sprawdzić istniejące systemy ERP, systemy budowlane lub systemy zarządzania projektami. Jeśli posiadają one już odpowiednie funkcje planowania zasobów i harmonogramów, dodatkowa aplikacja może okazać się zbędna.

Dla przedsiębiorstw, które obecnie planują głównie przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych, porównanie to oferuje Visual Planning lub Excel dodatkowa pomoc w podejmowaniu decyzji.

Kiedy warto zastosować specjalistyczne planowanie zasobów?

Wraz ze wzrostem liczby projektów nakład pracy związany z koordynacją często rośnie szybciej niż sama liczba zasobów.

Typowe cechy to:

• kilku kierowników budowy korzysta z tych samych zasobów,
• Pracownicy są regularnie przenoszeni między placami budowy,
• Urządzenia i pojazdy są wielokrotnie uwzględniane w planach,
• wolne moce produkcyjne są trudne do zidentyfikowania,
• Wszelkie zmiany należy uzgodnić telefonicznie lub pocztą elektroniczną,
• Różne pliki Excel zawierają różne stany planowania,
• Krótkoterminowe nieobecności powodują konieczność przeprowadzenia szeroko zakrojonego ręcznego planowania.

W takich sytuacjach pomocna może być centralna tablica planowania, umożliwiająca koordynację tych samych zasobów na wielu placach budowy.

1. Planowanie pracowników i ekip

Planowanie zatrudnienia personelu należy do najważniejszych zadań w wielu przedsiębiorstwach budowlanych.

Często jednak sama wiedza o tym, czy pracownik jest dostępny, nie wystarcza.

Ponadto istotne mogą być następujące informacje:

• Kwalifikacje,
• Gewerkschaft,
• Przynależność do zespołu lub brygady,
• Kategorie praw jazdy,
• uprawniona obsługa maszyn,
• Godziny pracy,
• Urlopy i nieobecności,
• Lokalizacja lub bliskość miejsca zamieszkania.

Stopień szczegółowości, z jakim należy uwzględnić te kryteria, zależy od rzeczywistych problemów związanych z planowaniem.

2. Planowanie wykorzystania urządzeń i maszyn budowlanych

Urządzenia i maszyny często stanowią zasoby ograniczone i wymagają koordynacji na wielu placach budowy.

Planowanie powinno na przykład uwidocznić:

• na którym placu budowy znajduje się dane urządzenie,
• jak długo jest to tam zaplanowane,
• kiedy znów będzie dostępny,
• niezależnie od tego, czy zbliżają się terminy konserwacji,
• czy kilka placów budowy potrzebuje tego samego urządzenia,
• jakie alternatywne urządzenia są dostępne.

Szczególnie w przypadku urządzeń specjalistycznych błędne przypisanie może mieć wpływ na wiele projektów.

3. Uwzględnienie pojazdów i transportu

Również pojazdy mogą stać się wąskim gardłem.

W zależności od firmy budowlanej konieczne jest na przykład przypisanie samochodów dostawczych, ciężarówek, przyczep lub pojazdów specjalistycznych do określonych zespołów lub placów budowy.

Dodatkowo istotne może być to, który pracownik może prowadzić dany pojazd.

Jeśli liczba pojazdów jest niewielka, ich zajętość powinna być widoczna wraz z harmonogramem pracy personelu i planami placów budowy.

4. Jednoczesna koordynacja wielu placów budowy

Wraz z realizacją wielu projektów równolegle wzrasta złożoność planowania zasobów.

Przedsiębiorstwo musi wówczas nie tylko brać pod uwagę poszczególne place budowy, ale także decydować, które zasoby mają priorytet w ramach poszczególnych projektów.

Typowe pytania to:

• Który plac budowy będzie potrzebował dodatkowych pracowników w nadchodzącym tygodniu?
• W jakich przypadkach kolumna może zostać usunięta wcześniej?
• Jakie urządzenie jest potrzebne jednocześnie na kilku placach budowy?
• Który plac budowy ma najmniejszy margines czasowy?
• Gdzie pojawiają się wolne moce produkcyjne?

Centralny przegląd może pomóc w podjęciu tych decyzji.

5. Należy uwzględnić zmiany w ostatniej chwili

Planowanie budowlane często charakteryzuje się zmianami.

Typowe przyczyny to:

• zła pogoda,
• brakujące materiały,
• Choroba,
• opóźnione usługi wstępne,
• Prośby zleceniodawcy dotyczące zmian,
• Problemy z podwykonawcami,
• awarie techniczne.

Odpowiednie planowanie powinno zatem nie tylko odzwierciedlać pierwotny stan docelowy.

Powinno ono również umożliwiać szybką zmianę planu bez konieczności ręcznego dostosowywania wszystkich powiązanych list.

6. Uwzględnienie kwalifikacji i uprawnień

Nie każdy pracownik może wykonywać każde zadanie.

W procesie planowania zadań mogą być na przykład wymagane określone kwalifikacje, certyfikaty lub uprawnienia do obsługi maszyn.

Oprogramowanie może pomóc w uwidocznieniu takich cech.

Przykłady:

• Certyfikaty spawalnicze,
• Elektrycy,
• Operator dźwigu,
• Uprawnienia do obsługi podnośników koszowych,
• Kategorie praw jazdy,
• Kwalifikacje w zakresie bezpieczeństwa.

To, czy oprogramowanie musi automatycznie sprawdzać takie kryteria, czy też ma je jedynie wyświetlać, zależy od danego procesu.

7. Uwzględnienie podwykonawców w planowaniu

Firmy zewnętrzne odgrywają ważną rolę w wielu projektach budowlanych.

Państwa usługi mogą mieć bezpośredni wpływ na Państwa własne planowanie zasobów.

Jeśli podwykonawca rozpocznie pracę z opóźnieniem, może zaistnieć konieczność przesunięcia terminów pracy własnych pracowników lub sprzętu.

Planowanie zasobów może zatem uwidocznić usługi zewnętrzne w postaci terminów lub zasobów, bez konieczności przyznawania firmom zewnętrznym pełnego dostępu do wewnętrznego systemu planowania.

8. Połączenie terminów projektów z planowaniem zasobów

Planowanie projektu często obejmuje kamienie milowe i etapy budowy, natomiast planowanie zasobów określa bardziej konkretnie, którzy pracownicy, urządzenia i pojazdy zostaną faktycznie wykorzystane.

Oba poziomy planowania są ze sobą ściśle powiązane.

Na przykład:

1. W poniedziałek ma rozpocząć się kolejny etap budowy.
2. Do tego potrzeba pięciu pracowników i specjalistycznego urządzenia.
3. To specjalistyczne urządzenie znajduje się jednak nadal na innym placu budowy.
4. Poprzednie zlecenie zostanie opóźnione o trzy dni.
5. W związku z tym należy ponownie ocenić planowaną datę rozpoczęcia budowy.

Dobre planowanie zasobów pozwala na wczesne wykrycie takich zależności.

9. Uwzględnienie lokalizacji i czasu dojazdu

W branży budowlanej miejsce realizacji odgrywa większą rolę niż w wielu stacjonarnych procesach planowania.

Pracownik lub urządzenie może teoretycznie być wolne, ale fizycznie znajdować się w odległej lokalizacji.

W zależności od charakteru działalności firmy warto zatem uwidocznić w planowaniu informacje dotyczące lokalizacji lub obszarów zastosowań.

Pełna automatyzacja optymalizacji tras stanowi jednak odrębne zadanie i może wymagać zastosowania wyspecjalizowanych systemów.

10. Planowanie konserwacji i przeglądów urządzeń

Maszyny i urządzenia budowlane wymagają regularnej konserwacji lub kontroli.

Terminy takie należy uwzględnić podczas planowania dostępności.

Może to obejmować:

• Częstotliwość konserwacji,
• Kontrole UVV,
• Naprawy,
• Kalibracje,
• Czas czyszczenia lub przygotowania.

Przed wdrożeniem należy wyjaśnić, czy informacje te będą zarządzane bezpośrednio w ramach planowania zasobów, czy też będą pobierane z innego systemu.

11. Jakie dane należy przenieść z systemu ERP lub oprogramowania budowlanego?

Wiele istotnych danych istnieje już w innych systemach firmowych.

Typowe źródła danych mogą obejmować:

• System ERP,
• Oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi,
• Zarządzanie kadrami,
• Rejestracja czasu pracy,
• Zarządzanie urządzeniami,
• CRM,
• Zarządzanie projektami.

Z systemów tych można na przykład pobierać dane dotyczące projektów, placów budowy, pracowników, zleceń lub zasobów.

Kluczowe znaczenie ma jednoznaczne określenie, który system ma charakter nadrzędny w odniesieniu do poszczególnych informacji.

12. Jakie informacje należy podać?

Nie każda zmiana operacyjna musi być automatycznie przekazywana z powrotem do systemu nadrzędnego.

Istotne mogą być na przykład:

• zmieniony termin realizacji,
• Przydzielanie zasobów,
• Status projektu,
• Okres użytkowania,
• potwierdzony termin realizacji budowy.

Przy każdej integracji należy sprawdzić, czy transfer zwrotny jest rzeczywiście konieczny, czy też powoduje jedynie dodatkowe obciążenie techniczne.

Jakie są ograniczenia planowania zasobów w branży budowlanej?

Oprogramowanie do planowania zasobów nie spełnia automatycznie wszystkich wymagań firmy budowlanej.

W zależności od struktury przedsiębiorstwa mogą być nadal niezbędne specjalistyczne systemy do:

• Kalkulacja kosztów budowy,
• Przetargi i udzielanie zamówień,
• Rozliczenia,
• Zarządzanie dokumentami,
• Dziennik budowy,
• Planowanie zapotrzebowania na materiały,
• Kontrola placów budowy,
• Optymizacja tras lub trasy.

Planowanie zasobów nie powinno zatem polegać na niepotrzebnym zastępowaniu istniejących aplikacji branżowych.

Głównym obszarem działalności firmy jest koordynacja dostępnych zasobów, terminów oraz zadań operacyjnych.

Jakie miejsce zajmuje Visual Planning w firmach budowlanych?

Visual Planning® do planowania placów budowy i montażu może być interesujące dla firm budowlanych, jeśli konieczne jest koordynowanie pracowników, sprzętu, pojazdów, projektów i innych zasobów w ramach planowania graficznego.

Rozwiązanie to może służyć na przykład jako centralna tablica planowania operacyjnego, podczas gdy projekty, dane klientów oraz dane handlowe są nadal zarządzane w istniejącym systemie ERP lub oprogramowaniu budowlanym.

Może to być szczególnie przydatne, gdy kilku kierowników budowy lub dyspozytorów korzysta ze wspólnych zasobów, a zmiany muszą być szybko widoczne.

Visual Planning nie jest jednak niezbędne dla każdej firmy budowlanej.

Jeśli jednocześnie realizowanych jest tylko kilka placów budowy lub istniejące oprogramowanie budowlane lub ERP zapewnia już odpowiednie planowanie zasobów, dodatkowe rozwiązanie może przynieść więcej wysiłku niż korzyści.

W jaki sposób firma budowlana powinna przetestować system planowania zasobów?

Zamiast ograniczać się do prezentacji ogólnych funkcji, demonstracja produktu powinna przedstawiać typowy, rzeczywisty przypadek planowania.

Na przykład:

1. W harmonogramie dla placu budowy A przewidziano jedną kolumnę.
2. Prace na miejscu są opóźnione z powodu warunków pogodowych.
3. Ta sama kolumna będzie potrzebna już dwa dni później na placu budowy B.
4. Potrzebne urządzenie znajduje się nadal na placu budowy C.
5. Dodatkowo jeden z pracowników jest nieobecny z krótkoterminowej przyczyny.
6. W przypadku placu budowy B należy znaleźć alternatywne zasoby.
7. Wszyscy zainteresowani kierownicy budowy powinni zapoznać się z aktualnym stanem planowania.

Na podstawie takiego scenariusza można szybko stwierdzić, czy dane rozwiązanie wspiera rzeczywistą codzienną pracę.

Jakie dane są potrzebne do wdrożenia?

Na początek nie ma konieczności wprowadzania wszystkich danych firmy.

Typowe dane podstawowe dotyczące zasobów to:

• Pracownicy,
• Zespoły i brygady,
• Maszyny i urządzenia,
• Pojazdy,
• Lokalizacje,
• Kwalifikacje.

Typowe dane planistyczne to:

• Place budowy,
• Projekty,
• Okresy użytkowania,
• Przypisywanie zasobów,
• Status,
• Priorytety.

Dodatkowe informacje należy uwzględnić dopiero wtedy, gdy będą one faktycznie potrzebne w procesie planowania.

Jakie są koszty wdrożenia?

Wprowadzenie prostego systemu planowania dla pracowników i placów budowy jest stosunkowo łatwe do zrealizowania.

Nakład pracy wzrasta, gdy konieczne jest dodatkowe zintegrowanie urządzeń, pojazdów, kwalifikacji, wielu lokalizacji oraz interfejsów.

Typowe zadania w ramach projektów to:

• Zdefiniowanie procesów planowania,
• Określenie struktur zasobów,
• Przygotowanie danych podstawowych,
• Konfiguracja widoków,
• Skonfigurowanie ról użytkowników,
• Testowanie interfejsów,
• Szkolenie dyspozytorów i użytkowników.

Rozpoczęcie od jasno wyznaczonego obszaru planowania może pomóc w utrzymaniu przejrzystości procesu wdrażania.

Lista kontrolna dotycząca wyboru systemu planowania zasobów w przedsiębiorstwie budowlanym

Oprócz wymagań merytorycznych należy również uwzględnić całkowity nakład związany z wdrożeniem. Nasze zestawienie pokazuje, jakie koszty mogą wynikać z korzystania z oprogramowania do planowania zasobów.

Wniosek: Planowanie zasobów w branży budowlanej musi umożliwiać szybkie uwzględnianie zmian

Korzyści płynące z planowania zasobów dla firm budowlanych wynikają przede wszystkim z możliwości uzyskania wspólnego przeglądu pracowników, sprzętu, pojazdów, placów budowy i terminów.

Dodatkowe oprogramowanie ma jednak sens tylko wtedy, gdy zmniejsza konkretny nakład pracy związany z planowaniem lub poprawia przejrzystość.

W przypadku mniejszych lub łatwych do ogarnięcia procesów planowania wystarczające mogą być program Excel, kalendarz lub istniejące funkcje oprogramowania budowlanego lub ERP.

Specjalistyczne planowanie zasobów staje się coraz bardziej istotne, gdy wiele placów budowy jednocześnie konkuruje o te same zasoby, a zmiany w ostatniej chwili stanowią nieodłączną część codziennej działalności.

W takich sytuacjach Visual Planning może stanowić potencjalne rozwiązanie. To, czy rozwiązanie to jest odpowiednie dla danej firmy, należy sprawdzić na podstawie rzeczywistych zasobów, istniejących systemów, pożądanych integracji oraz rzeczywistego scenariusza planowania.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące planowania zasobów dla firm budowlanych

Jakie zasoby powinna planować firma budowlana?

Zazwyczaj do istotnych zasobów zaliczają się pracownicy, ekipy robocze, maszyny budowlane, pojazdy, urządzenia oraz place budowy. To, które z nich należy planować łącznie, zależy od konkretnego modelu biznesowego.

Czy program Excel wystarcza do planowania zadań na placach budowy?

W przypadku niewielkiej liczby placów budowy i zasobów program Excel może w zupełności wystarczyć. Problemy pojawiają się zazwyczaj wtedy, gdy kilka osób planuje jednocześnie, zmiany występują często lub te same zasoby są wykorzystywane w wielu projektach.

Czy oprogramowanie do planowania zasobów może zastąpić oprogramowanie budowlane?

Z reguły nie. Oprogramowanie dla branży budowlanej często obejmuje kalkulację kosztów, zarządzanie projektami, rozliczenia lub dokumentację. Planowanie zasobów koncentruje się natomiast na operacyjnym przydzielaniu pracowników, sprzętu i terminów.

Czy należy wspólnie planować wykorzystanie urządzeń i pracowników?

Może to być przydatne, gdy oba zasoby są potrzebne jednocześnie do realizacji zadania. Dzięki temu można na przykład stwierdzić, że choć kolumna jest wolna, to jednak wymagane urządzenie nie jest dostępne.

Czy konieczne jest połączenie z systemem ERP?

Nie jest to konieczne. Interfejs staje się interesujący przede wszystkim wtedy, gdy projekty, zlecenia lub dane podstawowe są już zarządzane w innym systemie i należy uniknąć ręcznego podwójnego wprowadzania danych.

Czy Visual Planning nadaje się dla firm budowlanych?

Visual Planning może okazać się interesującym rozwiązaniem, jeśli konieczne jest elastyczne koordynowanie różnych zasobów i placów budowy na graficznej tablicy planowania. Jednak w przypadku prostych procesów planowania lub gdy planowanie zasobów w istniejącym systemie jest już wystarczające, dodatkowa aplikacja może okazać się zbędna.

Dodatkowe wskazówki dotyczące planowania zasobów

• Porównanie oprogramowania do planowania zasobów: 12 kryteriów wyboru
• Visual Planning czy Excel: kiedy warto dokonać zmiany?
• Ile kosztuje wdrożenie oprogramowania do planowania zasobów?
• Chmura, hosting czy rozwiązanie lokalne: która forma eksploatacji jest odpowiednia?
• Planowanie zasobów dla przedsiębiorstw z branży budowy maszyn