Porównanie oprogramowania do planowania zasobów: 12 kryteriów wyboru

Odpowiedniego oprogramowania do planowania zasobów nie należy wybierać wyłącznie na podstawie zakresu funkcji lub ceny. Decydujące znaczenie ma to, jak dobrze dane rozwiązanie wpisuje się w rzeczywiste procesy planowania, istniejące systemy oraz wymagania użytkowników.

Niniejszy przewodnik zawiera dwanaście kryteriów, dzięki którym przedsiębiorstwa mogą w sposób systematyczny porównać oprogramowanie do planowania zasobów. Pomaga on ustalić, kiedy wystarczy proste rozwiązanie, kiedy wskazane jest zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do planowania oraz jakie kwestie należy wyjaśnić przed podjęciem decyzji.

Jakie funkcje powinno spełniać oprogramowanie do planowania zasobów?

Planowanie zasobów ma różne znaczenie w zależności od przedsiębiorstwa. Podczas gdy niektóre firmy zajmują się głównie planowaniem pracowników i ich dostępności, inne muszą jednocześnie koordynować maszyny, pojazdy, pomieszczenia, projekty, zlecenia lub zewnętrznych usługodawców.

Dlatego nie istnieje jedno oprogramowanie do planowania zasobów, które byłoby w równym stopniu odpowiednie dla każdej firmy. Rozsądny wybór należy rozpocząć od własnych procesów, a nie od jak najdłuższej listy funkcji.

Przed porównaniem różnych rozwiązań przedsiębiorstwa powinny najpierw ustalić:

• Jakie zasoby należy uwzględnić w planowaniu?
• Ile osób zajmuje się planowaniem?
• Jak często zmieniają się terminy, zlecenia i moce produkcyjne?
• Jakie informacje muszą być widoczne podczas planowania?
• Które z istniejących systemów dostarczają dane?
• Jakie wyniki należy przekazać do innych systemów?

1. Jakie zasoby należy uwzględnić w planowaniu?

Najważniejszym kryterium wyboru jest rodzaj zasobów. Oprogramowanie służące wyłącznie do planowania zatrudnienia stawia inne wymagania niż rozwiązanie, za pomocą którego planuje się jednocześnie pracowników, maszyny, pojazdy i zlecenia.

Typowe zasoby to na przykład:

• Pracownicy i zespoły
• Maszyny i urządzenia
• Pojazdy
• Narzędzia i środki produkcji
• Pomieszczenia i stanowiska pracy
• Projekty i zlecenia
• Zlecenia serwisowe
• zewnętrzni usługodawcy

Im bardziej zróżnicowane są zasoby, tym ważniejsza staje się elastyczna struktura danych. Przedsiębiorstwa powinny sprawdzić, czy możliwe jest odwzorowanie własnych typów zasobów, właściwości oraz reguł planowania.

2. Jak skomplikowane jest codzienne planowanie?

W przypadku prostych zadań związanych z planowaniem wystarczające mogą być program Excel, kalendarz lub wspólne arkusze kalkulacyjne. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy planowanych jest niewiele zasobów, a zmiany pojawiają się rzadko.

Specjalistyczne oprogramowanie do planowania zasobów staje się bardziej przydatne, gdy kilku planistów pracuje jednocześnie, konieczne jest uwzględnienie zależności lub terminy i moce produkcyjne ulegają częstym zmianom.

Proste rozwiązanie może okazać się wystarczające, jeśli:

• zarządzanych jest tylko kilka zasobów,
• za planowanie odpowiada jedna osoba,
• rzadko zdarzają się zmiany w ostatniej chwili,
• nie są wymagane żadne zautomatyzowane interfejsy,
• Konflikty planistyczne można wykrywać ręcznie.

Wykorzystanie specjalistycznego rozwiązania ma większy sens, gdy:

• można jednocześnie planować wiele zasobów,
• planują pracę kilku osób,
• Zlecenia są często przekładane,
• Należy szybko rozpoznawać ograniczenia wydajności,
• Istnieją zależności między zasobami,
• Wymagane są dane z systemów ERP, CRM lub innych.

3. Na ile przejrzyste jest planowanie graficzne?

Planowanie zasobów musi nie tylko przechowywać dane, ale także uwidaczniać powiązania. Dlatego też, zwłaszcza w przypadku wielu równoległych procesów, graficzna prezentacja stanowi istotne kryterium wyboru.

Firmy powinny sprawdzić, czy użytkownicy mogą na przykład od razu rozpoznać na tablicy planowania:

• które zasoby są dostępne lub już w pełni wykorzystane,
• które zlecenia są realizowane równolegle,
• gdzie dochodzi do nakładania się terminów,
• które zadania można przesunąć,
• które zasoby są przypisane do danego zlecenia.

Kolory, symbole i różne widoki mogą ułatwić orientację. Kluczowe znaczenie ma jednak to, aby przedstawienie pozostało przejrzyste nawet w przypadku większej liczby zasobów.

4. W jakim stopniu oprogramowanie można dostosować do indywidualnych potrzeb?

Procesy planowania różnią się znacznie w zależności od przedsiębiorstwa. Sztywne, standardowe rozwiązanie może zatem szybko napotkać ograniczenia.

W ramach porównania należy sprawdzić, jakie dostosowania są możliwe bez konieczności indywidualnego opracowywania oprogramowania.

Istotne są między innymi:

• własne pola i struktury danych,
• indywidualne widoki,
• Filtry i grupowanie,
• Kolory i oznaczenia statusów,
• Zasady planowania,
• Role użytkowników i uprawnienia,
• Przepływy pracy i zatwierdzenia.

Im bardziej specyficzne są procesy operacyjne, tym większe znaczenie ma ta elastyczność.

5. Jakie interfejsy są wymagane?

W wielu przedsiębiorstwach planowanie zasobów nie jest procesem odizolowanym. Dane dotyczące zleceń, klientów, pracowników lub maszyn są już dostępne w innych aplikacjach.

Typowe systemy, z którymi współpracuje oprogramowanie, to:

• Systemy ERP,
• Systemy PPS,
• Systemy CRM,
• Rejestracja czasu pracy,
• Oprogramowanie kadrowe,
• Systemy zarządzania usługami,
• Oprogramowanie do zarządzania projektami,
• Aplikacje z zakresu analizy biznesowej.

Przed dokonaniem wyboru należy zatem określić, który system ma charakter nadrzędny w odniesieniu do poszczególnych danych.

Jednym z ważnych pytań jest na przykład: czy zlecenie jest tworzone w ramach planowania zasobów, czy też jest przejmowane z systemu ERP?

Równie ważna jest kwestia przepływu danych w drugą stronę. Czy dane planistyczne, terminy lub informacje o statusie muszą być następnie przekazywane z powrotem do innych systemów?

Jeśli w firmie funkcjonuje już system ERP lub PPS, należy dodatkowo sprawdzić, czy jego funkcje planowania są wystarczające, czy też wskazane jest zastosowanie dodatkowej cyfrowej tablicy planistycznej.

6. W jaki sposób uwzględniane są moce produkcyjne i dostępność?

Często sam przegląd terminów nie wystarcza do prawdziwego planowania zasobów. Firmy powinny sprawdzić, czy oprogramowanie uwzględnia rzeczywiste moce produkcyjne i dostępność zasobów.

Może to obejmować:

• Godziny pracy,
• Modele zmianowe,
• Urlopy i nieobecności,
• Czasy pracy maszyn,
• Czas konserwacji,
• różne poziomy obciążenia,
• Kwalifikacje pracowników,
• Lokalizacje lub obszary zastosowań.

Szczególnie w przypadku ograniczonych zasobów jakość planowania zdolności produkcyjnych może mieć większy wpływ na korzyści niż sama liczba dostępnych funkcji.

7. W jaki sposób wykrywane są konflikty planowania?

Wraz ze wzrostem liczby zasobów i zleceń rośnie ryzyko podwójnego przypisania zasobów oraz sprzecznych planów.

Oprogramowanie do planowania zasobów powinno zatem jasno wskazywać, na przykład gdy:

• gdy zasób jest przypisany jednocześnie do kilku zleceń,
• gdy wymagany zasób jest niedostępny,
• w przypadku przekroczenia limitów wydajności,
• Terminy są od siebie zależne,
• brakuje niezbędnych kwalifikacji.

Stopień automatyzacji takich kontroli zależy od konkretnego obszaru zastosowania. Nie każda firma potrzebuje złożonego zestawu reguł.

8. Jak łatwa jest obsługa tego systemu dla planistów i pracowników?

Wydajne oprogramowanie przynosi niewielkie korzyści, jeśli w codziennej pracy rozumie je jedynie garstka specjalistów.

Dlatego należy sprawdzić nie tylko listę funkcji. Decydujące znaczenie ma to, w jaki sposób typowe zadania są faktycznie realizowane.

Podczas prezentacji produktu użytkownicy powinni na przykład przetestować:

• zaplanować nowe zlecenie,
• przełożyć termin,
• wymienić zasób,
• rozpoznać konflikt,
• wyszukiwać wolne moce produkcyjne,
• Wyświetlenie informacji dotyczących danej operacji.

Oprogramowanie powinno odpowiadać nie tylko zespołowi projektowemu, który je wybiera, ale przede wszystkim pracownikom, którzy będą z niego korzystać na co dzień.

9. Chmura, hosting czy rozwiązanie lokalne?

Również preferowana forma działalności należy do podstawowych kryteriów wyboru.

W zależności od dostawcy i produktu można rozważyć różne modele:

• Chmura lub oprogramowanie jako usługa (SaaS),
• Hosting w zewnętrznym centrum danych,
• Działanie w ramach własnej infrastruktury informatycznej.

To, która opcja jest odpowiednia, zależy między innymi od strategii informatycznej, wymogów dotyczących ochrony danych, istniejącej infrastruktury, integracji oraz wewnętrznych wytycznych.

Dlatego też przedsiębiorstwa nie powinny sprawdzać dopiero po dokonaniu wyboru produktu, czy obsługiwana jest pożądana forma działalności.

Dlatego też firmy nie powinny sprawdzać dopiero po dokonaniu wyboru produktu, czy obsługiwana jest pożądana forma działalności. Nasze porównanie Chmura, hosting lub w siedzibie klienta przedstawia szczegółowo różnice między tymi trzema formami działalności.

10. Jakie są koszty wdrożenia?

Licencjonowanie oprogramowania stanowi jedynie część projektu. Rzeczywisty nakład pracy wynika często z dostosowania oprogramowania do procesów operacyjnych oraz z integracji istniejących danych.

Typowe zadania związane z wdrożeniem to:

• Proszę uwzględnić wymagania,
• Zdefiniowanie procesów planowania,
• Konfiguracja struktur danych,
• Importowanie zasobów,
• Tworzenie użytkowników i uprawnień,
• Konfiguracja interfejsów,
• Dostosowanie widoków i reguł,
• Przeprowadzić szkolenia dla użytkowników,
• Przeprowadzić testy.

Prosta, standardowa aplikacja może zostać wdrożona odpowiednio szybciej niż rozwiązanie o wysokim stopniu integracji, obejmujące indywidualne procesy.

Dlatego też przy porównywaniu różnych ofert należy zapytać nie tylko o cenę licencji, ale również o przewidywany nakład pracy związany z projektem.

11. Jakie są łączne koszty?

Aby uzyskać realistyczne porównanie, przedsiębiorstwa powinny wziąć pod uwagę całkowite koszty. W przeciwnym razie trudno jest porównać ze sobą różne modele cenowe.

Możliwe składniki kosztów to:

• Licencje lub opłaty za użytkowanie,
• Instalacja i konfiguracja,
• Doradztwo,
• Interfejsy,
• Migracja danych,
• Szkolenie,
• Hosting,
• Konserwacja i wsparcie techniczne,
• późniejsze rozszerzenia.

W przypadku prostych wymagań bardziej opłacalne może być tańsze rozwiązanie standardowe. Natomiast w przypadku złożonych procesów planowania dodatkowa automatyzacja, większa przejrzystość oraz mniejszy nakład pracy ręcznej mogą uzasadniać wyższe koszty wdrożenia.

Aby uzyskać szczegółową wycenę, proszę zapoznać się z poniższym zestawieniem, Jakie koszty wiążą się z wdrożeniem oprogramowania do planowania zasobów?.

12. Czy rozwiązanie to może rozwijać się wraz z firmą?

Dzisiejsze zadanie związane z planowaniem nie powinno być jedynym kryterium. Przedsiębiorstwa powinny również wziąć pod uwagę, jak mogą ewoluować wymagania w nadchodzących latach.

Należy sprawdzić na przykład:

• Czy można dodać dodatkowych użytkowników?
• Czy możliwe jest włączenie kolejnych działów?
• Czy można dodawać nowe typy zasobów?
• Czy możliwe jest dodanie kolejnych interfejsów?
• Czy możliwe jest dodanie dodatkowych lokalizacji?
• Czy procesy można rozszerzyć w przyszłości?

Jednocześnie nie należy mylić skalowalności z niepotrzebną złożonością. Firma nie powinna płacić za funkcje ani wdrażać rozwiązań, które prawdopodobnie nie będą jej potrzebne.

Przegląd 12 kryteriów wyboru

Kiedy wystarczy program Excel lub proste narzędzie do planowania?

Nie każda firma od razu potrzebuje specjalistycznego oprogramowania do planowania zasobów.

Program Excel lub proste rozwiązania kalendarzowe mogą być przydatne, gdy planowanych jest niewiele zasobów, planowaniem zajmuje się tylko jedna osoba, a zależności i zautomatyzowane interfejsy praktycznie nie występują.

Wraz ze wzrostem złożoności często pojawiają się jednak dodatkowe ręczne czynności. Informacje muszą być wielokrotnie aktualizowane, stany planowania mogą się rozbiegać, a konflikty są wykrywane zbyt późno.

Właściwy moment na wprowadzenie zmian zależy zatem w mniejszym stopniu od konkretnej wielkości przedsiębiorstwa, a w większym od stopnia złożoności procesu planowania.

Jeśli obecnie korzystają Państwo z programu Excel do planowania, mogą Państwo tutaj dokładniej sprawdzić, Kiedy wystarczy program Excel, a kiedy warto przejść na Visual Planning.

Kiedy warto skorzystać ze specjalistycznego oprogramowania do planowania zasobów?

Specjalistyczne rozwiązanie może okazać się przydatne, gdy planowanie zasobów staje się kluczowym procesem operacyjnym.

Typowe oznaki to:

• regularne nakładanie się rezerwacji,
• duży nakład pracy związany z ręcznym koordynowaniem,
• kilka równoległych list planowania,
• brak przejrzystości w zakresie wolnych mocy produkcyjnych,
• częste zmiany terminów,
• wielu uczestników procesu planowania,
• wielokrotne przesyłanie danych między różnymi systemami.

W takich sytuacjach należy sprawdzić, czy scentralizowany system planowania może uprościć procesy i zapewnić bardziej spójny dostęp do informacji.

W jakiej kategorii można zaklasyfikować Visual Planning?

Visual Planning to konfigurowalne oprogramowanie do planowania graficznego i zarządzania zasobami. Znajduje ono zastosowanie zwłaszcza tam, gdzie konieczne jest wspólne przedstawianie i przetwarzanie różnych zasobów, terminów oraz informacji operacyjnych.

Rozwiązanie to może być interesujące na przykład dla przedsiębiorstw, które pragną dostosować swoje planowanie do własnych procesów, zarządzać wieloma typami zasobów lub wymieniać dane z innymi systemami firmowymi.

Taka elastyczność nie jest jednak konieczna w każdym przypadku. W przypadku bardzo niewielkich lub prostych zadań związanych z planowaniem wystarczające może być arkusze kalkulacyjne, rozwiązanie kalendarzowe lub istniejąca już funkcja w systemie ERP.

Należy zatem sprawdzić, czy rozwiązanie „Visual Planning” lub inne rozwiązanie jest odpowiednie, na podstawie konkretnych wymagań oraz dwunastu wymienionych kryteriów wyboru.

Jakie kwestie należy wyjaśnić przed wyborem oprogramowania?

Im dokładniej zdefiniowane zostaną wymagania przed prezentacją produktu, tym bardziej miarodajne będzie porównanie oprogramowania.

Dobre przygotowanie obejmuje co najmniej:

• Liczba i rodzaj zasobów podlegających planowaniu,
• Liczba planistów i użytkowników,
• typowa liczba równoległych operacji,
• istniejące źródła danych,
• wymagane interfejsy,
• ważne zasady planowania,
• niezbędne raporty i analizy,
• pożądana forma działalności,
• Wymagania dotyczące ról i uprawnień.

Dzięki tym informacjom można przeprowadzić prezentację produktu w oparciu o konkretne przypadki zastosowań, zamiast ograniczać się jedynie do przedstawiania ogólnych funkcji.

Praktyczna wskazówka dotycząca porównania oprogramowania

Proszę poprosić różnych dostawców o zaprezentowanie w miarę możliwości tego samego rzeczywistego przypadku planowania.

Na przykład:

1. Przyjmujemy nowe zlecenie.
2. Należy znaleźć odpowiedni zasób.
3. Planowany jest termin.
4. Jeden z zasobów został nagle wyłączony z eksploatacji.
5. Zlecenie należy ponownie zaplanować.
6. Zmiana powinna być widoczna dla wszystkich zainteresowanych stron.

Taki test często szybciej niż długa lista funkcji pokazuje, jak dobrze oprogramowanie sprawdza się w rzeczywistej codziennej pracy.

Wniosek: Wybór odpowiedniego oprogramowania do planowania zasobów zależy od danego procesu

Oprogramowania do planowania zasobów nie należy wybierać na podstawie tego, który produkt oferuje najwięcej funkcji. Decydujące znaczenie ma to, które rozwiązanie wspiera Państwa procesy planowania przy odpowiednim nakładzie pracy.

W przypadku prostych wymagań program Excel, kalendarz lub istniejące funkcje systemu ERP mogą być w zupełności wystarczające. Jeśli jednak planowanie zasobów, zarządzanie wydajnością i krótkoterminowe zmiany planów stają się coraz bardziej złożone, wyspecjalizowane rozwiązanie może zapewnić znaczące korzyści.

Dwanaście kryteriów wyboru pomaga w uporządkowanym porównaniu różnych rozwiązań oraz w wczesnym rozpoznaniu, które wymagania mają faktycznie decydujące znaczenie.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wyboru oprogramowania do planowania zasobów

Które oprogramowanie do planowania zasobów jest najlepsze?

Nie istnieje jedno, ogólnie najlepsze oprogramowanie do planowania zasobów. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od planowanych zasobów, liczby użytkowników, złożoności procesów, wymaganych integracji oraz pożądanego nakładu pracy związanego z wdrożeniem.

Kiedy warto przejść z programu Excel na oprogramowanie do planowania zasobów?

Zmiana może okazać się uzasadniona, gdy planowanie odbywa się jednocześnie przez kilka osób, informacje są wielokrotnie aktualizowane, częściej występują błędy w planowaniu lub ustalenie wolnych mocy produkcyjnych wymaga znacznego nakładu pracy.

Czy oprogramowanie do planowania zasobów wymaga interfejsu ERP?

Nie jest to konieczne. Jeśli dane dotyczące zleceń, klientów lub zasobów są już przechowywane w systemie ERP, interfejs może jednak zapobiec podwójnemu wprowadzaniu danych. Decydujące znaczenie ma to, który system ma pełnić rolę wiodącą w odniesieniu do poszczególnych danych.

Jak długo trwa wdrożenie oprogramowania do planowania zasobów?

Zależy to w dużej mierze od zakresu projektu. Standaryzowane rozwiązanie przeznaczone dla niewielkiej liczby użytkowników można wdrożyć znacznie szybciej niż system planowania obejmujący całą firmę, wymagający dostosowania do indywidualnych procesów, migracji danych oraz integracji z wieloma interfejsami.

Jakie koszty należy uwzględnić przy porównaniu?

Oprócz opłat licencyjnych lub opłat za użytkowanie należy również uwzględnić koszty związane z konfiguracją, doradztwem, interfejsami, migracją danych, szkoleniami, hostingiem, wsparciem technicznym oraz późniejszymi rozszerzeniami.

Czy Visual Planning jest odpowiedni dla każdej firmy?

Nie. Visual Planning jest szczególnie interesujące dla przedsiębiorstw, które potrzebują elastycznego i graficznego planowania zasobów oraz pragną indywidualnie dostosować swoje procesy planowania. W przypadku bardzo prostych zadań planistycznych wystarczające może być mniej rozbudowane rozwiązanie.