Confronto tra software di pianificazione delle risorse: 12 criteri di selezione

La scelta del software di pianificazione delle risorse più adatto non dovrebbe basarsi esclusivamente sulla gamma di funzioni o sul prezzo. È fondamentale valutare quanto una soluzione si adatti ai processi di pianificazione effettivi, ai sistemi esistenti e alle esigenze degli utenti.

Questa guida alla scelta illustra dodici criteri che consentono alle aziende di confrontare sistematicamente i software di pianificazione delle risorse. Aiuta a capire quando è sufficiente una soluzione semplice, quando è opportuno ricorrere a un software di pianificazione specializzato e quali aspetti devono essere chiariti prima di prendere una decisione.

Quali dovrebbero essere le funzionalità di un software di pianificazione delle risorse?

La pianificazione delle risorse assume significati diversi a seconda dell’azienda. Mentre un’azienda si occupa principalmente di pianificare il personale e la sua disponibilità, altre devono coordinare contemporaneamente macchinari, veicoli, spazi, progetti, ordini o fornitori di servizi esterni.

Per questo motivo non esiste un unico software di pianificazione delle risorse che sia ugualmente adatto a ogni azienda. Una scelta oculata parte dai propri processi e non da un elenco di funzionalità il più lungo possibile.

Prima di mettere a confronto diverse soluzioni, le aziende dovrebbero innanzitutto chiarire:

• Quali risorse devono essere pianificate?
• Quante persone si occupano della pianificazione?
• Con quale frequenza cambiano gli appuntamenti, gli ordini e le capacità?
• Quali informazioni devono essere visibili durante la pianificazione?
• Quali sistemi esistenti forniscono i dati?
• Quali risultati devono essere restituiti ad altri sistemi?

1. Quali risorse devono essere pianificate?

Il criterio di selezione più importante è la tipologia delle risorse. Un software dedicato esclusivamente alla pianificazione del personale presenta requisiti diversi rispetto a una soluzione che consente di pianificare congiuntamente dipendenti, macchinari, veicoli e ordini.

Esempi di risorse tipiche sono, ad esempio:

• Collaboratori e team
• Macchine e impianti
• Veicoli
• Strumenti e mezzi di produzione
• Ambienti e postazioni di lavoro
• Progetti e incarichi
• Interventi di assistenza
• fornitori di servizi esterni

Più le risorse sono diverse tra loro, più diventa importante disporre di una struttura dati flessibile. Le aziende dovrebbero verificare se sia possibile mappare i propri tipi di risorse, le proprie caratteristiche e le proprie regole di pianificazione.

2. Quanto è complessa la pianificazione quotidiana?

Per semplici attività di pianificazione, Excel, il calendario o fogli di calcolo condivisi possono essere sufficienti. Ciò vale in particolare quando le risorse da pianificare sono poche e le modifiche avvengono raramente.

Un software specializzato nella pianificazione delle risorse diventa più interessante quando più pianificatori lavorano contemporaneamente, quando è necessario tenere conto delle dipendenze o quando le scadenze e le capacità subiscono frequenti variazioni.

Una soluzione semplice può essere sufficiente se:

• vengono gestite solo poche risorse,
• una sola persona sia responsabile della pianificazione,
• non si verificano quasi mai modifiche dell’ultimo minuto,
• non sono necessarie interfacce automatizzate,
• I conflitti di pianificazione possono essere individuati manualmente.

Una soluzione specializzata risulta più indicata quando:

• è possibile pianificare contemporaneamente numerose risorse,
• gestiscono le risorse per più persone,
• gli ordini vengono spesso rinviati,
• È necessario individuare rapidamente le limitazioni di capacità,
• Esistono dipendenze tra le risorse,
• Sono necessari dati provenienti da sistemi ERP, CRM o di altro tipo.

3. Quanto è chiara la pianificazione grafica?

La pianificazione delle risorse non deve limitarsi a memorizzare dati, ma deve anche rendere visibili le interrelazioni. Soprattutto in presenza di numerosi processi paralleli, la rappresentazione grafica costituisce pertanto un criterio di selezione fondamentale.

Le aziende dovrebbero verificare se gli utenti siano in grado, ad esempio, di riconoscere immediatamente su una tabella di pianificazione:

• quali risorse siano disponibili o già impegnate,
• quali commesse sono in corso contemporaneamente,
• laddove si verificano sovrapposizioni di appuntamenti,
• quali attività possono essere rinviate,
• quali risorse sono assegnate a un ordine.

Colori, simboli e diverse visualizzazioni possono facilitare l’orientamento. È tuttavia fondamentale che la rappresentazione rimanga chiara anche in presenza di un numero elevato di risorse.

4. In che misura è possibile personalizzare il software?

I processi di pianificazione variano notevolmente da un’azienda all’altra. Una soluzione standard rigida può quindi raggiungere rapidamente i propri limiti.

Nel corso del confronto, si dovrebbe verificare quali adeguamenti siano possibili senza ricorrere allo sviluppo personalizzato del software.

Tra gli elementi rilevanti figurano, tra l’altro:

• campi e strutture di dati personalizzati,
• viste personalizzate,
• Filtri e raggruppamenti,
• Codici colore e indicatori di stato,
• Regole di pianificazione,
• Ruoli utente e autorizzazioni,
• Flussi di lavoro e approvazioni.

Più i processi aziendali sono specifici, maggiore è l’importanza di tale flessibilità.

5. Quali interfacce sono necessarie?

In molte aziende, la pianificazione delle risorse non è un processo isolato. Gli ordini, i clienti, i dipendenti o i dati relativi ai macchinari sono già disponibili in altre applicazioni.

I sistemi tipicamente integrati sono:

• Sistemi ERP,
• Sistemi PPS,
• Sistemi CRM,
• Registrazione delle ore lavorative,
• Software per la gestione del personale,
• Sistemi di gestione dei servizi,
• Software di gestione dei progetti,
• Applicazioni di Business Intelligence.

Prima di procedere alla scelta, occorre quindi definire quale sistema sia di riferimento per quali dati.

Una domanda importante è, ad esempio: un ordine viene creato nella pianificazione delle risorse o importato dal sistema ERP?

Altrettanto importante è il flusso inverso. I dati di pianificazione, le scadenze o le informazioni sullo stato devono essere successivamente ritrasferiti ad altri sistemi?

Qualora sia già presente un sistema ERP o PPS, è opportuno verificare inoltre se, se le sue funzioni di pianificazione siano sufficienti o se sia opportuno ricorrere a una bacheca di pianificazione digitale aggiuntiva.

6. In che modo vengono prese in considerazione le capacità e le disponibilità?

Spesso una semplice panoramica degli appuntamenti non è sufficiente per una vera e propria pianificazione delle risorse. Le aziende dovrebbero verificare se il software è in grado di tenere conto delle effettive capacità e disponibilità.

Tra questi possono figurare:

• Orari di lavoro,
• Modelli di turni,
• Ferie e assenze,
• Tempi di funzionamento delle macchine,
• Orari di manutenzione,
• diversi livelli di utilizzo,
• Qualifiche dei collaboratori,
• Sedi o aree di applicazione.

Soprattutto in caso di risorse limitate, la qualità della pianificazione delle capacità può influire sui benefici in misura maggiore rispetto al semplice numero di funzioni disponibili.

7. Come vengono individuati i conflitti di pianificazione?

Con l’aumentare del numero di risorse e di ordini, cresce il rischio di doppie assegnazioni e di pianificazioni contraddittorie.

Un software di pianificazione delle risorse dovrebbe quindi indicare chiaramente, ad esempio, quando:

• una risorsa venga assegnata contemporaneamente a più ordini,
• una risorsa necessaria non è disponibile,
• qualora vengano superati i limiti di capacità,
• gli appuntamenti sono interdipendenti,
• Mancano le qualifiche necessarie.

La misura in cui tali controlli debbano essere automatizzati dipende dal rispettivo ambito di applicazione. Non tutte le aziende necessitano di un complesso sistema di regole.

8. Quanto è semplice l’utilizzo per i responsabili della pianificazione e i collaboratori?

Un software potente offre scarsi vantaggi se, nell’ambito delle attività quotidiane, viene compreso solo da pochi specialisti.

Pertanto, non è sufficiente limitarsi a verificare l’elenco delle funzionalità. È fondamentale capire come vengono effettivamente svolte le attività tipiche.

Durante una dimostrazione del prodotto, gli utenti dovrebbero, ad esempio, provare a:

• pianificare un nuovo ordine,
• spostare un appuntamento,
• sostituire una risorsa,
• riconoscere un conflitto,
• cercare le capacità disponibili,
• Per visualizzare le informazioni relative a un’operazione.

Un software non dovrebbe piacere solo al team di progetto che lo sceglie, ma soprattutto ai collaboratori che in seguito lo utilizzeranno quotidianamente.

9. Cloud, hosting o on-premises?

Anche la forma giuridica desiderata rientra tra i criteri di selezione fondamentali.

A seconda del fornitore e del prodotto, possono essere presi in considerazione diversi modelli:

• Cloud o Software as a Service,
• Hosting presso un centro dati esterno,
• Funzionamento sulla propria infrastruttura IT.

La scelta della variante più adatta dipende, tra l’altro, dalla strategia IT, dai requisiti in materia di protezione dei dati, dall’infrastruttura esistente, dalle integrazioni e dalle direttive interne.

Le aziende non dovrebbero quindi verificare solo dopo aver scelto il prodotto se la forma di gestione desiderata è supportata.

Le aziende non dovrebbero quindi verificare solo dopo aver scelto il prodotto se la modalità operativa desiderata è supportata. Il nostro confronto Cloud, hosting o on-premises illustra in dettaglio le differenze tra le tre forme di gestione.

10. Qual è l’onere di implementazione?

La concessione della licenza per un software rappresenta solo una parte del progetto. Il carico di lavoro effettivo deriva spesso dall’adattamento ai processi aziendali e dall’integrazione dei dati esistenti.

Le attività tipiche di implementazione sono:

• Prendere nota dei requisiti,
• Definire i processi di pianificazione,
• Configurare le strutture dei dati,
• Importare risorse,
• Creare utenti e autorizzazioni,
• Configurare le interfacce,
• Personalizzare le visualizzazioni e le regole,
• Formare gli utenti,
• Eseguire una prova di funzionamento.

Un’applicazione standard semplice può essere implementata più rapidamente rispetto a una soluzione altamente integrata con processi personalizzati.

Nel confrontare diverse offerte, pertanto, non si dovrebbe chiedere solo il prezzo della licenza, ma anche il carico di lavoro previsto per il progetto.

11. Quali sono i costi complessivi?

Per un confronto realistico, le aziende dovrebbero considerare i costi complessivi. In caso contrario, risulta difficile confrontare tra loro modelli di prezzo diversi.

Le possibili voci di costo sono:

• Licenze o canoni di utilizzo,
• Installazione e configurazione,
• Consulenza,
• Interfacce,
• Migrazione dei dati,
• Formazione,
• Hosting,
• Manutenzione e assistenza,
• ulteriori ampliamenti.

Una soluzione standard più economica può risultare più vantaggiosa per esigenze semplici. In caso di processi di pianificazione complessi, invece, una maggiore automazione, una migliore trasparenza e un minore carico di lavoro manuale possono giustificare costi di implementazione più elevati.

Per un preventivo dettagliato, qui di seguito è riportata una panoramica, Quali sono i costi legati all’introduzione di un software di pianificazione delle risorse?.

12. La soluzione è in grado di crescere insieme all’azienda?

L’attività di pianificazione odierna non dovrebbe costituire l’unico criterio. Le aziende dovrebbero inoltre tenere conto di come potrebbero evolversi le esigenze nei prossimi anni.

Si prega di verificare, ad esempio:

• È possibile integrare utenti aggiuntivi?
• È possibile integrare ulteriori reparti?
• È possibile aggiungere nuovi tipi di risorse?
• Sono possibili ulteriori interfacce?
• È possibile integrare ulteriori sedi?
• È possibile ampliare i processi in un secondo momento?

Allo stesso tempo, la scalabilità non deve essere confusa con una complessità superflua. Un’azienda non dovrebbe pagare né implementare funzionalità che presumibilmente non saranno necessarie.

Panoramica dei 12 criteri di selezione

In quali casi è sufficiente utilizzare Excel o una semplice soluzione di pianificazione?

Non tutte le aziende hanno bisogno immediatamente di un software specializzato per la pianificazione delle risorse.

Excel o semplici soluzioni di calendario possono rivelarsi utili quando le risorse da pianificare sono poche, la pianificazione è affidata a una sola persona e non vi sono quasi dipendenze o interfacce automatizzate.

Con l’aumentare della complessità, tuttavia, spesso si rendono necessarie ulteriori operazioni manuali. Le informazioni devono essere aggiornate più volte, gli stati di pianificazione possono divergere e i conflitti vengono individuati solo in una fase avanzata.

Il momento giusto per un cambiamento dipende quindi meno dalle dimensioni dell’azienda che dalla complessità del processo di pianificazione.

Se attualmente utilizza Excel per la pianificazione, qui potrà verificare più nel dettaglio, Quando è sufficiente Excel e quando conviene passare a Visual Planning.

Quando è opportuno utilizzare un software specializzato per la pianificazione delle risorse?

Una soluzione specializzata può rivelarsi utile quando la pianificazione delle risorse diventa un processo operativo fondamentale.

I segni tipici di ciò sono:

• regolari sovrapposizioni di prenotazioni,
• elevato carico di lavoro manuale per il coordinamento,
• diversi elenchi di pianificazione paralleli,
• mancanza di trasparenza sulle capacità disponibili,
• frequenti modifiche agli appuntamenti,
• numerosi soggetti coinvolti nella pianificazione,
• trasferimento ripetuto di dati tra diversi sistemi.

In tali situazioni, è opportuno valutare se un sistema di pianificazione centralizzato possa semplificare i processi e fornire informazioni in modo più coerente.

In quale ambito si colloca Visual Planning?

Visual Planning è un software configurabile per la pianificazione grafica e la gestione delle risorse. È particolarmente indicato nei casi in cui sia necessario visualizzare e gestire congiuntamente risorse, scadenze e informazioni operative diverse.

La soluzione può risultare interessante, ad esempio, qualora un’azienda intenda adattare la propria pianificazione ai propri processi, gestire diversi tipi di risorse o scambiare dati con altri sistemi aziendali.

Tale flessibilità, tuttavia, non è necessaria in ogni situazione. In caso di attività di pianificazione molto semplici o di portata limitata, può essere sufficiente un foglio di calcolo, una soluzione di calendario o una funzione già presente nel sistema ERP.

Si dovrebbe quindi valutare se Visual Planning o un’altra soluzione sia adeguata sulla base delle esigenze concrete e dei dodici criteri di selezione indicati.

Quali dati è necessario chiarire prima di scegliere un software?

Quanto più precise sono le specifiche definite prima di una dimostrazione del prodotto, tanto più significativo sarà il confronto tra i software.

Una buona preparazione comprende almeno:

• Numero e tipo di risorse da pianificare,
• Numero di pianificatori e utenti,
• numero tipico di operazioni parallele,
• fonti di dati esistenti,
• interfacce richieste,
• regole di pianificazione importanti,
• report e analisi necessari,
• forma societaria desiderata,
• Requisiti relativi ai ruoli e alle autorizzazioni.

Grazie a queste informazioni è possibile realizzare una presentazione del prodotto basata su casi d’uso concreti, anziché limitarsi a illustrarne le funzionalità generali.

Consiglio pratico per il confronto tra software

Chieda ai diversi fornitori di illustrarle, per quanto possibile, lo stesso caso di pianificazione reale.

Ad esempio:

1. Viene acquisito un nuovo incarico.
2. È necessario individuare una risorsa adeguata.
3. Viene pianificato un appuntamento.
4. Una risorsa risulta indisponibile con breve preavviso.
5. L'incarico deve essere riprogrammato.
6. La modifica deve essere visibile a tutte le parti interessate.

Spesso un test di questo tipo dimostra, più rapidamente di un lungo elenco di funzionalità, quanto un software sia adatto alla realtà lavorativa quotidiana.

Conclusione: la scelta del software di pianificazione delle risorse più adatto dipende dal processo

La scelta di un software di pianificazione delle risorse non dovrebbe basarsi sul prodotto che offre il maggior numero di funzioni. È fondamentale individuare la soluzione che supporti i propri processi di pianificazione con un impegno adeguato.

Per esigenze semplici, Excel, il calendario o le funzioni ERP già disponibili possono essere più che sufficienti. Tuttavia, qualora la pianificazione delle risorse, la gestione delle capacità e la ripianificazione a breve termine diventino sempre più complesse, una soluzione specializzata può offrire notevoli vantaggi.

I dodici criteri di selezione consentono di confrontare in modo strutturato le diverse soluzioni e di individuare tempestivamente quali requisiti siano effettivamente determinanti.

Domande frequenti sulla scelta di un software di pianificazione delle risorse

Qual è il miglior software di pianificazione delle risorse?

Non esiste un software di pianificazione delle risorse che sia universalmente il migliore. La soluzione più adatta dipende dalle risorse da pianificare, dal numero di utenti, dalla complessità dei processi, dalle integrazioni necessarie e dall’impegno richiesto per l’implementazione.

Quando conviene passare da Excel a un software di pianificazione delle risorse?

Un cambiamento può rivelarsi opportuno qualora più persone effettuino la pianificazione contemporaneamente, le informazioni vengano aggiornate più volte, si verifichino errori di pianificazione con maggiore frequenza o le capacità disponibili possano essere determinate solo con notevole dispendio di tempo e risorse.

Un software di pianificazione delle risorse necessita di un’interfaccia ERP?

Non è obbligatorio. Tuttavia, se i dati relativi agli ordini, ai clienti o alle risorse sono già gestiti nel sistema ERP, un’interfaccia può evitare la doppia immissione dei dati. È fondamentale stabilire quale sistema debba fungere da riferimento per i rispettivi dati.

Quanto tempo richiede l’implementazione di un software di pianificazione delle risorse?

Ciò dipende in larga misura dalla portata del progetto. Una soluzione standardizzata con un numero limitato di utenti può essere implementata in modo notevolmente più rapido rispetto a un sistema di pianificazione a livello aziendale che preveda processi personalizzati, migrazione dei dati e diverse interfacce.

Quali costi occorre prendere in considerazione nel confronto?

Oltre ai costi di licenza o di utilizzo, occorre tenere conto anche dei costi relativi alla configurazione, alla consulenza, alle interfacce, alla migrazione dei dati, alla formazione, all’hosting, all’assistenza e alle successive estensioni.

Visual Planning è adatto a qualsiasi azienda?

No. Visual Planning è particolarmente indicato per le aziende che necessitano di una pianificazione delle risorse flessibile e grafica e che desiderano rappresentare i propri processi di pianificazione in modo personalizzato. Per attività di pianificazione molto semplici, può essere sufficiente una soluzione meno articolata.