Studium przypadku WALO: Planowanie zasobów kadrowych i zapasów

Sytuacja wyjściowa: Złożone pliki Excel utrudniały wspólne planowanie

Przed wdrożeniem Visual Planning® firma WALO zarządzała personelem i zapasami w niezwykle złożonych plikach programu Excel. Zbiór danych pochodzących z oddzielnych centrów zysku z roku na rok znacznie się powiększał. Oryginalne źródło nie podaje w tym zakresie żadnej zrozumiałej metody liczenia lub pomiaru; termin „miliony” nie jest zatem używany jako precyzyjna wartość pomiarowa .

Planowanie w programie Excel było zarządzane jedynie przez jedną lub dwie osoby. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa wzrosło zatem ryzyko, że nieobecność kluczowych osób odpowiedzialnych za planowanie lub stosowanie różnych izolowanych rozwiązań w poszczególnych lokalizacjach mogłoby negatywnie wpłynąć na proces planowania.

Cel: Wspólne planowanie obejmujące całą Szwajcarię

Firma WALO zamierzała zastąpić pliki Excel i połączyć dotychczas oddzielne plany centrów zysku. Miało to na celu stworzenie całościowego planu obejmującego całą Szwajcarię oraz wsparcie koncepcji „jednej firmy” w całym przedsiębiorstwie w zakresie planowania zasobów.

Potrzebne było rozwiązanie, które pomimo złożonych wymagań zachowałoby elastyczność. Szczególnie ważne były różnorodne filtry i widoki umożliwiające planowanie długoterminowe, średnioterminowe, krótkoterminowe oraz dostosowane do potrzeb konkretnych klientów.

Wybór: decydującym czynnikiem była elastyczność

Firma WALO zapoznała się z oprogramowaniem Visual Planning® za pośrednictwem dostawcy Baubit-PRO, firmy ABBF. Po prezentacji przeprowadzonej przez Advanced Solutions zespół projektowy, w skład którego weszły cztery wybrane centra zysku oraz kierownictwo projektu, porównał profil wymagań z zakresem funkcji oprogramowania.

Opracowana na tej podstawie propozycja została przedstawiona kierownictwu. Zgodnie z analizą przypadku decydującym czynnikiem przy podjęciu decyzji była przede wszystkim wysoka elastyczność rozwiązania.

Realizacja: Dziesięciomiesięczny projekt pilotażowy

Firma WALO zweryfikowała wymagania w ramach dziesięciomiesięcznego projektu pilotażowego. W procesie tym wzięło udział około 15 osób. Wśród nich znaleźli się przedstawiciele centrów zysku z poszczególnych działów oraz kierownictwo projektu.

Po zakończeniu projektu pilotażowego rozwiązanie Visual Planning® zostało stopniowo wdrożone w ramach grupy WALO. Doradztwo, nadzór nad projektem oraz wsparcie ze strony firmy Advanced Solutions zostały w studium przypadku pozytywnie ocenione.

Zastosowanie: wspólne planowanie personelu i zapasów

System Visual Planning® był wykorzystywany w firmie WALO przez osoby odpowiedzialne za planowanie w kilku lokalizacjach. Wśród zaangażowanych działów znalazły się: zakład remontowy i magazyn, budowa torów oraz budowa dróg.

Planowanie obejmowało siedem centrów zysku zatrudniających około 1 000 pracowników oraz zapasy materiałów w liczbie pięciocyfrowej. Dzięki filtrom użytkownicy mogli w sposób ukierunkowany wyświetlać lub ukrywać potrzebne informacje, nie traciąc przy tym podstawowych danych szczegółowych.

Korzyści: większa przejrzystość i mniejsza zależność

Planowanie zasobów nie było już uzależnione od poszczególnych centralnych planistów. Kilku pracowników mogło się wzajemnie uzupełniać podczas planowania, zastępować się nawzajem oraz uzgadniać wspólny stan informacji.

Analizy zapewniły ponadto większą przejrzystość. W zakresie budowy torów można było dokładniej weryfikować czasy pracy oraz optymalizować je z uwzględnieniem wymogów prawnych.

W zakresie planowania zapasów firma WALO dysponowała informacjami na temat dostępności maszyn i samochodów ciężarowych w ramach grupy przedsiębiorstw. Jak wynika z analizy przypadku, dzięki temu zmniejszyła się konieczność wynajmowania środków transportu od podmiotów zewnętrznych.