Czym jest planowanie kadrowe?

Planowanie kadrowe oznacza systematyczne planowanie bieżących i przyszłych potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa. Zapewnia ono, że w odpowiednim momencie w odpowiednim miejscu będzie dostępna wystarczająca liczba pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje.

Planowanie kadrowe uwzględnia nie tylko liczbę pracowników. Uwzględnia ono również umiejętności, godziny pracy, nieobecności, koszty, struktury organizacyjne oraz przyszły rozwój przedsiębiorstwa.

Celem ustrukturyzowanego planowania kadrowego jest wczesne wykrywanie nadmiernych i niedostatecznych zasobów kadrowych, podejmowanie odpowiednich działań oraz zapewnienie długoterminowej wydajności przedsiębiorstwa.

Dzięki cyfrowe planowanie kadr i harmonogramów pracy W ramach wspólnego planowania wizualnego można koordynować pracowników, zespoły, kwalifikacje, nieobecności, projekty oraz godziny pracy.

Jakie cele realizuje planowanie kadrowe?

Planowanie kadrowe ma na celu realizację zarówno celów ekonomicznych, jak i organizacyjnych oraz związanych z pracownikami.

Do najważniejszych celów należą:

• zapewnienie wystarczających zasobów kadrowych
• udostępnienie odpowiednich kwalifikacji
• Wczesne wykrywanie niedoborów kadrowych
• Ograniczenie nadmiernego zatrudnienia i przestojów
• Wykorzystywanie pracowników zgodnie z potrzebami
• Równomierny rozkład obciążenia pracą
• Uwzględnienie urlopów i nieobecności
• Długoterminowe prognozowanie zapotrzebowania na personel
• Rozpoznanie potrzeb w zakresie doskonalenia zawodowego
• Planowanie sukcesji i zabezpieczenie wiedzy
• Kontrola kosztów osobowych
• Zapewnienie kadrowego wsparcia dla rozwoju firmy

Dobre planowanie kadrowe tworzy w ten sposób powiązanie między strategią przedsiębiorstwa, zarządzaniem kadrami a codziennym rozmieszczeniem personelu.

Jakie są rodzaje planowania kadrowego?

Planowanie kadrowe obejmuje kilka powiązanych ze sobą obszarów. Różnią się one horyzontem czasowym, celami oraz rozpatrywanym zagadnieniem kadrowym.

Strategiczne planowanie kadrowe

Strategiczne planowanie kadrowe uwzględnia długoterminowy rozwój stanu zatrudnienia. Opiera się ono na przyszłych celach i zmianach zachodzących w przedsiębiorstwie.

Typowe pytania to:

• Jakie kompetencje będą potrzebne w najbliższych latach?
• Jakie rodzaje działalności ulegają zmianie w wyniku cyfryzacji lub automatyzacji?
• Którzy pracownicy prawdopodobnie przejdą na emeryturę?
• Które obszary powinny się rozwijać, a które należy ograniczyć?
• Gdzie w przyszłości pojawią się niedobory wykwalifikowanych pracowników?
• Którzy członkowie kadry kierowniczej lub specjaliści wymagają wyznaczenia następców?

Horyzont planowania często obejmuje kilka lat.

Taktyczne planowanie kadrowe

Taktyczne planowanie kadrowe konkretyzuje cele strategiczne w perspektywie średnioterminowej. Często obejmuje ono najbliższe miesiące lub lata obrotowe.

Obejmuje to na przykład:

• Tworzenie nowych zespołów
• Zapotrzebowanie kadrowe na planowane projekty
• Programy szkoleniowe i doskonalenia zawodowego
• Przygotowanie zdolności produkcyjnych na sezon
• Przeniesienia między lokalizacjami
• Budżetowanie etatów

Operacyjne planowanie personelu

Operacyjne planowanie kadrowe reguluje konkretne wykorzystanie personelu w ramach codziennej, tygodniowej lub miesięcznej działalności.

Odpowiada ona między innymi na następujące pytania:

• Którzy pracownicy pracują dzisiaj lub w nadchodzącym tygodniu?
• Kto zajmie się danym zadaniem?
• Która zmiana jest wystarczająco obsadzona?
• Kto zastępuje nieobecnego pracownika?
• Jakie kwalifikacje są wymagane do realizacji zlecenia?
• Gdzie występują wolne moce produkcyjne?

Operacyjne planowanie kadrowe jest ściśle powiązane z planowaniem zatrudnienia, planowaniem zmian oraz planowaniem projektów.

Jakie obszary obejmuje planowanie kadrowe?

Planowanie kadrowe składa się z kilku poddziedzin, które łącznie odzwierciedlają aktualny stan kadrowy oraz przyszłe zapotrzebowanie.

Planowanie zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia obejmuje określenie, którzy pracownicy są obecnie i będą w przyszłości do dyspozycji przedsiębiorstwa.

W tym kontekście należy uwzględnić między innymi:

• Liczba pracowników
• Modele czasu pracy
• Działy i lokalizacje
• Kwalifikacje
• Struktura wiekowa
• Przyjęcia i odejścia
• umowy na czas określony
• planowane odejścia na emeryturę
• długotrwałe nieobecności

Planowanie zatrudnienia stanowi podstawę do porównania aktualnego stanu zatrudnienia z zapotrzebowaniem na personel.

Planowanie zapotrzebowania na personel

Planowanie zapotrzebowania na personel pozwala określić, ilu pracowników o określonych kwalifikacjach będzie potrzebnych w przyszłości.

Na zapotrzebowanie na personel mogą wpływać:

• Sytuacja w zakresie zamówień
• Wielkość produkcji
• Zakres projektu
• Godziny otwarcia
• Przebieg sezonu
• Rozwój firmy
• Automatyzacja
• wymogi prawne
• nowe lokalizacje

Planowanie rekrutacji

Planowanie rekrutacji określa, w jaki sposób należy uzupełnić zidentyfikowane braki kadrowe.

Możliwe działania to:

• Nowe ustawienia
• przeniesienia wewnętrzne
• Zwiększenie dotychczasowego wymiaru czasu pracy
• Zatrudnianie pracowników tymczasowych
• Szkolenie młodych kadr
• Współpraca z partnerami zewnętrznymi
• Outsourcing poszczególnych zadań

Planowanie zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia polega na przypisywaniu dostępnych pracowników do konkretnych zadań, projektów, zmian, klientów lub stanowisk pracy.

Należy uwzględnić między innymi:

• Dostępność
• Kwalifikacje
• Godziny pracy
• Nieobecności
• Miejsca zastosowania
• Obciążenie pracą
• wymogi prawne
• Priorytety zleceń

Więcej informacji można znaleźć na stronie poświęconej rozwiązaniu Planowanie zatrudnienia za pomocą Visual Planning.

Planowanie rozwoju kadr

Planowanie rozwoju kadr gwarantuje, że pracownicy zdobędą wiedzę niezbędną zarówno obecnie, jak i w przyszłości.

Obejmuje to:

• Szkolenia
• Szkolenia dotyczące produktów
• Rozwój kadry kierowniczej
• Certyfikaty
• Wspieranie młodych talentów
• Mentoring
• Plany wdrożeniowe
• Planowanie sukcesji

Planowanie zwolnień pracowników

Planowanie redukcji zatrudnienia dotyczy sytuacji, w których obecna liczba pracowników przewyższa przyszłe zapotrzebowanie.

Możliwe działania mogą obejmować:

• Wykorzystanie naturalnej fluktuacji kadr
• Nie należy ogłaszać nowych ofert pracy
• Dostosowanie modeli czasu pracy
• Przeniesienie pracowników w ramach firmy
• Doskonalenie kwalifikacji w zakresie innych zadań
• tymczasowe ograniczenie mocy produkcyjnych

Takie działania należy dokładnie przeanalizować pod kątem prawa pracy, kwestii społecznych oraz ekonomicznych.

Planowanie kosztów osobowych

Planowanie kosztów osobowych pozwala prognozować skutki finansowe związane z obecnym stanem zatrudnienia oraz planowanymi zmianami.

Należy uwzględnić na przykład:

• Wynagrodzenia
• Świadczenia socjalne
• Nadgodziny
• Dodatki
• Koszty szkoleń
• Koszty rekrutacji
• personel tymczasowy
• prognozowane zmiany wynagrodzeń

Jak przebiega planowanie kadrowe?

Strukturalne planowanie kadrowe odbywa się zazwyczaj w kilku skoordynowanych ze sobą etapach.

1. Określenie celów przedsiębiorstwa i okresu planowania

W pierwszej kolejności należy ustalić, na jaki okres oraz dla jakich obszarów organizacyjnych ma zostać sporządzony plan.

Możliwe poziomy planowania to:

• cała firma
• Lokalizacja
• Dział
• Zespół
• Projekt
• Obszar produkcji
• Zmiana

2. Analiza stanu zatrudnienia

W kolejnym etapie ustala się, jacy pracownicy, jakie zasoby i jakie kwalifikacje są obecnie dostępne.

Należy uwzględnić na przykład:

• Liczba pracowników
• Praca w pełnym i niepełnym wymiarze godzin
• Kwalifikacje
• Lokalizacje
• Nieobecności
• Okresy obowiązywania umów
• Fluktuacja kadr
• planowane odejścia

3. Określenie przyszłego zapotrzebowania na personel

Przyszłe zapotrzebowanie wywodzi się z zaplanowanych zleceń, projektów, wielkości produkcji, usług lub godzin otwarcia.

Należy przy tym uwzględnić zarówno ilościowe, jak i jakościowe zapotrzebowanie na personel.

4. Porównanie stanów docelowych i rzeczywistych

Przewidywane zapotrzebowanie na personel jest porównywane z dostępną kadrą.

W wyniku tego mogą powstać:

• Niedobór personelu
• Nadwyżka kadrowa
• Braki w kwalifikacjach
• regionalne wąskie gardła
• tymczasowe problemy z wydajnością

5. Określenie działań

Na podstawie porównania planowane są odpowiednie działania.

Obejmuje to na przykład:

• Rekrutacja
• Tłumaczenie
• Doskonalenie zawodowe
• Dostosowanie wymiaru czasu pracy
• Wykorzystanie pracowników zewnętrznych
• Przydział zadań
• Zmiana modeli zmianowych

6. Konkretne planowanie pracy pracowników

W ramach operacyjnego planowania kadrowego pracownicy są przypisywani do konkretnych zadań, projektów, zmian lub miejsc pracy.

Należy przy tym uwzględnić dostępność, kwalifikacje, czas pracy oraz aktualne obciążenie.

7. Monitorowanie i aktualizacja planowania

Planowanie kadrowe nie jest procesem jednorazowym. Zmiany dotyczące zleceń, projektów, pracowników lub celów firmy wymagają regularnych dostosowań.

W związku z tym planowanie powinno być na bieżąco porównywane z faktycznym stanem zatrudnienia i rzeczywistym obciążeniem produkcyjnym.

Ilościowe i jakościowe planowanie kadrowe

Planowanie kadrowe uwzględnia zarówno liczbę potrzebnych pracowników, jak i ich umiejętności.

Ilościowe planowanie kadrowe

Planowanie ilościowe personelu pozwala odpowiedzieć na pytanie, ilu pracowników jest potrzebnych.

Należy uwzględnić między innymi:

• Zakres prac
• Czas realizacji
• Czas pracy na pracownika
• Urlop
• Choroba
• Święta
• Szkolenia
• Czynniki wpływające na wydajność

Wysokiej jakości planowanie kadrowe

Jakościowe planowanie kadrowe pozwala odpowiedzieć na pytanie, jakie umiejętności, doświadczenie i uprawnienia są wymagane.

Obejmuje to na przykład:

• Kwalifikacje zawodowe
• Szkolenia dotyczące produktów
• Doświadczenie w zarządzaniu
• Znajomość języków
• Znajomość technologii informatycznych
• Certyfikaty
• Instrukcje dotyczące bezpieczeństwa
• Kategorie praw jazdy

Nadwyżka kadrowa o charakterze czysto ilościowym może występować równocześnie z niedoborem kadrowym o charakterze jakościowym. Być może dostępna jest wystarczająca liczba pracowników, ale brakuje osób posiadających wymagane kwalifikacje.

W jaki sposób oblicza się zapotrzebowanie na personel?

Zapotrzebowanie na personel można obliczać różnymi metodami, w zależności od przedsiębiorstwa i rodzaju działalności.

Powszechnie stosowana, uproszczona formuła podstawowa brzmi:

Zapotrzebowanie na personel = całkowity nakład pracy ÷ dostępny czas pracy produktywnej na jednego pracownika

Aby uzyskać realistyczne obliczenia, należy uwzględnić dodatkowe czynniki:

• Dni urlopowe
• Dni chorobowe
• Święta
• Szkolenia
• Przerwy
• Spotkania
• czynności administracyjne
• nieproduktywne okresy przestoju

Wymagania dotyczące zastosowania

Zapotrzebowanie na personel określa, ilu pracowników jest potrzebnych do wykonania danej pracy.

Zapotrzebowanie na zasoby = całkowity nakład pracy ÷ produktywny czas pracy pracownika

Zapotrzebowanie rezerwowe

Zapotrzebowanie rezerwowe uwzględnia planowane i nieplanowane nieobecności.

Obejmują one na przykład urlop, chorobę, szkolenia lub inne nieobecności.

Całkowite zapotrzebowanie na personel

Zapotrzebowanie brutto na personel wynika z zapotrzebowania operacyjnego powiększonego o zapotrzebowanie rezerwowe.

Całkowite zapotrzebowanie na personel = zapotrzebowanie operacyjne + zapotrzebowanie rezerwowe

Nettopersonalbedarf

Wymagania kadrowe netto wskazują, ilu dodatkowych pracowników jest potrzebnych lub jak duże jest ewentualne nadwyżki kadrowe.

Zapotrzebowanie netto na personel = zapotrzebowanie brutto na personel – dostępna liczba pracowników

Wynik dodatni wskazuje na dodatkowe zapotrzebowanie na personel. Wynik ujemny może wskazywać na nadwyżkę personelu.

Praktyczny przykład planowania kadrowego

Firma świadcząca usługi techniczne planuje w nadchodzącym roku rozszerzenie swojej działalności usługowej. Liczba miesięcznych zleceń od klientów ma wzrosnąć z 800 do 1 050.

Obecna liczba pracowników wynosi 20 techników serwisowych. W ciągu roku dwóch pracowników przejdzie na emeryturę. Jednocześnie nowe zlecenia wymagają dodatkowej wiedzy w określonym obszarze produktowym.

Planowanie kadrowe pokazuje, że:

• ile godzin pracy produktywnej będzie potrzebnych w przyszłości
• jaka zdolność produkcyjna pozostanie po planowanych odejściach
• ile dodatkowych techników jest potrzebnych
• którzy pracownicy mogą przejść szkolenie
• czy pojawią się regionalne wąskie gardła
• czy potrzebna jest tymczasowa kadra jako rozwiązanie przejściowe

Firma postanowiła zatrudnić trzech nowych techników serwisowych oraz przeszkolić czterech obecnych pracowników pod kątem nowego obszaru produktowego.

W ten sposób uwzględniona zostaje nie tylko wymagana liczba pracowników, ale również niezbędna struktura kwalifikacji.

Różnica między planowaniem kadr a planowaniem wykorzystania personelu

Planowanie kadrowe i planowanie zatrudnienia są ze sobą ściśle powiązane, ale pełnią różne funkcje.

Planowanie kadrowe obejmuje cały personel przedsiębiorstwa i dotyczy między innymi:

• przyszłe zapotrzebowanie na personel
• Liczba pracowników
• Rekrutacja
• Rozwój kadr
• Planowanie sukcesji
• Koszty osobowe

Planowanie zatrudnienia koncentruje się na konkretnym wykorzystaniu obecnych pracowników w ramach działalności operacyjnej.

Odpowiada ona na pytanie, który pracownik zostanie przydzielony do jakiego zadania, kiedy i gdzie.

Planowanie zatrudnienia stanowi zatem część szerszego procesu planowania kadr.

Różnica między planowaniem kadrowym a zarządzaniem kadrami

Zarządzanie kadrami obejmuje wszystkie zadania i decyzje związane z pracownikami przedsiębiorstwa.

Obejmuje to na przykład:

• Rekrutacja
• Zarządzanie kadrami
• Wynagrodzenie
• Zarządzanie
• Rozwój kadr
• Prawo pracy
• Zatrzymanie pracowników
• Zarządzanie kadrami

Planowanie kadrowe stanowi kluczowy element zarządzania kadrami. Stanowi ono podstawę ilościową, jakościową i czasową dla wielu decyzji dotyczących zarządzania kadrami.

Więcej informacji można znaleźć na stronie poświęconej rozwiązaniu Zarządzanie kadrami z wykorzystaniem Visual Planning.

Planowanie personelu i zasobów

Pracownicy stanowią jeden z najważniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Planowanie zasobów Uwzględnia nie tylko personel, ale także maszyny, pojazdy, pomieszczenia, urządzenia i inne środki produkcji.

Planowanie kadrowe koncentruje się natomiast w szczególności na:

• Liczba pracowników
• Wydajność robocza
• Kwalifikacje
• Rozwój kadr
• Nieobecności
• Koszty osobowe

Przykład: Planowanie zasobów wskazuje, że do realizacji projektu potrzebny jest pracownik, pojazd oraz przyrząd pomiarowy. Planowanie kadrowe gwarantuje, że w perspektywie długoterminowej dostępna będzie wystarczająca liczba odpowiednich pracowników posiadających wymagane kwalifikacje.

Planowanie personelu i planowanie wydajności

Planowanie wydajności polega na porównaniu przewidywanego zapotrzebowania na pracę z dostępnymi zasobami kadrowymi.

W tym kontekście można uwzględnić następujące czynniki:

• Liczba pracowników
• umowny czas pracy
• Praca w niepełnym wymiarze godzin
• Modele zmianowe
• Urlopy i nieobecności
• Wydajność
• Wymagane kwalifikacje

Dział planowania kadr wykorzystuje te informacje do wczesnego wykrywania nadwyżek i niedoborów mocy produkcyjnych.

Przykład: W nadchodzącym kwartale jeden z działów potrzebuje 4 000 godzin pracy. Po odliczeniu urlopów i szkoleń dostępnych jest jednak jedynie 3 500 godzin. Planowanie zdolności produkcyjnych wskazuje na niedobór wynoszący 500 godzin.

Planowanie personelu i planowanie zmian

Planowanie zmian przypisuje pracownikom stałe lub zmienne godziny pracy.

Należy przy tym uwzględnić:

• Zmiany poranne, popołudniowe i nocne
• Minimalna liczba pracowników
• Przerwy
• Czas odpoczynku
• Praca w weekendy i święta
• Kwalifikacje na każdą zmianę
• Nieobecności
• wymogi prawne i taryfowe

Planowanie zmian ma szczególne znaczenie w produkcji, logistyce, służbie zdrowia, służbach bezpieczeństwa oraz w innych przedsiębiorstwach działających w trybie ciągłym lub o wydłużonych godzinach pracy.

Planowanie personelu i urlopów

Planowanie urlopów musi gwarantować, że pracownicy będą mogli wykorzystać swoje urlopy bez narażania na szwank realizacji kluczowych zadań lub zapewnienia minimalnego obsadzenia stanowisk.

Zrównoważone planowanie urlopów uwzględnia:

• Uprawnienia urlopowe
• już zatwierdzone nieobecności
• Możliwości reprezentacji
• sezonowe obciążenie
• Wakacje szkolne
• Minimalna liczba pracowników
• Kwalifikacje pozostałych członków zespołu

Nieobecności powinny być bezpośrednio powiązane z planowaniem zadań, projektów i zdolności produkcyjnych.

Planowanie kadrowe i zarządzanie kwalifikacjami

System zarządzania kwalifikacjami dokumentuje wiedzę, doświadczenie, certyfikaty oraz uprawnienia pracowników.

Do kwalifikacji, które można uwzględnić w planowaniu, mogą należeć:

• Kwalifikacje zawodowe
• Szkolenia dotyczące produktów
• Instrukcje obsługi maszyn
• Kategorie praw jazdy
• Znajomość języków
• Instrukcje dotyczące bezpieczeństwa
• Umiejętności w zakresie zarządzania projektami
• Certyfikaty producenta
• dokumenty wymagane przepisami prawa

Dział planowania kadr wykorzystuje te dane do identyfikacji braków w kwalifikacjach oraz terminowego planowania szkoleń.

Planowanie personelu i planowanie projektów

W przedsiębiorstwach zorientowanych na projekty pracownicy muszą być przydzielani do różnych projektów zarówno w perspektywie długoterminowej, jak i krótkoterminowej.

Strona Planowanie projektów przedstawia zadania, terminy i kamienie milowe. Planowanie kadrowe zapewnia dostępność odpowiednich pracowników i zespołów do realizacji tych zadań.

Łącząc te dwa obszary, należy uwzględnić następujące kwestie:

• Role w projekcie
• Kwalifikacje
• planowany nakład pracy
• Czas trwania projektu
• Wykorzystanie zasobów w innych projektach
• Urlopy i nieobecności
• pracownicy wewnętrzni i zewnętrzni

Dzięki temu można sprawdzić, czy projekty są odpowiednio obsadzone, czy też poszczególni specjaliści zostali jednocześnie przypisani do zbyt wielu projektów.

Planowanie kadrowe i zarządzanie personelem

Zarządzanie personelem oznacza kompleksowe sterowanie i optymalizację wykorzystania zasobów ludzkich.

Często łączy on kilka obszarów:

• Prognozowanie zapotrzebowania na personel
• Planowanie zatrudnienia
• Planowanie zmian
• Rejestracja czasu pracy
• Zarządzanie nieobecnościami
• Planowanie wydajności
• Analiza wyników i wskaźników

Planowanie kadrowe stanowi podstawę zarządzania personelem. Dostarcza ono niezbędnych informacji dotyczących stanu zatrudnienia, zapotrzebowania oraz kwalifikacji.

Planowanie personelu i zarządzanie dokumentami

W związku z zatrudnieniem pracowników powstaje wiele dokumentów i zaświadczeń.

Obejmuje to na przykład:

• Umowy o pracę
• Dokumenty potwierdzające kwalifikacje
• Certyfikaty
• Materiały szkoleniowe
• Opinie
• Instrukcje użytkowania
• Egzaminy
• Zezwolenia
• Formularze osobowe

Dzięki zintegrowanej Zarządzanie dokumentami Pliki można bezpośrednio powiązać z pracownikami, zespołami, terminami lub zadaniami.

Dokumenty zawierające dane osobowe muszą być chronione za pomocą odpowiednich uprawnień użytkowników oraz środków ochrony danych.

Typowe błędy w planowaniu kadrowym

Planowanie uwzględnia wyłącznie liczbę pracowników

Kwalifikacje, doświadczenie i uprawnienia nie są brane pod uwagę.

Zapotrzebowanie na personel jest przejmowane z poprzedniego roku

Zmiany w wielkości zamówień, procesach, technologiach lub celach firmy nie są brane pod uwagę.

Praca w niepełnym wymiarze godzin i nieobecności są błędnie rozliczane

Uwzględniana jest liczba pracowników, ale nie faktycznie dostępny czas pracy.

Planowanie personelu i planowanie zadań są oddzielnymi procesami

Długoterminowe decyzje kadrowe nie są dostosowywane do faktycznego obciążenia operacyjnego.

Braki w kwalifikacjach są rozpoznawane zbyt późno

Niezbędne szkolenia lub certyfikaty planuje się dopiero wtedy, gdy konkretne zlecenie jest już w perspektywie.

Nie uwzględnia się przypadków zatrudnienia i odejścia pracowników

W długoterminowym planowaniu nie uwzględniono odejść na emeryturę, wypowiedzeń, urlopów rodzicielskich ani umów na czas określony.

Nadgodziny są traktowane jako stała zdolność produkcyjna

Regularny niedobór personelu jest rekompensowany nadgodzinami, zamiast dostosowywać rzeczywiste zapotrzebowanie na personel.

Działy planują w izolacji

Wolne moce produkcyjne w innych zespołach lub lokalizacjach nie są brane pod uwagę.

Dane dotyczące planowania nie są aktualne

Dział kadr, kierownictwo zespołów oraz dział planowania operacyjnego korzystają z różnych danych dotyczących stanów zatrudnienia i nieobecności.

Brak informacji dotyczących ochrony danych i praw dostępu

Wrażliwe dane osobowe są widoczne dla osób, które nie potrzebują tych danych do wykonywania swoich zadań.

Kluczowe wskaźniki w zakresie planowania kadrowego

Liczba pracowników

Liczba pracowników wskazuje, ilu pracowników zatrudnia firma w danym momencie.

Ekwiwalenty pełnego etatu

Ekwiwalenty pełnego etatu, często określane jako FTE, pozwalają przeliczyć różne wymiary czasu pracy na porównywalne etaty w pełnym wymiarze godzin.

Na przykład dwóch pracowników zatrudnionych w wymiarze 50 procent etatu stanowi łącznie ekwiwalent pełnego etatu.

Zapotrzebowanie na personel

Zapotrzebowanie na personel wskazuje, ilu pracowników lub ekwiwalentów pełnego etatu jest potrzebnych do wykonania przewidywanej ilości pracy.

Wykorzystanie zasobów ludzkich

Wykorzystanie zasobów kadrowych odnosi zaplanowany czas pracy do dostępnych możliwości.

Wskaźnik nadgodzin

Wskaźnik nadgodzin pokazuje, w jakim stopniu stały personel jest obciążony pracą wykraczającą poza umowny czas pracy.

Wskaźnik nieobecności

Wskaźnik nieobecności odnosi czas urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności do całkowitego dostępnego czasu pracy.

Wskaźnik rotacji pracowników

Wskaźnik rotacji personelu wskazuje, jaki odsetek pracowników opuszcza przedsiębiorstwo w określonym przedziale czasowym.

Vakanzzeit

Czas pozostawania stanowiska nieobsadzonego oznacza okres między ogłoszeniem naboru na dane stanowisko a jego pomyślnym obsadzeniem.

Zakres kwalifikacji

Wskaźnik pokrycia kwalifikacji wskazuje, czy firma dysponuje wystarczającą liczbą pracowników posiadających wymagane umiejętności i uprawnienia.

Wskaźnik uczestnictwa w szkoleniach

Wskaźnik udziału w szkoleniach może odzwierciedlać, jaki odsetek pracowników uczestniczy w zaplanowanych działaniach rozwojowych lub szkoleniowych.

Wskaźnik kosztów osobowych

Wskaźnik kosztów osobowych odnosi koszty osobowe do obrotów, całkowitych kosztów lub innego wskaźnika operacyjnego.

Czas pracy efektywnej

Czas pracy produktywnej wskazuje, jaka część dostępnego czasu jest faktycznie poświęcana na zadania tworzące wartość dodaną.

Oprogramowanie jako narzędzie wspomagające

Oprogramowanie może wspomagać planowanie kadrowe poprzez centralizację informacji dotyczących terminów, dostępności, zasobów i zakresów odpowiedzialności. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od konkretnego procesu, dostępnych danych oraz istniejących systemów. Przykładem jest Planowanie zatrudnienia za pomocą Visual Planning®.

Podsumowanie

Ustrukturyzowane planowanie kadrowe łączy stan zatrudnienia, zapotrzebowanie na personel, kwalifikacje, godziny pracy oraz cele przedsiębiorstwa. Tworzy ono merytoryczną podstawę do wczesnego rozpoznawania wąskich gardeł oraz wykorzystania dostępnych zasobów zgodnie z potrzebami.