Czym jest planowanie zasobów?

Planowanie zasobów oznacza systematyczne planowanie, przydzielanie i zarządzanie wszystkimi zasobami kadrowymi, technicznymi, przestrzennymi i czasowymi przedsiębiorstwa.

Do zasobów, które można planować, należą między innymi pracownicy, zespoły, maszyny, pojazdy, pomieszczenia, narzędzia, urządzenia, budżety oraz dostępne moce produkcyjne.

Celem ustrukturyzowanego planowania zasobów jest zapewnienie niezbędnych zasobów we właściwym czasie, we właściwym miejscu i w wystarczającej ilości. Jednocześnie należy unikać podwójnego przydziału zasobów, przestojów, przeciążenia oraz wąskich gardeł w zakresie wydajności.

Dzięki cyfrowe planowanie zasobów W ramach wspólnego planowania wizualnego można koordynować dostępność, obciążenie, zadania, projekty i terminy.

Jakie cele realizuje planowanie zasobów?

Planowanie zasobów stanowi solidną podstawę dla decyzji operacyjnych i strategicznych.

Do najważniejszych celów należą:

• przejrzyste przedstawienie dostępnych zasobów
• Wczesne wykrywanie ograniczeń wydajności
• Należy unikać powtórzeń
• Wykorzystywanie pracowników i zasobów zgodnie z zapotrzebowaniem
• Zmniejszenie czasu pracy na biegu jałowym i przestojów
• Bardziej niezawodne dotrzymywanie terminów realizacji projektów i dostaw
• Równomierniejsze rozłożenie obciążenia pracą
• szybsze wyszukiwanie odpowiednich zasobów
• kontrolowane wdrażanie zmian w krótkim terminie
• Przejrzyste planowanie kosztów zasobów
• Określenie potrzeb inwestycyjnych i kadrowych
• poprawić współpracę między różnymi lokalizacjami

Dobre planowanie zasobów nie uwzględnia zatem wyłącznie aktualnego obłożenia. Biorą pod uwagę również przyszłe zapotrzebowanie, dostępne moce produkcyjne, kwalifikacje, nieobecności oraz ograniczenia techniczne.

Jakie zasoby można planować?

Termin „zasoby” obejmuje wszystkie środki niezbędne do realizacji zadań, projektów, zleceń lub procesów operacyjnych.

Pracownicy i zespoły

Zasoby kadrowe to pracownicy, zespoły, specjaliści, partnerzy zewnętrzni lub pracownicy tymczasowi.

Podczas planowania można uwzględnić między innymi:

• Czas pracy
• Poziom zatrudnienia
• Kwalifikacje
• Doświadczenie
• Urlopy i nieobecności
• Lokalizacja
• Przynależność do zmiany
• Koszty
• obecne obciążenie

Konkretne przypisywanie pracowników do zadań, projektów lub miejsc pracy stanowi integralną część Planowanie zatrudnienia.

Maszyny i urządzenia

Zasoby techniczne obejmują maszyny, urządzenia produkcyjne, maszyny budowlane, stanowiska testowe oraz inne środki eksploatacyjne.

W procesie planowania istotne są na przykład:

• przydatność techniczna
• Wydajność maszyn
• Czas realizacji
• Czasy przygotowania
• Konserwacje
• Usterki
• Narzędzia i urządzenia
• wymagana liczba pracowników obsługujących urządzenie

Więcej podstawowych informacji na temat technicznego planowania zasobów można znaleźć w słowniku dotyczącym Planowanie pracy maszyn.

Pojazdy

Pojazdy są często planowane łącznie z kierowcami, zleceniami, miejscami realizacji oraz terminami przeglądów.

Obejmuje to na przykład:

• Samochody osobowe
• Pojazdy wspólne
• Transporter
• Pojazdy serwisowe
• Ciężarówki
• Załącznik
• Pojazdy budowlane
• Pojazdy specjalistyczne

W ramach planowania floty można uwzględnić lokalizację, wyposażenie, klasę pojazdu, zasięg, stan techniczny oraz wymagane uprawnienia kierowców.

Pomieszczenia i stanowiska pracy

Również pomieszczenia i stanowiska pracy stanowią zasoby ograniczone.

Przykłady:

• Sale konferencyjne
• Sale szkoleniowe
• Stanowiska pracy
• Pomieszczenia kontrolne
• Laboratoria
• Warsztaty
• Sale konferencyjne
• Powierzchnie magazynowe

W planowaniu przestrzeni istotną rolę odgrywają takie czynniki, jak pojemność, wyposażenie, lokalizacja, godziny otwarcia oraz uprawnienia dostępu.

Narzędzia i urządzenia

Narzędzia i urządzenia o ograniczonej dostępności często muszą być uwzględniane w planowaniu wraz z pracownikami lub maszynami.

Obejmuje to:

• Urządzenia pomiarowe
• Urządzenia kontrolne
• Narzędzia specjalistyczne
• komputery przenośne
• Skaner
• Urządzenia dźwigowe
• Sprzęt zabezpieczający
• Technika prezentacji

Materiały i zapasy

Materiały nie zawsze są traktowane jako klasyczne zasoby planowania, mogą jednak mieć decydujący wpływ na realizację zlecenia.

Brak surowców, podzespołów lub materiałów eksploatacyjnych może spowodować, że pracownicy i maszyny nie będą mogli być efektywnie wykorzystywani pomimo dostępnych zdolności produkcyjnych.

Budżety i środki finansowe

Również budżety można planować jako zasoby ograniczone.

Do zasobów finansowych należą na przykład:

• Budżety projektów
• Środki inwestycyjne
• Koszty osobowe
• Koszty usług zewnętrznych
• Budżety podróży
• Budżety materiałowe

Jakie są rodzaje planowania zasobów?

Planowanie zasobów można podzielić według okresu planowania, celów oraz rodzaju zasobów.

Strategiczne planowanie zasobów

Strategiczne planowanie zasobów uwzględnia długoterminowe zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na zasoby.

Typowe pytania to:

• Jakich pracowników i kwalifikacji będzie się potrzebować w przyszłości?
• Czy obecne moce produkcyjne maszyn są wystarczające?
• Jakie pojazdy lub urządzenia należy wymienić?
• Które lokalizacje należy rozbudować?
• Gdzie pojawiają się długoterminowe ograniczenia wydajności?
• Jakie inwestycje są konieczne?

Horyzont planowania może obejmować kilka lat.

Taktyczne planowanie zasobów

Taktyczne planowanie zasobów przekłada długoterminowe cele na działania średnioterminowe.

Obejmuje to na przykład:

• Tworzenie dodatkowych zespołów
• Doskonalenie zawodowe pracowników
• Zakup nowych maszyn
• Planowanie zasobów zewnętrznych
• Przygotowanie do sezonowych obciążeń produkcyjnych
• Rozdzielanie zasobów między lokalizacje

Operacyjne planowanie zasobów

Operacyjne planowanie zasobów reguluje konkretne wykorzystanie zasobów w ramach codziennej, tygodniowej lub miesięcznej działalności.

Odpowiada na przykład:

• Który pracownik wykonuje jakie zadanie?
• Która maszyna jest dostępna do realizacji zlecenia?
• Jaki pojazd jest potrzebny do wykonania zadania?
• Które pomieszczenie można zarezerwować?
• Gdzie występują krótkoterminowe wąskie gardła?
• Jakie zasoby można wykorzystać jako zamiennik?

Jak przebiega planowanie zasobów?

Strukturalne planowanie zasobów odbywa się w kilku wzajemnie skoordynowanych etapach.

1. Rejestracja zapotrzebowania na planowanie

W pierwszej kolejności określa się, jakie zadania, projekty, zlecenia lub usługi należy zrealizować.

W tym celu należy uwzględnić między innymi:

• Rodzaj zadania
• Data rozpoczęcia i zakończenia
• planowany nakład pracy
• Wymagane kwalifikacje
• wymagane maszyny i urządzenia
• Miejsce zastosowania
• Priorytet
• Zależności

2. Określenie wymaganych zasobów

Dla każdego zadania określa się, jakie zasoby kadrowe, techniczne lub lokalowe są wymagane.

Zadanie może na przykład wymagać udziału kierownika projektu, dwóch specjalistów, pojazdu oraz określonego urządzenia kontrolnego.

3. Rejestracja zasobów

W kolejnym kroku sprawdzane jest, jakie zasoby są zasadniczo dostępne.

Do istotnych danych podstawowych mogą należeć:

• Rodzaj zasobów
• Lokalizacja
• Kwalifikacje
• Wyposażenie
• Wydajność
• Czas pracy
• Koszty
• Osoba odpowiedzialna
• Właściwości techniczne

4. Sprawdź dostępność

Istniejący zasób nie jest automatycznie dostępny.

Planowanie musi uwzględniać między innymi:

• już zaplanowane zadania
• Urlopy i nieobecności
• Konserwacje
• Godziny zmian
• Okresy zamknięcia
• Lokalizacja
• Czas transportu
• Modele zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin

5. Sprawdzenie poprawności

Zasób musi być nie tylko dostępny, ale również odpowiedni do danego zadania.

W przypadku pracowników decydujące znaczenie mogą mieć kwalifikacje, certyfikaty lub doświadczenie. W przypadku maszyn istotną rolę odgrywają parametry techniczne, rozmiar, wydajność lub wyposażenie w narzędzia.

6. Przypisywanie zasobów

Odpowiednie i dostępne zasoby są przypisywane do zadań, projektów, zleceń lub terminów.

Przy dokonywaniu wyboru można uwzględnić:

• Kwalifikacje
• Wykorzystanie zasobów
• Lokalizacja
• Koszty
• Priorytet
• przydatność techniczna
• dotychczasowe doświadczenie

7. Sprawdź wykorzystanie mocy produkcyjnych

Po przypisaniu sprawdzane jest, czy poszczególne zasoby lub grupy zasobów są przeciążone.

Zasób może być w pełni zajęty, częściowo dostępny lub nadmiernie zarezerwowany.

8. Rozwiązywanie konfliktów i eliminowanie wąskich gardeł

W przypadku przeciążenia lub podwójnych rezerwacji należy rozważyć alternatywne rozwiązania.

Możliwe działania to:

• Przenieś zadanie
• wykorzystanie alternatywnego zasobu
• Rozdzielenie pracy między kilka zasobów
• Zmiana priorytetów
• wykorzystanie zasobów zewnętrznych
• zaplanować dodatkową zmianę
• Dostosować zakres projektu

9. Zatwierdzanie i przekazywanie planów

Po uzgodnieniu plan zostanie udostępniony zaangażowanym pracownikom, zespołom i osobom odpowiedzialnym.

Każda z zaangażowanych osób powinna być w stanie rozpoznać, które zadania, terminy i zasoby są dla niej istotne.

10. Na bieżąco aktualizować planowanie

Planowanie zasobów jest procesem ciągłym. Nieobecności pracowników, nowe zlecenia, zmiany terminów lub awarie techniczne wymagają regularnych korekt.

Praktyczny przykład planowania zasobów

Przedsiębiorstwo z branży technicznej realizuje jednocześnie kilka projektów dla klientów. W ciągu najbliższych dwóch tygodni potrzebni będą kierownicy projektów, technicy serwisowi, dwa pojazdy specjalistyczne oraz trzy urządzenia pomiarowe.

W ostatniej chwili pojawiło się pilne zlecenie od klienta. Odpowiedni technik serwisowy byłby co do zasady dostępny, jednak jest już przydzielony do innego projektu. Ponadto potrzebny jest przyrząd pomiarowy, który znajduje się w innej lokalizacji.

Dzięki scentralizowanemu planowaniu zasobów dysponent może:

• którzy pracownicy posiadają niezbędne kwalifikacje
• którzy pracownicy są dostępni w wymaganym okresie
• które projekty zostałyby objęte zmianą planu
• który przyrząd pomiarowy jest dostępny
• jak długo trwa transport między lokalizacjami
• czy dostępny jest odpowiedni pojazd
• czy konieczne jest wykorzystanie zasobów zewnętrznych

Zlecenie można realistycznie zaplanować bez podwójnego przydzielania zasobów lub pominięcia niezbędnych czasów transportu.

Cyfrowe wsparcie planowania zasobów

Oprogramowanie umożliwia scentralizowane przedstawianie dostępności, zajętości, zdolności produkcyjnych oraz konfliktów. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od planowanych zasobów, istniejących systemów oraz wymaganego poziomu szczegółowości. Przykładem rozwiązania konfigurowalnego jest Visual Planning® do operacyjnego planowania zasobów.

Różnica między planowaniem zasobów a zarządzaniem zasobami

Terminy „planowanie zasobów” i „zarządzanie zasobami” są często używane zamiennie, jednak opisują one różne zakresy.

Planowanie zasobów koncentruje się na:

• Określenie zapotrzebowania na zasoby
• Sprawdzenie dostępności
• Przypisywanie zasobów
• Planowanie zdolności produkcyjnych
• Wykrywanie konfliktów
• Planowanie zadań

Zarządzanie zasobami obejmuje ponadto całość administracji, rozwoju oraz ekonomicznego sterowania zasobami.

Obejmuje to na przykład:

• Zaopatrzenie
• Konserwacja
• Rozwój kwalifikacji
• Kontrola kosztów
• Planowanie inwestycji
• Analiza wykorzystania
• długoterminowe zarządzanie zapasami

Planowanie zasobów stanowi zatem kluczowy element zarządzania zasobami.

Różnica między planowaniem zasobów a planowaniem zdolności produkcyjnych

Planowanie zasobów określa, jakie konkretne zasoby zostaną wykorzystane do realizacji zadania lub zlecenia.

Planowanie zdolności produkcyjnych polega natomiast na sprawdzeniu, czy całkowita dostępna ilość mocy produkcyjnej jest wystarczająca.

Przykład: Planowanie wydajności wskazuje, że w nadchodzącym tygodniu zespół dysponuje 160 godzinami pracy. Planowanie zasobów określa, którzy pracownicy wykorzystają te godziny na realizację poszczególnych zadań.

Oba obszary są ze sobą ściśle powiązane. Konkretne przyporządkowanie ma sens tylko wtedy, gdy całkowita dostępna wydajność jest wystarczająca.

Pojemność brutto i netto

Aby zapewnić realistyczne planowanie zasobów, należy rozróżnić między teoretyczną a faktycznie dostępną wydajnością.

Pojemność brutto

Pojemność brutto określa teoretycznie dostępny czas danego zasobu.

Na przykład pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, przepracowujący 40 godzin tygodniowo, dysponuje zdolnością produkcyjną w wysokości 40 godzin brutto.

Pojemność netto

Pojemność netto uwzględnia okresy, które nie są dostępne dla zaplanowanych zadań.

Obejmuje to:

• Urlop
• Święta
• Choroba
• Spotkania
• Szkolenia
• czynności administracyjne
• Przerwy
• Terminy konserwacji

W związku z tym zdolność produkcyjna netto stanowi lepszą podstawę do realistycznego planowania.

W jaki sposób oblicza się wykorzystanie zasobów?

Wykorzystanie zasobów pokazuje, jaka część dostępnych mocy produkcyjnych jest już zajęta zadaniami lub zleceniami.

Uproszczona formuła brzmi:

Wykorzystanie zasobów w procentach = zaplanowany czas ÷ dostępna pojemność netto × 100

Przykład:

Pracownik dysponuje w ciągu tygodnia 32 godzinami dostępnymi do pracy. Z tego 28 godzin jest zaplanowanych.

28 ÷ 32 × 100 = 87,5 procent wykorzystania mocy produkcyjnych

Wykorzystanie zasobów przekraczające 100 procent wskazuje na nadmierne zaplanowanie. Bardzo niskie wykorzystanie zasobów może wskazywać na wolne moce produkcyjne lub niekompletnie zarejestrowane zadania.

Planowanie zasobów i planowanie zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia stanowi część planowania zasobów i koncentruje się na pracownikach oraz zespołach.

Należy uwzględnić między innymi:

• Godziny pracy
• Kwalifikacje
• Nieobecności
• Zmiany
• Miejsca zastosowania
• Obciążenie pracą
• wymogi prawne

Nadrzędne planowanie zasobów łączy te zasoby kadrowe dodatkowo z maszynami, pojazdami, pomieszczeniami i innymi środkami eksploatacyjnymi.

Przykład: Technik serwisowy jest dostępny i posiada odpowiednie kwalifikacje. Zlecenie nie może jednak zostać zrealizowane, jeśli nie jest dostępny wymagany pojazd lub przyrząd pomiarowy.

Planowanie zasobów i planowanie projektów

Projekty wymagają zaangażowania pracowników, maszyn, pomieszczeń, pojazdów oraz innych środków operacyjnych.

Strona Planowanie projektów określa zadania, terminy i kamienie milowe. Planowanie zasobów sprawdza, czy wymagane środki są faktycznie dostępne.

W przypadku realizacji kilku projektów równolegle często dochodzi do konfliktów, ponieważ te same kadry specjalistyczne lub maszyny są potrzebne w tym samym czasie.

Planowanie zasobów obejmujące wiele projektów pokazuje, że:

• które zasoby są zaplanowane w ramach kilku projektów
• gdzie dochodzi do przeciążenia
• które projekty dysponują wolnymi zasobami
• które terminy są zagrożone z powodu wąskich gardeł
• gdy konieczne będzie skorzystanie z pomocy zewnętrznej

Planowanie zasobów i planowanie pracy maszyn

Planowanie wykorzystania maszyn koncentruje się na czasowym i technicznym przydziale maszyn i urządzeń.

Należy przy tym uwzględnić między innymi:

• Zgodność z maszynami
• Czas realizacji
• Czas przezbrajania
• Konserwacja
• Usterka
• Narzędzia
• Materiał
• Personel obsługujący

Planowanie zasobów łączy maszynę z dodatkowymi zasobami kadrowymi i technicznymi, które są niezbędne.

Planowanie zasobów i planowanie produkcji

Planowanie produkcji koordynuje zlecenia produkcyjne, materiały, maszyny, personel oraz terminy dostaw.

Planowanie zasobów gwarantuje dostępność mocy produkcyjnych niezbędnych do realizacji zlecenia produkcyjnego.

Obejmuje to na przykład:

• Godziny pracy maszyn
• Personel obsługujący
• Narzędzia
• Środki kontrolne
• Materiały
• Powierzchnie magazynowe

Zlecenie produkcyjne można realistycznie zaplanować tylko wtedy, gdy wszystkie niezbędne zasoby są dostępne w przewidzianym przedziale czasowym.

Planowanie zasobów i zasoby puli

Zasoby wspólne to zasoby, z których mogą korzystać wszyscy użytkownicy i które nie są na stałe przypisane do konkretnej osoby, działu ani projektu.

Obejmuje to na przykład:

• Pojazdy wspólne
• Technik serwisowy
• Kierownik projektu
• Urządzenia pomiarowe
• Sale konferencyjne
• Maszyny specjalistyczne

Strona Planowanie zasobów puli koordynuje rezerwacje, dostępność oraz elastyczne przydzielanie tych wspólnie wykorzystywanych zasobów.

Planowanie zasobów i planowanie floty

Pojazdy stanowią ważne zasoby operacyjne i często wymagają planowania w połączeniu z kierowcami, zleceniami i przeglądami.

W procesie planowania floty można uwzględnić:

• Klasa pojazdu
• Lokalizacja
• Wyposażenie
• Zasięg
• Stan konserwacji
• Rezerwacje
• Kwalifikacje kierowców

Wolna pojemność pojazdu może zostać wykorzystana wyłącznie wtedy, gdy pojazd jest technicznie przystosowany do tego zadania i dostępny w wymaganej lokalizacji.

Planowanie zasobów i planowanie zmian

Planowanie zmian przypisuje pracownikom stałe lub zmienne godziny pracy.

Podczas planowania zasobów należy uwzględnić, jakie zasoby kadrowe są faktycznie dostępne w ramach danej zmiany.

Istotne czynniki to:

• Minimalna liczba pracowników
• Kwalifikacje na każdą zmianę
• Czas pracy i czas odpoczynku
• Urlopy i nieobecności
• Praca w weekendy i święta
• Modele zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin

Planowanie zasobów i harmonogramowanie

Planowanie terminów określa, kiedy mają być realizowane zadania, zlecenia lub projekty.

Termin jest jednak realistyczny tylko wtedy, gdy niezbędne zasoby są dostępne w przewidzianym okresie.

Planowanie zasobów i planowanie terminów należy zatem rozpatrywać łącznie.

Przykład: Zlecenie klienta ma rozpocząć się w poniedziałek. Termin ten można dotrzymać tylko wtedy, gdy pracownicy, pojazd i niezbędne narzędzia będą dostępne w tym samym czasie.

Planowanie zasobów i planowanie budżetu

Zasoby generują koszty. Dlatego planowanie zasobów jest często ściśle powiązane z planowaniem budżetu i kosztów.

Można uwzględnić:

• wewnętrzne stawki godzinowe
• Stawki za godzinę pracy maszyn
• Koszty związane z pojazdami
• usługi zewnętrzne
• Nadgodziny
• Koszty podróży
• Koszty materiałów

Dzięki przypisaniu kosztów do zasobów i zadań można w bardziej przejrzysty sposób oszacować planowany nakład pracy związany z projektem lub zleceniem.

Planowanie zasobów w wielu lokalizacjach

Przedsiębiorstwa posiadające wiele oddziałów często muszą koordynować zasoby ponad granicami działów i lokalizacji.

Należy przy tym uwzględnić dodatkowo:

• aktualna lokalizacja
• Czas transportu lub podróży
• kompetencje regionalne
• Strefy czasowe
• lokalne godziny pracy
• Centra kosztowe
• Procesy zatwierdzania

Zasób może być formalnie dostępny, ale ze względu na odległość lub czas dojazdu nie dotrze na czas do przewidzianego miejsca pracy.

Planowanie wąskich gardeł w planowaniu zasobów

Występuje niedobór zasobów, gdy zapotrzebowanie przewyższa dostępne moce produkcyjne.

Typowe zasoby ograniczające przepustowość to:

• Specjaliści
• Kierownik projektu
• określone maszyny
• Stanowiska testowe
• Pojazdy specjalistyczne
• Narzędzia
• Pomieszczenia
• partnerzy zewnętrzni

W celu rozwiązania problemu wąskiego gardła można rozważyć różne działania:

• Zmiana priorytetów
• Przenoszenie zadań
• wykorzystać alternatywne zasoby
• planowanie dodatkowych zmian
• zapewnić wsparcie zewnętrzne
• Rozszerzenie kwalifikacji
• Ograniczenie zakresu projektu

Planowanie scenariuszy i planowanie zasobów

Planowanie scenariuszy umożliwia porównanie różnych wariantów planowania.

Typowe pytania to:

• Co się dzieje w przypadku nieobecności pracownika?
• Jakie są konsekwencje przyjęcia dodatkowego zlecenia?
• Jakie są skutki przesunięcia terminu?
• Czy zdolności produkcyjne są wystarczające przy większym wolumenie zamówień?
• Jakie zasoby są potrzebne w nowej lokalizacji?
• Jakie są skutki konserwacji maszyn?

Scenariusze pomagają w przygotowaniu decyzji, zanim istniejący plan zostanie ostatecznie zmieniony.

Planowanie zasobów i zarządzanie kwalifikacjami

W przypadku zasobów kadrowych sama dostępność nie wystarcza. Pracownicy muszą również posiadać niezbędną wiedzę i uprawnienia.

Do kwalifikacji, które można uwzględnić w planowaniu, mogą należeć:

• Kwalifikacje zawodowe
• Szkolenia dotyczące produktów
• Instrukcje obsługi maszyn
• Instrukcje dotyczące bezpieczeństwa
• Kategorie praw jazdy
• Znajomość języków
• Certyfikaty producenta
• Role w projekcie

Planowanie zasobów oparte na kwalifikacjach zapobiega uwzględnianiu w harmonogramie pracowników, którzy choć są dostępni, nie nadają się do danego zadania.

Planowanie zasobów i zarządzanie dokumentami

Do zasobów i zadań często należą dokumenty i zaświadczenia.

Przykłady:

• Dokumenty potwierdzające kwalifikacje
• Raporty z badań
• Dokumentacja serwisowa
• Dokumenty pojazdów
• Instrukcje dotyczące pracy
• Dokumentacja projektu
• Zdjęcia
• Dokumenty dotyczące bezpieczeństwa

Dzięki zintegrowanej Zarządzanie dokumentami Pliki można bezpośrednio powiązać z zasobami, pracownikami, projektami, zadaniami lub terminami.

Typowe błędy w planowaniu zasobów

Pod uwagę brana jest wyłącznie dostępność

Dany zasób jest dostępny w danym terminie, ale nie posiada wymaganych kwalifikacji ani kompetencji technicznych.

Wymieszano pojęcia „pojemność brutto” i „pojemność netto”

W planowaniu brakuje urlopów, spotkań, prac konserwacyjnych i innych okresów nieproduktywnych.

Zasoby są planowane wielokrotnie

Pracownik, maszyna lub pojazd są przypisywane jednocześnie do kilku zadań.

Modele zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin nie są brane pod uwagę

Pracownicy są planowani z uwzględnieniem teoretycznej pełnej zdolności produkcyjnej, mimo że są dostępni jedynie w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Brakuje informacji o lokalizacjach i czasach dojazdu

Zasób jest dostępny, ale nie może dotrzeć na miejsce zlecenia na czas.

Okresy konserwacji i zamknięcia są pomijane

Maszyny lub pojazdy są uwzględniane w planie, mimo że nie są gotowe do pracy.

Planowanie odbywa się wyłącznie w ramach poszczególnych działów

Wolne moce produkcyjne i wąskie gardła w innych obszarach pozostają niewidoczne.

Kwalifikacje nie są aktualne

Wygasłe certyfikaty lub brakujące szkolenia nie są brane pod uwagę podczas przypisywania.

Priorytety są niejasne

Kilka projektów korzysta z tego samego zasobu, przy czym nie obowiązują żadne wiążące zasady przydzielania zasobów.

Zmiany nie są ogłaszane centralnie

Pracownicy, kierownictwo projektów oraz dział planowania operacyjnego pracują w oparciu o różne etapy planowania.

Planowanie nie jest aktualizowane

Zadania zakończone, przełożone lub odwołane nadal blokują zasoby.

Przeciążenie jest akceptowane na stałe

Zasoby są regularnie planowane z obciążeniem przekraczającym 100 procent, bez wprowadzania środków strukturalnych.

Kluczowe wskaźniki planowania zasobów

Wykorzystanie zasobów

Wykorzystanie zasobów pokazuje, jaka część dostępnych mocy produkcyjnych została już zaplanowana.

Dostępność

Dostępność określa, w jakim stopniu dany zasób jest gotowy do wykorzystania i nie jest zajęty w innym celu.

Wskaźnik przeciążenia

Wskaźnik przeciążenia pokazuje, jak często lub w jakim zakresie zasoby są planowane powyżej ich dostępnej wydajności.

Wskaźnik przestoju

Wskaźnik niewykorzystania mocy produkcyjnych określa odsetek dostępnych mocy produkcyjnych, które nie są wykorzystywane w sposób produktywny.

Odchylenie wydajności

Odchylenie wydajności wskazuje różnicę między wydajnością wymaganą a dostępną.

Terminowość

Terminowość wskazuje, czy zadania i projekty są realizowane z wykorzystaniem dostępnych zasobów w wyznaczonych terminach.

Dokładność planowania

Dokładność planowania polega na porównaniu zaplanowanego nakładu pracy lub czasu pracy z faktycznie wymaganym nakładem lub czasem pracy.

Podwójne rezerwacje

Wskaźnik ten rejestruje konflikty, w których ten sam zasób został zaplanowany wielokrotnie w tym samym czasie.

Wskaźnik zmian w planowaniu

Wskaźnik zmian w planowaniu pokazuje, jak często konieczne jest modyfikowanie istniejących przypisów zasobów.

Zdolność produkcyjna

Wydajność produkcyjna określa czas faktycznie dostępny na zadania tworzące wartość dodaną.

Koszty związane z wykorzystaniem zasobów

Wskaźnik ten odnosi koszty zasobu do jego faktycznego wykorzystania.

Zakres kwalifikacji

Wskaźnik pokrycia kwalifikacji pokazuje, czy dostępna jest wystarczająca liczba odpowiednich pracowników do realizacji zaplanowanych zadań.

Często zadawane pytania dotyczące planowania zasobów

Czym jest planowanie zasobów?

Planowanie zasobów oznacza identyfikację, podział czasowy oraz przypisanie niezbędnych pracowników, maszyn, pojazdów, pomieszczeń i innych środków operacyjnych do zadań, zleceń lub projektów.

Jaka jest różnica w stosunku do planowania zdolności produkcyjnych?

Planowanie zdolności produkcyjnych polega na porównaniu zapotrzebowania z całkowitą dostępną wydajnością. Planowanie zasobów polega na przypisywaniu konkretnych zasobów do przewidzianych zadań i okresów.

Jaka jest różnica w stosunku do zarządzania zasobami?

Planowanie zasobów koncentruje się na zapotrzebowaniu, dostępności i przypisaniu. Zarządzanie zasobami obejmuje ponadto rozwój, zaopatrzenie, konserwację, koszty oraz długoterminowe sterowanie zasobami.

Jakie zasoby można planować?

Planowaniu podlegają między innymi pracownicy, zespoły, maszyny, pojazdy, pomieszczenia, narzędzia, urządzenia, zewnętrzni usługodawcy, budżety oraz dostępne moce produkcyjne.

Podsumowanie

Strukturalne planowanie zasobów łączy zapotrzebowanie, dostępność, kwalifikacje, moce produkcyjne oraz konkretne zadania w realistyczny plan wykorzystania zasobów.

Rozwiązanie to wspiera przedsiębiorstwa w terminowym zapewnianiu odpowiednich pracowników i zasobów, wczesnym wykrywaniu przeciążenia oraz lepszym wykorzystaniu dostępnych mocy produkcyjnych.

Wraz ze wzrostem liczby projektów, zasobów i lokalizacji oddzielne listy w programie Excel oraz ręczne tabele planowania szybko osiągają swoje granice. Cyfrowe planowanie zasobów zwiększa przejrzystość, ułatwia wprowadzanie zmian w krótkim terminie oraz tworzy bardziej niezawodną podstawę do podejmowania decyzji operacyjnych i strategicznych.