Czym są zasoby wspólne?

Zasoby wspólne to pracownicy, maszyny, pojazdy, pomieszczenia, narzędzia lub inne środki produkcji, z których mogą korzystać wszyscy i które nie są na stałe przypisane do konkretnej osoby, działu ani określonego projektu.

Są one zarządzane w ramach centralnej puli zasobów i przydzielane do różnych zadań, zespołów, projektów lub lokalizacji w zależności od zapotrzebowania, dostępności, kwalifikacji lub miejsca pracy.

Typowymi zasobami wspólnymi są na przykład wspólnie użytkowane pojazdy służbowe, sale konferencyjne, technicy serwisowi, maszyny specjalistyczne, urządzenia mobilne, sprzęt kontrolny lub pracownicy posiadający specjalistyczną wiedzę.

Celem ustrukturyzowanego planowania zasobów wspólnych jest przejrzyste, elastyczne i pozbawione konfliktów wykorzystanie zasobów wspólnych. Pozwala to uniknąć podwójnych rezerwacji, przestojów oraz niepotrzebnych nowych zakupów.

Dzięki cyfrowe planowanie zasobów wspólnych W ramach wspólnego planowania wizualnego można koordynować dostępność, rezerwacje, zadania oraz zakresy odpowiedzialności.

Czym jest pula zasobów?

Pula zasobów to organizacyjne zgrupowanie zasobów, które są dostępne dla wielu użytkowników, projektów, działów lub lokalizacji.

Pula może być tworzona na podstawie różnych kryteriów:

• Rodzaj zasobów
• Lokalizacja
• Dział
• Kwalifikacje
• Klasa pojazdu
• Typ maszyny
• Zakres zastosowania
• Centrum kosztowe
• Dostępność

Przykłady pul zasobów to:

• Flota wszystkich pojazdów serwisowych danej lokalizacji
• Grupa wykwalifikowanych kierowników projektów
• Pula wspólnie wykorzystywanych przyrządów pomiarowych
• Pula dostępnych sal konferencyjnych
• Pula mobilnych zespołów montażowych
• Pula maszyn rezerwowych

W zależności od struktury organizacyjnej dany zasób może być przypisany do kilku pul. Pracownik może na przykład należeć jednocześnie do puli lokalizacji, puli kwalifikacji oraz regionalnego zespołu serwisowego.

Jakie zasoby można zarządzać jako zasoby puli?

Zasadniczo wszystkie zasoby wspólnie wykorzystywane i ograniczone czasowo można zorganizować w ramach puli zasobów.

Pracownicy i specjaliści

Pracownicy mogą być planowani jako zasoby wspólne, jeśli mogą być elastycznie wykorzystywani w różnych zespołach, zadaniach lub projektach.

Obejmuje to na przykład:

• Technik serwisowy
• Kierownik projektu
• Monterzy
• Springer
• pracownicy tymczasowi
• Specjaliści
• Konsultant
• Specjalista ds. kontroli jakości
• Specjaliści IT
• zewnętrzni usługodawcy

Podczas przydzielania zadań należy uwzględnić dostępność, kwalifikacje, czas pracy, lokalizację oraz aktualne obciążenie pracą.

Pojazdy

Pojazdy współużytkowane należą do najczęściej spotykanych zasobów w ramach puli.

Przykłady:

• Pojazdy wspólne
• Transporter
• Pojazdy serwisowe
• Ciężarówki
• Załącznik
• Pojazdy budowlane
• Pojazdy specjalistyczne
• Pojazdy zastępcze

Przy przypisywaniu pojazdów decydujące znaczenie mogą mieć lokalizacja, klasa pojazdu, wyposażenie, zasięg, ładowność oraz stan techniczny.

Maszyny i urządzenia

Maszyny można zarządzać w ramach centralnej puli i przydzielać je do różnych zleceń, projektów lub obszarów produkcyjnych.

Obejmuje to na przykład:

• Maszyny produkcyjne
• Maszyny budowlane
• Podnośniki
• Żurawie
• Stanowiska testowe
• Maszyny zastępcze
• urządzenia mobilne
• Urządzenia specjalistyczne

Przed każdym przypisaniem należy sprawdzić zgodność techniczną oraz faktyczną dostępność maszyn.

Narzędzia i urządzenia techniczne

Urządzenia wysokiej jakości lub rzadko wykorzystywane są często zarządzane centralnie.

Typowe przykłady to:

• Urządzenia pomiarowe
• Urządzenia kontrolne
• Narzędzia specjalistyczne
• komputery przenośne
• Tablety
• Skaner
• Kamery
• Technika prezentacji
• Sprzęt zabezpieczający

Pomieszczenia i stanowiska pracy

Również zasoby przestrzenne można zorganizować jako zasoby wspólne.

Obejmuje to:

• Sale konferencyjne
• Sale szkoleniowe
• Stanowiska pracy
• Pomieszczenia kontrolne
• Warsztaty
• Laboratoria
• Sale konferencyjne
• Powierzchnie magazynowe

Podczas planowania przestrzeni można uwzględnić pojemność, wyposażenie, lokalizację, uprawnienia dostępu oraz godziny otwarcia.

Możliwości produkcyjne i usługowe

Oprócz poszczególnych zasobów można również planować całe zespoły, linie produkcyjne lub grupy zdolności produkcyjnych jako pulę zasobów.

Przykłady:

• Zespoły montażowe
• Zespoły serwisowe
• Możliwości rozwojowe
• Linie produkcyjne
• Grupy zmian
• Zewnętrzne zasoby partnerów

Jak działa planowanie zasobów w puli?

Planowanie zasobów wspólnych koordynuje dostępność, rezerwację i przydzielanie zasobów wspólnych.

Typowy przebieg procesu składa się z kilku etapów.

1. Rejestrowanie zasobów

W pierwszej kolejności rejestruje się wszystkie zasoby wspólnego użytkowania wraz z ich istotnymi właściwościami.

Może to obejmować:

• Nazwa lub numer identyfikacyjny
• Typ zasobów
• Lokalizacja
• Osoba odpowiedzialna
• Kwalifikacje lub wyposażenie
• Wydajność
• Koszty
• Dostępność
• Stan konserwacji

2. Tworzenie pul zasobów

Zasoby są pogrupowane według kryteriów uzasadnionych z punktu widzenia merytorycznego.

Przedsiębiorstwo może na przykład utworzyć własne pule pojazdów, techników serwisowych, kierowników projektów, maszyn lub sal konferencyjnych.

3. Zidentyfikowanie potrzeb

W odniesieniu do zlecenia, projektu lub terminu określa się, jaki rodzaj zasobu jest wymagany.

W tym kontekście można określić następujące wymagania:

• Okres
• Lokalizacja
• Kwalifikacje
• Wydajność
• Wyposażenie
• Priorytet
• Centrum kosztowe

4. Sprawdź dostępność

Planowanie pokazuje, które zasoby są dostępne, zarezerwowane, zajęte, nieobecne lub zablokowane w danym okresie.

Oprócz samej dostępności czasowej należy sprawdzić, czy dany zasób jest odpowiedni pod względem merytorycznym i organizacyjnym.

5. Przypisanie zasobów

Odpowiedni zasób jest przypisywany do zlecenia, projektu, zespołu lub lokalizacji.

Wybór może odbywać się na przykład według następujących kryteriów:

• Kwalifikacje
• Odległość
• Wykorzystanie zasobów
• Koszty
• Priorytet
• przydatność techniczna
• dotychczasowe doświadczenie

6. Potwierdź rezerwację

W zależności od procesu rezerwacja może mieć charakter wiążący od razu lub może być początkowo traktowana jako zapytanie lub rezerwacja wstępna.

W przypadku zasobów o krytycznym znaczeniu lub wymagających znacznych nakładów finansowych może być dodatkowo wymagane zatwierdzenie.

7. Udokumentowanie wykorzystania

Po zakończeniu lub w trakcie realizacji zlecenia można rejestrować czas użytkowania, status, koszty, uszkodzenia, opinie lub inne informacje.

8. Ponowne udostępnienie zasobu

Po zakończeniu zadania zasób staje się ponownie dostępny. W przypadku pojazdów, maszyn lub urządzeń może być wcześniej konieczne ich wyczyszczenie, konserwacja, kontrola lub zwrot.

Praktyczny przykład planowania zasobów w puli

Firma świadcząca usługi techniczne prowadzi działalność w czterech lokalizacjach. Do realizacji projektów klientów dysponuje 25 technikami serwisowymi, ośmioma pojazdami serwisowymi oraz sześcioma wysokiej jakości przyrządami pomiarowymi.

Urządzenia pomiarowe nie są na stałe przypisane do poszczególnych lokalizacji, lecz zarządzane centralnie jako zasoby wspólne.

W celu realizacji pilnego zlecenia klienta konieczne jest jednoczesne zaangażowanie wykwalifikowanego technika, pojazdu serwisowego oraz określonego przyrządu pomiarowego.

Dzięki scentralizowanemu planowaniu zasobów z puli dysponent może:

• którzy technicy posiadają niezbędne kwalifikacje
• którzy pracownicy są dostępni w wymaganym okresie
• w której lokalizacji znajduje się odpowiedni pojazd
• który przyrząd pomiarowy jest wolny, a który już zarezerwowany
• jakie czasy transportu i przekazania należy uwzględnić
• które inne zlecenia zostałyby objęte zmianą planu

Wymagane zasoby można wspólnie zarezerwować na potrzeby zlecenia. Zapobiega to sytuacji, w której technik jest wprawdzie zaplanowany do realizacji zlecenia, ale niezbędny przyrząd pomiarowy jest w tym samym czasie wykorzystywany w innym projekcie.

Różnica między zasobami puli a zasobami przypisanymi na stałe

Stałe zasoby są na stałe przypisane do konkretnej osoby, działu, maszyny lub projektu.

Przykłady:

• osobowy samochód służbowy
• stałe stanowisko pracy
• Maszyna z określonej linii produkcyjnej
• Pracownicy stałego zespołu projektowego

Zasoby wspólne są natomiast przydzielane w sposób elastyczny i na czas określony.

Pojazd z floty może być dziś wykorzystywany przez dział sprzedaży, jutro przez dział obsługi klienta, a w następnym tygodniu przez zespół projektowy.

Elastyczne wykorzystanie zwiększa stopień wykorzystania zasobów, wymaga jednak przejrzystych zasad rezerwacji i zatwierdzania.

Różnica między zasobami puli a zdolnościami produkcyjnymi

Zasób wspólny to konkretnie identyfikowalny zasób lub grupa zasobów. Natomiast zdolność produkcyjna opisuje dostępną ilość wydajności w określonym przedziale czasowym.

Przykład: Zespół składający się z pięciu techników stanowi pulę zasobów. Łączna liczba 160 godzin pracy dostępnych w nadchodzącym tygodniu stanowi wynikową zdolność produkcyjną.

Planowanie zasobów puli określa, którzy konkretni pracownicy zostaną zaangażowani. Planowanie zdolności produkcyjnych ocenia, czy całkowita dostępna wydajność jest wystarczająca do zaspokojenia planowanego zapotrzebowania.

Zasoby wspólne i planowanie zasobów

Strona Planowanie zasobów Zasadniczo koordynuje pracowników, maszyny, pojazdy, pomieszczenia, urządzenia i moce produkcyjne.

Planowanie zasobów wspólnych koncentruje się w szczególności na zasobach, które są wspólnie wykorzystywane przez kilka działów i przydzielane w sposób elastyczny.

Przykład: Planowanie zasobów przedstawia wszystkie pojazdy danej firmy. Planowanie zasobów wspólnych określa, które pojazdy przeznaczone do wspólnego użytkowania mogą być rezerwowane przez poszczególne działy lub pracowników.

Zarządzanie zasobami i planowanie kadrowe

Pule pracowników są wykorzystywane w sytuacjach, gdy wykwalifikowani pracownicy są elastycznie przydzielani do różnych zespołów, projektów lub lokalizacji.

Strona Planowanie personelu uwzględnia długoterminowy stan zatrudnienia, zapotrzebowanie na personel, kwalifikacje oraz rozwój.

Planowanie zasobów z puli odpowiada natomiast na pytanie operacyjne, który z dostępnych pracowników z określonej puli kadrowej może podjąć się konkretnego zadania.

Typowe grupy pracowników to:

• Springerpools
• Pule techników serwisowych
• Bazy kierowników projektów
• Zespoły montażowe
• Bazy pracowników tymczasowych
• wewnętrzne zespoły konsultantów
• zewnętrzni specjaliści

Zarządzanie zasobami i planowanie zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia polega na przypisywaniu pracownikom konkretnych zadań, projektów, zmian lub miejsc pracy.

W przypadku pracowników z puli należy dodatkowo uwzględnić następujące czynniki:

• Przynależność do puli zasobów
• Kwalifikacje
• Czas pracy
• Lokalizacja
• Wykorzystanie zasobów
• Status zatwierdzenia
• Koszty

Pracownik może być dyspozycyjny pod względem czasu, ale mimo to nie nadawać się do wykonania określonego zadania z powodu braku kwalifikacji lub ograniczeń organizacyjnych.

Planowanie zasobów wspólnych i maszyn

Zasoby techniczne można elastycznie przyporządkowywać do różnych zleceń produkcyjnych, placów budowy lub projektów.

Strona Planowanie pracy maszyn Należy przy tym uwzględnić między innymi:

• Dostępność maszyn
• przydatność techniczna
• Wydajność
• Narzędzia i urządzenia
• Terminy konserwacji
• Czas transportu
• Personel obsługujący

Maszyna z centralnej puli może zostać uwzględniona w harmonogramie tylko wtedy, gdy jest dostępna w przewidzianym terminie i nadaje się technicznie do realizacji zlecenia.

Zarządzanie zasobami wspólnymi i planowanie floty pojazdów

Pojazdy z puli są wspólnie wykorzystywane przez kilku pracowników, zespoły lub oddziały.

W przypadku Planowanie floty pojazdów Można uwzględnić między innymi następujące cechy:

• Klasa pojazdu
• Lokalizacja
• Zasięg
• Wyposażenie
• Objętość ładunku
• Stan konserwacji
• Rezerwacje
• Uprawnienia kierowców

Pojazd może być wolny, ale ze względu na swoje wyposażenie lub lokalizację może nie nadawać się do określonego zastosowania.

Zasoby wspólne i planowanie projektów

Organizacje realizujące projekty często korzystają ze wspólnych zasobów, które są dostępne dla wielu projektów.

Obejmuje to na przykład:

• Kierownik projektu
• Specjaliści
• Programista
• Urządzenia kontrolne
• Laboratoria
• Pojazdy
• Sale konferencyjne

Planowanie projektu określa, kiedy zasoby te będą potrzebne do realizacji zadań lub poszczególnych etapów projektu.

Planowanie zasobów wspólnych pokazuje, czy są one dostępne w danym momencie, czy też są jednocześnie wykorzystywane w innych projektach.

Zarządzanie zasobami i planowanie przestrzeni

Sale konferencyjne, stanowiska pracy i sale szkoleniowe można zarządzać jako zasoby wspólne.

Podczas dokonywania rezerwacji można uwzględnić następujące wymagania:

• Powierzchnia pomieszczenia
• Liczba uczestników
• Lokalizacja
• Technologia wideokonferencji
• Dostępność
• Uprawnienia dostępu
• Godziny otwarcia
• niezbędne wyposażenie

Dzięki temu zapobiega się sytuacji, w której pomieszczenie jest wprawdzie dostępne, ale nie nadaje się na zaplanowany termin.

Zasady rezerwacji zasobów wspólnych

Jasne zasady rezerwacji mają kluczowe znaczenie dla sprawiedliwego i przejrzystego przydzielania zasobów wspólnego użytku.

Rezerwacja bezpośrednia

Uprawnieni użytkownicy mogą rezerwować dostępne zasoby bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody.

Zapytanie o rezerwację

Rezerwacja jest najpierw zgłaszana i musi zostać potwierdzona przez osobę odpowiedzialną.

Przydzielanie zadań na podstawie priorytetów

Zadania pilne, związane z bezpieczeństwem lub mające kluczowe znaczenie dla obrotów mogą mieć pierwszeństwo przed mniej ważnymi rezerwacjami.

Przyznawanie zamówień na podstawie kwalifikacji

Z danego zasobu mogą korzystać wyłącznie pracownicy posiadający niezbędne uprawnienia lub wiedzę.

Przydzielanie zadań na podstawie lokalizacji

Zasoby są w pierwszej kolejności przypisywane do użytkowników lub zleceń w tej samej lub najbliższej lokalizacji.

Termin realizacji

Rezerwacje można ograniczyć do określonych okresów lub maksymalnego czasu użytkowania.

Zatwierdzenie po wykorzystaniu

Zasób zostanie ponownie udostępniony dopiero po zwrocie, kontroli, czyszczeniu lub potwierdzeniu statusu.

Ustalanie priorytetów zasobów puli

Jeśli kilku użytkowników potrzebuje tego samego zasobu, należy ustalić przejrzysty system priorytetów.

Możliwe kryteria to:

• Pilność
• Priorytet klienta
• Status projektu
• termin umowny
• Kwestie związane z bezpieczeństwem
• Zasoby alternatywne
• Koszty opóźnienia
• Data rezerwacji

Zasady powinny być przejrzyście udokumentowane, aby konflikty nie były rozstrzygane na podstawie osobistych uwag lub nieformalnych ustaleń.

Przekazywanie i zwrot zasobów wspólnych

W przypadku pojazdów, maszyn, narzędzi lub urządzeń mobilnych planowanie nie kończy się na rezerwacji.

Możliwe jest również zorganizowanie odbioru i zwrotu.

Typowe informacje to:

• Termin realizacji
• Termin zwrotu
• Stan
• Stan licznika
• Godziny pracy
• Akcesoria
• Szkody
• Sprzątanie
• Stan załadunku lub poziomu paliwa
• Podpis użytkownika

Pomiędzy dwiema rezerwacjami może być konieczny czas buforowy na czyszczenie, kontrolę, transport lub przygotowanie.

Planowanie zasobów w ramach puli obejmującej różne lokalizacje

Przedsiębiorstwa posiadające wiele oddziałów mogą centralnie planować zasoby wspólnego użytku.

Należy przy tym dodatkowo uwzględnić:

• aktualna lokalizacja
• Czas transportu
• Koszty transportu
• kompetencje regionalne
• Godziny otwarcia
• odpowiedzialny dział
• Miejsce zwrotu

Zasób może być formalnie dostępny, ale ze względu na odległość nie dotrze na czas do miejsca, w którym jest potrzebny.

Zarządzanie zasobami wspólnymi i dokumentami

Do zasobów współużytkowanych często należą dokumenty i zaświadczenia.

Przykłady:

• Instrukcje obsługi
• Raporty z badań
• Dokumenty pojazdów
• Dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa
• Protokoły przekazania
• Potwierdzenia konserwacji
• Zdjęcia
• Certyfikaty
• Warunki użytkowania

Dzięki zintegrowanej Zarządzanie dokumentami Pliki można bezpośrednio powiązać z zasobami, rezerwacjami, użytkownikami lub terminami.

Typowe błędy w planowaniu zasobów puli

Zasoby są wybierane wyłącznie w zależności od ich dostępności

Kwalifikacje, wyposażenie, lokalizacja ani przydatność techniczna nie są sprawdzane.

Rezerwacje są dokonywane za pośrednictwem różnych systemów

Część użytkowników korzysta z programu Excel, inni używają kalendarzy, poczty elektronicznej lub osobistych ustaleń.

Nie uwzględnia się terminów dostaw

Zasób jest ponownie rezerwowany bezpośrednio po zakończeniu zadania, mimo że konieczne jest jego oczyszczenie, transport lub kontrola.

Zasoby puli są trwale zablokowane

Zasoby pozostają zarezerwowane, mimo że nie są już potrzebne.

Brakuje informacji o terminach konserwacji

Pojazdy, maszyny lub urządzenia są uwzględniane w harmonogramie podczas planowanej kontroli lub konserwacji.

Kwalifikacje nie są sprawdzane

Pracownik rezerwuje zasób, którego nie ma prawa obsługiwać ani wykorzystywać.

Nie należy uwzględniać lokalizacji

Zasób jest dostępny, ale znajduje się zbyt daleko od przewidzianego miejsca wykorzystania.

Zakres obowiązków jest niejasny

Nie określono, kto zatwierdza rezerwacje, dokumentuje uszkodzenia ani sprawdza stan zasobów po ich zwrocie.

Zasoby nie są udostępniane w odpowiednim terminie

Zrealizowane lub anulowane rezerwacje nadal blokują dostępność.

Dane dotyczące obciążenia nie są analizowane

Przedsiębiorstwa nie wiedzą, które zasoby są intensywnie wykorzystywane, a które pozostają trwale niewykorzystane.

Kluczowe wskaźniki dla zasobów wspólnych

Wykorzystanie zasobów

Wykorzystanie zasobów pokazuje, w jakim stopniu zasób z puli jest faktycznie wykorzystywany w ramach dostępnego czasu.

Dostępność

Dostępność określa, przez jaki czas dany zasób jest dostępny do rezerwacji i gotowy do wykorzystania.

Wskaźnik rezerwacji

Wskaźnik rezerwacji pokazuje, jaka część dostępnego czasu została zarezerwowana.

Rzeczywisty wskaźnik wykorzystania

Wskaźnik ten rozróżnia czas zarezerwowany od czasu faktycznie wykorzystanego.

Wskaźnik anulacji

Wskaźnik anulowań pokazuje, jak często rezerwacje są anulowane lub nie są realizowane.

Podwójne rezerwacje

Wskaźnik ten rejestruje konflikty planistyczne, w których ten sam zasób jest jednocześnie rezerwowany wielokrotnie.

Średni czas trwania rezerwacji

Średni czas rezerwacji wskazuje, jak długo dany zasób jest zazwyczaj zajęty.

Okres eksploatacji

Czas przestoju określa okresy, w których zasób, który zasadniczo jest dostępny, nie jest wykorzystywany.

Udział w kosztach konserwacji

Wskaźnik konserwacji wskazuje, jaka część dostępnego czasu jest zajęta przez prace konserwacyjne, przeglądy lub naprawy.

Wykorzystanie mocy produkcyjnych w poszczególnych lokalizacjach

Wskaźnik wykorzystania lokalizacji pokazuje, w których lokalizacjach zasoby są wykorzystywane w sposób szczególnie intensywny lub szczególnie ograniczony.

Częstotliwość wypożyczeń

Częstotliwość wypożyczeń odzwierciedla, jak często dany zasób jest rezerwowany lub przekazywany w określonym przedziale czasowym.

Koszt za jedno użycie

Wskaźnik ten odnosi koszty zakupu, konserwacji lub eksploatacji do faktycznego wykorzystania.

Oprogramowanie jako narzędzie wspomagające

Oprogramowanie może wspomagać planowanie zasobów wspólnych poprzez centralne informacje dotyczące terminów, dostępności, zasobów i zakresów odpowiedzialności. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od konkretnego procesu, dostępnych danych oraz istniejących systemów. Przykładem jest Planowanie zasobów wspólnych za pomocą Visual Planning®.

Podsumowanie

Zasoby wspólne to pracownicy, pojazdy, maszyny, pomieszczenia lub urządzenia, z których można korzystać wspólnie. Ustrukturyzowane planowanie zapewnia przejrzystość w zakresie dostępności, rezerwacji, kwalifikacji i lokalizacji oraz ułatwia przydzielanie zasobów zgodnie z zapotrzebowaniem.