Czym jest planowanie projektów?

Planowanie projektu oznacza ustrukturyzowane przygotowanie projektu. Obejmuje ono określenie celów projektu, zadań, terminów, zakresu odpowiedzialności, zasobów, kosztów, zależności oraz potencjalnych zagrożeń.

Tworzy ona podstawę do przejrzystej organizacji, sterowania i kontroli projektu. Planowanie projektu rozpoczyna się zazwyczaj przed właściwą realizacją, jednak jest regularnie weryfikowane i dostosowywane w trakcie całego przebiegu projektu.

Celem ustrukturyzowanego planowania projektu jest wykonanie wszystkich niezbędnych prac w logicznej kolejności, zapewnienie niezbędnych zasobów w odpowiednim czasie oraz dotrzymanie uzgodnionych terminów, kosztów i wymagań jakościowych.

Dzięki cyfrowe planowanie projektów Umożliwia to koordynację projektów, zadań, pracowników, terminów, kamieni milowych i zasobów w ramach wspólnego planowania wizualnego.

Jakie zadania wchodzą w zakres planowania projektu?

Planowanie projektu obejmuje wszystkie zadania organizacyjne i planistyczne niezbędne do pomyślnej realizacji projektu.

Do najważniejszych zadań należą:

• Określenie celów projektu
• Określenie zakresu projektu
• Zebranie wymagań
• Podział projektu na etapy i pakiety robocze
• Przypisywanie zadań i obowiązków
• Ustalanie terminów i kamieni milowych
• Należy uwzględnić zależności między zadaniami
• Planowanie personelu, maszyn i innych zasobów
• Obliczanie nakładów i kosztów
• Analiza ryzyka projektowego
• Określenie ścieżek komunikacji i procesu decyzyjnego
• Monitorowanie postępów projektu
• Proszę odnotować wszelkie odstępstwa i zmiany

Konkretny zakres planowania zależy od wielkości projektu, czasu trwania, liczby zaangażowanych osób oraz złożoności zadań.

Jakie cele przyświecają planowaniu projektów?

Planowanie projektów ma na celu stworzenie realistycznych i przejrzystych ram działania dla wszystkich uczestników projektu.

Do najważniejszych celów należą:

• jasne cele i wyniki projektów
• przejrzyste zadania i zakresy odpowiedzialności
• realistyczne terminy
• wykorzystanie zasobów dostosowane do potrzeb
• wczesne wykrywanie wąskich gardeł
• Kontrola kosztów i nakładów
• skoordynowana współpraca
• przejrzyste decyzje
• zmniejszone ryzyko projektowe
• regularna kontrola postępów

Dobre planowanie projektu nie zapobiega wszystkim odchyleniom. Zapewnia jednak szybsze rozpoznanie skutków i umożliwia podjęcie odpowiednich działań w odpowiednim czasie.

Jakie etapy obejmuje planowanie projektu?

Konkretny podział może się różnić w zależności od metody projektowej i firmy. Często projekt dzieli się na kilka następujących po sobie faz.

1. Rozpoczęcie projektu

W fazie inicjalizacji ustala się, dlaczego projekt ma zostać zrealizowany oraz jakiego wyniku się oczekuje.

Typowe treści to:

• Sytuacja wyjściowa
• Koncepcja projektu
• Korzyści i cele
• Zlecenie projektowe
• wstępne oszacowanie nakładu pracy
• kluczowi uczestnicy
• ogólna wykonalność

2. Definicja projektu

Na tym etapie dokładniej opisuje się cele, zakres oraz warunki ramowe.

Obejmuje to:

• Cele projektu
• Zakres projektu
• Odróżnienie od innych projektów
• Wyniki i elementy dostawy
• Organizacja projektu
• Uprawnienia decyzyjne
• Ramy budżetowe

3. Planowanie szczegółowe

Planowanie szczegółowe dzieli projekt na konkretne zadania, terminy i zakresy odpowiedzialności.

W niniejszym dokumencie określono między innymi:

• Etapy projektu
• Pakiety robocze
• Zadania
• Nakłady
• Zależności
• Kamienie milowe
• Zasoby
• Koszty
• Ryzyko

4. Realizacja projektu

W trakcie realizacji przetwarzane są zaplanowane zadania i generowane są wyniki.

Planowanie projektu służy w tym przypadku jako punkt odniesienia i podstawa do porównań. Rzeczywisty postęp prac, nakłady i terminy są regularnie porównywane z wartościami planowymi.

5. Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami towarzyszy realizacji i reaguje na odchylenia.

Typowe zadania to:

• Sprawdź status projektu
• Monitorowanie terminów
• Kontrola nakładów
• Rozwiązywanie konfliktów dotyczących zasobów
• Aktualizacja informacji o ryzyku
• Oceń zmiany
• Podjęcie decyzji w sprawie środków

6. Zakończenie projektu

Po zakończeniu projektu następuje odbiór wyników, wyjaśnienie nierozstrzygniętych kwestii oraz udokumentowanie doświadczeń.

Może to obejmować:

• Odbiór wyników projektu
• Przekazanie do zakładu lub klienta
• Dokumentacja końcowa
• Kalkulacja końcowa
• Analiza wskaźników
• Wnioski
• Rozwiązanie zespołu projektowego

Jak przebiega planowanie projektu?

Profesjonalne planowanie projektu odbywa się w kilku wzajemnie skoordynowanych etapach.

1. Określenie celu projektu

Na początku należy jasno opisać, jaki wynik ma osiągnąć projekt.

Cel projektu powinien być określony w sposób jak najbardziej jednoznaczny:

• jakiego wyniku się oczekuje
• do kiedy ma być gotowy wynik
• Jakie wymagania jakościowe mają zastosowanie
• jaki jest dostępny budżet
• które obszary nie wchodzą w zakres projektu

Niejasne lub sprzeczne cele często prowadzą do późniejszych zmian i nieporozumień.

2. Określenie zakresu projektu

Zakres projektu określa, jakie usługi, zadania i wyniki stanowią część projektu.

Równie ważne jest jasne określenie zakresu. Należy udokumentować, jakie usługi wyraźnie nie są objęte zakresem projektu.

3. Opracowanie planu struktury projektu

Plan struktury projektu dzieli projekt hierarchicznie na podprojekty, pakiety robocze i zadania.

Odpowiada on na pytanie, jakie prace są niezbędne do osiągnięcia pełnego wyniku projektu.

Plan struktury projektu może na przykład zawierać następujące poziomy:

1. Cały projekt
2. Etapy projektu
3. Podprojekty
4. Pakiety robocze
5. Poszczególne zadania

4. Opis zadań i pakietów roboczych

Dla każdego pakietu roboczego określa się zakres, oczekiwany wynik, odpowiedzialność, nakład pracy oraz termin.

Opis zadania może zawierać następujące informacje:

• Nazwa
• Opis
• Osoba odpowiedzialna
• Data rozpoczęcia
• Termin realizacji
• planowany nakład pracy
• Wymagane zasoby
• Zależności
• Kryteria akceptacji

5. Określenie zależności

Wiele zadań można rozpocząć dopiero po zakończeniu innych prac lub uzyskaniu określonych wyników.

Typowe zależności to:

• Zadanie rozpoczyna się po zakończeniu innego zadania
• kilka zadań musi rozpocząć się jednocześnie
• Przed przejściem do kolejnego etapu konieczne jest zatwierdzenie.
• Materiały lub informacje muszą być dostępne
• dany zasób jest najpierw potrzebny w innym zadaniu

Jeśli nie uwzględni się zależności, powstają nierealistyczne terminy realizacji projektów.

6. Oszacowanie nakładu pracy i czasu trwania

W przypadku zadań i pakietów roboczych należy oszacować nakład pracy oraz czas trwania w terminach kalendarzowych.

Nakład pracy i czas trwania nie są tożsame. Zadanie wymagające 16 godzin pracy może zająć dwa dni, jeśli jedna osoba pracuje nad nim w pełnym wymiarze godzin. Jeśli praca nad nim trwa tylko cztery godziny dziennie, czas trwania odpowiednio się wydłuża.

7. Planowanie zasobów

Do zadań przypisywani są odpowiedni pracownicy, zespoły, maszyny, pojazdy, pomieszczenia lub inne środki produkcji.

Planowanie musi sprawdzić, czy zasoby są dostępne w przewidzianym terminie i czy spełniają wymagania merytoryczne.

8. Ustalenie terminów i kamieni milowych

Na podstawie zadań, zależności, nakładów pracy i dostępnych zasobów tworzony jest realistyczny harmonogram projektu.

Ważne wyniki pośrednie są określane jako kamienie milowe.

9. Ocena ryzyka

Potencjalne ryzyka są identyfikowane i oceniane pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia oraz możliwych skutków.

W odniesieniu do istotnych zagrożeń ustala się środki zapobiegawcze oraz plany reagowania.

10. Uzgodnienie i zatwierdzenie planu projektu

Plan projektu jest uzgadniany z zleceniodawcami, kierownictwem projektu, działami specjalistycznymi oraz innymi zainteresowanymi stronami.

Po zatwierdzeniu stanowi on wiążącą podstawę do realizacji, komunikacji i kontroli projektu.

11. Na bieżąco aktualizować plan projektu

W trakcie realizacji projektu rzeczywiste postępy, nowe ustalenia oraz zmiany będą uwzględniane w harmonogramie.

Plan projektu musi odzwierciedlać aktualny stan rzeczy. Plan sporządzony raz, ale nieaktualizowany, szybko traci swoją przydatność.

Czym jest plan struktury projektu?

Plan struktury projektu, często określany skrótem PSP, dzieli projekt w sposób kompletny i hierarchiczny na przejrzyste elementy składowe.

Stanowi on podstawę merytoryczną dla dalszych etapów planowania, takich jak:

• Planowanie terminów
• Planowanie zasobów
• Planowanie kosztów
• Planowanie ryzyka
• Podział odpowiedzialności
• Kontrola postępów

Plan struktury projektu przedstawia zadania, które należy zrealizować w ramach projektu. Nie określa on jednak jeszcze w sposób wiążący, kiedy poszczególne zadania mają zostać wykonane.

Kolejność czasowa zostanie następnie określona w harmonogramie lub planie działania.

Czym jest pakiet roboczy?

Pakiet roboczy to jasno wyodrębniona jednostka w ramach projektu. Obejmuje on określone zadanie lub grupę powiązanych ze sobą czynności.

Dobry pakiet roboczy zawiera:

• jednoznaczna nazwa
• konkretny wynik
• osoba odpowiedzialna
• planowany nakład pracy
• Data rozpoczęcia i zakończenia
• Wymagane zasoby
• Kryteria akceptacji

Pakiety robocze powinny być na tyle duże, aby można je było sensownie zarządzać, ale jednocześnie na tyle małe, aby na czas dostrzegać postępy i odchylenia.

Czym jest kamień milowy?

Kamień milowy to ważny punkt kontrolny lub decyzyjny w projekcie. Zazwyczaj nie ma on określonego czasu trwania, lecz oznacza konkretny moment w czasie lub osiągnięty wynik.

Typowe kamienie milowe to:

• Zatwierdzenie projektu
• Zakończenie etapu koncepcyjnego
• Zatwierdzenie prototypu
• Rozpoczęcie realizacji
• Zakończenie testu
• Odbiór przez klienta
• Uruchomienie w środowisku produkcyjnym
• Zakończenie projektu

Kamienie milowe ułatwiają monitorowanie postępów i wyznaczają jasne punkty decyzyjne.

Czym jest wykres Gantta?

Wykres Gantta przedstawia zadania i pakiety prac w postaci słupków na osi czasu.

Może to uwidocznić:

• Początek i koniec zadań
• Czas trwania pakietów roboczych
• nakładanie się terminów
• Zależności
• Kamienie milowe
• Etapy projektu
• Postęp

Wykresy Gantta nadają się szczególnie do przedstawienia harmonogramu projektu. Jednak w celu kompleksowego zaplanowania projektu należy dodatkowo uwzględnić zasoby, moce produkcyjne, zakres odpowiedzialności oraz nakłady.

Praktyczny przykład planowania projektu

Przedsiębiorstwo z branży budowy maszyn opracowuje dla klienta nową linię produkcyjną. Projekt obejmuje projektowanie, zaopatrzenie, produkcję, tworzenie oprogramowania, montaż, testy oraz uruchomienie.

Uzgodniony termin dostawy został już ustalony. Kilku specjalistów pracuje jednocześnie nad innymi projektami. Ponadto potrzebne jest stanowisko testowe, które jest dostępne tylko w ograniczonym zakresie.

Dzięki scentralizowanemu planowaniu projektów kierownictwo projektu może:

• które zadania są od siebie zależne
• kiedy należy zakończyć prace projektowe i zatwierdzenie materiałów
• którzy pracownicy są jednocześnie przypisani do innych projektów
• kiedy stanowisko testowe będzie dostępne
• które zadania znajdują się na ścieżce krytycznej
• które etapy są zagrożone opóźnieniami
• czy konieczne jest pozyskanie dodatkowych zasobów zewnętrznych

W przypadku opóźnienia dostawy ważnego podzespołu można natychmiast oszacować jego wpływ na montaż, testy i uruchomienie.

Kierownictwo projektu może nadać priorytet alternatywnym zadaniom, dokonać ponownego przydziału zasobów lub z wyprzedzeniem poinformować klienta o ewentualnym ryzyku związanym z terminem realizacji.

Czym jest cyfrowe planowanie projektów?

W ramach cyfrowego planowania projektów projekty, zadania, terminy, zasoby, kamienie milowe oraz postępy są planowane i zarządzane za pomocą jednego, centralnego oprogramowania.

Cyfrowa tablica planowania może na przykład przedstawiać następujące informacje:

• bieżące i planowane projekty
• Etapy projektu
• Zadania i pakiety robocze
• Terminy rozpoczęcia i zakończenia
• Kamienie milowe
• odpowiedzialni pracownicy
• Wymagane zasoby
• Moce produkcyjne i wykorzystanie zasobów
• Status zlecenia lub projektu
• Postęp
• Ryzyko i kwestie do wyjaśnienia
• Dokumenty i informacje uzupełniające

Dzięki temu kierownictwo projektu, działy specjalistyczne, pracownicy oraz kadra zarządzająca korzystają ze wspólnego stanu planowania.

Różnica między planowaniem projektu a zarządzaniem projektem

Planowanie projektów i zarządzanie projektami są często utożsamiane, jednak obejmują one różne zakresy.

Planowanie projektu koncentruje się na przygotowaniu i bieżącej aktualizacji planu projektu.

Obejmuje to w szczególności:

• Cele
• Zadania
• Terminy
• Zasoby
• Koszty
• Zależności
• Ryzyko

Zarządzanie projektem obejmuje ponadto całość kierowania i koordynacji projektu.

Obejmuje to dodatkowo:

• Organizacja projektu
• Komunikacja
• Kierowanie zespołem projektowym
• Zarządzanie procesem decyzyjnym
• Zarządzanie jakością
• Zarządzanie zmianami
• Zarządzanie konfliktami
• Zakończenie projektu

Planowanie projektów stanowi zatem kluczowy element zarządzania projektami.

Różnica między planowaniem projektu a zarządzaniem projektem

Planowanie projektu opisuje przewidywany przebieg projektu.

System zarządzania projektami porównuje ten plan z rzeczywistym przebiegiem projektu i w przypadku odchyleń podejmuje odpowiednie działania.

Zarządzanie projektami odpowiada na przykład na następujące pytania:

• Czy projekt przebiega zgodnie z harmonogramem?
• Czy planowane nakłady są realizowane zgodnie z harmonogramem?
• Czy dostępnych jest wystarczająca liczba zasobów?
• Jakie ryzyka wystąpiły?
• Które zadania ulegają opóźnieniu?
• Jakie środki zaradcze należy podjąć?

Planowanie i sterowanie stanowią ciągły cykl. Nowe informacje uzyskane w ramach sterowania projektem należy uwzględnić w planie projektu.

Planowanie projektów i planowanie zasobów

Projekty wymagają zaangażowania pracowników, maszyn, pojazdów, pomieszczeń, budżetów oraz innych zasobów operacyjnych.

Strona Planowanie zasobów pokazuje, które zasoby są dostępne w danym momencie lub są już w pełni wykorzystane.

W ramach planowania projektu zasoby te są przypisywane do konkretnych zadań, pakietów roboczych i faz projektu.

Przykład: Z planu projektu wynika, że do realizacji fazy testowej potrzebny jest inżynier ds. kontroli jakości. Planowanie zasobów wskazuje ponadto, czy pracownik ten jest już zaplanowany w innym projekcie w przewidzianym terminie.

Planowanie projektów i planowanie zatrudnienia

W ramach projektów pracownicy są często angażowani jednocześnie do realizacji kilku zadań lub przedsięwzięć.

Strona Planowanie zatrudnienia Należy uwzględnić między innymi:

• Dostępność
• Kwalifikacje
• Modele czasu pracy
• Urlopy i nieobecności
• obecne obciążenie projektowe
• Miejsca zastosowania
• Role w projekcie

Zadanie może być zaplanowane w harmonogramie projektu zgodnie z terminem, ale mimo to nie zostać zrealizowane z powodu braku odpowiednich zasobów kadrowych.

Planowanie projektów i planowanie zdolności produkcyjnych

Planowanie zdolności produkcyjnych polega na porównaniu planowanego zapotrzebowania na pracę z dostępnymi zdolnościami produkcyjnymi.

Na przykład przedstawia ona:

• które zespoły są przeciążone
• tam, gdzie występują wolne moce produkcyjne
• które miesiące charakteryzują się szczególnie wysokim obciążeniem
• które kluczowe zasoby powodują wąskie gardła
• czy potrzebne jest wsparcie zewnętrzne

Przykład: W nadchodzącym miesiącu na realizację kilku równoległych projektów potrzeba 600 godzin pracy programistów. Jednak ze względu na urlopy i inne zadania zespół programistów dysponuje jedynie 480 godzinami.

Planowanie zdolności produkcyjnych pozwala wykryć niedobory zasobów, zanim projekty zaczną się opóźniać.

Planowanie projektów i harmonogramowanie

Planowanie terminów określa, kiedy poszczególne zadania się rozpoczynają i kończą.

Należy przy tym uwzględnić:

• Czas trwania zadania
• Zależności
• Dostępność zasobów
• Kamienie milowe
• Terminy dostaw
• Zatwierdzenia
• Czas rezerwowy
• Święta i nieobecności

Harmonogram jest realistyczny tylko wtedy, gdy nie opiera się wyłącznie na pożądanych terminach końcowych, lecz uwzględnia dostępne moce produkcyjne oraz rzeczywiste zależności.

Planowanie projektów i zadań

Planowanie zadań dzieli cele projektu na konkretne, możliwe do wykonania czynności.

W odniesieniu do każdego zadania należy określić co najmniej następujące informacje:

• Opis zadania
• Osoba odpowiedzialna
• Data rozpoczęcia
• Termin realizacji
• planowany nakład pracy
• Priorytet
• Status
• Zależności
• Wymagane zasoby

Zbyt ogólne planowanie zadań utrudnia kontrolę postępów. Z kolei zbyt szczegółowe planowanie powoduje natomiast znaczne obciążenie administracyjne.

Planowanie projektów i zarządzanie wieloma projektami

W ramach zarządzania wieloma projektami planuje się i kontroluje jednocześnie kilka projektów.

Wiąże się to z dodatkowymi wyzwaniami:

• wspólni pracownicy
• konkurencyjne priorytety projektowe
• ograniczone budżety
• Ogólne kamienie milowe
• Zależności między projektami
• różni zleceniodawcy
• wspólnie użytkowane maszyny lub pomieszczenia

W tym przypadku analiza każdego projektu z osobna nie jest wystarczająca. Dopiero planowanie zdolności produkcyjnych i zasobów obejmujące wszystkie projekty pozwala określić rzeczywiste całkowite obciążenie.

Planowanie projektów i zarządzanie ryzykiem

Ryzyka projektowe to potencjalne zdarzenia, które mogą mieć wpływ na terminy, koszty, jakość lub wyniki projektu.

Typowe ryzyka związane z projektem to:

• Nieobecność pracowników
• Opóźnienia w dostawach
• problemy techniczne
• niejasne wymagania
• brakujące decyzje
• Wzrost kosztów
• Zależność od partnerów zewnętrznych
• zbyt napięty harmonogram
• brak kluczowych kwalifikacji

W odniesieniu do każdego istotnego ryzyka należy udokumentować zakres odpowiedzialności, prawdopodobieństwo wystąpienia, potencjalne skutki oraz odpowiednie środki zaradcze.

Planowanie projektów i zarządzanie zmianami

W wielu projektach zmiany są nieuniknione. Mogą one dotyczyć wymagań, terminów, kosztów, zasobów lub zakresu projektu.

Uregulowane zarządzanie zmianami obejmuje:

1. Zapisz zmianę
2. Przeanalizować skutki
3. Ocena kosztów i terminów
4. Proszę o podjęcie decyzji
5. Zaktualizować plan projektu
6. Poinformowanie zainteresowanych stron
7. Proszę odnotować tę zmianę

W przypadku wprowadzania zmian w sposób nieformalny plan projektu, budżet oraz rzeczywisty zakres usług często przestają być ze sobą zgodne.

Ścieżka krytyczna w planowaniu projektów

Ścieżka krytyczna składa się z kolejnych zadań, które określają najwcześniejszy możliwy termin zakończenia projektu.

Jeśli zadanie na ścieżce krytycznej ulegnie opóźnieniu, termin zakończenia projektu zasadniczo ulegnie przesunięciu, o ile nie zostaną podjęte odpowiednie działania zaradcze.

Zadania spoza ścieżki krytycznej mogą posiadać rezerwy czasowe. Rezerwy te wskazują, o ile dane zadanie można przesunąć w czasie bez wpływu na termin zakończenia całego projektu.

Ścieżka krytyczna pomaga kierownictwu projektu zidentyfikować zadania o szczególnym znaczeniu dla terminów realizacji oraz monitorować je w sposób bardziej szczegółowy.

Wartości planowane i rzeczywiste w planowaniu projektów

Aby zapewnić skuteczne zarządzanie projektami, należy porównać wartości planowane z wartościami rzeczywistymi.

Typowe porównania planu z rzeczywistymi wynikami to:

• planowana i faktyczna data rozpoczęcia
• planowany i rzeczywisty termin zakończenia
• planowany i rzeczywisty nakład pracy
• koszty planowane i rzeczywiste
• planowany i rzeczywisty postęp
• planowane i rzeczywiste wykorzystanie zasobów

Odchylenia należy nie tylko dokumentować, ale także oceniać pod kątem ich przyczyn i skutków.

Planowanie projektów i zarządzanie dokumentami

Projekty generują liczne dokumenty i informacje.

Obejmuje to na przykład:

• Zlecenie projektowe
• Dokumentacja wymagań
• Umowy
• Plany i rysunki
• Protokoły spotkań
• Raporty z badań
• Zatwierdzenia
• Propozycje zmian
• Raporty o stanie realizacji
• Dokumenty odbiorcze

Dzięki zintegrowanej Zarządzanie dokumentami Pliki można bezpośrednio powiązać z projektami, zadaniami, terminami, klientami lub zasobami.

Dzięki temu dokumenty związane z danym elementem planowania są dostępne w jednym miejscu i nie trzeba ich szukać w oddzielnych archiwach.

Typowe błędy w planowaniu projektów

Cele projektu nie są jednoznaczne

Zainteresowane strony mają różne wyobrażenia co do tego, jaki wynik należy osiągnąć.

Zakres projektu nie został określony

Dodatkowe wymagania zostaną uwzględnione bez konieczności dostosowywania terminów, kosztów i zasobów.

Zadania są planowane zbyt ogólnie

Postępy i opóźnienia są rozpoznawane dopiero wtedy, gdy znaczna część projektu jest już zagrożona.

Brakuje zależności

Zadania są planowane niezależnie od czasu, mimo że wymagają one wykonania wcześniejszych prac lub uzyskania zatwierdzeń.

Wymiar pracy i czas trwania są mylone

Zadanie wymagające kilku dni roboczych jest traktowane jako zadanie o tej samej długości kalendarzowej, mimo że pracownik jest dostępny tylko częściowo.

Zasoby są planowane wielokrotnie

Pracownicy, maszyny lub pomieszczenia są przypisywane jednocześnie do kilku projektów.

Urlopy i nieobecności nie są uwzględniane

Planowanie opiera się na teoretycznych zdolnościach produkcyjnych, a nie na faktycznie dostępnym czasie pracy.

Brakuje czasów buforowych

Plan projektu nie uwzględnia rezerw na uzgodnienia, poprawki, opóźnienia w dostawach ani nieprzewidziane problemy.

Ryzyka nie są dokumentowane

Znane czynniki niepewności nie są oceniane, a brakuje przygotowanych środków zaradczych.

Plan projektu nie jest aktualizowany

W planie nadal widoczne są pierwotne terminy, mimo że zadania i priorytety uległy już zmianie.

Status projektu opiera się na szacunkach

Dane dotyczące postępów nie są wyliczane na podstawie wykonanych zadań, faktycznego nakładu pracy ani wymiernych wyników.

Zmiany nie będą sprawdzane

Nowe wymagania są wdrażane bez weryfikacji ich wpływu na koszty, terminy i moce produkcyjne.

Kluczowe wskaźniki planowania projektów

Postępy w realizacji projektu

Postęp projektu wskazuje, jaka część zaplanowanych prac lub wyników została już zrealizowana.

Terminowość

Terminowość wskazuje, ile zadań i kamieni milowych zostało zrealizowanych w ramach zaplanowanego okresu.

Odchylenie terminu

Odchylenie terminu polega na porównaniu planowanych i rzeczywistych terminów rozpoczęcia lub zakończenia.

Odchylenie nakładów

Odchylenie nakładu pracy wskazuje, czy realizacja zadań wymaga więcej czy mniej czasu pracy niż pierwotnie planowano.

Odchylenie kosztów

Odchylenie kosztów polega na porównaniu planowanych kosztów projektu z kosztami faktycznie poniesionymi lub przewidywanymi.

Osiągnięcie kamienia milowego

Ten wskaźnik pokazuje, które z zaplanowanych kamieni milowych zostały osiągnięte terminowo, z opóźnieniem lub nie zostały jeszcze osiągnięte.

Wykorzystanie zasobów

Wykorzystanie zasobów opisuje stopień, w jakim pracownicy i inne zasoby są uwzględnione w harmonogramie projektu.

Odchylenie wydajności

Odchylenie wydajności wskazuje różnicę między wymaganą a dostępną wydajnością roboczą.

Liczba zadań do wykonania

Ten wskaźnik pokazuje, ile zadań nie zostało jeszcze rozpoczętych, jest w trakcie realizacji lub jest zaległych.

Liczba zaległych zadań

Zadania zaległe przekroczyły wyznaczony termin zakończenia i nie zostały jeszcze zrealizowane.

Wskaźnik zmian

Wskaźnik zmian może wskazywać, jak często zadania, terminy, wymagania lub zakres projektu są modyfikowane w trakcie realizacji.

Ekspozycja na ryzyko

Analiza ekspozycji na ryzyko ocenia ryzyka projektowe na podstawie prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnych skutków.

Oprogramowanie jako narzędzie wspomagające

Oprogramowanie może wspierać planowanie projektów poprzez centralne gromadzenie informacji dotyczących terminów, dostępności, zasobów i zakresów odpowiedzialności. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od konkretnego procesu, dostępnych danych oraz istniejących systemów. Przykładem jest Planowanie projektów za pomocą Visual Planning®.

Podsumowanie

Ustrukturyzowane planowanie projektu łączy cele, zadania, terminy, zasoby, koszty i ryzyko w spójny plan projektu.

Rozwiązanie to wspiera przedsiębiorstwa w jasnym przypisywaniu obowiązków, uwidacznianiu zależności oraz bieżącym porównywaniu postępów w realizacji projektów z pierwotnymi celami.

Wraz ze wzrostem liczby zadań, osób zaangażowanych oraz równoległych projektów oddzielne listy w programie Excel i ręczne harmonogramy szybko osiągają swoje granice. Cyfrowe planowanie projektów zwiększa przejrzystość, ułatwia zarządzanie projektami oraz tworzy solidną podstawę do podejmowania przemyślanych decyzji.