Cosa sono le risorse in pool?

Le risorse condivise sono dipendenti, macchinari, veicoli, locali, utensili o altri mezzi operativi che possono essere utilizzati in comune e che non sono assegnati in modo permanente a una singola persona, a un reparto o a un progetto specifico.

Queste risorse vengono gestite in un pool centrale e assegnate a diversi compiti, team, progetti o sedi in base alle esigenze, alla disponibilità, alle qualifiche o al luogo di impiego.

Esempi tipici di risorse condivise sono, ad esempio, i veicoli aziendali in uso comune, le sale riunioni, i tecnici dell’assistenza, i macchinari specializzati, i dispositivi mobili, gli strumenti di collaudo o i collaboratori in possesso di competenze specialistiche.

L’obiettivo di una pianificazione strutturata delle risorse condivise è quello di impiegare le risorse condivise in modo trasparente, flessibile e privo di conflitti. In questo modo è possibile evitare doppie occupazioni, tempi di inattività e nuovi acquisti superflui.

Con una Pianificazione digitale delle risorse condivise È possibile coordinare disponibilità, prenotazioni, incarichi e responsabilità in un’unica pianificazione visiva condivisa.

Che cos’è un pool di risorse?

Un pool di risorse è un raggruppamento organizzativo di risorse messe a disposizione di più utenti, progetti, reparti o sedi.

È possibile creare un pool in base a diversi criteri:

• Tipo di risorsa
• Sede
• Reparto
• Qualifica
• Classe di veicoli
• Tipo di macchina
• Ambito di applicazione
• Centro di costo
• Disponibilità

Esempi di pool di risorse sono:

• Parco veicoli di servizio di una sede
• Pool di project manager qualificati
• Pool di strumenti di misura condivisi
• Pool di sale riunioni disponibili
• Pool di squadre di montaggio mobili
• Parco macchine di riserva

A seconda della struttura organizzativa, una risorsa può essere assegnata anche a più pool. Un dipendente, ad esempio, può far parte contemporaneamente del pool della sede, del pool delle qualifiche e di un team di assistenza regionale.

Quali risorse possono essere gestite come risorse condivise?

In linea di principio, tutte le risorse condivise e a durata limitata possono essere organizzate in un pool di risorse.

Dipendenti e personale qualificato

I collaboratori possono essere pianificati come risorse condivise qualora possano essere impiegati in modo flessibile per diversi team, attività o progetti.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Tecnico dell’assistenza
• Responsabile di progetto
• Tecnici di installazione
• Springer
• lavoratori temporanei
• Specialisti
• Consulente
• Responsabile del controllo qualità
• Professionisti del settore IT
• fornitori di servizi esterni

Nell’assegnazione occorre tenere conto della disponibilità, delle qualifiche, dell’orario di lavoro, della sede e del carico di lavoro attuale.

Veicoli

I veicoli in uso condiviso sono tra le risorse condivise più comuni.

Esempi:

• Veicoli in pool
• Furgoni
• Veicoli di servizio
• Autocarri
• Allegati
• Veicoli da cantiere
• Veicoli speciali
• Veicoli sostitutivi

Nell’assegnazione dei veicoli possono risultare determinanti la sede, la classe del veicolo, l’allestimento, l’autonomia, il carico utile e lo stato di manutenzione.

Macchine e impianti

I macchinari possono essere gestiti in un pool centrale e assegnati a diversi ordini, progetti o aree di produzione.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Macchine di produzione
• Macchine edili
• Piattaforme di sollevamento
• Gru
• Banchi di prova
• Macchine di ricambio
• Impianti mobili
• Apparecchiature speciali

Prima di ogni assegnazione è necessario verificare l’idoneità tecnica e l’effettiva disponibilità dei macchinari.

Strumenti e apparecchiature tecniche

Le attrezzature di alta qualità o utilizzate raramente vengono spesso gestite a livello centrale.

Esempi tipici sono:

• Strumenti di misura
• Apparecchiature di collaudo
• Utensili speciali
• computer portatili
• Tablet
• Scanner
• Telecamere
• Tecniche di presentazione
• Dispositivi di sicurezza

Ambienti e postazioni di lavoro

Anche le risorse spaziali possono essere organizzate come risorse condivise.

Tra questi figurano:

• Sale riunioni
• Aule di formazione
• Posti di lavoro
• Sale di collaudo
• Officine
• Laboratori
• Sale per eventi
• Spazi di stoccaggio

Nella pianificazione degli spazi è possibile tenere conto di capacità, dotazioni, ubicazione, autorizzazioni di accesso e orari di apertura.

Capacità produttive e di servizio

Oltre alle singole risorse, è possibile pianificare come pool anche interi team, linee o gruppi di capacità.

Esempi:

• Squadre di montaggio
• Team di assistenza
• Capacità di sviluppo
• Linee di produzione
• Gruppi di turni
• capacità dei partner esterni

Come funziona la pianificazione delle risorse in pool?

La pianificazione delle risorse condivise coordina la disponibilità, la prenotazione e l’assegnazione delle risorse condivise.

Il processo tipico si articola in diverse fasi.

1. Registrazione delle risorse

In primo luogo, vengono registrate tutte le risorse condivisibili con le relative caratteristiche.

Tra questi possono figurare:

• Nome o numero di identificazione
• Tipo di risorsa
• Sede
• Responsabile
• Qualifiche o dotazioni
• Capacità
• Costi
• Disponibilità
• Stato della manutenzione

2. Creare pool di risorse

Le risorse vengono raggruppate in base a criteri funzionali.

Un’azienda può, ad esempio, creare propri pool per veicoli, tecnici dell’assistenza, responsabili di progetto, macchinari o sale riunioni.

3. Acquisizione delle esigenze

Per ogni ordine, progetto o appuntamento viene stabilito quale tipo di risorsa sia necessaria.

A tal fine è possibile definire i seguenti requisiti:

• Periodo
• Sede
• Qualifica
• Capacità
• Dotazione
• Priorità
• Centro di costo

4. Verificare la disponibilità

La pianificazione mostra quali risorse sono disponibili, prenotate, in uso, assenti o bloccate nel periodo richiesto.

Oltre alla semplice disponibilità in termini di tempo, occorre verificare se la risorsa sia idonea dal punto di vista tecnico e organizzativo.

5. Assegnare una risorsa

Una risorsa adeguata viene assegnata all’ordine, al progetto, al team o alla sede.

La selezione può avvenire, ad esempio, in base ai seguenti criteri:

• Qualifica
• Distanza
• Capacità di carico
• Costi
• Priorità
• idoneità tecnica
• Esperienza maturata finora

6. Confermare la prenotazione

A seconda della procedura, una prenotazione può essere immediatamente vincolante oppure essere trattata inizialmente come richiesta o prenotazione provvisoria.

Nel caso di risorse critiche o costose, potrebbe essere necessaria un’ulteriore autorizzazione.

7. Documentare l’utilizzo

Dopo o durante l’utilizzo è possibile registrare tempi di utilizzo, stato, costi, danni, feedback o ulteriori informazioni.

8. Rilasciare nuovamente la risorsa

Al termine dell’intervento, la risorsa torna ad essere disponibile. Nel caso di veicoli, macchinari o attrezzature, potrebbero essere necessarie operazioni preliminari quali pulizia, manutenzione, controllo o restituzione.

Esempio pratico di pianificazione delle risorse condivise

Un’azienda di servizi tecnici gestisce quattro sedi. Per i progetti dei clienti sono disponibili 25 tecnici dell’assistenza, otto veicoli di servizio e sei strumenti di misurazione di alta qualità.

Gli strumenti di misurazione non vengono assegnati in modo permanente a singole sedi, ma gestiti centralmente come risorse condivise.

Per un ordine urgente di un cliente sono necessari contemporaneamente un tecnico qualificato, un veicolo di servizio e un determinato strumento di misura.

Grazie a una pianificazione centralizzata delle risorse condivise, il responsabile della pianificazione può:

• quali tecnici possiedono le qualifiche necessarie
• quali collaboratori sono disponibili nel periodo richiesto
• in quale sede sia disponibile un veicolo idoneo
• quale strumento di misurazione sia disponibile o già prenotato
• quali tempi di trasporto e di consegna devono essere presi in considerazione
• quali altri ordini sarebbero interessati da una ripianificazione

Le risorse necessarie possono essere riservate congiuntamente per l’incarico. Ciò impedisce che, pur essendo stato pianificato un tecnico, lo strumento di misurazione necessario sia contemporaneamente impegnato in un altro progetto.

Differenza tra risorse in pool e risorse assegnate in modo fisso

Le risorse assegnate in modo fisso sono disponibili in modo permanente per una determinata persona, un reparto, un macchinario o un progetto.

Esempi:

• auto aziendale personale
• postazione di lavoro assegnata in modo fisso
• Macchina di una determinata linea di produzione
• Collaboratori di un team di progetto fisso

Le risorse del pool, invece, vengono distribuite in modo flessibile e per un periodo di tempo limitato.

Un veicolo del parco auto può essere utilizzato oggi dal reparto vendite, domani dal servizio assistenza clienti e la settimana successiva da un team di progetto.

L’utilizzo flessibile aumenta il tasso di utilizzo, ma richiede regole trasparenti in materia di prenotazione e autorizzazione.

Differenza tra risorse condivise e capacità

Una risorsa in pool è una risorsa o un gruppo di risorse identificabile in modo concreto. Una capacità, invece, descrive la quantità di prestazione disponibile entro un determinato periodo di tempo.

Esempio: Un team composto da cinque tecnici costituisce un pool di risorse. Le 160 ore lavorative complessivamente disponibili per la prossima settimana rappresentano la capacità risultante.

La pianificazione delle risorse del pool stabilisce quali collaboratori specifici verranno impiegati. La pianificazione delle capacità valuta se la capacità complessiva disponibile sia sufficiente a soddisfare il fabbisogno previsto.

Risorse condivise e pianificazione delle risorse

La Pianificazione delle risorse Coordina in linea di principio collaboratori, macchinari, veicoli, locali, attrezzature e capacità.

La pianificazione delle risorse condivise si concentra in particolare sulle risorse utilizzate congiuntamente da più reparti e assegnate in modo flessibile.

Esempio: La pianificazione delle risorse mostra tutti i veicoli di un’azienda. La pianificazione delle risorse condivise gestisce quali veicoli di uso comune possono essere riservati da quali reparti o dipendenti.

Risorse condivise e pianificazione del personale

I pool di collaboratori vengono utilizzati quando il personale specializzato viene assegnato in modo flessibile a diversi team, progetti o sedi.

La Pianificazione del personale prende in considerazione l’organico a lungo termine, il fabbisogno di personale, le qualifiche e lo sviluppo.

La pianificazione delle risorse del pool risponde invece alla questione operativa relativa a quale collaboratore disponibile, all’interno di un determinato pool di personale, possa assumersi un compito specifico.

I gruppi di collaboratori tipici sono:

• Springerpools
• Pool di tecnici dell’assistenza
• Pool di responsabili di progetto
• Squadre di montaggio
• Pool di personale temporaneo
• pool interni di consulenti
• specialisti esterni

Risorse condivise e pianificazione dell’impiego del personale

La pianificazione del personale assegna ai dipendenti compiti specifici, progetti, turni o sedi di lavoro.

Nel caso di collaboratori provenienti da un pool, occorre inoltre tenere conto dei seguenti fattori:

• Appartenenza al pool di risorse
• Qualifica
• Orario di lavoro
• Sede
• Capacità di carico
• Stato di approvazione
• Costi

Un dipendente può essere disponibile in termini di orario, ma non essere comunque idoneo a un determinato incarico a causa della mancanza di qualifiche o di un vincolo organizzativo.

Risorse condivise e pianificazione delle macchine

Le risorse tecniche possono essere assegnate in modo flessibile a diversi ordini di produzione, cantieri o progetti.

La Pianificazione delle macchine Si tenga conto, tra l’altro, di quanto segue:

• Disponibilità delle macchine
• idoneità tecnica
• Capacità
• Strumenti e attrezzature
• Orari di manutenzione
• Tempi di trasporto
• Personale addetto all’utilizzo

Una macchina proveniente da un parco macchine centrale può essere inserita nella pianificazione solo se è disponibile all’ora prevista e tecnicamente idonea per l’ordine.

Risorse condivise e pianificazione del parco veicoli

I veicoli in pool vengono utilizzati in comune da più collaboratori, team o sedi.

Nel caso di Pianificazione del parco veicoli Si possono prendere in considerazione, tra l’altro, le seguenti caratteristiche:

• Classe di veicoli
• Sede
• Portata
• Dotazione
• Volume di carico
• Stato della manutenzione
• Prenotazioni
• Autorizzazioni dei conducenti

Un veicolo può essere disponibile, ma risultare inadatto a un determinato impiego a causa della sua dotazione o della sua ubicazione.

Risorse condivise e pianificazione dei progetti

Le organizzazioni che gestiscono progetti utilizzano spesso risorse condivise, disponibili per più progetti.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Responsabile di progetto
• Specialisti
• Sviluppatore
• Apparecchiature di collaudo
• Laboratori
• Veicoli
• Sale riunioni

La pianificazione del progetto definisce quando tali risorse sono necessarie per le attività o le fasi del progetto.

La pianificazione delle risorse condivise indica se queste sono disponibili in quel momento o se sono già impegnate contemporaneamente in altri progetti.

Risorse condivise e pianificazione degli spazi

Le sale riunioni, le postazioni di lavoro e le aule di formazione possono essere gestite come risorse condivise.

Al momento della prenotazione è possibile tenere conto dei seguenti requisiti:

• Dimensioni della stanza
• Numero di partecipanti
• Sede
• Tecnologia per videoconferenze
• Accessibilità
• Autorizzazione all’accesso
• Orari di apertura
• Attrezzatura necessaria

Ciò consente di evitare che una sala, pur essendo disponibile, risulti inadatta all’appuntamento previsto.

Regole di prenotazione per le risorse condivise

Regole di prenotazione chiare sono fondamentali affinché le risorse condivisibili vengano distribuite in modo equo e trasparente.

Prenotazione diretta

Gli utenti autorizzati possono prenotare le risorse disponibili senza necessità di ulteriore approvazione.

Richiesta di prenotazione

Una prenotazione viene innanzitutto richiesta e deve essere confermata da un responsabile.

Assegnazione basata sulle priorità

Gli interventi urgenti, rilevanti per la sicurezza o determinanti per il fatturato possono avere la precedenza rispetto alle prenotazioni meno importanti.

Assegnazione basata sulle qualifiche

Una risorsa può essere utilizzata solo da collaboratori in possesso delle autorizzazioni o delle competenze necessarie.

Assegnazione basata sulla posizione

Le risorse vengono assegnate preferibilmente agli utenti o agli ordini situati nella stessa sede o in quella più vicina.

Limite di tempo

Le prenotazioni possono essere limitate a determinati periodi o a durate massime di utilizzo.

Approvazione in base all’utilizzo

Una risorsa viene riattivata solo dopo la restituzione, il controllo, la pulizia o la conferma dello stato.

Priorizzazione delle risorse condivise

Qualora più utenti necessitino della stessa risorsa, è necessario stabilire un ordine di priorità chiaro e comprensibile.

I criteri possibili sono:

• Urgenza
• Priorità del cliente
• Stato del progetto
• scadenza contrattuale
• Aspetti relativi alla sicurezza
• Risorse alternative
• Costi di un ritardo
• Data della prenotazione

Le regole dovrebbero essere documentate in modo trasparente, affinché eventuali conflitti non vengano risolti tramite interventi personali o accordi informali.

Assegnazione e restituzione delle risorse condivise

Nel caso di veicoli, macchinari, utensili o dispositivi mobili, la pianificazione non si esaurisce con la prenotazione.

È inoltre possibile organizzare la consegna e la restituzione.

Le informazioni tipiche sono:

• Tempo di consegna
• Tempo di restituzione
• Stato
• Chilometraggio
• Ore di funzionamento
• Accessori
• Danni
• Pulizia
• Stato di carico o di rifornimento
• Firma dell’utente

Tra due prenotazioni potrebbe essere necessario un intervallo di tempo per la pulizia, il controllo, il trasporto o la preparazione.

Pianificazione delle risorse in pool tra diverse sedi

Le aziende con più sedi possono pianificare centralmente le risorse condivisibili.

Si prega inoltre di tenere conto dei seguenti aspetti:

• Posizione attuale
• Tempo di trasporto
• Spese di trasporto
• competenza regionale
• Orari di apertura
• dipartimento responsabile
• Punto di restituzione

Una risorsa può essere formalmente disponibile, ma non riuscire ad arrivare in tempo sul luogo di intervento richiesto a causa della distanza.

Risorse condivise e gestione dei documenti

Tra le risorse condivise figurano spesso documenti e certificati.

Esempi:

• Manuali d’uso
• Rapporti di collaudo
• Documenti relativi ai veicoli
• Documentazione sulla sicurezza
• Verbali di consegna
• Certificati di manutenzione
• Foto
• Certificati
• Accordi di utilizzo

Con una soluzione integrata Gestione dei documenti È possibile collegare direttamente i file a risorse, prenotazioni, utenti o appuntamenti.

Errori tipici nella pianificazione delle risorse in pool

Le risorse vengono selezionate esclusivamente in base alla disponibilità

Non vengono verificate le qualifiche, le attrezzature, l’ubicazione o l’idoneità tecnica.

Le prenotazioni vengono effettuate tramite diversi sistemi

Una parte degli utenti lavora con Excel, altri utilizzano calendari, e-mail o accordi personali.

I tempi di consegna non vengono presi in considerazione

Una risorsa viene nuovamente prenotata subito dopo un intervento, nonostante siano necessarie operazioni di pulizia, trasporto o controllo.

Le risorse condivise vengono bloccate in modo permanente

Le risorse rimangono riservate, sebbene non siano più necessarie.

Mancano gli orari di manutenzione

Veicoli, macchinari o attrezzature vengono inseriti nel programma durante un controllo o un intervento di manutenzione pianificato.

Le qualifiche non vengono verificate

Un dipendente prenota una risorsa che non è autorizzato a gestire o a utilizzare.

Le sedi non vengono prese in considerazione

Una risorsa è disponibile, ma si trova troppo lontana dal luogo di impiego previsto.

Le responsabilità non sono chiare

Non è specificato chi approvi le prenotazioni, chi documenti eventuali danni o chi controlli la risorsa dopo la restituzione.

Le risorse non vengono rese disponibili in tempo utile

Le prenotazioni completate o annullate continuano a bloccare la disponibilità.

I dati relativi al carico di lavoro non vengono analizzati

Le aziende non sanno quali risorse siano sottoposte a un utilizzo intensivo e quali rimangano invece inutilizzate in modo permanente.

Indicatori chiave per le risorse condivise

Utilizzo delle risorse

L’utilizzo delle risorse indica in che misura una risorsa del pool venga effettivamente utilizzata nell’ambito del tempo a sua disposizione.

Disponibilità

La disponibilità indica per quanto tempo una risorsa è prenotabile e pronta all’uso.

Tasso di prenotazione

Il tasso di prenotazione indica quale percentuale del tempo disponibile è stata riservata.

Tasso di utilizzo effettivo

Questo indicatore distingue tra il tempo riservato e quello effettivamente utilizzato.

Tasso di cancellazione

Il tasso di cancellazione indica la frequenza con cui le prenotazioni vengono annullate o non utilizzate.

Doppie prenotazioni

Questo indicatore rileva i conflitti di pianificazione in cui la stessa risorsa viene richiesta più volte contemporaneamente.

Durata media della prenotazione

La durata media della prenotazione indica per quanto tempo una risorsa viene tipicamente occupata.

Vita utile

Il tempo di inattività indica i periodi in cui una risorsa, di norma disponibile, non viene utilizzata.

Quota di manutenzione

La quota di manutenzione indica quale parte del tempo disponibile è occupata da interventi di manutenzione, controlli o riparazioni.

Utilizzo delle risorse

Il tasso di utilizzo per sede indica in quali sedi le risorse vengono utilizzate in misura particolarmente elevata o particolarmente ridotta.

Frequenza di prestito

La frequenza di utilizzo indica quante volte una risorsa viene prenotata o assegnata all’interno di un periodo di tempo definito.

Costi per utilizzo

Questo indicatore mette in relazione i costi di acquisto, manutenzione o esercizio con l’utilizzo effettivo.

Il software come strumento di supporto

Il software è in grado di supportare la pianificazione delle risorse condivise fornendo informazioni centralizzate su scadenze, disponibilità, risorse e responsabilità. La scelta della soluzione più adatta dipende dal processo specifico, dai dati disponibili e dai sistemi esistenti. Un esempio è la pianificazione delle risorse condivise con Visual Planning®.

Conclusione

Le risorse condivise sono dipendenti, veicoli, macchinari, locali o apparecchiature utilizzabili in comune. Una pianificazione strutturata garantisce trasparenza in merito a disponibilità, prenotazioni, qualifiche e ubicazioni e facilita un’assegnazione adeguata alle esigenze.