VP Zarządzanie dokumentami – zintegrowany system zarządzania dokumentami (DMS)
Wydajne zarządzanie dokumentami dzięki Visual Planning®
W wielu przedsiębiorstwach codzienna praca jest ściśle powiązana z ogromną liczbą dokumentów – czy to umów, planów, zaświadczeń, raportów, czy instrukcji. Często jednak informacje te są przechowywane w różnych miejscach, trudno je odnaleźć lub nie są bezpośrednio powiązane z odpowiednimi procesami. Właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzi Zarządzanie dokumentami w Visual Planning® Dzięki opcjonalnemu modułowi do zarządzania dokumentami można bezpośrednio zintegrować pliki z procesem planowania. Dokumenty można w uporządkowany sposób przypisywać do projektów, zadań, klientów, zasobów lub pracowników. W ten sposób tworzą Państwo scentralizowaną bazę informacji, do której wszyscy uprawnieni użytkownicy w przedsiębiorstwie mają szybki dostęp w dowolnym momencie.
Niezależnie od tego, czy chodzi o pliki PDF, dokumenty pakietu Office, obrazy czy inne formaty: zarządzanie nimi odbywa się w sposób bezpieczny, przejrzysty i bez przerw w ciągłości danych. Zmiany i wersje można dokumentować, dzięki czemu zawsze dostępna jest aktualna wersja. Jednocześnie wszystkie informacje pozostają dostępne w kontekście planowania – co pozwala zaoszczędzić czas i ograniczyć źródła błędów.
Państwa korzyści w skrócie:
- Centralne przechowywanie wszystkich istotnych plików bezpośrednio w Visual Planning®
- Szybki dostęp do dokumentów związanych z projektami, terminami lub osobami
- Lepsza przejrzystość i transparentny przepływ informacji
- Obsługa popularnych formatów plików, takich jak PDF, Word, Excel, JPG i wiele innych.
- Skrócenie czasu wyszukiwania i ograniczenie powielania danych
- Przestrzeganie obowiązków dokumentacyjnych i standardów wewnętrznych
Szczególnie w następujących obszarach Zarządzanie projektami, Planowanie personelu, Budownictwo, Zlecenia serwisowe lub Konserwacja Zintegrowane zarządzanie dokumentami stanowi prawdziwy wzrost wydajności. Moduł ten stanowi również istotne wsparcie w przypadku audytów lub certyfikacji.
Skorzystaj Państwo z możliwości zarządzania danymi i dokumentami tam, gdzie i tak planują Państwo swoje działania – bezpośrednio w Visual Planning®. Dzięki temu procesy pozostają uproszczone, przebieg pracy przejrzysty, a informacje zawsze dostępne.
Funkcje zintegrowane w VISUAL PLANNING:
- Moduł z możliwością konfiguracji
- Zapisywanie Państwa modeli w formacie Word
Tworzenie dokumentów:
- Na żądanie
- Automatycznie: podczas tworzenia lub modyfikacji zdarzeń w VISUAL PLANNING
- Bezpośrednia konwersja do formatu PDF (wbudowany konwerter)
Przechowywanie dokumentów:
- W kategorii „Załączniki” programu VP
- Proszę przesłać na serwer katalogi utworzone przez VISUAL PLANNING
Przesyłanie dokumentów:
- Drukowanie za pomocą własnych aplikacji: Word, przeglądarka plików PDF
- W załącznikach do wiadomości e-mail wysyłanych za pośrednictwem VP (patrz funkcja „Wysyłanie wiadomości e-mail”)