Zarządzanie flotą i planowanie floty: definicja, zadania i przykłady z praktyki

Czym jest zarządzanie flotą?

Zarządzanie flotą oznacza planowanie, sterowanie, monitorowanie oraz ekonomiczną organizację floty firmowej. Obejmuje to scentralizowaną koordynację pojazdów, kierowców, zleceń, przeglądów, kosztów oraz dostępności.

W zależności od firmy flota pojazdów może obejmować samochody osobowe, samochody dostawcze, ciężarówki, przyczepy, maszyny budowlane, pojazdy serwisowe, pojazdy specjalistyczne lub pojazdy wspólnego użytkowania.

Celem ustrukturyzowanego zarządzania flotą jest bezpieczne, ekonomiczne i dostosowane do potrzeb wykorzystanie wszystkich pojazdów. Jednocześnie należy ograniczyć awarie, podwójne rezerwacje, przejazdy bez ładunku, niepotrzebne przestoje oraz koszty, których można uniknąć.

Dzięki cyfrowe planowanie floty Firmy mogą koordynować pojazdy, kierowców, zlecenia i terminy przeglądów w ramach wspólnego planowania wizualnego.

Jaka jest różnica między zarządzaniem flotą a planowaniem floty?

Terminy „zarządzanie flotą” i „planowanie floty” są często używane zamiennie, jednak opisują one różne obszary działalności.

Planowanie floty koncentruje się przede wszystkim na planowaniu operacyjnym:

• Który pojazd jest potrzebny do realizacji danego zlecenia?
• Który kierowca jest dostępny?
• Kiedy rozpoczyna się i kończy zlecenie?
• Który pojazd jest obecnie w serwisie?
• Gdzie występują nakładania się lub wąskie gardła?

Zarządzanie flotą obejmuje ponadto zadania o charakterze strategicznym, technicznym i ekonomicznym. Należą do nich na przykład zakup pojazdów, kontrola kosztów, ubezpieczenia, przeglądy wymagane przepisami, zarządzanie szkodami, zużycie paliwa oraz długoterminowy skład floty.

Planowanie floty stanowi zatem kluczowy element nadrzędnego zarządzania flotą.

Jakie zadania wchodzą w zakres zarządzania flotą?

Konkretne zadania zależą od wielkości i składu floty pojazdów. Do najważniejszych obszarów należą:

• Planowanie i dyspozycja pojazdów
• Przypisywanie kierowców do pojazdów i zleceń
• Planowanie wykorzystania zasobów i planowanie tras
• Monitorowanie dostępności pojazdów
• Planowanie konserwacji i serwisu
• Planowanie terminów przeglądów ustawowych i technicznych
• Zarządzanie prawami jazdy i kwalifikacjami
• Zarządzanie szkodami i wypadkami
• Kontrola kosztów paliwa, energii i kosztów eksploatacji
• Planowanie pojazdów zastępczych
• Dokumentacja przebiegu i godzin pracy
• Analiza obciążenia, przestojów i wykorzystania

W przypadku większych flot należy dodatkowo uwzględnić wiele lokalizacji, warsztatów, klas pojazdów oraz różnych obszarów zastosowań.

Jakie pojazdy i zasoby są objęte planowaniem?

Zarządzanie flotą nie ogranicza się wyłącznie do klasycznych samochodów służbowych. W zależności od charakteru działalności można planować wykorzystanie bardzo różnorodnych pojazdów oraz związanych z nimi zasobów.

Samochody osobowe i pojazdy z floty

Pojazdy z puli są wspólnie użytkowane przez kilku pracowników. Przejrzyste planowanie zapobiega podwójnym rezerwacjom i wskazuje, który pojazd jest dostępny w danym momencie.

Więcej informacji na temat wspólnego użytkowania środków produkcji można znaleźć w słowniku terminów dotyczącym .

Samochody dostawcze i pojazdy serwisowe

Przedsiębiorstwa rzemieślnicze, dostawcy usług technicznych oraz organizacje zajmujące się obsługą klienta często planują wykorzystanie samochodów dostawczych wraz z technikami serwisowymi, narzędziami, częściami zamiennymi i zleceniami klientów.

Należy przy tym uwzględnić nie tylko dostępność pojazdów, ale również kwalifikacje kierowcy, kompetencje regionalne oraz wymagany sprzęt.

Ciężarówki i przyczepy

W przypadku samochodów ciężarowych i przyczep istotną rolę odgrywają ładowność, nadwozie, klasa pojazdu, czas eksploatacji, czas prowadzenia pojazdu oraz wymagania techniczne. W razie potrzeby przyczepy lub naczepy należy planować oddzielnie i łączyć z odpowiednimi pojazdami ciągnącymi.

Maszyny budowlane i pojazdy specjalistyczne

W przedsiębiorstwach budowlanych i zakładach komunalnych do floty często należą również koparki, dźwigi, zamiatarki, pojazdy do zimowego utrzymania dróg lub inne pojazdy specjalistyczne.

W przypadku tych zasobów należy uwzględnić w planowaniu nie tylko miejsce wykorzystania i dostępność, ale również godziny pracy, czas transportu, częstotliwość konserwacji oraz wymagane uprawnienia operacyjne. Planowanie środków technicznych często zatem pokrywa się z Planowanie pracy maszyn.

Kierowcy i personel obsługujący

Dostępny pojazd można wykorzystać tylko wtedy, gdy dostępny jest również odpowiedni kierowca lub operator maszyny. W zależności od zadania należy uwzględnić między innymi kategorie prawa jazdy, kwalifikacje kierowców, godziny pracy oraz nieobecności.

Przydzielanie kierowców i zespołów jest zatem ściśle powiązane z Planowanie zatrudnienia powiązane.

Jak przebiega planowanie floty pojazdów?

Niezawodne planowanie floty odbywa się w kilku wzajemnie skoordynowanych etapach.

1. Rejestracja zlecenia lub zapotrzebowania na pojazd

W pierwszej kolejności określa się, do jakiego zlecenia, dla jakiego klienta, w jakiej lokalizacji lub w jakim celu wewnętrznym potrzebny jest pojazd. W tym celu rejestruje się godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia, miejsce realizacji, rodzaj pojazdu oraz szczególne wymagania.

2. Wybierz odpowiedni pojazd

Następnie sprawdzane jest, który pojazd posiada wymagane cechy. Mogą to być: ładowność, pojemność ładunkowa, hak holowniczy, nadwozie, zasięg, wyposażenie lub klasa pojazdu.

3. Sprawdź dostępność

W wyznaczonym terminie pojazd nie może być wykorzystywany do innych celów, zarezerwowany, uszkodzony ani znajdować się w serwisie. Na dostępność mogą mieć również wpływ czasy związane z czyszczeniem, załadunkiem, tankowaniem oraz przekazaniem pojazdu.

4. Przypisanie kierowców

Do danego zlecenia przydzielany jest dostępny kierowca posiadający wymagane uprawnienia do kierowania pojazdami oraz odpowiednie kwalifikacje. Należy przy tym uwzględnić godziny pracy, okresy odpoczynku, nieobecności oraz już zaplanowane zlecenia.

5. Uwzględnienie konserwacji i przeglądów

Przed potwierdzeniem zlecenia sprawdzane jest, czy zbliżają się terminy przeglądów, kontroli ustawowych lub innych terminów technicznych.

6. Przeprowadzenie wdrożenia i jego udokumentowanie

W trakcie lub po zakończeniu pracy można rejestrować stan licznika kilometrów, liczbę godzin pracy, zużycie, uszkodzenia, czas pracy lub komunikaty o stanie.

7. Aktualizacja planu w przypadku zmian

Awarie pojazdów, opóźnienia, zamknięcia tras lub zlecenia z krótkim wyprzedzeniem mogą wymagać zmiany planów. Centralny system planowania pokazuje, jakie pojazdy zastępcze i kierowcy są dostępni oraz jakie inne zlecenia są objęte tą zmianą.

Praktyczny przykład cyfrowego zarządzania flotą

Firma świadcząca usługi techniczne eksploatuje 18 pojazdów serwisowych w trzech lokalizacjach. Pojazdy te są wykorzystywane codziennie do przeprowadzania konserwacji, napraw oraz wizyt u klientów.

Rano jeden z pojazdów uległ awarii z powodu usterki technicznej. Przydzielony do niego serwisant ma już cztery spotkania z klientami i potrzebuje określonych części zamiennych oraz narzędzi do wykonania swoich zadań.

Dzięki scentralizowanemu planowaniu floty dysponent może:

• jakie pojazdy zastępcze są dostępne w danej lokalizacji
• które pojazdy są wyposażone w niezbędne urządzenia
• czy pojazd może być wykorzystywany w innej lokalizacji
• które terminy konserwacji lub rezerwacji są objęte zmianami
• które inne zadania mogą ewentualnie wymagać przesunięcia

Technik może zostać przydzielony do odpowiedniego pojazdu zastępczego, zanim konieczne będzie poinformowanie klientów lub odwołanie terminów. Jednocześnie uszkodzony pojazd zostaje zaplanowany do naprawy w warsztacie.

Czym jest cyfrowe zarządzanie flotą?

W ramach cyfrowego zarządzania flotą pojazdy, kierowcy, zlecenia, przeglądy i koszty są rejestrowane i koordynowane w ramach jednego, centralnego oprogramowania.

Cyfrowa tablica planowania może na przykład przedstawiać następujące informacje:

• Pojazdy dostępne i zajęte
• Kierowcy i przypisane im zlecenia
• Lokalizacje i obszary zastosowań
• Terminy konserwacji i przeglądów
• Rezerwacje pojazdów z floty
• Status pojazdu, np. dostępny, w trasie, uszkodzony lub w serwisie
• Przebieg w kilometrach lub godziny pracy
• Zlecenia, klienci i przedziały czasowe
• Niezbędne dokumenty i zaświadczenia
• Wykorzystanie zasobów i planowane przestoje

Dzięki temu dział planowania, kierownictwo floty, warsztat, kierowcy oraz administracja korzystają ze wspólnego stanu planowania.

Zarządzanie flotą i planowanie zasobów

Pojazdy stanowią zasoby operacyjne. Ich dostępność należy planować łącznie z pracownikami, maszynami, zleceniami i terminami.

Strona Planowanie zasobów pokazuje, które środki eksploatacyjne są dostępne w danym momencie lub są już w pełni wykorzystane. Zarządzanie flotą uzupełnia ten obraz o informacje dotyczące poszczególnych pojazdów, takie jak przebieg, klasa pojazdu, stan techniczny, lokalizacja czy wyposażenie techniczne.

Przykład: Planowanie zasobów wskazuje, że w piątek dostępna jest furgonetka. Planowanie floty sprawdza dodatkowo, czy pojazd posiada wystarczającą pojemność ładunkową, znajduje się we właściwej lokalizacji oraz nie wymaga konserwacji przed wyjazdem.

Zarządzanie flotą i planowanie zadań

W ramach planowania zadań pojazdy i kierowcy są przypisywani do konkretnych zleceń, klientów, placów budowy lub tras.

Jedno zadanie często zawiera kilka powiązanych ze sobą informacji:

• Zlecenie lub zakres obowiązków
• Czas rozpoczęcia i zakończenia
• Miejsce zastosowania
• Pojazd
• Kierowca lub zespół
• Wymagane wyposażenie
• Status zadania

Dzięki wspólnej prezentacji można wykryć konflikty, zanim dojdzie do podwójnego zaplanowania pojazdu lub kierowcy.

Zarządzanie flotą i planowanie tras

Planowanie tras dotyczy ustalenia kolejności i przebiegu kilku przejazdów lub przystanków. Ma ono na celu racjonalne skoordynowanie czasów przejazdu, odległości, przedziałów czasowych dostaw oraz pojemności pojazdów.

Zarządzanie flotą zapewnia w tym celu niezbędne pojazdy, kierowców oraz informacje o dostępności. Pełna optymalizacja tras może wymagać zastosowania dodatkowych systemów mapowych, telematycznych lub systemów wyznaczania tras.

Planowanie floty i planowanie tras uzupełniają się zatem, ale pełnią różne zadania. Planowanie floty określa, który pojazd i który kierowca są dostępni. Planowanie tras określa kolejność, w jakiej odwiedzane są poszczególne miejsca docelowe.

Zarządzanie flotą i śledzenie GPS

System śledzenia GPS wskazuje aktualną lub zarejestrowaną lokalizację pojazdu. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą śledzić trasy, czasy przejazdu oraz obszary działania.

Zarządzanie flotą wykracza poza wyświetlanie lokalizacji. Obejmuje ono dodatkowo planowanie pojazdów, kierowców, zleceń, przeglądów, kosztów oraz dostępności.

Dane z systemów GPS i telematyki mogą stanowić uzupełnienie planowania floty, jednak nie należy ich utożsamiać z kompleksowym rozwiązaniem do planowania i dyspozycji.

Planowanie konserwacji floty pojazdów

Niezawodne planowanie konserwacji przyczynia się do ograniczenia awarii i zapewnienia bezpieczeństwa eksploatacji pojazdów.

W zależności od pojazdu można uwzględnić następujące terminy:

• Kontrole
• Wymiana oleju
• Wymiana opon
• Badania hamulców
• Badania emisji spalin
• przeglądy techniczne pojazdów
• Kontrole bezpieczeństwa
• Kontrole montażu i urządzeń
• Naprawy
• Czyszczenie i przygotowanie pojazdów

Terminy przeglądów powinny być rezerwowane w harmonogramie pojazdów na stałe, podobnie jak inne zlecenia. Dzięki temu zapobiega się sytuacji, w której pojazd zostanie zarezerwowany na realizację zlecenia klienta w trakcie zaplanowanego pobytu w warsztacie.

Dokumenty, takie jak raporty z przeglądów, dokumentacja pojazdów lub potwierdzenia serwisowe, można przetwarzać za pomocą zintegrowanego Zarządzanie dokumentami można je bezpośrednio powiązać z danym pojazdem lub terminem.

Typowe błędy w zarządzaniu flotą

Pojazdy są rezerwowane dwukrotnie

Ten sam pojazd jest jednocześnie przypisany do kilku kierowców, zleceń lub lokalizacji.

Pojazd i zlecenie nie pasują do siebie

Zaplanowany pojazd nie posiada wymaganej ładowności, zasięgu, wyposażenia ani nie należy do odpowiedniej klasy pojazdów.

Terminy konserwacji są pomijane

Pojazd zostaje zaplanowany do zadania, mimo że w tym samym czasie przewidziano przegląd lub kontrolę techniczną.

Kwalifikacje kierowców nie są sprawdzane

Kierowca jest dostępny, ale nie posiada wymaganej kategorii prawa jazdy, przeszkolenia ani uprawnień.

Brakuje czasów przezbrajania i przygotowania

Czyszczenie, załadunek, tankowanie, przeładunek, przekazanie pojazdu lub dojazd do kolejnego zlecenia nie są uwzględniane w planowaniu.

Nie należy uwzględniać lokalizacji

Pojazd jest wprawdzie dostępny, ale znajduje się w innej lokalizacji i nie może zostać dostarczony na czas.

Zmiany nie są ogłaszane centralnie

Dział planowania, kierowcy, warsztat i administracja dysponują różnymi zestawami informacji.

Kluczowe wskaźniki w zarządzaniu flotą

Wykorzystanie pojazdów

Wykorzystanie pojazdów wskazuje, jak często i jak długo dany pojazd jest wykorzystywany w sposób produktywny.

Dostępność

Dostępność określa, ile pojazdów jest gotowych do pracy w danym momencie.

Okres eksploatacji

Czas przestoju obejmuje okresy, w których pojazd nie jest użytkowany. Należy przy tym rozróżnić między planowanymi przestojami, przeglądami a nieplanowanymi awariami.

Wskaźnik awaryjności

Wskaźnik awaryjności pokazuje, jak często pojazdy nie mogą być eksploatowane z powodu usterek lub nieplanowanych napraw.

Koszty konserwacji

Koszty konserwacji obejmują przeglądy, części zużywające się, naprawy oraz inne wydatki techniczne.

Koszt za kilometr lub godzinę pracy

Wskaźnik ten odnosi całkowite koszty pojazdu do jego faktycznego wykorzystania.

Przejazdy bez ładunku

Przejazdy bez ładunku to przejazdy, które nie przynoszą żadnych korzyści w zakresie transportu ani realizacji zleceń. Odpowiednio skoordynowane planowanie może pomóc w zmniejszeniu ich odsetka.

Terminowość

Terminowość wskazuje, czy pojazdy i kierowcy są gotowi na czas do realizacji zleceń, dostaw lub spotkań z klientami.

Oprogramowanie jako narzędzie wspomagające

W przypadku większych flot samochodowych oprogramowanie może pomóc w zarządzaniu pojazdami, kierowcami, terminami, przeglądami i dostępnością w ramach wspólnej bazy danych. Kluczowe znaczenie mają aktualne dane podstawowe, jasno określone zakresy odpowiedzialności oraz proces planowania dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa.

Konkretne rozwiązanie powinno być dostosowane do potrzeb w zakresie planowania. Informacje na temat funkcji służących do operacyjnego planowania pojazdów i zadań można znaleźć na stronie Planowanie floty pojazdów za pomocą Visual Planning®.

Podsumowanie

Ustrukturyzowane zarządzanie flotą łączy pojazdy, kierowców, zlecenia, przeglądy i koszty w jedną wspólną podstawę planowania. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą w bardziej przejrzysty sposób zarządzać swoją flotą oraz szybciej reagować na awarie lub zmiany w ostatniej chwili.

Wraz ze wzrostem liczby pojazdów, lokalizacji i zleceń oddzielne listy w programie Excel oraz ręczne kalendarze szybko osiągają swoje granice. Cyfrowe planowanie floty poprawia wykorzystanie pojazdów, ogranicza podwójne rezerwacje oraz wspiera ekonomiczną i niezawodną dyspozycję.