Gestione della flotta e pianificazione del parco veicoli: definizione, compiti ed esempi pratici

Che cos’è la gestione della flotta?

La gestione della flotta comprende la pianificazione, il controllo, il monitoraggio e l’organizzazione efficiente di un parco veicoli aziendale. In tale contesto, veicoli, autisti, interventi, manutenzioni, costi e disponibilità vengono coordinati a livello centrale.

A seconda dell’azienda, il parco veicoli può comprendere autovetture, furgoni, autocarri, rimorchi, macchine edili, veicoli di servizio, veicoli speciali o veicoli in pool ad uso condiviso.

L’obiettivo di una gestione strutturata della flotta è quello di impiegare tutti i veicoli in modo sicuro, economico e in base alle esigenze. Allo stesso tempo, si mira a ridurre i guasti, le doppie prenotazioni, i viaggi a vuoto, i tempi di inattività non necessari e i costi evitabili.

Con una Pianificazione digitale della flotta Le aziende possono coordinare veicoli, autisti, incarichi e scadenze di manutenzione in un’unica pianificazione visiva condivisa.

Qual è la differenza tra gestione della flotta e pianificazione della flotta?

I termini «gestione della flotta» e «pianificazione della flotta» vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile, ma descrivono aspetti diversi.

La pianificazione del parco veicoli si concentra principalmente sulla pianificazione operativa:

• Quale veicolo è necessario per quale incarico?
• Quale autista è disponibile?
• Quando ha inizio e quando termina un intervento?
• Quale veicolo è in manutenzione?
• Dove si verificano sovrapposizioni o colli di bottiglia?

La gestione della flotta comprende inoltre compiti di natura strategica, tecnica ed economica. Tra questi figurano, ad esempio, l’acquisto dei veicoli, il controllo dei costi, le assicurazioni, le revisioni obbligatorie, la gestione dei sinistri, il consumo di carburante e la composizione a lungo termine del parco veicoli.

La pianificazione del parco veicoli costituisce quindi una componente fondamentale della gestione complessiva della flotta.

Quali sono le attività che rientrano nella gestione della flotta?

I compiti specifici dipendono dalle dimensioni e dalla composizione del parco veicoli. Tra i settori più importanti figurano:

• Pianificazione e gestione dei veicoli
• Assegnazione degli autisti ai veicoli e agli incarichi
• Pianificazione delle risorse e pianificazione dei percorsi
• Monitoraggio della disponibilità dei veicoli
• Pianificazione della manutenzione e dell’assistenza
• Pianificazione delle revisioni legali e tecniche
• Gestione delle patenti di guida e delle qualifiche
• Gestione dei sinistri e degli incidenti
• Controllo dei costi relativi a carburante, energia e gestione aziendale
• Pianificazione dei veicoli sostitutivi
• Documentazione relativa al chilometraggio e alle ore di funzionamento
• Analisi del carico di lavoro, dei tempi di inattività e dell’utilizzo

Nel caso di flotte di grandi dimensioni, occorre inoltre tenere conto di diverse sedi, officine, classi di veicoli e diversi ambiti di impiego.

Quali veicoli e risorse vengono pianificati?

La gestione della flotta non si limita alle classiche auto aziendali. A seconda dell’azienda, è possibile pianificare veicoli e risorse correlate molto diversi tra loro.

Autovetture e veicoli in pool

I veicoli in pool vengono utilizzati congiuntamente da più dipendenti. Una pianificazione trasparente impedisce le doppie prenotazioni e mostra quale veicolo è disponibile in quale momento.

Ulteriori informazioni di base sulla condivisione delle risorse sono disponibili nel glossario relativo a .

Furgoni e veicoli di servizio

Le imprese artigiane, i fornitori di servizi tecnici e le organizzazioni di assistenza clienti pianificano spesso i furgoni insieme ai tecnici dell’assistenza, agli attrezzi, ai pezzi di ricambio e agli ordini dei clienti.

A tal fine occorre tenere conto non solo della disponibilità dei veicoli, ma anche delle qualifiche dell’autista, della competenza territoriale e dell’attrezzatura necessaria.

Autocarri e rimorchi

Nel caso di autocarri e rimorchi, la portata utile, la carrozzeria, la classe del veicolo, la durata di impiego, i tempi di guida e i requisiti tecnici rivestono un ruolo importante. I rimorchi o le semirimorchi devono, se necessario, essere pianificati separatamente e abbinati a veicoli trainanti adeguati.

Macchine edili e veicoli speciali

Nelle imprese edili e nelle aziende comunali, il parco veicoli comprende spesso anche escavatori, gru, spazzatrici, veicoli per il servizio invernale o altri veicoli speciali.

Per queste risorse, oltre al luogo di impiego e alla disponibilità, occorre pianificare anche le ore di funzionamento, i tempi di trasporto, gli intervalli di manutenzione e le autorizzazioni operative necessarie. La pianificazione delle risorse tecniche si sovrappone quindi spesso alla Pianificazione delle macchine.

Autisti e personale operativo

Un veicolo disponibile può essere impiegato solo se è presente anche un conducente o un operatore di macchinari idoneo. A seconda dell’impiego, occorre tenere conto, tra l’altro, delle categorie di patente, delle qualifiche dei conducenti, degli orari di lavoro e delle assenze.

L’assegnazione di autisti e squadre è pertanto strettamente legata alla Pianificazione del personale collegato.

Come si svolge la pianificazione del parco veicoli?

Una pianificazione affidabile del parco veicoli si articola in diverse fasi coordinate tra loro.

1. Registrazione di un ordine o di una richiesta di veicoli

In primo luogo si stabilisce per quale incarico, cliente, sede o scopo interno sia necessario un veicolo. In tale fase vengono registrati l’orario di inizio, l’orario di fine, il luogo di intervento, il tipo di veicolo e le esigenze particolari.

2. Selezionare il veicolo adatto

Successivamente si verifica quale veicolo possieda le caratteristiche richieste. Tra queste possono figurare il carico utile, il volume di carico, il gancio di traino, la carrozzeria, l’autonomia, l’allestimento o la classe del veicolo.

3. Verificare la disponibilità

Il veicolo non deve essere utilizzato per altri scopi, né essere prenotato, né presentare guasti né essere in manutenzione nel momento previsto. Anche i tempi di pulizia, carico, rifornimento e consegna possono influire sulla disponibilità.

4. Assegnare gli autisti

A ogni incarico viene assegnato un autista disponibile in possesso della categoria di patente e delle qualifiche richieste. A tal fine occorre tenere conto degli orari di lavoro, dei periodi di riposo, delle assenze e degli incarichi già pianificati.

5. Tenere conto delle operazioni di manutenzione e delle ispezioni

Prima di confermare l’intervento, si verifica se sono in programma ispezioni, controlli previsti dalla legge o altri appuntamenti tecnici.

6. Eseguire l’intervento e documentarlo

Durante o dopo l’utilizzo è possibile registrare chilometraggio, ore di funzionamento, consumi, danni, ore di lavoro o messaggi di stato.

7. Aggiornare la pianificazione in caso di modifiche

Guasti ai veicoli, ritardi, chiusure di tratte o incarichi con breve preavviso possono rendere necessaria una riprogrammazione. Una pianificazione centralizzata mostra quali veicoli sostitutivi e quali autisti sono disponibili e quali altri incarichi sono interessati dalla modifica.

Esempio pratico di gestione digitale della flotta

Un fornitore di servizi tecnici gestisce 18 veicoli di servizio in tre sedi. I veicoli vengono utilizzati quotidianamente per interventi di manutenzione, riparazioni e visite ai clienti.

Al mattino, un veicolo rimane fuori servizio a causa di un guasto tecnico. Il tecnico dell’assistenza assegnato ha già quattro appuntamenti con i clienti e necessita di determinati pezzi di ricambio e attrezzi per i propri interventi.

Grazie a una pianificazione centralizzata del parco veicoli, il responsabile della pianificazione può:

• quali veicoli sostitutivi sono disponibili presso la sede
• quali veicoli dispongono dell’equipaggiamento necessario
• se un veicolo possa essere impiegato in un’altra sede
• quali appuntamenti di manutenzione o prenotazione sono interessati
• quali altri interventi, se del caso, debbano essere rinviati

È possibile assegnare al tecnico un veicolo sostitutivo adeguato prima che sia necessario informare i clienti o annullare gli appuntamenti. Contemporaneamente, il veicolo guasto viene inserito nel programma dell’officina.

Che cos’è la gestione digitale della flotta?

Nella gestione digitale della flotta, veicoli, autisti, incarichi, interventi di manutenzione e costi vengono registrati e coordinati in un unico software centrale.

Una bacheca di pianificazione digitale può, ad esempio, visualizzare le seguenti informazioni:

• Veicoli disponibili e occupati
• Autisti e incarichi assegnati
• Sedi e settori di applicazione
• Appuntamenti per la manutenzione e le ispezioni
• Prenotazioni di veicoli in pool
• Stato del veicolo, ad esempio disponibile, in viaggio, guasto o in manutenzione
• Chilometraggio o ore di funzionamento
• Ordini, clienti e fasce orarie
• Documenti e attestati necessari
• Carico di lavoro e tempi di fermo programmati

In questo modo, la pianificazione, la gestione del parco veicoli, l’officina, gli autisti e l’amministrazione operano sulla base di uno stato di pianificazione comune.

Gestione della flotta e pianificazione delle risorse

I veicoli sono risorse aziendali. La loro disponibilità deve essere pianificata insieme a personale, macchinari, ordini e scadenze.

La Pianificazione delle risorse mostra quali mezzi sono disponibili o già occupati in un determinato momento. La gestione della flotta integra questa visione con informazioni specifiche sui veicoli, quali chilometraggio, classe del veicolo, stato di manutenzione, ubicazione o dotazione tecnica.

Esempio: La pianificazione delle risorse indica che un furgone è disponibile venerdì. La pianificazione della flotta verifica inoltre se il veicolo dispone di un volume di carico sufficiente, si trova nella sede corretta e non necessita di manutenzione prima dell’impiego.

Gestione della flotta e pianificazione degli interventi

Nella pianificazione delle risorse, i veicoli e gli autisti vengono assegnati a incarichi, clienti, cantieri o percorsi specifici.

Un'operazione contiene spesso diverse informazioni correlate tra loro:

• Incarico o attività
• Ora di inizio e di fine
• Luogo di impiego
• Veicolo
• Autista o squadra
• Attrezzatura necessaria
• Stato dell’incarico

Grazie alla visualizzazione congiunta è possibile individuare eventuali conflitti prima che un veicolo o un autista venga pianificato due volte.

Gestione della flotta e pianificazione dei percorsi

La pianificazione dei percorsi riguarda l’ordine e il tracciato di più viaggi o fermate. Il suo scopo è quello di coordinare in modo ottimale tempi di percorrenza, distanze, fasce orarie di consegna e capacità dei veicoli.

La gestione della flotta mette a disposizione i veicoli, gli autisti e le disponibilità necessari a tal fine. Un’ottimizzazione completa dei percorsi può richiedere l’utilizzo di sistemi aggiuntivi di mappatura, telematica o di calcolo dei percorsi.

La pianificazione della flotta e la pianificazione dei percorsi si integrano a vicenda, ma svolgono compiti diversi. La pianificazione della flotta indica quali veicoli e quali autisti sono disponibili. La pianificazione dei percorsi determina l’ordine in cui vengono raggiunte le destinazioni.

Gestione della flotta e localizzazione GPS

Il tracciamento GPS mostra la posizione attuale o registrata di un veicolo. Ciò consente alle aziende di monitorare gli spostamenti, i tempi di percorrenza e le aree di intervento.

La gestione della flotta va oltre la semplice visualizzazione delle posizioni. Comprende inoltre la pianificazione di veicoli, autisti, incarichi, interventi di manutenzione, costi e disponibilità.

I dati GPS e telematici possono integrare la pianificazione del parco veicoli, ma non sono equiparabili a una soluzione completa di pianificazione e gestione delle risorse.

Pianificazione della manutenzione del parco veicoli

Una pianificazione affidabile della manutenzione contribuisce a ridurre i guasti e a garantire la sicurezza operativa dei veicoli.

A seconda del veicolo, è possibile tenere conto delle seguenti scadenze:

• Ispezioni
• Cambio dell’olio
• Cambio gomme
• Prove sui freni
• Controlli dei gas di scarico
• ispezioni tecniche obbligatorie dei veicoli
• Controlli di sicurezza
• Prove di montaggio e delle apparecchiature
• Riparazioni
• Pulizia e preparazione dei veicoli

Gli appuntamenti di manutenzione dovrebbero essere fissati in modo definitivo nella pianificazione dei veicoli, al pari degli altri interventi. In questo modo si evita che un veicolo venga riservato per un ordine di un cliente durante un intervento in officina già programmato.

Documenti quali rapporti di collaudo, documentazione relativa ai veicoli o certificati di manutenzione possono essere gestiti tramite una funzione integrata Gestione dei documenti possano essere collegati direttamente al rispettivo veicolo o appuntamento.

Errori tipici nella gestione della flotta

I veicoli vengono prenotati due volte

Lo stesso veicolo viene assegnato contemporaneamente a più autisti, incarichi o sedi.

Il veicolo e l’incarico non corrispondono

Il veicolo previsto non dispone della capacità di carico, dell’autonomia, dell’equipaggiamento o della classe di veicolo necessari.

Gli appuntamenti di manutenzione vengono trascurati

Un veicolo viene programmato per un intervento, sebbene sia prevista contemporaneamente un’ispezione o una verifica tecnica.

Le qualifiche dei conducenti non vengono verificate

È disponibile un autista, ma non possiede la categoria di patente, la formazione o l’autorizzazione necessarie.

Mancano i tempi di cambio serie e di attrezzaggio

Le operazioni di pulizia, carico, rifornimento, ricarica, consegna del veicolo o spostamento verso l’intervento successivo non vengono inserite nella pianificazione.

Le sedi non vengono prese in considerazione

Sebbene sia disponibile un veicolo, questo si trova in un’altra sede e non può essere messo a disposizione in tempo utile.

Le modifiche non vengono comunicate a livello centrale

Il reparto pianificazione, gli autisti, l’officina e l’amministrazione operano con livelli di informazione diversi.

Indicatori chiave nella gestione della flotta

Utilizzo dei veicoli

Il tasso di utilizzo dei veicoli indica con quale frequenza e per quanto tempo un veicolo viene impiegato in modo produttivo.

Disponibilità

La disponibilità indica il numero di veicoli pronti all’uso in un determinato momento.

Vita utile

Il tempo di fermo comprende i periodi in cui un veicolo non viene utilizzato. A tal proposito, occorre distinguere tra tempi di fermo programmati, interventi di manutenzione e fermi imprevisti.

Tasso di inattività

Il tasso di inattività indica la frequenza con cui i veicoli non possono essere utilizzati a causa di guasti o riparazioni non programmate.

Costi di manutenzione

I costi di manutenzione comprendono ispezioni, parti soggette a usura, riparazioni e altre spese tecniche.

Costi per chilometro o per ora di funzionamento

Questo indicatore mette in relazione i costi complessivi di un veicolo con il suo utilizzo effettivo.

Corse a vuoto

I viaggi a vuoto sono viaggi privi di utilità produttiva in termini di trasporto o di intervento. Una pianificazione coordinata può contribuire a ridurne la percentuale.

Rispetto delle scadenze

Il rispetto delle scadenze indica se i veicoli e gli autisti sono disponibili in tempo per gli incarichi, le consegne o gli appuntamenti con i clienti.

Il software come strumento di supporto

Nel caso di parchi veicoli di grandi dimensioni, il software può aiutare a gestire veicoli, autisti, appuntamenti, interventi di manutenzione e disponibilità in un unico database. Sono fondamentali dati anagrafici aggiornati, responsabilità ben definite e un processo di pianificazione adeguato alle esigenze dell’azienda.

La soluzione concreta dovrebbe essere orientata alle esigenze di pianificazione. Troverete informazioni sulle funzionalità relative alla pianificazione operativa dei veicoli e degli interventi alla pagina Pianificazione del parco veicoli con Visual Planning®.

Conclusione

Una gestione strutturata della flotta integra veicoli, autisti, incarichi, interventi di manutenzione e costi in un’unica base di pianificazione comune. Ciò consente alle aziende di gestire il proprio parco veicoli in modo più trasparente e di reagire più rapidamente a guasti o cambiamenti dell’ultimo minuto.

Con l’aumentare del numero di veicoli, sedi e interventi, gli elenchi separati in Excel e i calendari manuali raggiungono rapidamente i propri limiti. Una pianificazione digitale della flotta migliora l’utilizzo dei veicoli, riduce le doppie prenotazioni e favorisce una gestione economica e affidabile.