Che cos’è la pianificazione del personale?

La pianificazione del personale indica la pianificazione sistematica del fabbisogno attuale e futuro di personale di un’azienda. Essa garantisce che, al momento opportuno, siano disponibili un numero sufficiente di collaboratori con le qualifiche adeguate nel luogo di impiego corretto.

In questo contesto, la pianificazione del personale non tiene conto solo del numero dei dipendenti, ma considera anche le competenze, gli orari di lavoro, le assenze, i costi, le strutture organizzative e lo sviluppo futuro dell’azienda.

L’obiettivo di una pianificazione strutturata del personale è quello di individuare tempestivamente eventuali eccedenze o carenze di personale, adottare misure adeguate e garantire la produttività dell’azienda nel lungo periodo.

Con una Pianificazione digitale del personale e degli turni di lavoro Consente di coordinare collaboratori, team, qualifiche, assenze, progetti e orari di lavoro in un’unica pianificazione visiva condivisa.

Quali sono gli obiettivi della pianificazione del personale?

La pianificazione del personale persegue obiettivi sia economici che organizzativi e relativi al personale.

Tra gli obiettivi principali figurano:

• garantire risorse umane sufficienti
• rendere disponibili le qualifiche adeguate
• Individuare tempestivamente le carenze di personale
• Ridurre il sovraffollamento e i tempi morti
• Assegnare il personale in base alle esigenze
• Distribuire il carico di lavoro in modo equilibrato
• Tenere conto delle ferie e delle assenze
• Prevedere il fabbisogno di personale a lungo termine
• Individuare le esigenze di formazione continua
• Pianificare la successione e la conservazione delle competenze
• Controllare i costi del personale
• Garantire la crescita aziendale in termini di personale

Una buona pianificazione del personale crea così un collegamento tra la strategia aziendale, la gestione del personale e l’impiego quotidiano delle risorse umane.

Quali sono i diversi tipi di pianificazione del personale?

La pianificazione del personale comprende diversi ambiti correlati tra loro. Questi si differenziano in base all’orizzonte temporale, agli obiettivi e all’aspetto del personale preso in esame.

Pianificazione strategica del personale

La pianificazione strategica del personale tiene conto dello sviluppo a lungo termine dell’organico. Si orienta agli obiettivi futuri e ai cambiamenti dell’azienda.

Le domande tipiche sono:

• Quali competenze saranno necessarie nei prossimi anni?
• Quali attività subiscono cambiamenti a causa della digitalizzazione o dell’automazione?
• Quali dipendenti andranno presumibilmente in pensione?
• Quali settori dovrebbero essere potenziati o ridimensionati?
• Dove si verificheranno in futuro carenze di personale qualificato?
• Quali dirigenti o specialisti necessitano di un successore?

L’orizzonte di pianificazione è spesso di diversi anni.

Pianificazione tattica del personale

La pianificazione tattica del personale concretizza gli obiettivi strategici per un periodo di medio termine. Spesso prende in considerazione i prossimi mesi o esercizi finanziari.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Costituzione di nuovi team
• Fabbisogno di personale per i progetti pianificati
• Programmi di formazione e perfezionamento professionale
• Preparazione delle capacità stagionali
• Trasferimenti tra sedi
• Pianificazione del budget per i posti di lavoro

Pianificazione operativa del personale

La pianificazione operativa del personale regola l’impiego concreto del personale nell’attività quotidiana, settimanale o mensile.

Tra le altre cose, risponde alle seguenti domande:

• Quali dipendenti lavorano oggi o nella prossima settimana?
• Chi si occuperà di un determinato compito?
• Quale turno dispone di personale sufficiente?
• Chi sostituisce un dipendente assente?
• Quali qualifiche sono richieste per ottenere un incarico?
• Dove sono disponibili capacità libere?

La pianificazione operativa del personale è strettamente legata alla pianificazione dell’impiego del personale, alla pianificazione dei turni e alla pianificazione dei progetti.

Quali sono gli ambiti che rientrano nella pianificazione del personale?

La pianificazione del personale comprende diversi ambiti che, nel loro insieme, descrivono la situazione attuale del personale e il fabbisogno futuro.

Pianificazione del personale

La pianificazione dell’organico rileva quali dipendenti sono attualmente e saranno in futuro a disposizione dell’azienda.

A tal fine si terranno in considerazione, tra l’altro:

• Numero di dipendenti
• Modelli di orario di lavoro
• Reparti e sedi
• Qualifiche
• Struttura per età
• Entrate e uscite
• contratti a tempo determinato
• Pensionamenti previsti
• assenze di lunga durata

La pianificazione dell’organico costituisce la base per il confronto tra il personale disponibile e quello necessario.

Pianificazione del fabbisogno di personale

La pianificazione del fabbisogno di personale determina il numero di dipendenti con quali qualifiche saranno necessari in futuro.

Il fabbisogno di personale può essere influenzato da:

• Situazione degli ordini
• Quantità di produzione
• Volume del progetto
• Orari di apertura
• Andamento stagionale
• Crescita aziendale
• Automazione
• Requisiti di legge
• nuove sedi

Pianificazione delle assunzioni

La pianificazione delle assunzioni definisce le modalità con cui colmare le carenze di personale individuate.

Le misure possibili sono:

• Nuove impostazioni
• trasferimenti interni
• Aumento dei carichi di lavoro esistenti
• Impiego di personale temporaneo
• Formazione delle nuove leve
• Collaborazione con partner esterni
• Esternalizzazione di singole attività

Pianificazione del personale

La pianificazione del personale assegna i collaboratori disponibili a compiti, progetti, turni, clienti o postazioni di lavoro specifici.

Si tenga conto, tra l’altro, di quanto segue:

• Disponibilità
• Qualifiche
• Orari di lavoro
• Assenze
• Luoghi di impiego
• Carico di lavoro
• requisiti di legge
• Priorità degli ordini

Per ulteriori informazioni, consulti la pagina dedicata alla soluzione Pianificazione del personale con Visual Planning.

Pianificazione dello sviluppo del personale

La pianificazione dello sviluppo del personale garantisce che i collaboratori acquisiscano le competenze necessarie oggi e in futuro.

Tra questi figurano:

• Corsi di formazione
• Corsi di formazione sui prodotti
• Sviluppo dei dirigenti
• Certificazioni
• Promozione delle nuove leve
• Mentoring
• Piani di formazione
• Pianificazione della successione

Pianificazione del personale in esubero

La pianificazione dei licenziamenti riguarda le situazioni in cui l’organico attuale supera il fabbisogno futuro.

Le misure possibili potrebbero essere:

• Sfruttare il turnover naturale
• Non ricoprire nuovamente tali posizioni
• Adattare i modelli di orario di lavoro
• Trasferimento interno dei dipendenti
• Formazione continua per altre mansioni
• riduzione temporanea delle capacità

Tali misure devono essere valutate con attenzione dal punto di vista del diritto del lavoro, sociale ed economico.

Pianificazione dei costi del personale

La pianificazione dei costi del personale prevede le ripercussioni finanziarie dell’organico attuale e delle modifiche previste.

Si tenga conto, ad esempio, di quanto segue:

• Stipendi e retribuzioni
• Prestazioni sociali
• Ore di straordinario
• Indennità
• Costi di formazione continua
• Costi di reclutamento
• personale temporaneo
• Andamento previsto dei salari

Come si svolge la pianificazione del personale?

Una pianificazione strutturata del personale si svolge solitamente in diverse fasi coordinate tra loro.

1. Definire gli obiettivi aziendali e il periodo di pianificazione

In primo luogo, si chiarisce per quale periodo e per quali aree organizzative si effettua la pianificazione.

I possibili livelli di pianificazione sono:

• l'intera azienda
• Sede
• Reparto
• Team
• Progetto
• Settore produttivo
• Turno

2. Analizzare l’organico

Nella fase successiva si procederà a individuare quali collaboratori, capacità e qualifiche siano attualmente disponibili.

Si prega di tenere conto, ad esempio, di quanto segue:

• Numero di dipendenti
• Impieghi a tempo pieno e a tempo parziale
• Qualifiche
• Sedi
• Assenze
• Durata dei contratti
• Fluttuazione
• dimissioni previste

3. Determinare il fabbisogno futuro di personale

Il fabbisogno futuro viene ricavato dagli ordini pianificati, dai progetti, dai volumi di produzione, dai servizi o dagli orari di apertura.

A tal fine occorre tenere conto sia del fabbisogno quantitativo che di quello qualitativo in termini di personale.

4. Confrontare le scorte previste con quelle effettive

Il fabbisogno di personale previsto viene confrontato con l’organico disponibile.

Da ciò potrebbero derivare:

• Carenza di personale
• Eccedenza di personale
• Lacune nelle qualifiche
• colli di bottiglia regionali
• problemi temporanei di capacità

5. Definire le misure

Sulla base del confronto, vengono pianificate misure adeguate.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Reclutamento
• Traduzione
• Formazione continua
• Adeguamento dei carichi di lavoro
• Impiego di collaboratori esterni
• Ridistribuzione dei compiti
• Modifica dei modelli di turni

6. Pianificare concretamente il personale

Nella pianificazione operativa del personale, i dipendenti vengono assegnati a compiti, progetti, turni o sedi di lavoro specifici.

A tal fine occorre tenere conto della disponibilità, delle qualifiche, dell’orario di lavoro e del carico di lavoro attuale.

7. Monitorare e aggiornare la pianificazione

La pianificazione del personale non è un’operazione una tantum. I cambiamenti relativi a ordini, progetti, collaboratori o obiettivi aziendali rendono necessari adeguamenti regolari.

La pianificazione dovrebbe pertanto essere costantemente confrontata con l’effettivo organico e il carico di lavoro reale.

Pianificazione quantitativa e qualitativa del personale

La pianificazione del personale tiene conto sia del numero di dipendenti necessari sia delle loro competenze.

Pianificazione quantitativa del personale

La pianificazione quantitativa del personale risponde alla domanda: quanti dipendenti sono necessari?

Si tenga conto, tra l’altro, di quanto segue:

• Volume di lavoro
• Tempi di elaborazione
• Orario di lavoro per dipendente
• Vacanze
• Malattia
• Giorni festivi
• Corsi di formazione
• Fattori di produttività

Pianificazione qualitativa del personale

Una pianificazione qualitativa del personale risponde alla domanda su quali competenze, esperienze e autorizzazioni siano necessarie.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Qualifiche professionali
• Corsi di formazione sui prodotti
• Esperienza dirigenziale
• Competenze linguistiche
• Competenze informatiche
• Certificati
• Istruzioni in materia di sicurezza
• Categorie di patente

Un eccesso di personale di natura puramente quantitativa può coesistere con una carenza di personale di natura qualitativa. È possibile che vi sia un numero sufficiente di dipendenti, ma non un numero adeguato di persone in possesso delle qualifiche richieste.

Come viene calcolato il fabbisogno di personale?

Il fabbisogno di personale può essere calcolato con metodi diversi a seconda dell’azienda e dell’attività svolta.

Una formula di base semplificata comunemente utilizzata recita:

Fabbisogno di personale = carico di lavoro complessivo ÷ tempo di lavoro produttivo disponibile per dipendente

Per un calcolo realistico è necessario tenere conto di ulteriori fattori:

• Giorni di ferie
• Giorni di malattia
• Giorni festivi
• Corsi di formazione
• Pause
• Riunioni
• attività amministrative
• tempi morti improduttivi

Requisiti di utilizzo

Il fabbisogno di personale descrive il numero di dipendenti necessari per lo svolgimento effettivo del lavoro.

Fabbisogno di manodopera = carico di lavoro complessivo ÷ orario di lavoro produttivo di un dipendente

Fabbisogno di riserva

Il fabbisogno di riserva tiene conto delle assenze programmabili e non programmate.

Tra queste figurano, ad esempio, ferie, malattia, formazione continua o altre assenze.

Fabbisogno lordo di personale

Il fabbisogno lordo di personale risulta dal fabbisogno operativo sommato al fabbisogno di riserva.

Fabbisogno lordo di personale = fabbisogno operativo + fabbisogno di riserva

Fabbisogno di personale netto

Il fabbisogno netto di personale indica il numero di dipendenti aggiuntivi necessari o l’entità di un’eventuale eccedenza di personale.

Fabbisogno netto di personale = fabbisogno lordo di personale − organico disponibile

Un risultato positivo indica la necessità di personale aggiuntivo. Un risultato negativo può indicare un eccesso di personale.

Esempio pratico di pianificazione del personale

Un’azienda di servizi tecnici prevede di ampliare la propria attività di assistenza nel corso del prossimo anno. Il numero di ordini mensili dei clienti dovrebbe aumentare da 800 a 1.050.

L’attuale organico comprende 20 tecnici dell’assistenza. Nel corso dell’anno due dipendenti andranno in pensione. Allo stesso tempo, i nuovi incarichi richiedono competenze aggiuntive in un determinato settore di prodotti.

La pianificazione del personale mostra:

• quante ore di lavoro produttive saranno necessarie in futuro
• quale capacità rimarrà a disposizione dopo le dimissioni previste
• quanti tecnici aggiuntivi sono necessari
• quali collaboratori possano beneficiare di corsi di formazione
• se si verifichino colli di bottiglia a livello regionale
• se sia necessario ricorrere a personale temporaneo come soluzione transitoria

L’azienda ha deciso di assumere tre nuovi tecnici dell’assistenza e di formare in modo mirato quattro dipendenti già in forza per il nuovo settore di prodotti.

In questo modo si tiene conto non solo del numero di dipendenti necessario, ma anche della struttura delle qualifiche richiesta.

Differenza tra pianificazione del personale e pianificazione dell’impiego del personale

La pianificazione del personale e la pianificazione dell’impiego del personale sono strettamente correlate, ma svolgono funzioni diverse.

La pianificazione del personale prende in considerazione l’intero organico di un’azienda e si occupa, tra l’altro, di:

• fabbisogno futuro di personale
• Organico
• Reclutamento
• Sviluppo del personale
• Pianificazione della successione
• Costi del personale

La pianificazione del personale si concentra sull’impiego operativo concreto dei dipendenti disponibili.

Risponde alla domanda su quale collaboratore venga impiegato, quando, dove e per quale mansione.

La pianificazione dell’impiego del personale costituisce quindi un sotto-settore della pianificazione del personale in senso lato.

Differenza tra pianificazione del personale e gestione del personale

La gestione del personale comprende tutte le attività e le decisioni relative ai dipendenti di un’azienda.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Reclutamento
• Gestione del personale
• Compenso
• Gestione
• Sviluppo del personale
• Diritto del lavoro
• Fidelizzazione dei dipendenti
• Controllo del personale

La pianificazione del personale costituisce un elemento centrale della gestione delle risorse umane. Essa fornisce le basi quantitative, qualitative e temporali per numerose decisioni in materia di gestione del personale.

Per ulteriori informazioni, consulti la pagina dedicata alla soluzione Gestione del personale con Visual Planning.

Pianificazione del personale e delle risorse

I collaboratori rappresentano una delle risorse aziendali più importanti. I Pianificazione delle risorse Prende in considerazione, oltre al personale, anche macchinari, veicoli, locali, attrezzature e altre risorse aziendali.

La pianificazione del personale si concentra invece in particolare su:

• Organico
• Capacità operativa
• Qualifiche
• Sviluppo del personale
• Assenze
• Costi del personale

Esempio: La pianificazione delle risorse evidenzia che per un progetto sono necessari un collaboratore, un veicolo e uno strumento di misura. La pianificazione del personale garantisce che, nel lungo periodo, siano disponibili un numero sufficiente di collaboratori idonei in possesso delle qualifiche richieste.

Pianificazione del personale e pianificazione delle capacità

La pianificazione delle capacità mette a confronto il fabbisogno di lavoro previsto con le risorse umane disponibili.

A tal fine, si possono prendere in considerazione i seguenti fattori:

• Numero di dipendenti
• orario di lavoro contrattuale
• Impiego a tempo parziale
• Modelli di turni
• Ferie e assenze
• Produttività
• Qualifiche richieste

La pianificazione del personale utilizza queste informazioni per individuare tempestivamente eventuali eccedenze o carenze di capacità.

Esempio: Un reparto avrà bisogno di 4.000 ore di lavoro nel prossimo trimestre. Tuttavia, al netto delle ferie e dei corsi di formazione, sono disponibili solo 3.500 ore. La pianificazione delle capacità evidenzia un deficit di 500 ore.

Pianificazione del personale e dei turni

La pianificazione dei turni assegna ai dipendenti orari di lavoro fissi o variabili.

A tal fine occorre tenere conto di quanto segue:

• Turni mattutini, pomeridiani e notturni
• Organico minimo
• Pause
• Periodi di riposo
• Lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi
• Qualifiche per turno
• Assenze
• disposizioni di legge e contrattuali

La pianificazione dei turni riveste particolare importanza nei settori della produzione, della logistica, della sanità, dei servizi di sicurezza e in altre aziende con orari di lavoro continuativi o prolungati.

Pianificazione del personale e delle ferie

La pianificazione delle ferie deve garantire che i dipendenti possano usufruire delle proprie ferie senza compromettere le attività critiche o il personale minimo necessario.

Una pianificazione coordinata delle ferie tiene conto di:

• Diritto alle ferie
• assenze già approvate
• Possibilità di rappresentanza
• carico di lavoro stagionale
• Vacanze scolastiche
• Organico minimo
• Competenze del resto del team

Le assenze dovrebbero essere collegate direttamente alla pianificazione degli interventi, dei progetti e delle capacità.

Pianificazione del personale e gestione delle competenze

La gestione delle qualifiche documenta le conoscenze, le esperienze, i certificati e le autorizzazioni di cui dispongono i collaboratori.

Tra le qualifiche pianificabili possono figurare:

• Titoli professionali
• Corsi di formazione sui prodotti
• Istruzioni per l’uso delle macchine
• Categorie di patente
• Competenze linguistiche
• Istruzioni in materia di sicurezza
• Competenze nella gestione dei progetti
• Certificati del produttore
• documenti giustificativi previsti dalla legge

La pianificazione del personale utilizza questi dati per individuare le lacune nelle competenze e pianificare tempestivamente i corsi di formazione.

Pianificazione del personale e pianificazione dei progetti

Nelle aziende orientate ai progetti, i collaboratori devono essere assegnati a diversi progetti sia a lungo che a breve termine.

La Pianificazione dei progetti Mostra attività, scadenze e tappe fondamentali. La pianificazione del personale garantisce che siano disponibili collaboratori e team adeguati per tali attività.

Nel collegare le due sezioni, si può tenere conto di quanto segue:

• Ruoli nel progetto
• Qualifiche
• carico di lavoro previsto
• Durata del progetto
• Carico di lavoro in altri progetti
• Ferie e assenze
• collaboratori interni ed esterni

In questo modo è possibile verificare se i progetti dispongono di personale sufficiente o se singoli specialisti sono stati assegnati contemporaneamente a un numero eccessivo di progetti.

Pianificazione del personale e gestione della forza lavoro

Il termine «Workforce Management» indica la gestione e l’ottimizzazione complete dell’impiego del personale.

Spesso coinvolge diversi settori:

• Previsione del fabbisogno di personale
• Pianificazione del personale
• Pianificazione dei turni
• Registrazione delle ore di lavoro
• Gestione delle assenze
• Pianificazione delle capacità
• Analisi delle prestazioni e degli indicatori chiave

La pianificazione del personale costituisce la base della gestione della forza lavoro. Essa fornisce le informazioni necessarie relative all’organico, al fabbisogno e alle qualifiche.

Pianificazione del personale e gestione dei documenti

In relazione al personale vengono redatti numerosi documenti e attestati.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Contratti di lavoro
• Titoli di studio
• Certificati
• Materiale didattico
• Recensioni
• Istruzioni per l’uso
• Esami
• Autorizzazioni
• Moduli personali

Con una soluzione integrata Gestione dei documenti È possibile collegare i file direttamente a collaboratori, team, appuntamenti o attività.

I documenti contenenti dati personali devono essere protetti mediante adeguati diritti di accesso e misure di protezione dei dati.

Errori tipici nella pianificazione del personale

La pianificazione tiene conto esclusivamente del numero dei dipendenti

Non si terrà conto delle qualifiche, delle esperienze e delle autorizzazioni.

Il fabbisogno di personale viene ripreso dall’anno precedente

Non si terrà conto di eventuali variazioni relative a volumi degli ordini, processi, tecnologie o obiettivi aziendali.

Il lavoro a tempo parziale e le assenze vengono valutati in modo errato

Si tiene conto del numero dei dipendenti, ma non dell’orario di lavoro effettivamente disponibile.

La pianificazione del personale e quella delle attività sono separate

Le decisioni relative al personale a lungo termine non vengono allineate all’effettivo carico di lavoro operativo.

Le lacune nelle qualifiche vengono individuate troppo tardi

I corsi di formazione o le certificazioni necessari vengono pianificati solo quando l’incarico concreto è già imminente.

Non si tiene conto delle assunzioni e delle dimissioni

Pensionamenti, licenziamenti, congedi parentali o contratti a tempo determinato non vengono presi in considerazione nella pianificazione a lungo termine.

Le ore di straordinario vengono considerate come capacità permanente

Una carenza di personale ricorrente viene compensata ricorrendo alle ore di straordinario, anziché adeguare l’effettivo fabbisogno di personale.

I reparti pianificano in modo isolato

Le capacità disponibili in altri team o sedi non vengono prese in considerazione.

I dati di pianificazione non sono aggiornati

L’ufficio del personale, la direzione del team e il reparto pianificazione operano con dati diversi relativi alle presenze e alle assenze.

Mancano le informazioni relative alla protezione dei dati e ai diritti di accesso

Le informazioni personali sensibili sono visibili a persone che non necessitano di tali dati per lo svolgimento delle proprie mansioni.

Indicatori chiave della pianificazione del personale

Organico

L'organico indica il numero di dipendenti che fanno parte dell'azienda in un determinato momento.

Equivalenti a tempo pieno

Gli equivalenti a tempo pieno, spesso indicati con l’acronimo FTE, consentono di convertire carichi di lavoro diversi in posti di lavoro a tempo pieno comparabili.

Due collaboratori con un carico di lavoro del 50% ciascuno corrispondono, ad esempio, complessivamente a un equivalente a tempo pieno.

Fabbisogno di personale

Il fabbisogno di personale indica il numero di dipendenti o di equivalenti a tempo pieno necessari per far fronte al volume di lavoro previsto.

Utilizzo del personale

Il carico di lavoro del personale mette in relazione l’orario di lavoro pianificato con la capacità disponibile.

Tasso di ore straordinarie

Il tasso di ore di straordinario indica in che misura il personale regolare sia sottoposto a un carico di lavoro superiore all’orario di lavoro contrattuale.

Tasso di assenteismo

Il tasso di assenza mette in relazione i periodi di ferie, malattia e altre assenze con l’orario di lavoro totale disponibile.

Tasso di turnover

Il tasso di turnover indica la percentuale di dipendenti che lascia l’azienda entro un determinato periodo di tempo.

Periodo di vacanza

Il periodo di vacanza descrive l’intervallo di tempo che intercorre tra la pubblicazione di un posto vacante e la sua effettiva copertura.

Copertura delle qualifiche

La copertura delle competenze indica se è disponibile un numero sufficiente di collaboratori in possesso delle competenze e delle autorizzazioni necessarie.

Tasso di formazione continua

Il tasso di partecipazione alla formazione continua può indicare quale percentuale dei dipendenti partecipa alle misure di sviluppo o di formazione previste.

Quota dei costi del personale

Il rapporto tra costi del personale e fatturato mette in relazione i costi del personale con il fatturato, le spese totali o un altro parametro aziendale di riferimento.

Orario di lavoro effettivo

Il tempo di lavoro produttivo indica quale percentuale del tempo disponibile viene effettivamente impiegata per attività che generano valore aggiunto.

Il software come strumento di supporto

Il software è in grado di supportare la pianificazione del personale fornendo informazioni centralizzate su scadenze, disponibilità, risorse e competenze. La scelta della soluzione più adatta dipende dal processo specifico, dai dati disponibili e dai sistemi esistenti. Un esempio è La pianificazione del personale con Visual Planning®.

Conclusione

Una pianificazione strutturata del personale integra organico, fabbisogno di personale, qualifiche, orari di lavoro e obiettivi aziendali. Essa crea una base tecnica per individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia e impiegare le capacità disponibili in base alle esigenze.