VP Gestione dei documenti – Un sistema di gestione documentale (DMS) integrato
Gestione efficiente dei documenti con Visual Planning®
In molte aziende, l’attività quotidiana è strettamente legata a una grande quantità di documenti – che si tratti di contratti, piani, certificazioni, relazioni o istruzioni. Spesso, tuttavia, queste informazioni sono archiviate in luoghi diversi, difficili da reperire o non direttamente collegate ai processi pertinenti. È proprio qui che entra in gioco la Gestione dei documenti in Visual Planning® Con il modulo opzionale per la gestione dei documenti è possibile integrare i file direttamente nella pianificazione. I documenti possono essere assegnati in modo strutturato a progetti, attività, clienti, risorse o collaboratori. In questo modo si crea una base informativa centralizzata, rapidamente accessibile in qualsiasi momento da tutti gli utenti autorizzati dell’azienda.
Che si tratti di file PDF, documenti Office, immagini o altri formati: la gestione avviene in modo sicuro, tracciabile e senza interruzioni di formato. È possibile documentare le modifiche e le versioni, in modo che sia sempre disponibile la versione più recente. Allo stesso tempo, tutte le informazioni rimangono disponibili nel contesto della pianificazione, consentendo di risparmiare tempo e ridurre le fonti di errore.
I vostri vantaggi in sintesi:
- Archiviazione centralizzata di tutti i file rilevanti direttamente in Visual Planning®
- Accesso rapido ai documenti relativi a progetti, appuntamenti o persone
- Maggiore tracciabilità e distribuzione trasparente delle informazioni
- Supporto dei formati di file più diffusi, quali PDF, Word, Excel, JPG e molti altri.
- Riduzione dei tempi di ricerca e delle duplicazioni
- Rispetto degli obblighi di documentazione e degli standard interni
Soprattutto nei settori Gestione dei progetti, Pianificazione del personale, Edilizia, Interventi di assistenza oppure Manutenzione La gestione integrata dei documenti rappresenta un vero e proprio guadagno in termini di efficienza. Il modulo costituisce inoltre un importante supporto anche per gli audit o le certificazioni.
Cogliete l’opportunità di gestire i vostri dati e documenti proprio dove effettuate la pianificazione: direttamente in Visual Planning®. In questo modo i processi rimangono snelli, le procedure trasparenti e le informazioni sempre disponibili.
Integrato in VISUAL PLANNING:
- Modulo personalizzabile
- Salvataggio dei Suoi modelli Word
Creazione di documenti:
- Su richiesta
- Automaticamente: al momento della creazione o della modifica degli eventi in VISUAL PLANNING
- Conversione diretta in PDF (convertitore integrato)
Archiviazione dei documenti:
- Nelle categorie «Allegati» di VP
- Caricare sul server le cartelle generate da VISUAL PLANNING
Invio di documenti:
- Stampa tramite le proprie applicazioni: Word, visualizzatori di PDF
- Negli allegati delle e-mail inviate tramite VP (vedere la funzione «Invio e-mail»)