Ile kosztuje wdrożenie oprogramowania do planowania zasobów?

Koszt oprogramowania do planowania zasobów rzadko ogranicza się wyłącznie do ceny licencji. W zależności od sytuacji wyjściowej należy doliczyć koszty konfiguracji, przeniesienia danych, interfejsów, szkoleń, hostingu oraz nakładów związanych z realizacją projektu wewnętrznego.

Dlatego też sensowne porównanie dwóch ofert jest możliwe jedynie wtedy, gdy nie bierze się pod uwagę wyłącznie miesięcznych lub jednorazowych kosztów oprogramowania. Decydujące znaczenie mają całkowite koszty wdrożenia oraz późniejszej eksploatacji.

Niniejszy przegląd przedstawia, jakie pozycje kosztowe zazwyczaj występują, jakie czynniki wpływają na nakłady oraz w jakich przypadkach proste rozwiązanie może być bardziej opłacalne niż rozbudowane, konfigurowalne oprogramowanie do planowania zasobów.

Od czego zależą koszty oprogramowania do planowania zasobów?

Koszty zależą przede wszystkim od stopnia, w jakim oprogramowanie ma zostać zintegrowane z istniejącymi procesami i systemami.

Proste planowanie z niewielką liczbą użytkowników, standardowymi widokami i ręcznie aktualizowanymi danymi zazwyczaj wiąże się z mniejszym nakładem pracy związanym z wdrożeniem niż rozwiązanie obejmujące całą firmę, z wieloma lokalizacjami, indywidualnymi regułami planowania i interfejsami ERP.

Do najważniejszych czynników generujących koszty należą:

• Liczba użytkowników,
• Rodzaj i liczba zasobów, które należy zaplanować,
• Zakres konfiguracji,
• Liczba interfejsów,
• Jakość i zakres dostępnych danych,
• pożądana forma działalności,
• Potrzeby szkoleniowe,
• Liczba zaangażowanych działów i lokalizacji,
• indywidualne wymagania dotyczące przebiegu procesów i analiz.

Przegląd najważniejszych składników kosztów

1. Opłaty licencyjne lub opłaty za użytkowanie

Najbardziej oczywistym elementem kosztów jest samo korzystanie z oprogramowania.

W zależności od dostawcy mogą być stosowane różne modele licencyjne. Należą do nich na przykład:

• miesięczne lub roczne opłaty za użytkownika,
• różne pakiety użytkowników lub pakiety funkcji,
• Licencje serwerowe lub korporacyjne,
• jednorazowe modele licencyjne z umową serwisową,
• dodatkowe moduły lub rozszerzenia.

Dlatego podczas porównywania ofert nie należy skupiać się wyłącznie na kosztach licencji. Decydujące znaczenie ma to, którzy użytkownicy faktycznie potrzebują pełnej wersji oraz czy np. dostęp wyłącznie do odczytu podlega innym zasadom licencjonowania.

2. Koszty instalacji i konfiguracji

Oprogramowanie do planowania zasobów musi być dostosowane do rzeczywistych procesów planowania.

W przypadku prostych zastosowań może to ograniczać się do tworzenia użytkowników i zasobów. W przypadku bardziej złożonych projektów konieczne mogą być dodatkowe konfiguracje.

Obejmuje to na przykład:

• Zdefiniowanie typów zasobów,
• Skonfiguruj pola danych,
• Konfigurowanie tablic planowania i widoków,
• Zdefiniowanie kolorów i logiki statusów,
• Tworzenie filtrów i grup,
• Zdefiniowanie ról i uprawnień,
• Skonfiguruj reguły planowania,
• Konfiguracja raportów.

Im bardziej wymagania operacyjne są zbliżone do standardów oprogramowania, tym mniejszy może być nakład pracy związany z wdrożeniem.

3. Koszty interfejsów

W wielu projektach interfejsy należą do najważniejszych czynników kosztowych.

Jeśli zlecenia są już tworzone w systemie ERP, dane klientów pochodzą z systemu CRM lub informacje o pracownikach mają być pobierane z oprogramowania kadrowego, należy wyjaśnić, w jaki sposób dane te trafią do systemu planowania zasobów.

Przed zleceniem stworzenia interfejsu należy udzielić odpowiedzi przynajmniej na następujące pytania:

• Jakie dane należy przenieść?
• Który system odgrywa wiodącą rolę w zakresie danych?
• Czy tłumaczenie ma charakter jednokierunkowy, czy dwukierunkowy?
• Jak często należy synchronizować dane?
• W jaki sposób traktowane są zmiany i błędy?
• Czy istnieje już odpowiedni standardowy interfejs?

Nie każda integracja, która jest technicznie możliwa, ma sens z ekonomicznego punktu widzenia.

Jeśli na przykład planowanych jest tylko kilka nowych zleceń tygodniowo, ręczne wprowadzanie danych może okazać się bardziej opłacalne niż opracowanie i stała konserwacja indywidualnego interfejsu.

4. Migracja danych i jakość danych

Istniejące dane nie muszą być automatycznie przenoszone w całości do nowego systemu.

Szczególnie w przypadku rozbudowanych planów w programie Excel lub starszych baz danych informacje często występują w różnych strukturach, odmianach pisowni lub wersjach.

Przed migracją należy zatem sprawdzić:

• Jakie dane podstawowe są nadal potrzebne?
• Które historyczne plany należy przejąć?
• Które dane są nieaktualne?
• Czy występują powtórzenia?
• Czy wszystkie pola obowiązkowe zostały wypełnione?
• Czy dane można importować automatycznie?

Przejrzysta baza danych nie tylko zmniejsza nakłady związane z wdrożeniem, ale także poprawia jakość późniejszych planów.

5. Szkolenie planistów i użytkowników

Nowe oprogramowanie zmienia nie tylko środowisko techniczne, ale często również procesy robocze.

W związku z tym nakład pracy związany ze szkoleniami zależy od tego, jakie grupy użytkowników będą korzystać z systemu.

Możliwe grupy to:

• Administratorzy,
• Dyspozytorzy,
• Planista produkcji,
• Kierownik projektu,
• Kierownik ds. usług,
• Pracownicy z uprawnieniami do odczytu,
• Zarządzanie i kontrola.

Nie każda grupa wymaga takiego samego szkolenia. Pracownik, który ma jedynie wgląd w swoje własne zadania, zazwyczaj potrzebuje mniejszego zakresu szkolenia niż administrator zarządzający strukturami planowania i uprawnieniami.

6. Wewnętrzne nakłady związane z projektem

Często niedocenianym czynnikiem kosztowym jest czas pracy własnych pracowników.

Nawet jeśli dostawca oprogramowania przejmuje znaczną część realizacji technicznej, wewnętrzni partnerzy muszą zdefiniować wymagania, sprawdzić dane i podjąć decyzje.

Typowe zadania wewnętrzne to:

• Dokumentowanie procesów planowania,
• Ustal priorytety wymagań,
• Przygotowanie danych podstawowych,
• Dostosować interfejsy,
• Przeprowadzić testy,
• Zatwierdzić wyniki,
• Poinformować pracowników,
• Towarzyszyć szkoleniom.

Czas poświęcony na to zadanie należy uwzględnić w kalkulacji projektu, nawet jeśli nie zostanie za to wystawiona faktura zewnętrzna.

7. Chmura, hosting lub wdrożenie lokalne

Również forma działalności wpływa na strukturę kosztów.

W przypadku rozwiązań chmurowych lub hostingowych infrastruktura i obsługa często w całości lub częściowo wchodzą w skład opłat bieżących.

W przypadku eksploatacji na własnej infrastrukturze mogą natomiast powstać koszty wewnętrzne związane z:

• Serwer,
• Bazy danych,
• Tworzenie kopii zapasowych danych,
• Aktualizacje,
• Monitorowanie,
• Administracja IT.

Dlatego samo porównanie miesięcznych opłat za oprogramowanie może być mylące.

Przy dokonywaniu wyboru należy wziąć pod uwagę, jakie koszty faktycznie powstają w ciągu wieloletniego okresu eksploatacji.

8. Wsparcie techniczne, konserwacja i aktualizacje

Wdrożenie nie oznacza końca wysiłków.

W trakcie eksploatacji może zaistnieć konieczność zapewnienia wsparcia technicznego, konserwacji, aktualizacji technicznych oraz dostosowań do nowych wymagań.

Przed podjęciem decyzji należy zatem wyjaśnić:

• Jakie usługi wsparcia są wliczone w cenę?
• Jakie są terminy realizacji?
• Czy aktualizacje są częścią umowy?
• Czy pojawią się dodatkowe koszty związane z nowymi wersjami?
• W jaki sposób traktowane są indywidualne dostosowania w przypadku aktualizacji?
• Kto zajmuje się pracami konserwacyjnymi?

9. Późniejsze rozszerzenia

Wiele projektów związanych z planowaniem zasobów rozpoczyna się od jasno określonego zakresu zastosowania.

W przyszłości mogą pojawić się dodatkowe wymagania, na przykład:

• dodatkowe działy,
• inni użytkownicy,
• nowe lokalizacje,
• inne typy zasobów,
• dodatkowe interfejsy,
• nowe analizy,
• Korzystanie z urządzeń mobilnych.

Dlatego warto jeszcze przed wdrożeniem sprawdzić, jakie koszty mogłyby wyniknąć z późniejszej rozbudowy.

Jednocześnie nie należy rozpoczynać projektu na zbyt dużą skalę. Funkcje, które mogą okazać się potrzebne dopiero za kilka lat, nie muszą koniecznie stanowić części pierwszej fazy projektu.

10. Ile kosztuje podstawowe wdrożenie?

Wdrożenie jest stosunkowo proste, jeśli liczba użytkowników i zasobów jest niewielka, a oprogramowanie można w znacznej mierze wykorzystywać w wersji standardowej.

Typowe cechy to:

• dział,
• niewielu planistów,
• przejrzyste dane podstawowe,
• brak interfejsów lub tylko proste interfejsy,
• Widoki standardowe,
• kilka indywidualnych zasad.

W tym przypadku koszty dotyczą głównie oprogramowania, wdrożenia, przeniesienia danych oraz szkoleń.

W przypadku takich wymagań często nie jest konieczny realizacja rozbudowanego projektu integracyjnego.

11. Co sprawia, że wdrożenie jest kosztowne?

Wysokie koszty projektu zazwyczaj nie wynikają wyłącznie z liczby użytkowników.

Wdrożenie staje się szczególnie kosztowne, gdy łączy się ze sobą wiele indywidualnych wymagań.

Typowe czynniki generujące koszty to:

• kilka systemów ERP lub systemów zewnętrznych,
• interfejsy dwukierunkowe,
• szeroko zakrojona migracja istniejących danych,
• indywidualne procesy robocze,
• złożone modele uprawnień,
• kilka lokalizacji,
• wiele różnych typów zasobów,
• szczególne wymagania dotyczące raportowania i analizy danych.

Dlatego też przedsiębiorstwa powinny sprawdzić, które wymagania są rzeczywiście niezbędne na początek, a które rozszerzenia można wdrożyć w późniejszym terminie.

12. Należy porównać całkowite koszty zamiast ceny licencji

Aby uzyskać realistyczne porównanie, należy uwzględnić wszystkie istotne koszty w określonym przedziale czasowym.

Takie porównanie pozwala na lepszą analizę różnych modeli licencyjnych i operacyjnych.

Jednocześnie należy również wziąć pod uwagę oczekiwane korzyści. Droższe rozwiązanie może okazać się bardziej opłacalne, jeśli w dłuższej perspektywie znacznie ograniczy nakład pracy związany z ręcznym planowaniem.

Jakie koszty można obniżyć dzięki lepszemu planowaniu zasobów?

Przy podejmowaniu decyzji nie należy brać pod uwagę wyłącznie ceny oprogramowania. Istotne znaczenie ma również to, jakie istniejące koszty lub problemy można dzięki niemu ograniczyć.

Może to obejmować na przykład:

• ręczne zarządzanie wieloma listami planowania,
• Czas na uzgodnienia,
• Podwójne rezerwacje,
• niepotrzebne spacje,
• opóźnione zamówienia,
• brak przejrzystości w zakresie dostępnych zasobów,
• ręczne przenoszenie danych między systemami.

Nie każdy z tych czynników da się bezpośrednio wycenić w euro. Niemniej jednak przed wdrożeniem należy określić, jaki konkretny problem ma zostać rozwiązany dzięki nowemu systemowi planowania.

Kiedy program Excel może być korzystniejszym rozwiązaniem?

Jeśli planowanych jest niewiele zasobów, a istniejące rozwiązanie w programie Excel działa niezawodnie, specjalistyczne oprogramowanie do planowania zasobów może okazać się ekonomicznie zbędne.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy:

• gdy planuje tylko jedna osoba,
• wystąpi kilka zmian,
• nie są wymagane żadne interfejsy,
• nie istnieją żadne złożone reguły planowania,
• a nakład pracy związany z ręczną obsługą jest niewielki.

Nie należy wdrażać nowego oprogramowania wyłącznie dlatego, że oferuje ono większe możliwości techniczne.

Kiedy specjalistyczne planowanie zasobów może stać się bardziej opłacalne?

Wraz ze wzrostem złożoności planowania stosunek ten może ulec zmianie.

Specjalistyczne rozwiązanie staje się bardziej opłacalne, jeśli regularnie poświęca się czas na ręczne uzgadnianie, przesyłanie danych lub korygowanie błędów.

Typowe cechy to:

• kilka osób zajmuje się tym samym planowaniem,
• Dane są wprowadzane wielokrotnie,
• Zmiany w planowaniu wymagają czasochłonnego przekazywania informacji,
• wolne moce produkcyjne są trudne do zidentyfikowania,
• Regularnie zdarzają się przypadki podwójnego przydziału,
• Konieczne jest ręczne zsynchronizowanie kilku systemów.

W takich sytuacjach należy porównać nie tylko cenę zakupu, ale także nakłady związane z obecnym procesem z przyszłymi kosztami całkowitymi.

W jaki sposób można ograniczyć nakłady związane z wdrożeniem?

Projekt dotyczący planowania zasobów nie musi od razu uwzględniać wszystkich możliwych wymagań.

Stopniowe wdrażanie może zmniejszyć nakład pracy i szybciej wykazać, czy wybrane rozwiązanie przynosi oczekiwane korzyści.

Możliwy sposób postępowania jest następujący:

1. wybrać jasno określony proces planowania,
2. zdefiniować niezbędne zasoby i dane,
3. proszę skonfigurować wyłącznie te funkcje, które są rzeczywiście niezbędne,
4. rozpocząć od niewielkiej grupy użytkowników,
5. przetestować ten proces w rzeczywistych warunkach eksploatacyjnych,
6. Następnie proszę uzupełnić pozostałe sekcje.

Takie podejście może okazać się szczególnie przydatne w przypadku bardziej złożonych organizacji, ponieważ wymagania wynikające z rzeczywistej działalności operacyjnej mogą zostać uwzględnione w późniejszych fazach projektu.

Jakie informacje są potrzebne dostawcy w celu sporządzenia realistycznej wyceny?

Im dokładniej opisana zostanie sytuacja wyjściowa, tym bardziej rzetelna będzie oferta.

W celu sporządzenia wstępnej wyceny firmy powinny w miarę możliwości dostarczyć następujące informacje:

• Liczba użytkowników,
• Liczba aktywnych planistów,
• Rodzaj i liczba zasobów,
• pożądane procesy planowania,
• istniejące systemy,
• niezbędne interfejsy,
• Zakres dostępnych danych,
• pożądana forma działalności,
• Liczba lokalizacji,
• szczególne wymagania dotyczące ról, reguł lub analiz.

W przypadku bardziej złożonych projektów samo zapytanie o cenę za użytkownika często nie jest wystarczające.

Jakie są koszty związane z korzystaniem z programu Visual Planning?

Visual Planning to konfigurowalne oprogramowanie do planowania zasobów. Koszt wdrożenia zależy zatem w znacznym stopniu od tego, w jakim stopniu planowanie ma zostać dostosowane do wymagań operacyjnych i zintegrowane z istniejącymi systemami.

Przejrzyste planowanie z niewielką liczbą zasobów i prostą konfiguracją wiąże się z innym nakładem pracy przy projekcie niż rozwiązanie z integracją z systemem ERP, różnymi typami zasobów, indywidualnymi rolami użytkowników i wieloma obszarami planowania.

Aby zapewnić rzetelne oszacowanie kosztów, należy zatem w pierwszej kolejności zdefiniować wymagane funkcje, użytkowników, źródła danych oraz interfejsy.

W przypadku bardzo prostych zadań związanych z planowaniem bardziej opłacalne może być mniej rozbudowane rozwiązanie lub istniejący plan w programie Excel.

Lista kontrolna do porównania kosztów

Podsumowanie: Ile naprawdę kosztuje oprogramowanie do planowania zasobów?

Rzeczywistych kosztów oprogramowania do planowania zasobów nie da się sensownie sprowadzić do ceny pojedynczej licencji.

W przypadku prostego planowania nakłady związane z wdrożeniem mogą pozostać na rozsądnym poziomie. Wraz z dodatkowymi interfejsami, indywidualnymi procesami, wieloma lokalizacjami oraz obszerną migracją danych wzrasta nakład pracy związany z projektem.

Dlatego kluczowe znaczenie ma porównanie całkowitych kosztów z konkretnymi korzyściami dla procesu planowania.

Jeśli istniejące rozwiązanie oparte na programie Excel, systemie ERP lub oprogramowaniu do planowania produkcji (PPS) spełnia wymagania w sposób niezawodny i przy niewielkim nakładzie pracy, może ono stanowić lepsze rozwiązanie pod względem ekonomicznym. Jeśli natomiast traci się znaczną ilość czasu na koordynację, aktualizację danych i zmianę planów, wyspecjalizowane oprogramowanie do planowania zasobów może okazać się opłacalne ekonomicznie pomimo wyższych kosztów początkowych.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące kosztów oprogramowania do planowania zasobów

Ile kosztuje oprogramowanie do planowania zasobów w przeliczeniu na jednego użytkownika?

Zależy to od modelu licencyjnego danego dostawcy. Aby uzyskać miarodajne porównanie, oprócz opłaty za użytkowanie należy uwzględnić również koszty wdrożenia, interfejsów, szkoleń, eksploatacji oraz wsparcia technicznego.

Ile kosztuje wdrożenie oprócz samego oprogramowania?

Ewentualne dodatkowe koszty wynikają z konfiguracji, doradztwa, migracji danych, interfejsów, szkoleń oraz wewnętrznych prac projektowych. Rzeczywisty zakres zależy od stopnia złożoności projektu.

Czy interfejsy są zawsze konieczne?

Nie. Jeśli trzeba przesłać tylko niewielką ilość danych, ręczna obsługa może być bardziej opłacalna. Interfejsy stają się interesujące przede wszystkim wtedy, gdy dane są regularnie lub w większym zakresie wymieniane między kilkoma systemami.

Czy rozwiązanie w chmurze jest tańsze niż rozwiązanie lokalne?

Nie da się udzielić ogólnej odpowiedzi na to pytanie. Rozwiązania chmurowe przenoszą część zadań związanych z infrastrukturą i eksploatacją na dostawcę. Natomiast w przypadku samodzielnej eksploatacji mogą powstać wewnętrzne koszty związane z infrastrukturą i administracją. Decydujące znaczenie mają całkowite koszty w całym pożądanym okresie użytkowania.

W jaki sposób można obniżyć koszty wdrożenia?

Jasno określony zakres projektu, uporządkowane dane podstawowe, niewielka liczba wymagań specjalnych oraz stopniowe wdrażanie mogą zmniejszyć nakłady związane z wdrożeniem.

Kiedy warto zainwestować w droższe oprogramowanie do planowania zasobów?

Większa inwestycja może okazać się uzasadniona, jeśli pozwoli to trwale ograniczyć nakład pracy ręcznej, błędy w planowaniu lub problemy z koordynacją. Decydujące znaczenie ma nie sama cena, lecz stosunek całkowitych kosztów do korzyści.

Dodatkowe wskazówki dotyczące planowania zasobów

• Porównanie oprogramowania do planowania zasobów: 12 kryteriów wyboru
• Visual Planning czy Excel: kiedy warto dokonać zmiany?
• Cyfrowa tablica planowania lub tablica planowania w systemie ERP/PPS
• Chmura, hosting czy rozwiązanie lokalne: która forma eksploatacji jest odpowiednia?