Program Excel stanowi dla wielu przedsiębiorstw pierwszy krok w kierunku planowania zasobów. Arkusze kalkulacyjne można szybko tworzyć, elastycznie dostosowywać i wdrażać bez konieczności korzystania z dodatkowego oprogramowania. Jednak wraz ze wzrostem liczby zasobów, osób odpowiedzialnych za planowanie oraz wprowadzanych zmian planowanie w programie Excel może stać się nieprzejrzyste i czasochłonne.
Kluczowe pytanie nie dotyczy zatem tego, czy program Excel zasadniczo nadaje się do planowania zasobów. Decydujące znaczenie ma to, czy obecny system planowania nadal funkcjonuje w sposób niezawodny, przejrzysty i przy rozsądnym nakładzie pracy.
Niniejsze porównanie pokazuje, w jakich sytuacjach program Excel może okazać się wystarczający, kiedy warto rozważyć zastosowanie specjalistycznego rozwiązania, takiego jak Visual Planning, oraz jakie wymagania powinny sprawdzić przedsiębiorstwa przed podjęciem decyzji o zmianie.
Excel czy Visual Planning: najważniejsza różnica
Excel to uniwersalny arkusz kalkulacyjny. Dzięki niemu przedsiębiorstwa mogą samodzielnie tworzyć niemal dowolne tabele, obliczenia i zestawienia.
Z kolei Visual Planning to specjalistyczne oprogramowanie służące do planowania graficznego, zarządzania zasobami oraz koordynacji terminów, zleceń i zasobów.
Różnica nie polega zatem na tym, czy informacje można w ogóle przedstawić. Wiele planów można również sporządzić w programie Excel. Decydujące znaczenie ma to, ile pracy ręcznej jest wymagane, w jaki sposób współpracuje ze sobą wielu użytkowników oraz jak niezawodnie można zarządzać zależnościami i zmianami.
Program Excel może okazać się przydatny, jeśli
- gdy planowanych jest tylko kilka zasobów,
- gdy za planowanie odpowiada głównie jedna osoba,
- Zmiany pojawiają się stosunkowo rzadko,
- nie występują żadne złożone zależności,
- nie są wymagane żadne zautomatyzowane interfejsy,
- wystarczy prosty przegląd.
Visual Planning może okazać się przydatne, gdy
- można jednocześnie planować wiele zasobów,
- planują pracę kilku osób,
- Terminy są często zmieniane,
- Konflikty planistyczne muszą być szybko widoczne,
- można wspólnie planować różne typy zasobów,
- Dane mają być wymieniane z innymi systemami firmowymi.
Kiedy program Excel wystarcza do planowania zasobów?
Program Excel niekoniecznie jest złym rozwiązaniem. W przypadku prostych zadań związanych z planowaniem dobrze skonstruowana tabela może okazać się bardziej ekonomiczna i łatwiejsza w użyciu niż wdrożenie specjalistycznego oprogramowania.
Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których planowanie stanowi jedynie niewielką część codziennej działalności.
Typowe sytuacje, w których program Excel może okazać się wystarczający
- Niewielki zespół planuje pracę niewielkiej liczby pracowników.
- Co tydzień planowane jest wykorzystanie ograniczonej liczby maszyn.
- Tylko jedna osoba wprowadza zmiany w planie.
- Plan ma charakter głównie informacyjny.
- Zlecenia i zasoby rzadko ulegają zmianom.
- Planowanie nie musi być automatycznie synchronizowane z systemami ERP, CRM ani innymi systemami.
W takich sytuacjach dodatkowy nakład pracy związany z wdrożeniem, konfiguracją i szkoleniem w zakresie obsługi specjalistycznego oprogramowania może przewyższać potencjalne korzyści.
Gdzie zazwyczaj pojawiają się ograniczenia programu Excel?
Problemy często nie wynikają z samego programu Excel, lecz z faktu, że pierwotnie prosta tabela z biegiem czasu musi przejmować coraz więcej zadań.
Dodatkowe arkusze, formuły, kolory, makra oraz ręczne korekty mogą z czasem znacznie rozbudować system planowania. Jednocześnie wzrasta ryzyko, że tylko nieliczni pracownicy będą w pełni rozumieli, jak działa ten plik.
Typowe sygnały ostrzegawcze to:
- kilka wersji tego samego pliku planowania,
- regularne zapytania dotyczące aktualnego stanu planowania,
- ręczne wprowadzanie danych dotyczących zleceń,
- częste kolizje terminów,
- nieprzejrzyste systemy kolorystyczne i symboliczne,
- złożone makra lub formuły,
- długie czasy ładowania w przypadku dużych plików,
- Zależność od poszczególnych pracowników, którzy stworzyli ten plik.
Istotne: Przejście na oprogramowanie do planowania zasobów nie staje się konieczne dopiero po osiągnięciu określonej liczby pracowników. Decydujące znaczenie ma złożoność planowania oraz nakład pracy niezbędny do jego rzetelnego prowadzenia.
1. Graficzny przegląd i tablica planowania
Arkusz kalkulacyjny Excel doskonale nadaje się do przedstawienia przeglądu zasobów. Dzięki formatowaniu, formatowaniu warunkowemu oraz wykresom można tworzyć również bardziej złożone prezentacje.
W przypadku specjalistycznej tablicy planowania planowanie graficzne stanowi jednak integralną część koncepcji aplikacji. Terminy można na przykład przesuwać bezpośrednio w ramach planowania, przypisywać zasoby oraz wyświetlać informacje dotyczące operacji.
Zaleta ta staje się szczególnie istotna, gdy planiści muszą codziennie wprowadzać wiele zmian.
2. Zmiany i krótkoterminowe zmiany w planowaniu
O ile harmonogram rzadko ulega zmianom, często wystarczy tabela.
Sytuacja wygląda inaczej, gdy pracownicy są nieobecni, maszyny są niedostępne, zlecenia są przekładane lub klienci potrzebują nowych terminów z krótkim wyprzedzeniem.
W takich sytuacjach oprogramowanie do planowania powinno nie tylko przedstawiać pierwotny plan, ale także umożliwiać szybkie ponowne planowanie.
Podczas porównywania należy sprawdzić:
- Jak szybko można przesunąć zlecenie?
- W jaki sposób przypisuje się inny zasób?
- Jakie skutki ma zmiana terminu?
- Kto od razu dostrzeże tę zmianę?
- Czy pojawiają się jakieś sprzeczności lub nieścisłości?
3. Jednoczesna praca kilku planistów
Istotna różnica pojawia się, gdy kilka osób regularnie korzysta z tego samego planu.
W przypadku prostych scenariuszy w programie Excel jest to często nadal możliwe bez większych problemów. Jednak wraz ze wzrostem zakresu działań planistycznych należy zapewnić, aby wszyscy uczestnicy dysponowali tym samym aktualnym stanem informacji.
Centralne oprogramowanie do planowania zasobów może w tym przypadku przynieść korzyści, ponieważ zmiany są wprowadzane bezpośrednio w ramach tego samego systemu.
Dlatego też przedsiębiorstwa powinny zadawać sobie pytanie nie tylko o to, ilu pracowników przegląda plan, ale także o to, ile osób aktywnie go modyfikuje.
4. Rozpoznawanie konfliktów planistycznych
W programie Excel zduplikowane rezerwacje można uwidocznić za pomocą formuł, formatowania warunkowego lub własnych mechanizmów sprawdzających.
Im bardziej złożone staje się planowanie, tym bardziej pracochłonne staje się jednak również utrzymywanie takich reguł.
W przypadku specjalistycznego planowania zasobów sprawdzanie konfliktów może stanowić bezpośrednią część procesu planowania.
Istotne są na przykład:
- Podwójne rezerwacje,
- brak dostępności,
- Przekroczenia zdolności produkcyjnych,
- Nieobecności,
- Czas konserwacji,
- brak kwalifikacji.
Nie każda firma potrzebuje wszystkich tych weryfikacji. Decydujące znaczenie ma to, jakie konflikty faktycznie występują w codziennym planowaniu danej firmy.
5. Wspólne planowanie pracowników, maszyn i innych zasobów
Proste planowanie w programie Excel często koncentruje się początkowo na jednym typie zasobów, na przykład na pracownikach lub maszynach.
Planowanie staje się bardziej złożone, gdy jedno zlecenie wymaga jednoczesnego wykorzystania kilku zasobów.
Zlecenie serwisowe mogłoby na przykład wymagać:
- określonego pracownika,
- pojazd,
- narzędzie,
- określony okres,
- określone kwalifikacje.
Zasadniczo również tego rodzaju wymagania można przedstawić w tabelach. Jednak wraz ze wzrostem liczby powiązań wzrasta nakład pracy związany z ich aktualizacją.
Konfigurowalne oprogramowanie do planowania zasobów umożliwia odwzorowanie różnych typów zasobów oraz relacji między nimi w ramach jednego wspólnego planu.
6. Dane z systemów ERP, CRM lub innych systemów
Częstym powodem zmiany jest nie tyle graficzna prezentacja, co powtarzające się ręczne wprowadzanie danych.
Jeśli zlecenia są już dostępne w systemie ERP, dane klientów są zarządzane w systemie CRM, a informacje o pracownikach pochodzą z innej aplikacji, należy sprawdzić, czy dane te mogą być automatycznie udostępniane na potrzeby planowania.
Przed rozpoczęciem integracji należy jednoznacznie określić:
- Który system jest wiodący w zakresie danych klientów?
- Gdzie tworzone są zlecenia?
- Gdzie zarządza się zasobami?
- Jakie dane są potrzebne do planowania?
- Jakie informacje dotyczące planowania należy przekazać?
Interfejs nie jest automatycznie konieczny. W przypadku niewielkiej liczby operacji ręczna obsługa może być bardziej opłacalna. Jednak w przypadku większych ilości danych może on znacznie zmniejszyć nakład pracy administracyjnej.
7. Przejrzystość i spójny stan planowania
Wraz ze wzrostem liczby użytkowników coraz ważniejsze staje się śledzenie aktualnego stanu planowania.
Planowanie oparte na plikach staje się szczególnie problematyczne, gdy kopie są wysyłane pocztą elektroniczną, zapisywane lokalnie lub przetwarzane w różnych celach.
Centralna aplikacja do planowania może zapewnić wspólny stan informacji. Niemniej jednak należy sprawdzić, które funkcje związane z historią, zmianami lub protokołowaniem są faktycznie potrzebne.
8. Uprawnienia i różne role użytkowników
Nie każdy pracownik potrzebuje takich samych uprawnień.
Osoba odpowiedzialna za planowanie może potrzebować możliwości zmiany terminów, podczas gdy technik serwisowy powinien mieć wgląd wyłącznie w swoje własne zlecenia. Kierownik może potrzebować nadrzędnego przeglądu dostępności zasobów.
W przypadku pojawienia się takich wymagań zarządzanie prawami powinno stanowić część porównania oprogramowania.
9. Analizy i planowanie zdolności produkcyjnych
Program Excel charakteryzuje się wyjątkową wydajnością w zakresie obliczeń i analiz. W przypadku indywidualnych analiz może to stanowić nawet przewagę w porównaniu z bardziej ustandaryzowanymi aplikacjami.
Nie chodzi zatem o to, czy program Excel może generować analizy, ale o to, ile pracy ręcznej trzeba włożyć, aby zapewnić aktualność niezbędnych danych.
W przypadku oprogramowania do planowania zasobów planowanie operacyjne i analiza zdolności produkcyjnych mogą opierać się na tych samych danych.
Interesujące są na przykład takie pytania, jak:
- Którzy pracownicy będą mieli pełne obciążenie pracą w nadchodzących tygodniach?
- Które maszyny dysponują wolnymi mocami produkcyjnymi?
- Gdzie powstają wąskie gardła?
- Jakie zlecenia można jeszcze dodatkowo uwzględnić w harmonogramie?
10. Uzależnienie od samodzielnie opracowanych rozwiązań w programie Excel
Wydajne narzędzie do planowania w programie Excel jest często wynikiem wieloletniego rozwoju.
Może to być bardzo skuteczne, o ile w przedsiębiorstwie dostępna jest wystarczająca wiedza na temat struktury, formuł i makr.
Ryzyko pojawia się, gdy wiedza ta znajduje się głównie w rękach jednej osoby. W takim przypadku należy sprawdzić, na ile łatwo inni pracownicy mogą utrzymywać i rozwijać to rozwiązanie.
Przejście na oprogramowanie standardowe może zmniejszyć tę zależność, ale jednocześnie prowadzi do większej zależności od wybranego dostawcy oprogramowania. Również ten aspekt należy uwzględnić przy podejmowaniu realistycznej decyzji.
Co w praktyce oznacza przejście na Visual Planning?
Zmiana ta nie polega na zwykłym zastąpieniu pliku Excel nowym interfejsem.
Przed wdrożeniem należy sprawdzić, które informacje i zasady z dotychczasowego systemu planowania faktycznie należy przejąć.
Typowe zadania to:
- przeanalizować istniejące procesy planowania,
- Zdefiniowanie zasobów i pól danych,
- Zdefiniowanie widoków i ról użytkowników,
- przenieść istniejące dane,
- skonfigurować niezbędne interfejsy,
- Szkolenie planistów i użytkowników,
- przetestować nowe rozwiązanie do planowania na rzeczywistych przypadkach.
Im bardziej rozbudowane jest istniejące rozwiązanie oparte na programie Excel, tym ważniejsze jest, aby przed migracją rozróżnić, które funkcje są naprawdę niezbędne, a które powstały jedynie w wyniku historycznego rozwoju sytuacji.
Jakie dane są wymagane do korzystania z programu Visual Planning?
Wymagane dane zależą od konkretnego procesu planowania.
Typowe dane podstawowe mogą obejmować:
- Pracownicy,
- Maszyny,
- Pojazdy,
- Klienci,
- Projekty,
- Zlecenia,
- Kwalifikacje,
- Lokalizacje.
Ponadto należy uwzględnić dane dotyczące planowania, takie jak:
- Terminy,
- Czas trwania,
- Status,
- Priorytety,
- Przyporządkowania,
- Możliwości produkcyjne i dostępność.
Nie wszystkie dane muszą być koniecznie wprowadzane bezpośrednio w programie Visual Planning. Jeśli dane te są już dostępne w innych systemach, można sprawdzić, czy integracja ma sens.
Jakie są ograniczenia programu Visual Planning w porównaniu z programem Excel?
Nawet specjalistyczne oprogramowanie do planowania zasobów niekoniecznie jest automatycznie lepszym rozwiązaniem dla każdego zadania.
Na przykład program Excel zapewnia bardzo dużą swobodę w zakresie spontanicznych obliczeń, indywidualnych analiz oraz tworzenia tabel w krótkim czasie.
Visual Planning jest w większym stopniu ukierunkowane na uporządkowane odwzorowanie powtarzających się procesów planowania. Wiąże się to z pewnym nakładem pracy związanym z konfiguracją i wdrożeniem.
Specjalistyczne rozwiązanie może zatem okazać się zbędne, jeśli zakres planowania jest niewielki, rzadko ulega zmianom i można go bez problemu opanować pod względem organizacyjnym.
Pomoc w podjęciu decyzji: pozostać przy programie Excel czy przejść na inne oprogramowanie?
- planowanie jest przejrzyste,
- niewiele osób aktywnie zajmuje się planowaniem,
- ręczna aktualizacja wymaga niewielkiego nakładu pracy,
- nie są wymagane prawie żadne interfejsy,
- istniejące rozwiązanie działa niezawodnie.
- Planowanie pochłania coraz więcej czasu,
- należy uwzględnić wiele zmian,
- jednoczesne planowanie pracy wielu osób,
- Konflikty planistyczne występują częściej,
- należy połączyć różne źródła danych.
Prosty test praktyczny przed podjęciem decyzji
Firmy nie powinny oceniać ewentualnej zmiany wyłącznie na podstawie listy funkcji.
Zamiast tego rzeczywisty proces planowania można przeprowadzić zarówno przy użyciu istniejącego rozwiązania w programie Excel, jak i ewentualnego nowego oprogramowania.
Na przykład:
- Otrzymano nowe zlecenie.
- Trwa wyszukiwanie odpowiedniego zasobu.
- Zlecenie zostanie uwzględnione w harmonogramie.
- Zaplanowany zasób nie jest dostępny.
- Zlecenie musi zostać przełożone w krótkim terminie.
- Wszyscy zainteresowani pracownicy muszą zapoznać się z aktualnym stanem planowania.
Na tym przykładzie można dobrze ocenić, czy nowe oprogramowanie rzeczywiście zmniejsza nakład pracy, czy też oferuje jedynie inną formę prezentacji.
Visual Planning czy Excel: kiedy warto dokonać zmiany?
Zmiana nie jest opłacalna wyłącznie z tego powodu, że specjalistyczne oprogramowanie do planowania zasobów oferuje więcej funkcji.
Dopóki program Excel niezawodnie spełnia wymagania operacyjne, a nakład pracy związany z jego obsługą pozostaje w rozsądnych granicach, nie ma istotnego powodu, aby zastępować sprawdzony system planowania.
Zmiana ta staje się interesująca, gdy nakład pracy związany z koordynacją, aktualizacją i kontrolą błędów znacznie wzrasta lub gdy konieczne jest scentralizowane planowanie z udziałem wielu zasobów, użytkowników i źródeł danych.
W takich sytuacjach Visual Planning może stanowić potencjalne rozwiązanie. To, czy faktycznie się sprawdzi, zależy od konkretnych procesów planowania, wymagań integracyjnych oraz pożądanego stopnia dostosowania.
Przy podejmowaniu decyzji nie należy brać pod uwagę wyłącznie zakresu funkcji. Nasze zestawienie przedstawia, jakie koszty wiążą się z licencjami, konfiguracją, migracją danych oraz szkoleniami: Koszty oprogramowania do planowania zasobów.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące programu Excel i Visual Planning
Od jakiej wielkości przedsiębiorstwa należy zastąpić program Excel?
Nie ma jednej, ustalonej wielkości przedsiębiorstwa. Firma zatrudniająca niewielką liczbę pracowników może prowadzić złożone planowanie, podczas gdy większe przedsiębiorstwo o prostych procesach nadal może bez problemu korzystać z arkuszy kalkulacyjnych. Decydujące znaczenie mają liczba zasobów, zmiany, osoby odpowiedzialne za planowanie oraz zależności.
Czy program Excel może w pełni zastąpić oprogramowanie do planowania zasobów?
W przypadku prostych lub średnio zaawansowanych wymagań program Excel może okazać się wystarczający. Dzięki formułom, makrom i formatowaniu można tworzyć nawet zaawansowane rozwiązania. Jednak wraz ze wzrostem złożoności znacznie wzrasta nakład pracy związany z utrzymaniem i koordynacją.
Czy istniejące dane z programu Excel można przenieść do programu Visual Planning?
To, jakie dane można przenieść oraz w jaki sposób przebiega migracja, zależy od struktury i jakości istniejących danych, a także od planowanej konfiguracji. Przed przeniesieniem danych należy sprawdzić, które z nich będą nadal potrzebne.
Czy Visual Planning wymaga interfejsu ERP?
Nie. Interfejs jest konieczny lub celowy tylko wtedy, gdy odpowiednie dane są już przechowywane w innym systemie i należy uniknąć ręcznego podwójnego wprowadzania danych.
Jeśli w firmie jest już wdrożony system ERP lub PPS, należy dodatkowo sprawdzić, czy jego funkcje planowania są wystarczające, czy też wskazane jest zastosowanie dodatkowej cyfrowej tablicy planistycznej.
Czy Visual Planning jest łatwiejszy w obsłudze niż Excel?
Nie ma na to jednej odpowiedzi. W przypadku sporadycznego tworzenia tabel i indywidualnych obliczeń program Excel może być prostszym rozwiązaniem. Natomiast w przypadku powtarzających się procesów planowania graficznego z dużą liczbą zasobów bardziej przejrzysty może być specjalistyczny interfejs.
Co należy przetestować przed wprowadzeniem zmian?
Najlepiej jest przetestować typowy, rzeczywisty przypadek planowania. Należy przy tym sprawdzić, w jaki sposób tworzy się zlecenia, wyszukuje zasoby, zmienia terminy, wykrywa konflikty oraz przekazuje informacje innym uczestnikom procesu.
Dodatkowe wskazówki dotyczące planowania zasobów
Aby dokonać kompleksowego wyboru oprogramowania, oprócz porównania z programem Excel należy również wziąć pod uwagę integracje, tryb działania, koszty oraz rzeczywisty nakład pracy związany z wdrożeniem.