Quanto costa l’implementazione di un software di pianificazione delle risorse?

I costi di un software di pianificazione delle risorse raramente si limitano al solo prezzo della licenza. A seconda della situazione iniziale, si aggiungono i costi di configurazione, importazione dei dati, interfacce, formazione, hosting e attività interne relative al progetto.

Pertanto, è possibile confrontare in modo sensato due offerte solo se non si considerano esclusivamente i costi mensili o una tantum del software. Sono determinanti i costi complessivi dell’implementazione e della successiva gestione.

Questa panoramica illustra quali voci di costo si presentano tipicamente, quali fattori influenzano i costi e in quali casi una soluzione semplice possa risultare più conveniente rispetto a una pianificazione delle risorse ampiamente configurabile.

Da cosa dipendono i costi di un software di pianificazione delle risorse?

I costi dipendono principalmente dal grado di integrazione che si intende ottenere tra il software e i processi e i sistemi esistenti.

Una pianificazione semplice con un numero limitato di utenti, viste standardizzate e dati gestiti manualmente comporta di norma un impegno di implementazione minore rispetto a una soluzione a livello aziendale con più sedi, regole di pianificazione personalizzate e interfacce ERP.

Tra i principali fattori di costo figurano:

• Numero di utenti,
• Tipo e numero delle risorse da pianificare,
• Ambito della configurazione,
• Numero di interfacce,
• Qualità e portata dei dati disponibili,
• forma societaria desiderata,
• Esigenze formative,
• Numero di reparti e sedi coinvolti,
• esigenze specifiche relative ai flussi di lavoro e alle analisi.

Panoramica delle principali voci di costo

1. Canoni di licenza o di utilizzo

La voce di costo più evidente è rappresentata dall’utilizzo del software stesso.

A seconda del fornitore, possono essere utilizzati diversi modelli di licenza. Tra questi figurano, ad esempio:

• canoni mensili o annuali per utente,
• diversi pacchetti utente o funzionali,
• Licenze per server o aziendali,
• modelli di licenza una tantum con contratto di manutenzione,
• moduli o estensioni aggiuntivi.

Nel mettere a confronto le offerte, non si dovrebbe quindi limitarsi a chiedere quanto costa una licenza. È fondamentale stabilire quali utenti necessitino effettivamente di una versione completa e se, ad esempio, gli accessi in sola lettura siano soggetti a una licenza diversa.

2. Costi di installazione e configurazione

Un software di pianificazione delle risorse deve essere adattato ai processi di pianificazione effettivi.

Nel caso di applicazioni semplici, ciò potrebbe limitarsi alla creazione di utenti e risorse. Per progetti più complessi potrebbero essere necessarie ulteriori configurazioni.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Definire i tipi di risorse,
• Configurare i campi dati,
• Configurare le bacheche di pianificazione e le visualizzazioni,
• Definire i colori e le logiche di stato,
• Creare filtri e raggruppamenti,
• Definire ruoli e autorizzazioni,
• Configurare le regole di pianificazione,
• Configurare le analisi.

Quanto più le esigenze aziendali si avvicinano agli standard del software, tanto minore potrà essere l’impegno richiesto per l’implementazione.

3. Costi delle interfacce

In molti progetti, le interfacce rappresentano uno dei fattori di costo più rilevanti.

Qualora gli ordini siano già stati creati in un sistema ERP, i dati dei clienti provengano da un CRM o le informazioni sui dipendenti debbano essere importate da un software gestionale per le risorse umane, è necessario chiarire in che modo tali dati vengano integrati nella pianificazione delle risorse.

Prima di commissionare un'interfaccia, è necessario rispondere almeno alle seguenti domande:

• Quali dati devono essere trasferiti?
• Qual è il sistema di riferimento per i dati?
• La traduzione è unidirezionale o bidirezionale?
• Con quale frequenza devono essere sincronizzati i dati?
• Come vengono gestite le modifiche e gli errori?
• Esiste già un’interfaccia standard adeguata?

Non tutte le integrazioni tecnicamente possibili sono economicamente sensate.

Se, ad esempio, vengono pianificati solo pochi nuovi ordini alla settimana, un trasferimento manuale può risultare più conveniente rispetto allo sviluppo e alla manutenzione a lungo termine di un’interfaccia personalizzata.

4. Migrazione dei dati e qualità dei dati

Non è necessario che i dati esistenti vengano trasferiti automaticamente e integralmente nel nuovo sistema.

Soprattutto nel caso di pianificazioni sviluppatesi in Excel o di database meno recenti, le informazioni si presentano spesso con strutture, convenzioni di scrittura o versioni diverse.

Prima di procedere alla migrazione, è pertanto opportuno verificare quanto segue:

• Quali dati anagrafici sono ancora necessari?
• Quali pianificazioni storiche devono essere trasferite?
• Quali dati sono obsoleti?
• Vi sono duplicati?
• I campi obbligatori sono stati compilati correttamente?
• È possibile importare i dati in modo automatizzato?

Un database ben strutturato non solo riduce gli sforzi necessari per l’implementazione, ma migliora anche la qualità della pianificazione successiva.

5. Formazione dei pianificatori e degli utenti

Un nuovo software non solo modifica l’ambiente tecnico, ma spesso anche i flussi di lavoro.

L’impegno necessario per la formazione dipende pertanto dai gruppi di utenti che utilizzano il sistema.

I possibili gruppi sono:

• Amministratori,
• Responsabili della pianificazione,
• Pianificatore di produzione,
• Responsabile di progetto,
• Responsabile dei servizi,
• Dipendenti con accesso in lettura,
• Gestione e controllo di gestione.

Non tutti i gruppi necessitano della stessa formazione. Un dipendente che deve semplicemente visualizzare i propri turni di lavoro richiede solitamente meno istruzione rispetto a un amministratore che gestisce le strutture di pianificazione e le autorizzazioni.

6. Costi interni del progetto

Un fattore di costo spesso sottovalutato è l’orario di lavoro dei propri dipendenti.

Anche se un fornitore di software si occupa di gran parte dell’implementazione tecnica, i referenti interni devono definire i requisiti, verificare i dati e prendere decisioni.

Le mansioni interne tipiche sono:

• Documentare i processi di pianificazione,
• Stabilire le priorità delle esigenze,
• Preparare i dati anagrafici,
• Coordinare le interfacce,
• Eseguire i casi di test,
• Approvare i risultati,
• Informare i collaboratori,
• Accompagnare i corsi di formazione.

Tale impiego di tempo dovrebbe essere preso in considerazione nel calcolo dei costi del progetto, anche se non verrà emessa alcuna fattura esterna a tale titolo.

7. Cloud, hosting o on-premises

Anche la forma organizzativa influisce sulla struttura dei costi.

Nel caso di una soluzione cloud o di hosting, l’infrastruttura e la gestione sono spesso incluse, in tutto o in parte, nei canoni di abbonamento.

Nel caso di gestione su infrastruttura propria, potrebbero invece insorgere costi interni relativi a:

• Server,
• Banche dati,
• Backup dei dati,
• Aggiornamenti,
• Monitoraggio,
• Amministrazione IT.

Un semplice confronto dei canoni mensili del software può quindi risultare fuorviante.

Ai fini della scelta, occorre considerare quali costi si verifichino effettivamente nell’arco di un periodo operativo pluriennale.

8. Assistenza, manutenzione e aggiornamenti

L’impegno non si esaurisce con l’introduzione del sistema.

Nel corso dell’attività operativa potrebbero rendersi necessari assistenza, manutenzione, aggiornamenti tecnici e adeguamenti alle nuove esigenze.

Prima di prendere una decisione, è quindi opportuno chiarire quanto segue:

• Quali servizi di assistenza sono inclusi?
• Quali sono i tempi di risposta previsti?
• Gli aggiornamenti sono previsti dal contratto?
• Sono previsti costi aggiuntivi per le nuove versioni?
• Come vengono gestite le personalizzazioni individuali in caso di aggiornamenti?
• Chi si occupa degli interventi di manutenzione tecnica?

9. Ampliamenti successivi

Molti progetti di pianificazione delle risorse iniziano con un ambito di applicazione chiaramente definito.

In seguito potrebbero sorgere ulteriori requisiti, ad esempio:

• altri reparti,
• altri utenti,
• nuove sedi,
• ulteriori tipi di risorse,
• interfacce aggiuntive,
• nuove analisi,
• Utilizzo su dispositivi mobili.

È pertanto opportuno verificare, già prima dell’introduzione, quali costi potrebbero derivare da un successivo ampliamento.

Allo stesso tempo, un progetto non dovrebbe essere avviato con una portata eccessiva. Le funzionalità che potrebbero rendersi necessarie solo tra diversi anni non devono necessariamente far parte della prima fase del progetto.

10. Quanto costa un'implementazione di base?

L’implementazione risulta relativamente semplice qualora vi siano pochi utenti e risorse e il software possa essere utilizzato in gran parte nella configurazione standard.

Le caratteristiche tipiche sono:

• un reparto,
• pochi pianificatori,
• dati anagrafici gestibili,
• nessuna interfaccia o solo interfacce semplici,
• Viste standard,
• Poche regole specifiche.

In questo caso, i costi si concentrano essenzialmente sul software, sulla configurazione, sul trasferimento dei dati e sulla formazione.

Spesso, per tali esigenze, non è necessario un progetto di integrazione di ampia portata.

11. Cosa rende costosa un’implementazione?

I costi elevati dei progetti non derivano solitamente solo dal numero di utenti.

L’implementazione risulta particolarmente onerosa dal punto di vista dei costi quando si combinano tra loro numerose esigenze specifiche.

I fattori che determinano i costi sono tipicamente:

• diversi sistemi ERP o sistemi di terze parti,
• interfacce bidirezionali,
• migrazione completa dei dati preesistenti,
• flussi di lavoro personalizzati,
• modelli di autorizzazione complessi,
• diverse sedi,
• molti tipi diversi di risorse,
• requisiti specifici in materia di reportistica e analisi.

Le aziende dovrebbero pertanto valutare quali requisiti siano realmente necessari per l’avvio e quali ampliamenti possano essere implementati in un secondo momento.

12. Confrontare i costi complessivi anziché il prezzo della licenza

Per un confronto realistico, è necessario prendere in considerazione tutti i costi rilevanti in un arco di tempo definito.

Un confronto di questo tipo rende più facilmente comparabili i diversi modelli di licenza e di gestione.

Allo stesso tempo, occorre considerare anche i benefici attesi. Una soluzione più costosa può rivelarsi più conveniente se riduce in modo significativo e duraturo l’onere della pianificazione manuale.

Quali costi è possibile ridurre grazie a una migliore pianificazione delle risorse?

Nel prendere una decisione, non si dovrebbe considerare solo il costo del software. È rilevante anche valutare quali costi o problemi esistenti possano essere ridotti.

Tra questi possono figurare, ad esempio:

• gestione manuale di più elenchi di pianificazione,
• È il momento delle consultazioni,
• Doppie prenotazioni,
• spazi superflui,
• ordini in ritardo,
• mancanza di trasparenza sulle capacità,
• trasferimento manuale dei dati tra i sistemi.

Non tutti questi fattori sono direttamente quantificabili in euro. Ciononostante, prima dell’introduzione è opportuno definire quale problema concreto si intenda risolvere con la nuova pianificazione.

In quali casi Excel può rappresentare la soluzione più conveniente?

Se le risorse da pianificare sono poche e la soluzione Excel esistente funziona in modo affidabile, un software specializzato nella pianificazione delle risorse potrebbe risultare economicamente superfluo.

Ciò vale in particolare nei seguenti casi:

• se una sola persona si occupa della pianificazione,
• qualora si verifichino poche modifiche,
• non sono necessarie interfacce,
• non sussistono regole di pianificazione complesse,
• il cui impegno di manutenzione manuale è minimo.

Non si dovrebbe introdurre un nuovo software solo perché offre maggiori possibilità dal punto di vista tecnico.

Quando una pianificazione specializzata delle risorse può risultare più conveniente dal punto di vista economico?

Con l’aumentare della complessità della pianificazione, tale rapporto può variare.

Una soluzione specializzata diventa economicamente più interessante quando si dedica regolarmente tempo alla sincronizzazione manuale, al trasferimento dei dati o alla correzione degli errori.

I segni distintivi tipici sono:

• più persone gestiscono la stessa pianificazione,
• I dati vengono inseriti più volte,
• Le modifiche alla pianificazione richiedono un notevole sforzo di comunicazione,
• le capacità disponibili sono difficili da individuare,
• Si verificano regolarmente casi di doppia occupazione,
• È necessario allineare manualmente diversi sistemi.

In tali situazioni, non si dovrebbe confrontare solo il prezzo di acquisto, ma anche l’onere del processo attuale con i costi complessivi futuri.

Come è possibile limitare gli oneri legati all’implementazione?

Un progetto di pianificazione delle risorse non deve necessariamente soddisfare fin da subito tutte le possibili esigenze.

Un approccio graduale può ridurre l’impegno richiesto e dimostrare più rapidamente se la soluzione scelta apporta i benefici attesi.

Un possibile approccio potrebbe essere il seguente:

1. selezionare un processo di pianificazione chiaramente definito,
2. definire le risorse e i dati necessari,
3. configurare solo le funzioni realmente necessarie,
4. iniziare con un piccolo gruppo di utenti,
5. testare il processo in condizioni operative reali,
6. Successivamente, integrare le altre sezioni.

Un approccio di questo tipo può rivelarsi particolarmente utile nel caso di organizzazioni più complesse, poiché le esigenze derivanti dall’attività operativa effettiva possono essere integrate nelle fasi successive del progetto.

Di quali informazioni ha bisogno un fornitore per elaborare una stima realistica dei costi?

Quanto più accuratamente viene descritta la situazione di partenza, tanto più solida potrà essere un’offerta.

Per ottenere un primo preventivo, le aziende dovrebbero fornire, per quanto possibile, le seguenti informazioni:

• Numero di utenti,
• Numero di pianificatori attivi,
• Tipo e numero di risorse,
• processi di pianificazione desiderati,
• sistemi esistenti,
• interfacce necessarie,
• Volume dei dati disponibili,
• forma societaria desiderata,
• Numero di sedi,
• requisiti specifici relativi a ruoli, regole o analisi.

Pertanto, per progetti più complessi, una semplice richiesta del prezzo per utente spesso non è sufficiente.

In che fascia di prezzo si colloca Visual Planning?

Visual Planning è un software configurabile per la pianificazione delle risorse. L’impegno richiesto per l’implementazione dipende quindi in larga misura dalla misura in cui la pianificazione dovrà essere adattata alle esigenze aziendali e integrata nei sistemi esistenti.

Una pianificazione di dimensioni contenute, con poche risorse e una configurazione semplice, comporta un carico di lavoro diverso rispetto a una soluzione con integrazione ERP, diversi tipi di risorse, ruoli utente personalizzati e più aree di pianificazione.

Per ottenere una stima dei costi attendibile, occorre pertanto definire innanzitutto le funzioni, gli utenti, le fonti di dati e le interfacce necessarie.

Per attività di pianificazione molto semplici, una soluzione meno complessa o un piano già esistente in Excel potrebbero risultare più convenienti.

Lista di controllo per il confronto dei costi

Conclusione: quanto costa realmente un software di pianificazione delle risorse?

I costi effettivi di un software di pianificazione delle risorse non possono essere ridotti in modo ragionevole al prezzo di una singola licenza.

Per una pianificazione semplice, i costi di implementazione possono rimanere contenuti. Con interfacce aggiuntive, processi personalizzati, più sedi e una migrazione di dati su larga scala, il carico di lavoro del progetto aumenta.

È quindi fondamentale confrontare i costi complessivi con i benefici concreti per il processo di pianificazione.

Se una soluzione esistente basata su Excel, ERP o PPS soddisfa i requisiti in modo affidabile e con uno sforzo minimo, può rappresentare la soluzione economicamente più vantaggiosa. Se, al contrario, si perde molto tempo in attività di coordinamento, gestione dei dati e ripianificazione, una soluzione specializzata per la pianificazione delle risorse può rivelarsi economicamente vantaggiosa nonostante i costi iniziali più elevati.

Domande frequenti sui costi di un software di pianificazione delle risorse

Quanto costa un software di pianificazione delle risorse per utente?

Ciò dipende dal modello di licenza del rispettivo fornitore. Per un confronto significativo, oltre al canone di utilizzo, occorre tenere conto anche dei costi di configurazione, delle interfacce, della formazione, della gestione e dell’assistenza.

Qual è il costo dell’implementazione, oltre a quello del software?

Potrebbero insorgere costi aggiuntivi legati alla configurazione, alla consulenza, alla migrazione dei dati, alle interfacce, alla formazione e al lavoro interno relativo al progetto. L’entità effettiva dipende dalla complessità del progetto.

Le interfacce sono sempre necessarie?

No. Se i dati da trasferire sono pochi, la gestione manuale può risultare più conveniente. Le interfacce diventano particolarmente interessanti quando i dati vengono scambiati regolarmente o in grandi quantità tra più sistemi.

Una soluzione cloud è più conveniente rispetto a quella on-premises?

Non è possibile fornire una risposta generica. Le soluzioni cloud trasferiscono una parte delle attività relative all’infrastruttura e alla gestione al fornitore. La gestione in proprio, invece, può comportare costi interni di infrastruttura e amministrazione. Sono determinanti i costi complessivi nell’arco del periodo di utilizzo previsto.

Come è possibile ridurre i costi di implementazione?

Un ambito di progetto chiaramente definito, dati anagrafici accurati, poche esigenze particolari e un avvio graduale possono ridurre l’impegno richiesto per l’implementazione.

Quando conviene optare per un software di pianificazione delle risorse più costoso?

Un investimento maggiore può rivelarsi opportuno se consente di ridurre in modo duraturo il carico di lavoro manuale, gli errori di pianificazione o i problemi di coordinamento. Ciò che conta non è solo il prezzo, bensì il rapporto tra costi complessivi e benefici.

Ulteriori strumenti di supporto decisionale per la pianificazione delle risorse

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