Per molte aziende, Excel rappresenta il punto di partenza nella pianificazione delle risorse. È possibile creare rapidamente fogli di calcolo, personalizzarli in modo flessibile e implementarli senza bisogno di software aggiuntivo. Tuttavia, con l’aumentare del numero di risorse, dei responsabili della pianificazione e delle modifiche, la pianificazione tramite Excel può diventare poco chiara e dispendiosa in termini di tempo.
La questione fondamentale non è quindi se Excel sia in linea di principio adatto alla pianificazione delle risorse. Ciò che conta è se l’attuale sistema di pianificazione funzioni ancora in modo affidabile, trasparente e con un dispendio di risorse ragionevole.
Questo confronto illustra in quali casi Excel possa essere sufficiente, in quali casi risulti interessante una soluzione specializzata come Visual Planning e quali requisiti le aziende debbano valutare prima di effettuare un passaggio.
Excel o Visual Planning: la differenza più importante
Excel è un foglio di calcolo universale. Le aziende possono utilizzarlo per creare autonomamente praticamente qualsiasi tipo di tabella, calcolo e riepilogo.
Visual Planning è invece un software specializzato nella pianificazione grafica, nella gestione delle risorse e nel coordinamento di scadenze, incarichi e risorse.
La differenza non risiede quindi tanto nella possibilità di rappresentare le informazioni in generale. Molte pianificazioni possono essere infatti gestite anche in Excel. Ciò che conta è la quantità di lavoro manuale richiesta, le modalità di collaborazione tra più utenti e l’affidabilità con cui è possibile gestire le dipendenze e le modifiche.
Excel può rivelarsi utile quando
- se si devono pianificare solo poche risorse,
- una persona è responsabile principalmente della pianificazione,
- Le modifiche si verificano relativamente di rado,
- non sussistono dipendenze complesse,
- non sono necessarie interfacce automatizzate,
- È sufficiente una semplice panoramica.
Visual Planning può rivelarsi utile quando
- è possibile pianificare contemporaneamente numerose risorse,
- gestiscono le risorse per più persone,
- Gli appuntamenti vengono modificati frequentemente,
- I conflitti di pianificazione devono essere immediatamente evidenti,
- è possibile pianificare insieme diversi tipi di risorse,
- I dati devono essere scambiati con altri sistemi aziendali.
In quali casi Excel è sufficiente per la pianificazione delle risorse?
Excel non è necessariamente una soluzione inadeguata. Per attività di pianificazione di portata limitata, un foglio di calcolo ben strutturato può rivelarsi più economico e semplice rispetto all’adozione di un software specializzato.
Ciò vale in particolare quando la pianificazione rappresenta solo una piccola parte delle attività quotidiane.
Situazioni tipiche in cui Excel può essere sufficiente
- Un piccolo team gestisce un numero limitato di collaboratori.
- Ogni settimana viene pianificata l’attività di un numero limitato di macchine.
- Solo una persona modifica il piano.
- Il piano ha principalmente scopo informativo.
- Gli ordini e le risorse cambiano raramente.
- La pianificazione non deve necessariamente essere sincronizzata automaticamente con sistemi ERP, CRM o di altro tipo.
In tali situazioni, l’onere aggiuntivo legato all’implementazione, alla configurazione e alla formazione sull’uso di un software specializzato può risultare superiore ai potenziali benefici.
Quali sono i limiti tipici di Excel?
Spesso i problemi non derivano da Excel in sé, bensì dal fatto che un foglio di calcolo inizialmente semplice, col passare del tempo, deve assumere un numero sempre maggiore di compiti.
Fogli di calcolo aggiuntivi, formule, colori, macro e adeguamenti manuali possono complicare la pianificazione nel corso degli anni. Allo stesso tempo, aumenta il rischio che solo alcuni dipendenti comprendano appieno il funzionamento del file.
I segnali di allarme tipici sono:
- diverse versioni dello stesso file di pianificazione,
- richieste periodiche di aggiornamenti sullo stato attuale della pianificazione,
- trasferimento manuale dei dati relativi agli ordini,
- frequenti sovrapposizioni,
- sistemi di colori e simboli poco chiari,
- macro o formule complesse,
- tempi di caricamento lunghi in presenza di file di grandi dimensioni,
- Dipendenza dai singoli collaboratori che hanno creato il file.
Fondamentale: Il passaggio a un software di pianificazione delle risorse non diventa necessario solo a partire da un determinato numero di dipendenti. Il fattore determinante è la complessità della pianificazione e l’impegno richiesto per garantirne una gestione affidabile.
1. Panoramica grafica e tabella di pianificazione
Un foglio di calcolo Excel è particolarmente adatto a rappresentare una panoramica delle risorse. Grazie alla formattazione, alla formattazione condizionale e ai grafici, è possibile creare anche rappresentazioni più complesse.
Nel caso di una bacheca di pianificazione specializzata, tuttavia, la pianificazione grafica è parte integrante del concetto applicativo. È possibile, ad esempio, spostare le scadenze direttamente all’interno della pianificazione, assegnare le risorse e richiamare le informazioni relative all’operazione.
Questo vantaggio risulta particolarmente rilevante quando i responsabili della pianificazione devono apportare numerose modifiche ogni giorno.
2. Modifiche e riprogrammazione con breve preavviso
Fintantoché la pianificazione subisce raramente modifiche, una tabella è spesso sufficiente.
La situazione è diversa quando i dipendenti sono assenti, i macchinari non sono disponibili, gli ordini vengono posticipati o i clienti necessitano di nuove scadenze con breve preavviso.
In tali situazioni, un software di pianificazione non dovrebbe limitarsi a rappresentare il piano originario, ma dovrebbe consentire una rapida ripianificazione.
Nel corso del confronto si prega di verificare quanto segue:
- In quanto tempo è possibile posticipare un ordine?
- Come si assegna un’altra risorsa?
- Quali sono le conseguenze di una modifica della data?
- Chi noterà immediatamente la modifica?
- Si riscontrano conflitti o sovrapposizioni?
3. Lavoro simultaneo di più pianificatori
Si riscontra una differenza significativa non appena più persone lavorano regolarmente con lo stesso piano.
In scenari semplici basati su Excel ciò è spesso ancora possibile senza difficoltà. Con l’aumentare delle attività di pianificazione, tuttavia, è necessario garantire che tutte le parti coinvolte operino sulla base delle stesse informazioni aggiornate.
Un software centralizzato di pianificazione delle risorse può offrire vantaggi in questo ambito, poiché le modifiche vengono apportate immediatamente all’interno dello stesso sistema.
Le aziende dovrebbero quindi chiedersi non solo quanti dipendenti consultano il piano, ma anche quante persone lo modificano attivamente.
4. Individuare i conflitti di pianificazione
In Excel è possibile evidenziare le doppie assegnazioni tramite formule, formattazione condizionale o meccanismi di controllo personalizzati.
Tuttavia, quanto più complessa diventa la pianificazione, tanto più dispendiosa diventa anche la gestione di tali regole.
Nel caso di una pianificazione specializzata delle risorse, i controlli dei conflitti possono essere parte integrante del processo di pianificazione.
Sono rilevanti, ad esempio:
- Doppie prenotazioni,
- indisponibilità,
- Superamento delle capacità,
- Assenze,
- Orari di manutenzione,
- qualifiche mancanti.
Non tutte le aziende necessitano di tutte queste verifiche. È fondamentale valutare quali conflitti si verificano effettivamente nella propria attività quotidiana di pianificazione.
5. Pianificare congiuntamente personale, macchinari e altre risorse
Una semplice pianificazione in Excel si concentra spesso, in una prima fase, su un unico tipo di risorsa, ad esempio i dipendenti o i macchinari.
La pianificazione si complica quando un ordine richiede contemporaneamente più risorse.
Un ordine di servizio potrebbe, ad esempio, richiedere:
- un determinato collaboratore,
- un veicolo,
- uno strumento,
- un periodo di tempo specifico,
- una determinata qualifica.
In linea di principio, anche tali requisiti possono essere rappresentati in tabelle. Tuttavia, con l’aumentare del numero di relazioni, cresce anche l’onere di manutenzione.
Un software configurabile per la pianificazione delle risorse è in grado di rappresentare diversi tipi di risorse e le loro relazioni all’interno di un unico piano di pianificazione.
6. Dati provenienti da sistemi ERP, CRM o altri sistemi
Uno dei motivi più frequenti per il passaggio non è la rappresentazione grafica, bensì il ripetuto trasferimento manuale dei dati.
Qualora gli ordini siano già presenti in un sistema ERP, i dati dei clienti siano gestiti nel CRM e le informazioni sui dipendenti provengano da un’altra applicazione, è opportuno verificare se tali dati possano essere resi disponibili automaticamente ai fini della pianificazione.
Prima di procedere all’integrazione, occorre definire in modo univoco:
- Qual è il sistema leader per la gestione dei dati dei clienti?
- Dove vengono creati gli ordini?
- Dove vengono gestite le risorse?
- Di quali dati ha bisogno la pianificazione?
- Quali informazioni di pianificazione devono essere restituite?
Un’interfaccia non è necessariamente indispensabile. In presenza di un numero limitato di operazioni, la gestione manuale può risultare più conveniente. In caso di grandi volumi di dati, tuttavia, essa può ridurre in modo significativo l’onere amministrativo.
7. Trasparenza e stato di pianificazione uniforme
Con l’aumentare del numero di utenti, diventa sempre più importante conoscere lo stato attuale della pianificazione.
La pianificazione basata su file diventa particolarmente problematica quando le copie vengono inviate via e-mail, salvate in locale o elaborate ulteriormente per scopi diversi.
Un’applicazione di pianificazione centralizzata può garantire un livello comune di informazioni. Ciononostante, è opportuno verificare quali funzioni relative alla cronologia, alle modifiche o alla registrazione siano effettivamente necessarie.
8. Diritti e diversi ruoli utente
Non tutti i collaboratori necessitano degli stessi diritti.
È possibile che un responsabile della pianificazione debba modificare gli appuntamenti, mentre un tecnico dell’assistenza debba visualizzare solo i propri interventi. Un dirigente potrebbe aver bisogno di una panoramica generale delle capacità.
Qualora si presentino tali requisiti, la gestione dei diritti dovrebbe essere inclusa nel confronto tra i software.
9. Analisi e pianificazione delle capacità
Excel è particolarmente efficiente per i calcoli e le analisi. Per le analisi personalizzate, ciò può addirittura rappresentare un vantaggio rispetto ad applicazioni più standardizzate.
La questione non è quindi se Excel sia in grado di generare analisi, bensì quanto lavoro manuale sia necessario per mantenere aggiornati i dati richiesti.
Con un software di pianificazione delle risorse, la pianificazione operativa e l’analisi delle capacità possono basarsi sugli stessi dati.
Sono interessanti, ad esempio, domande quali:
- Quali collaboratori saranno a pieno carico nelle prossime settimane?
- Quali macchine dispongono di capacità libera?
- Dove si verificano i colli di bottiglia?
- Quali ulteriori incarichi è possibile inserire nella pianificazione?
10. Dipendenza da soluzioni Excel sviluppate internamente
Una pianificazione efficiente in Excel è spesso il risultato di anni di sviluppo continuo.
Ciò può rivelarsi molto efficiente, purché all’interno dell’azienda vi sia una conoscenza adeguata della struttura, delle formule e delle macro.
Si crea un rischio quando tale conoscenza è concentrata principalmente in una singola persona. In tal caso, occorre verificare con quanta facilità gli altri collaboratori possano gestire e sviluppare ulteriormente la soluzione.
Il passaggio a un software standard può ridurre tale dipendenza, ma comporta al contempo una maggiore dipendenza dal fornitore di software prescelto. Anche questo aspetto va tenuto in considerazione in una decisione realistica.
Cosa comporta, in pratica, il passaggio a Visual Planning?
Un cambiamento non consiste semplicemente nel sostituire un file Excel con una nuova interfaccia.
Prima dell’introduzione, occorre verificare quali informazioni e regole della pianificazione precedente debbano effettivamente essere riportate.
Le attività tipiche sono:
- analizzare i processi di pianificazione esistenti,
- Definire le risorse e i campi dati,
- Definire le viste e i ruoli utente,
- riprendere i dati esistenti,
- configurare le interfacce necessarie,
- Formare i pianificatori e gli utenti,
- Testare la nuova pianificazione con casi reali.
Più la soluzione Excel esistente è complessa, tanto più è importante distinguere, prima della migrazione, quali funzioni siano realmente necessarie e quali siano state sviluppate semplicemente in seguito a evoluzioni storiche.
Quali dati sono necessari per Visual Planning?
I dati necessari dipendono dal rispettivo processo di pianificazione.
I dati anagrafici tipici possono essere:
- Dipendenti,
- Macchine,
- Veicoli,
- Clienti,
- Progetti,
- Ordini,
- Qualifiche,
- Sedi.
A ciò si aggiungono dati di pianificazione quali:
- Appuntamenti,
- Durata,
- Stato,
- Priorità,
- Assegnazioni,
- Capacità e disponibilità.
Non tutti i dati devono necessariamente essere inseriti direttamente in Visual Planning. Se sono già presenti in altri sistemi, è possibile valutare se sia opportuno procedere a un’integrazione.
Quali sono i limiti di Visual Planning rispetto a Excel?
Anche un software specializzato nella pianificazione delle risorse non è automaticamente più adatto a ogni attività.
Excel, ad esempio, offre un’ampia libertà nell’esecuzione di calcoli improvvisati, analisi personalizzate e tabelle create in tempi brevi.
Visual Planning è progettato in modo da rappresentare in modo strutturato i processi di pianificazione ricorrenti. Ciò comporta un certo impegno in termini di configurazione e implementazione.
Una soluzione specializzata può quindi risultare superflua qualora la pianificazione sia di entità ridotta, subisca modifiche sporadiche e sia facilmente gestibile dal punto di vista organizzativo.
Guida alla scelta: continuare a utilizzare Excel o passare a un altro programma?
- la pianificazione sia chiara,
- poche persone si occupano attivamente della pianificazione,
- la gestione manuale richieda uno sforzo minimo,
- non sono necessarie quasi nessuna interfaccia,
- la soluzione esistente funzioni in modo affidabile.
- La pianificazione richiede sempre più tempo,
- è necessario elaborare numerose modifiche,
- gestire contemporaneamente più persone,
- I conflitti di pianificazione si verificano più frequentemente,
- devono essere collegate diverse fonti di dati.
Un semplice test pratico prima di prendere una decisione
Le aziende non dovrebbero valutare un eventuale cambiamento basandosi esclusivamente su elenchi di funzionalità.
Un processo di pianificazione reale può invece essere eseguito sia con la soluzione Excel esistente sia con il nuovo software.
Ad esempio:
- È pervenuto un nuovo ordine.
- Si sta cercando una risorsa adeguata.
- L'ordine viene inserito nel programma.
- Una risorsa pianificata risulta indisponibile.
- L’incarico deve essere rinviato con breve preavviso.
- Tutti i collaboratori interessati devono poter riconoscere lo stato attuale della pianificazione.
Questo esempio consente di valutare con chiarezza se un nuovo software riduca effettivamente il carico di lavoro o se offra semplicemente una diversa forma di rappresentazione.
Visual Planning o Excel: quando conviene passare a Visual Planning?
Non vale la pena cambiare solo perché un software specializzato nella pianificazione delle risorse offre più funzioni.
Finché Excel soddisfa in modo affidabile le esigenze aziendali e l’onere di manutenzione rimane gestibile, non vi è alcun motivo impellente per sostituire un sistema di pianificazione che funziona correttamente.
Il passaggio diventa interessante quando l’impegno richiesto per il coordinamento, l’aggiornamento e il controllo degli errori aumenta in modo significativo oppure quando è necessaria una pianificazione centralizzata che coinvolga più risorse, utenti e fonti di dati.
In tali situazioni, Visual Planning può rappresentare una possibile soluzione. La sua effettiva idoneità dipende dai processi di pianificazione concreti, dai requisiti di integrazione e dal grado di personalizzazione desiderato.
Nella scelta non si dovrebbe considerare solo la gamma di funzionalità. La nostra panoramica sui Costi di un software di pianificazione delle risorse.
Domande frequenti su Excel e Visual Planning
A partire da quale dimensione aziendale è opportuno sostituire Excel?
Non esiste una dimensione standard per le aziende. Un’azienda con pochi dipendenti può avere una pianificazione complessa, mentre un’azienda più grande con processi semplici può continuare a lavorare senza problemi con i fogli di calcolo. Sono determinanti il numero di risorse, le modifiche, i responsabili della pianificazione e le dipendenze.
Excel può sostituire completamente un software di pianificazione delle risorse?
Per esigenze di livello semplice o medio, Excel può essere sufficiente. Grazie a formule, macro e formattazioni è possibile realizzare anche soluzioni complesse. Tuttavia, con l’aumentare della complessità, l’impegno richiesto per la manutenzione e il coordinamento può aumentare notevolmente.
È possibile importare i dati esistenti in Excel in Visual Planning?
I dati che possono essere trasferiti e le modalità di migrazione dipendono dalla struttura e dalla qualità dei dati esistenti, nonché dalla configurazione prevista. Prima di procedere al trasferimento, è opportuno verificare quali dati saranno ancora necessari.
Visual Planning necessita di un’interfaccia ERP?
No. Un’interfaccia è necessaria o utile solo se i dati rilevanti sono già gestiti in un altro sistema e si desidera evitare una doppia gestione manuale.
Qualora sia già in uso un sistema ERP o PPS, è opportuno verificare inoltre se, se le sue funzioni di pianificazione siano sufficienti o se sia opportuno ricorrere a una bacheca di pianificazione digitale aggiuntiva.
Visual Planning è più semplice di Excel?
Non è possibile fornire una risposta generale. Per tabelle create al volo e calcoli personalizzati, Excel può risultare più semplice. Per processi di pianificazione grafica ricorrenti che coinvolgono numerose risorse, invece, un’interfaccia specializzata può risultare più chiara.
Cosa occorre verificare prima di effettuare una modifica?
L’ideale è testare un caso di pianificazione reale tipico. In tale contesto, occorre verificare come vengono creati gli ordini, individuate le risorse, modificate le scadenze, individuati i conflitti e trasmesse le informazioni alle altre parti coinvolte.
Ulteriori strumenti di supporto decisionale per la pianificazione delle risorse
Per una scelta completa del software, oltre al confronto con Excel, occorre prendere in considerazione anche le integrazioni, la modalità operativa, i costi e l’effettivo impegno richiesto per l’implementazione.